HR-Trendthemen 2019

Wie digitale Prozesse Personalabteilungen verändern

10.12.2018 von Ulrich Jänicke

Big Data weiß, welche Mitarbeiter als Nächste gehen, Software schreibt in Sekundenschnelle ein Zeugnis und Bots schicken die Absagen an Bewerber. Die Digitalisierung ist auch in den Personalabteilungen angekommen. Vier Trends zeichnen sich für nächstes Jahr ab.

People Analytics hilft, Entscheidungen im Personalwesen basierend auf Big Data zu treffen.
KI filtert künftig Informationen aus Mitarbeiterdokumenten und erstellt daraus Beurteilungen.
Robotic Process Automation digitalisiert und automatisiert Standardaufgaben schnell und kostengünstig.

Die digitale Transformation erfasst auch den Bereich Human Resources (HR) mit aller Macht. Auf die Personalabteilungen kommt ein Wandel zu, der sich schon 2019 mit folgenden vier Trends bemerkbar machen wird.

Immer mehr Aufgaben in der Personalabteilung werden mit Hilfe von künstlicher Intelligence und Robotic Process Automation erledigt werden.
Foto: metamorworks - shutterstock.com

1. Collaboration wird wichtiger

Collaboration meint die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit digitalen Prozessen. Dabei werden alle Mitarbeiter aktiv eingebunden, um administrative Aufwände langfristig zu verringern. Besonders die Personalabteilung profitiert von der Vernetzung zwischen HR, Management und Mitarbeitern. Aufgaben werden dahin verlagert, wo sie entstehen, und unnötige Kommunikations- und Abstimmungsschleifen vermieden. Moderne Tools und Technologien unterstützen dabei den reibungslosen Ablauf der Prozesse.

Jede Aufgabe wird an die zuständige Abteilung und damit an den verantwortlichen Mitarbeiter gesendet, ganz ohne das Zutun der HR-Abteilung. Dazu wird eine bereits bestehende IT-Infrastruktur - beispielsweise die mobilen Geräte der Mitarbeiter und Führungskräfte - genutzt, was wiederum das ortsunabhängige Bearbeiten von Prozessen ermöglicht. Das steigert die Flexibilität und Mobilität aller Beteiligten.

Collaboration vereinfacht zum Beispiel Prozesse wie die Zeugniserstellung. Mit dem Smartphone kann die Führungskraft das Zeugnis über eine einfache Beurteilungsoberfläche in kurzer Zeit erstellen. Auch andere Abläufe lassen sich vereinfachen, indem Chefs beispielsweise mit nur einem Klick auf das Smartphone Boni für Mitarbeiter freischalten können. Und auch für Mitarbeiter entstehen Vorteile, wenn sie etwa Krankmeldungen über eine Foto-Upload-Funktion schnell und bequem in digitaler Form einreichen.

2. People Analytics - Big Data erleichtert Zukunftsprognosen

Schon heute unterstützt People Analytics HR-Abteilungen dabei, Entscheidungen im Personal- und Organisationswesen basierend auf Big Data zu treffen. Dazu betrachten Personaler Daten aus unternehmensinternen und -externen Quellen und werten sie mit analytischen Verfahren aus. So lassen sich aktuelle Probleme wie eine hohe Fluktuation oder hohe Fehlzeiten schnell identifizieren, sodass ein Arbeitgeber rechtzeitig Maßnahmen ergreifen kann.

Dieser Ansatz wird künftig wichtiger, da People Analytics einen breiten Anwendungsbereich bietet: Prognosen in Bezug auf Kündigungen oder Krankmeldungen oder wann Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Bei der Nachbesetzung von Stellen können außerdem Kennzahlen wie Cost of Hire eine wichtige Hilfestellung sein.

3. KI gibt der Digitalisierung neuen Schwung

Heute schon können wiederkehrende administrative Tätigkeiten wie die Bearbeitung von Krankmeldungen oder die Ablage von Mitarbeiterdokumenten vollautomatisiert ablaufen. Durch die Kombination mit künstlicher Intelligenz (KI) ergeben sich umfassendere Möglichkeiten zur Optimierung von HR-Abläufen: Komplexe Aufgaben wie das Schreiben von Arbeitsverträgen oder selbst Mitarbeiterbeurteilungen lassen sich zukünftig automatisch erledigen.

Mehr noch: KI wird zukünftig in der Lage sein, Informationen aus bestehenden Mitarbeiterdokumenten zu filtern, um darauf basierend Mitarbeiterbeurteilungen zu erstellen. Dadurch entsteht der Vorteil einer objektiven Bewertung, und die Beurteilung bekommt dadurch eine sachlichere Aussagekraft.

Künstliche Intelligenz - ein Ratgeber

KI im Unternehmen und Personalmanagement
Künstliche Intelligenz (KI) birgt ein enormes Potenzial für Unternehmen, zum Beispiel beim Einsatz im Personalmanagement. Joachim Skura, Thought Leader Human Capital Management bei Oracle, nennt Vorteile der KI sowie wichtige Faktoren, die bei der Planung sowie Nutzung zu beachten sind.

Kooperation der Führungskräfte
Da die KI-Technologie heute alle Unternehmensebenen durchdringt, müssen HR-Verantwortliche mit den anderen Führungskräften zusammenarbeiten, um Automatisierungsstrategien für die einzelnen Teams zu entwickeln.

Intelligenz kombinieren
KI muss zu einem Umdenken in Bezug auf die Belegschaft führen: Es geht nicht mehr nur darum, Mitarbeiter einzustellen. Vielmehr müssen menschliche und künstliche Intelligenz kombiniert werden, um die Produktivität zu maximieren.

Sinnvolle Prozessautomatisierung
Ein ganz wesentlicher Aspekt der Nutzung von KI ist, das Streben nach mehr Effizienz in Relation zu den tatsächlichen Möglichkeiten zu setzen. Nur weil sich ein Prozess automatisieren lässt, heißt das noch lange nicht, dass man das auch tun sollte. Das gilt auch im Personalwesen.

Keine Big-Brother-Atmosphäre schaffen
KI kann für die Sicherheit des Unternehmens sehr hilfreich sein. Viele Betriebe nutzen KI-Technik, um Anwendungen, Systeme und Infrastruktur ständig zu überwachen und anomales Verhalten in Echtzeit zu erkennen und zu bewerten. Hier sollten Unternehmen aber unbedingt darauf achten, dass keine „Big-Brother-Atmosphäre“ geschaffen wird. Der Personalabteilung kommt dabei eine wichtige Rolle zu.

Daten und Technik ausschöpfen
KI sollte bei Einstellungs- und Besetzungsplänen zur Anwendung kommen. Der Grund: Es gilt, kontextbezogene Daten und Technologien auszuschöpfen, um Probleme wie hohe Fluktuationsraten in Angriff zu nehmen, Mitarbeiter besser zu verstehen und den vorhandenen Pool an Talenten effektiver zu nutzen. Nur so lässt sich Arbeit intelligenter, angenehmer und kollaborativer gestalten – und letztendlich auch wertschöpfender.

KI im Recruiting nutzen
Künstliche Intelligenz wird derzeit auch im Recruiting immer wichtiger. Recruiter nutzen KI, um herauszufinden, welche Skills das Unternehmen aktuell benötigt, und wo passende Kandidaten zu finden sind.

Bewerbungsmanagement automatisieren
Mit Hilfe von KI lassen sich zeitaufwendige Aufgaben wie das manuelle Screening von Lebensläufen und Bewerber-Pools automatisieren.

Candidate Experience aufbauen
Leistungsstarke und integrierte KI-Funktionen sowie klare Abläufe helfen, im Personalmanagement eine benutzerfreundliche und personalisierte Candidate Experience vom Erstkontakt bis hin zur Einstellung und Eingliederung zu schaffen.

Mehr Effizienz durch Machine Learning
Modernste Machine-Learning-Anwendungen unterstützen das Personalwesen, die Time-to-Hire zu verkürzen, indem sie proaktiv eine Vorauswahl der geeignetsten Kandidaten treffen und Empfehlungen geben.

Chatbots einsetzen
Ein Chatbot kann eine Datenquelle sein, mit deren Hilfe Unternehmen mehr über ihre Mitarbeiter erfahren. Machine-Learning-Analysen von Fragen und Gesprächen können einzigartige und bisher nicht mögliche Einblicke liefern. So lassen sich zugrundeliegende Probleme aufdecken – und das vielleicht noch, bevor sich der Mitarbeiter dieser überhaupt bewusst ist.

Durch künstliche Intelligenz lassen sich auch im Bereich People Analytics enorme Fortschritte erzielen, um beispielsweise Kennzahlen wie die Fluktuationsrate oder die Geschlechterverteilung zu ermitteln. Zusätzlich werden so auch mögliche Kündigungen und Kündigungsgründe vorhergesagt, sodass ein Arbeitgeber Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung frühzeitig ergreifen kann.

4. Robotic Process Automation entlastet Personaler

Durch Robotic Process Automation (RPA) werden wiederkehrende Standardaufgaben schnell und kostengünstig von Software-Bots digitalisiert und automatisiert. Anders als bei üblichen Lösungen zur Prozessautomatisierung sind keine Schnittstellen zu programmieren, um die Systeme miteinander zu verbinden. Ein Software-Bot imitiert stattdessen menschliche Nutzer und bedient dazu verschiedene Programme. Komplexe, systemübergreifende Prozesse lassen sich dadurch schnell automatisieren, ohne dass ein hoher Programmieraufwand anfällt.

Eine klassische Aufgabe für einen Software-Bot ist es beispielsweise, eingehende Bewerbungen auf bestimmte Schlagwörter zu überprüfen und die Unterlagen den entsprechenden Stellenausschreibungen zuzuordnen. Der Bot kann Formulare automatisiert ausfüllen, Informationen aus dem Internet herunterladen, Daten aus einem System in ein zweites System eingeben, Berechnungen erstellen, E-Mails verschicken und Social-Media-Beiträge posten. Wird RPA mit künstlicher Intelligenz kombiniert, ist ein Bot sogar in der Lage, bei seiner wiederkehrenden Arbeit kontinuierlich dazuzulernen und selbständig Entscheidungen zu treffen.