Vorteile und Nachteile

Outlook erhitzt die Gemüter

11.03.2009

Microsoft Outlook hat Fans und Feinde. Unsere US-Schwesterpublikation CIO hat die stärksten Argumente für und gegen den E-Mail-Client gesammelt.

Gute Gründe für Outlook

Ach, Outlook ist herrlich! Auch wenn man grundsätzlich ein gespaltenes Verhältnis zu E-Mail hat, lässt sich doch nicht von der Hand weisen, dass die Produktentwicklung der E-Mail-Clients vorangekommen ist. So ist denn auch Outlook mit jeder Version besser geworden, findet zumindest Lynn Greiner, Autorin der US-Schwesterpublikation CIO und im Hauptberuf IT-Leiterin (einen Überblick über die Neuerungen in Outlook 2007 finden Sie hier). Die jüngste Iteration "Outlook 2007" sei sogar das Juwel von "Microsoft Office 2007" (mehr zu Office 2007 finden Sie in unserem Wiki). Doch jenseits der Emotionen gibt es gute Gründe, warum Outlook eine gute Wahl ist:

1. Outlook und Microsoft Exchange arbeiten gut zusammen

Die Integration des E-Mail-Clients in den Exchange-Server ist gut gelöst. Für den Endanwender entsteht kein Konfigurationsaufwand. Die Einrichtung eines E-Mail-Accounts ist einfach und nachvollziehbar. Dies erleichtert auch der IT die Administration (siehe auch, welche Alternativen es zu Exchange gibt)

2. Outlook und das Active Directory passen zusammen

Setzen Unternehmen das Active Directory ein, werden mit der Anmeldung in Outlook/ Exchange die Informationen an das Verzeichnis übermittelt und dort gespeichert. Endanwender müssen sich somit nur einmal authentifizieren.

3. Viele mobile Geräten und Desktop-Anwendungen unterstützen Outloook

Eine Synchronisation zwischen dem E-Mail-Client und Personal Digital Assistents (PDAs) oder Smartphones ist eigentlich immer technisch machbar. Manche Geräte haben nicht einmal spezielle Software hierfür, sondern setzen ganz auf die entsprechenden Funktionen in Outlook. Auch Anwendungen von Drittherstellern für den BlackBerry oder Windows-Mobile-basierende Geräte können meist mit Outlook kommunizieren.

Ebenso lassen sich Skype oder ACT! mit Outlook kombinieren sowie praktisch alle heutigen Desktop-Anwendungen. Zudem finden sich unzählige Add-ins, mit denen der Benutzer Outlook funktional erweitern kann.

4. Outlook erleichtert die tägliche Arbeit

Zwar bieten heute alle gängigen E-Mail-Clients eine Reihe von Regeln und Funktionen für die Verwaltung von E-Mail. Doch legt Outlook 2007 (in Kombination mit dem Exchange Server 2007) die Latte noch einmal höher. So kann man beispielsweise einstellen, dass verschiedene Abwesenheitsnachrichten an interne und externe Empfänger automatisiert verschickt werden.

Ebenso können Anwender einschränken, wer überhaupt eine solche Nachricht erhält, um nicht alle Empfängeradresse mit "SPAM"-Nachrichten zu überziehen. Ein anderes Beispiel sind Kennzeichnungen (Flags) in verschiedenen Farben, um Nachrichten für die Nachverfolgung zu sortieren. Ein Ordner zur "Nachverfolgung" vereint zudem alle Links zu markierten Nachrichten.

Mehr gute Gründe für Outlook

5. Outlook und SharePoint harmonieren

Viele Anwender haben keine Zeit oder Kenntnisse, um mit dem Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)regelmäßig zu arbeiten. Sie können sich stattdessen über per Mail in Outlook über neue Inhalte in SharePoint benachrichtigen lassen und dann über einen Link in Sharepoint nachschauen. Ebenso können sie eigene Inhalte in eine gemeinsam genutzte Arbeitsumgebung oder ein Forum in SharePoint heraus per E-Mail importieren dank der guten Integration zwischen Outlook und Exchange.

6. Outlook beschleunigt Prozesse

Die Nutzung von Outlook ist nicht auf den reinen Versand von E-Mails beschränkt. Vielmehr können Unternehmen auch Workflows einrichten, beispielsweise für ein Abstimmungsverfahren in einem Team. Dabei kann der Empfänger zwischen verschiedenen Vorschlägen in der E-Mail über einen "Button" abstimmen und den Versand einer Antwort auslösen. Auch lassen sich Mit "Outlook Forms" Formularelemente für die Gestaltung von Workflows erstellen.

7. Outlook bietet eine vertraute Arbeitsumgebung

Microsoft-Office-Nutzer finden sich in der Benutzeroberfläche von Outlook schnell zurecht. Zwar ist der Client mit zahllosen Features und Optionen ausgestattet, doch sind die Grundfunktionen intuitiv gestaltet. Dies hilft den Schulungsaufwand senken. Gleiches gilt für die Kombination der Entwicklungsumgebung "Microsoft Visual Studio" mit Outlook.

8. Outlook enthält Kalender und Aufgabenlisten

Der E-Mail-Client bietet ein Adressbuch, Kalender, eine Aufgabenliste oder kann um "Sticky Notes" erweitert werden. Alle Elemente sind im Client integriert. Aufgaben lassen sich beispielsweise mit einem oder zwei Klicks delegieren, wobei nicht nur der Betroffene benachrichtigt wird, sondern auch der Absender Statusinformationen erhält. Erweitert man Outlook zudem um die Software "Microsoft Business Contact Manager" entsteht eine komplette Arbeitsumgebung für kleine Firmen.

9. Outlook hat ziemlich gute Sicherheitsfunktionen

Entgegen des schlechten Rufs von Outlook bietet zumindest Outlook 2007 jetzt leistungsfähige Filter gegen SPAM (solange diese regelmäßig aktualisiert werden) und kann ausgewählte Inhalte wie beispielsweise aus dem Web geladene Bilder oder in der E-Mail enthaltene ausführbare Dateien blockieren und verhindert in der Standardeinstellung die Auführung von Active-X-Applets. Anwender können diese Sicherheitsvorkehrungen ändern oder ausschalten, doch dann ist es ihre bewusste Entscheidung.

10. Outlook bündelt die Arbeit mit E-Mail

Benutzer können mehrere Konten in Outlook unterhalten und dabei sowohl POP3 als auch IMAP verwenden. Die elektronischen Nachrichten können je nach Wunsch separat oder gemeinsam in Ordner abgelegt und mit Hilfe einheitlicher Regeln verwaltet werden. Zwar können andere E-Mail-Produkte Benutzerkonten diverser Clients einbinden, dafür liegt die Stärke von Outlook in der nativen Unterstützung von Exchange.

Microsoft Outlook ist heute robust, sicher und flexibel genug, um Anwender beim täglichen Umgang mit E-Mail zu helfen, so das Fazit von Lynn Greiner.

Gute Gründe gegen Outlook

Eine ganz andere Meinung vor allem über ältere Outlook-Versionen hat hingegen ihre Kollegin Dee-Ann LeBlanc: "Dieses Softwareungetüm auf seinen Desktop-PC zu lassen ist wie einen Vampir zu sich nach Haus einzuladen" (siehe auch den Beitrag, was man gegen die Macken von Outlook machen kann). Für die Autorin gibt es sieben gute Gründe, nicht auf Outlook zu setzen:

1. Outlook stiehlt Zeit

Outlook war nie besonders schnell, doch Outlook 2007 setzt dem ganzen die Krone auf. So friert der Client bei der Arbeit mit wachsenden .pst- oder .ost-Dateien, die offiziell einen Umfang von mindestens zwei Gigabyte haben, zeitweise ein. Das selbe Problem kann auftreten, wenn der Benutzer über Outlook 2007 RSS-Feeds empfängt. Obwohl Microsoft ein Update bietet, um diesen Misstand zu beseitigen, sind manche Empfehlungen des Herstellers zu Beseitigung großer Dateien wenig praktikabel, etwa wenn aufgefordert wird, große Dateien händisch zu entfernen.

Auch empfiehlt der Hersteller Dateien nicht zu im Arbeitsspeicher zu laden, sondern im Online-Modus zu nutzen. Doch dies führt nur zu einem wachsenden Netzwerkverkehr und bringe den SPAM-Filter durcheinander. Zudem stehen so die Dateien im Offline-Modus nicht zur Verfügung. Schließlich gibt es Probleme mit Outlook 2007 beim Abruf von POP3-Mails vom Server. Demnach verwendet das Programm das AUTH-Kommando nicht korrekt und sorgt dafür, dass Prozess quälend langsam sein kann.

2. Benutzer verlieren E-Mails

Vor allem in älteren Outlook-Versionen waren .pst-Dateien dafür berüchtigt, bei einer Größe von über zwei Gigabyte spontan kaputt zu gehen. Ebenso kann eine .pst-Datei unbrauchbar werden, wenn sie im Netzwerk genutzt und nicht lokal abgespeichert wird oder wenn man sie komprimiert. Ein ganzes Heer an Softwareherstellern hat seitdem Produkte entwickelt, die diese Probleme beseitigen sollen.

Ärger gibt auch, wenn Anwender beim umstrittenen Sicherheitsdienst "Windows Live OneCare" registriert sind. Zumindest in der Vergangenheit (Outlook 97, 2000, Outlook Express) hatte dieser Dienst mit Bugs zu kämpfen, die dazu führten, dass E-Mails verschwanden und beim Aufspüren eines Virus in einer E-Mail der Client nicht mehr erreichbar war. Microsofts Empfehlung dazu: .pst- oder .dbx-Dateien nicht mehr scannen. Offenbar will Microsoft in diesem mit "Morro" dieses Jahr einen Nachfolger von Live OneCare präsentieren.

3. Probleme mit HTML

Outlook 2007 verwendet die HTML-Engine von Word statt die des "Internet Explorers". Die Folgen: Empfangene Nachrichten in diesem Format lassen sich nicht richtig anzeigen, Formulare nicht hinzufügen oder ausfüllen, Flash und andere Plug-ins nicht ausführen, diverse CSS-Features sind nicht verfügbar und es gibt keinen Support für animierte GIFs. Ebenso lässt sich HTML-Code nicht in eine Outlook-Nachricht einbetten.

Für Verfechter von E-Mails im reinen Textformat sind diese Beschränkungen eher erfreulich als ärgerlich, für eine Marketing-Abteilung, die E-Mail als Werbekanal nutzt, hingegen nicht. Zwar bietet Microsoft mit Outlook 2007 jetzt ein spezielles Tool, mit dem sich prüfen lässt, ob ein HTML-Dokument im E-Mail-Client funktioniert. Doch sollte dies eigentlich eine Grundfunktion eines guten E-Mail-Programms sein.

Mehr gute Gründe gegen Outlook

4. Outlook ignoriert E-Mail-Standards

.pst-Dateien werden in Microsofts proprietären MAPI-Format und nicht gemäß dem MIME-Format (Multipurpose Internet Mail Extensions) gespeichert. Dadurch wird Antiviren- und SPAM-Software das Scannen der Inhalte erschwert. Hinzu kommt, dass Anwender die Outlook 2003 ohne den Exchange-Server nutzen, keine Message-ID für ihre Nachrichten-Header erhalten und so gegebenenfalls im Spam-Filter des Empfängers hängen bleiben.

5. Outlook und die Betriebssysteme

Für Macintosh-Nutzer müssen Unternehmen eine spezielle Microsoft Office-Version mit "Entourage 2008" als Mail-Client installieren, der laut CIO vielen Anwendern wie ein Fremdkörper auf dem Apple-Desktop vorkommt. Sind zudem Linux-Desktops im Einsatz, ist ein Emulator nötig oder der Benutzer wechselt gleich ganz zu einer anderen E-Mail-Software. Alternativ zur Pflege diverser E-Mail-Clients könnte ein Benutzer auch auf Webmail umsteigen.Mit dem E-Mail-Client "Thunderbird" steht zudem ein kostenloses Programm bereit, dass sich auf Windows, Mac und Linux gleichsam nutzen lässt.

6. Beschränkte Hardware-Budgets

Outlook ist ein mächtiges Programm, das immer mehr Rechenleistung beansprucht und Akkus mobiler Rechner leert. Gerade mobile Nutzer sollten Alternativen wie Thunderbird, Eudora oder PegasusMail in Betracht ziehen. Und natürlich besteht auch hier die Option, statt eigener Software auf Webmail zu setzen.

7. Outlook als Zielscheibe

Nicht zuletzt wegen der großen Verbreitung von Microsoft Office und Outlook gibt es viele Spammer und Betrüger, die sich auf diese Anwendungen spezialisiert haben. Deren Umtrieb werden noch dadurch erleichert, dass in vielen Unternehmer nur die IT-Abteilungen Updates aufspielen dürfen und dies nicht immer zeitnah machen oder dass ältere, anfällige Outlook-Versionen noch im Einsatz sind.

Muss es Outlook sein, sollten Unternehmen ihre Benutzer gerade am Anfang betreuen sowie einzelne Anwender und den internen Help Desk für den späteren Support schulen, der mit Sicherheit nötig sein wird, so das Fazit der Outlook-Gegnerin. (as)

Hilfen und Ratgeber zu Microsoft Outlook 2007

Microsoft hat auf seiner Website Informationen, Webcasts und Ratgeber für dein Einstieg und die Nutzung von Outlook 2007 zusammengestellt. Hier eine Auswahl:

Erste Schritte

Zehn Tipps für ein besseres Outlook

Nachfolgend haben wir für Sie noch einige Ratschläge zusammengestellt, die Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Outlook helfen können:

Zehn Tipps für ein besseres Outlook

RSS-Feeds deaktivieren
Ärgernis 1: Outlook ist langsam. Der Ladevorgang dauert und beim Verschicken und Empfangen von Mails arbeitet Outlook unverhältnismäßig lang. Die Lösung: Leider gibt es nicht eine einzelne Lösung, sondern nur eine Kombination aus mehreren Maßnahmen. Außerdem gibt es danach auch nicht die Gewähr, dass Outlook rasend schnell wird, aber eine Besserung sollte spürbar sein. Zunächst sollten Sie die pst-Datei entschlacken (wie im nächsten Punkt beschrieben). Zudem sollten Sie via Windows-Update die aktuellen Patches installieren. Vor allem eine bestimmte Version ist für Installationen mit mächtigen pst-Dateien wichtig: Das Outlook Update 2007 (KB933493). Dieses Patch-File ist speziell für diesen Problemfall entworfen. Zudem sollten Sie alle Add-ins löschen, die Sie nicht benötigen (Tipp Nummer 5). Beispielsweise haben einige Anwender darüber geklagt, dass Apples iTunes automatisch Outlook-Erweiterungen installiert. Warum? Das ist unklar. Zudem haben Outlook-Nutzer die Erfahrung gemacht, dass Fax-Services von Windows XP aus nicht ersichtlichen gründen Outlook 2007 bremsen. Wer keine Faxdokumente verschickt, sollte dieses Feature entfernen (Systemsteuerung --> Software; "Windows-Komponenten hinzufügen/entfernen", "Faxdienste"). Gleiches gilt für den Business Contact Manager. Er lässt sich auf gleiche Art deinstallieren. Schließlich sollten Sie Ihre RSS-Feeds kontrollieren. Outlooks RSS Feeds Editor ist zwar eine sinnvolle Einrichtung, doch er belastet das System. Er wird ab Werk mit einigen Feeds vorkonfiguriert. Sie sollten solche Dienste abbestellten, die Sie nicht benötigen (Extras ? Account-Einstellungen; Dann klicken Sie auf RSS-Feeds). So gelangen Sie zu dem dargestellten Bildschirm. Hier können Sie die aktiven Dienste sehen und bei Bedarf entfernen.

Anhänge löschen
Ärgernis 2: Wenn Sie häufig Anhänge empfangen und versenden, wächst die .pst-Datei. Sie speichert alle E-Mail-Vorgänge. Schnell ist eine Größe von 250 MB und mehr erreicht. Das ist einer von vielen Gründen für eine dürftige Outlook-Leistung sowie für die Instabilität der Software. Die Lösung: Zunächst sollten Sie herausfinden, welchen Ballast Sie mitschleppen. Outlook 2007 listet in dem Ordner „Große Nachrichten" (zu finden unter "Suchordner") alle E-Mails auf, die größer als 100 KB sind. Dieser Wert ist voreingestellt, er lässt sich verändern. Typischerweise werden die größten Dateien oben angezeigt. Ist das nicht der Fall, können Sie nach Größe sortieren, indem sie das entsprechende Ordnungsfeld anklicken. Alle überflüssigen Dateien sollten Sie löschen. Falls Sie die Anhänge noch benötigen, speichern Sie sie auf Festplatte. Dann können Sie die E-Mail in Outlook wieder öffnen und den Anhang löschen. Damit ist er auf Festplatte gespeichert, aber nicht mehr im E-Mail-Client.

Kopf Outlook Attachment Remover
Das Problem mit den Anhängen ist derart offenkundig, dass bereits Dritthersteller Lösungen anbieten. Dafür gibt es beispielsweise den kostenlosen "Kopf Outlook Attachment Remover" (siehe oben). Er sichert Anhänge auf der lokalen Festplatte und ersetzt sie in der Mail durch Links auf das Dokument. Die Software kann bei Bedarf auch automatisch sämtliche Ordner durchforsten. Am Erscheinungsbild der Mail ändern sich nichts. Hinter dem Icon für Anhänge liegt nach der Bearbeitung der besagte Link.

Postkörbe durchforsten
In Outlook 2007 gibt es eine weitere Funktion, die die Größe der pst-Datei reduziert. Wählen Sie Extras -> Postfach aufräumen. Dort klicken Sie "Postfachgröße anzeigen". Es erscheint ein Bildschirm, der dem obigen ähnlich sieht. Aufgelistet sind Ordner samt Größe. Mit dieser Information sollten Sie zum Outlook-Hauptmenü zurückkehren und in den identifizierten Ordnern E-Mails löschen. Haben Sie all diese Aufgaben erledigt, sollten Sie sich um die pst-Datei kümmern, denn die enthält immer noch überflüssige Daten. Die Datei muss komprimiert werden. Dazu gehen Sie auf Datei -> Datendateiverwaltung. Doppelklicken Sie „Persönliche Ordner". Dort gibt es den Menüpunkt „Jetzt komprimieren". Den müssen sie anklicken.

Der Pfad zur PSD-Datei
Ärgernis 3: Wo speichert Outlook Daten? Sämtliche Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Anhänge verschwinden in ein schwarzes Loch. Gerade für das Backup ist es hilfreich, dass man den Speicherort kennt. Die Lösung: Die bereits angesprochene pst-Datei enthält sämtliche Daten. Den Speicherort variiert Microsoft indes von Version zu Version. Selbst Outlook 2007 legt die Datei an unterschiedlichen Orten ab, je nach Betriebssystem. Unter Vista ist die Datei üblicherweise unter C:\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook zu finden. XP verwendet den Pfad C:\Dokumente und Einstellungen\IHR NAME\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook. Natürlich besteht die Möglichkeit, die Datei auch anderswo abzulegen. Den aktuellen Ort können Sie unter Datei -> Datendateiverwaltung finden. Dann öffnet sich ein Bildschirm wie dargestellt. Hinter dem Eintrag "Persönlicher Ordner" steht der Pfad.

Xobni verbessert den Komfort
Ärgernis 4: Bei großen E-Mail-Mengen bietet Outlook wenig Hilfe. Die Such-, Filter- und Sortierfunktionen sind dürftig. Die Lösung: Es gibt viele Zusatz-Tools, die Hilfe versprechen. Empfehlenswert ist das kostenlose Programm Xobni. Es erleichtert es Anwendern ungemein, E-Mails, Informationen und Kontaktdaten zu finden. Xobni installiert sich als Sidebar auf der rechten Seite des Outlook-Bildschirms. Das Tool stellt Informationen über den Absender, einen Konversationsverlauf und eine Liste aller Datei dar, die mit dem Kontakt ausgetauscht wurden. Falls vorhanden werden zudem Telefonnummern und weitere Kontaktinformationen angezeigt. Für Analyse-Freaks stellt Xobni Daten etwa über die Zahl der gesendeten E-Mails samt Ranking dar. Außerdem gibt es eine Grafik über den E-Mail-Verkehr pro Tag und Stunde. Xobni ist kein unbekanntes Tool. Auch Microsoft hatte zwischenzeitlich ein Auge auf das Entwickler-Team geworfen und versucht, den Hersteller zu übernehmen.

Problematische Add-ins finden
Ärgernis 5: Outlook stürzt regelmäßig ab. Die Lösung: Leider gibt es keinen einfachen und allgemeingültigen Weg, alle Stabilitätsprobleme von Outlook zu beheben. Zu unterschiedlich sind die Gründe. Es hat sich aber gezeigt, dass Add-ins häufig Ursache für Abstürze sind, zum Teil ist es auch die Kombination verschiedener Add-ins, die Probleme bereitet. Aufgabe ist es daher, herauszufinden, welche Zusatz-Tools Outlook-Crashes herbeiführen. Eine gute Möglichkeit, die maroden Tools zu identifizieren, ist es, Outlook zunächst im abgesicherten Modus zu starten. Dazu müssen Sie die ausführbare Datei Outlook.exe in der Kommando-Zeile starten (Start -> Ausführen. Dort müssen Sie den Pfad suchen, unter dem die outlook.exe liegt. Üblicherweise ist dies C:\Programme\Microsoft Office\Office12\). Outlook starten sie mit dem Befehl: Outlook.exe /safe Läuft Outlook nun stabil, müssen sie Schritt für Schritt die problematischen Tools herausfinden. Und das geht folgendermaßen: Zunächst müssen Sie herausfinden, welche Add-ins aktiviert wurden. Eine Liste finden Sie unter Extras -> Vertrauensstellungscenter -> Add-Ins. Es erscheint ein Bildschirm, der dem oben dargestellten ähnlich sieht. Hier sind die Add-ins in drei Kategorien aufgelistet: "Aktive Anwendungs-Add-ins", "Installierte Anwendungs-Add-ins", "Deaktivierte Anwendungs-Add-ins". Für jedes Add-in steht eine Beschreibung zur Verfügung.

Add-ins deinstallieren
Nun gilt es, die fehlerhaften Erweiterungen zu finden. Dafür gibt es keinen schnellen Weg, Sie müssen Schritt für Schritt suchen. Zunächst müssen Sie im Drop-down-Menü am unteren Bildschirmrand "COM-Add-ins" wählen. Daraufhin öffnet sich ein Bildschirm wir oben dargestellt. Die aktiven Add-ins sind mit Häkchen gekennzeichnet. Deaktivieren Sie nun die Add-ins, die möglicherweise Probleme bereiten. Bestätigen Sie Ihre Wahl, beenden Outlook und starten den Mail-Client neu. Läuft das Mail-Programm korrekt, haben Sie die Ursache des Problems gefunden. Um Outlook stabil zu betreiben, genügt es, die problematischen Tools abzuschalten. Wer gründlich aufräumen möchte, sollte die Add-ins deinstallieren. Zum Teil lassen sie sich mit der üblichen Windows-Routine entfernen, die Microsoft für die Deinstallation von Software vorsieht. Einige Add-ins tauchen jedoch nicht in dieser Auswahlliste auf und müssen in Outlook gelöscht werden. Dazu müssen Sie zu dem Bildschirm zurückkehren, in dem Sie die Add-ins deaktiviert haben. Hier lassen sich Applikationen auch löschen.

Postkorb reparieren
Ärgernis 6: Die pst-Datei ist kaputt. Bei intensiver und langer Outlook-Nutzung kommt es vor, dass sich die Datei nicht laden lässt. Die Lösung: Zunächst einmal: Vorsorge ist besser als Reparatur. Dateien mit einem Umfang von 2 GB und mehr neigen eher dazu, Fehler zu verursachen. Daher ist es an dieser Stelle einmal mehr angebracht, ein regelmäßiges Backup anzumahnen (den Pfad zur Datei finden sie unter Punkt 3 dieser Liste). Für die Reparatur einer defekten Datei gibt es das kostenlose Microsoft-Werkzeug namens "Inbox Repair Tool" beziehungsweise "Posteingang reparieren". Gestartet wird das Programm mit der Datei Scanpst.exe. Sie ist üblicherweise unter C:\Programme\Microsoft\Office\Office12 zu finden. Bevor Sie die Reparatur starten, sollten Sie das pst-File speichern, selbst wenn es defekt ist. In der Regel funktioniert die Fehlerbehebung mit dem Microsoft-Tool. Manchmal benötigt es aber drei oder vier Anläufe.

Doppler finden und löschen
Ärgernis 7: In Outlook häufen sich die doppelten Einträge. Das gilt sowohl für den Postkorb, als auch für Kalendereinträge und Adressen. Die Lösung: Doppler entstehen häufig, wenn Outlook Daten von älteren Ausführungen importiert oder mit einem anderen Gerät synchronisiert. Die beste Möglichkeit, die überflüssigen Einträge zu löschen, bieten Tools von Drittanbietern. Empfehlenswert ist der kostenlose <a href=" http://www.vaita.com/ODIR.asp" target="_blank"> Outlook Duplicate Items Remover von Vaita.</a> Um das Tool nutzen zu können, müssen Sie Outlook schließen, den Duplicate Remover installieren und Outlook wieder öffnen. Outlook bietet nun die Menü-Option ODIR. Klicken Sie dieses Menü an, wählen Sie "Remove Duplicate Items", darauf erscheint eine Liste mit Ordnern. Dort können Sie wählen, welchen Ordner sie reinigen möchten. Das Tool sucht nach doppelten Einträgen, löscht sie aus dem Mail-Verzeichnis und sichert sie auf der Festplatte, so dass sie nicht verloren sind.

SynchPST synchronisiert
Ärgernis 8: Warum lässt sich Outlook nicht mit mehreren PCs synchronisieren? Wer bereits einmal versucht hat, Outlook-Mails von Desktop und Notebook zu lesen und zu senden, wird schon bittere Erfahrungen mit den Grenzen des Systems gemacht haben. Die Lösung: Wie bereits erwähnt speichert Outlook sämtliche Daten in der pst-Datei. Wer also Mails von verschiedenen Rechnern abrufen möchte, muss diese Datei manuell zwischen den Rechnern hin- und herkopieren. Möchten Sie unterwegs Mails auf dem Notebook abrufen, müssen sie die pst-Datei vom Desktop auf den mobilen Rechner übertragen. Sobald Sie einen anderen PC nutzen, müssen Sie die aktuelle pst-Datei vom Notebook holen und wieder speichern. Das löst das Synchronisations-Problem, ist aber extrem umständlich und fehleranfällig, weil etwa fälschlicherweise ältere Files überschrieben werden können. Auch für dieses Problem gibt es Software-Tools. <a href=" http://www.synchpst.de/" target="_blank"> SynchPST for Outlook </a> und <a href="http://www.cnet.de/downloads/windows/51032/pstsync.htm" target="_blank">PSTSync</a> erledigen die Aufgabe jeweils in vergleichbarer Art und Weise. Sie bieten einige Extras, beispielsweise die Möglichkeit, einzelne Ordner zu kopieren und zu synchronisieren. Beide Lösungen werden als Shareware vertrieben. SynchPST kostet knapp 40 Euro in der Grundversion. PSTSync gibt es ab knapp 60 Dollar.

Auf Text-Mails umstellen
Ärgernis 9: Immer wieder gibt es Beschwerden darüber, dass Empfänger von Outlook-Mails unleserliche Nachrichten erhalten. Zeichen werden falsch dargestellt und Texte mit Leerzeichen aufgefüllt. Die Lösung: Outlook 2007 nutzt Microsoft-Word als Mail-Editor. Selbst wenn Word nicht auf dem Rechner installiert ist, greift Outlook auf die dll-Datei von Word zurück. Word wiederum nutzt so genannte "smart quotes", die manchmal allerdings gar nicht so schlau sind. Probleme bereiten sie, weil sie keine reinen textbasierenden Zeichen darstellen. Daher haben andere Mail-Programme zum Teil Probleme mit den empfangenen Texten. Das gilt etwa für Sonderzeichen wie Anführungsstriche, Fragezeichen etc. Diesen Mangel beheben sie unter Extras -> Optionen -> Senden. Dort wählen Sie unter dem Eintrag "Format für Nachricht Senden" die Option "Nur Text" und bestätigen die Änderung. Damit sind die smart quotes deaktiviert. Allerdings lassen sich nun auch keine Fonts und Farben mehr darstellen. Wenn nur einzelne Mails als reine Textnachrichten versendet werden sollen, bietet die Outlook-Toolbar (Ribbon) die Option eine Nachricht ohne HTML-Code zu verschicken.

Googlemail integrieren
Ärgernis 10: Warum bietet Outlook keine nahtlose Integration mit Googlemail? Googlemail lässt sich als POP3-Knoten konfigurieren. Immer wieder klagen Anwender jedoch, dass die Verbindung von Googlemail und Outlook schwierig sei. Gibt es eine einfache Lösung? Die Lösung: Zunächst müssen Sie Googlemail als POP-Mail-Account konfigurieren. Das tun Sie im Googlemail-Client unter Einstellungen -> Weiterleitung und POP/IMAP. Hier wählen Sie "POP für alle Nachrichten", falls Sie auch die bereits eingegangenen Mails in Outlook lesen möchten. Eine weitere Google-Option lautet "POP für ab jetzt eingehende Nachrichten aktivieren". Als nächstes müssen Sie Googlemail mitteilen, wie mit eingehenden Mails zu verfahren ist. Sollen etwa Kopien im Google-Client gespeichert werden? Sollen die Nachrichten nach Weiterleitung gelöscht werden? Oder sollen die Mails archiviert werden? Die Änderungen müssen sie noch speichern. Danach können Sie sich Outlook widmen. 1. Zunächst wählen Extras -> Kontoeinstellungen, "Neu". 2. In dem folgenden Bildschirm müssen Sie die Auswahl "Microsoft Exchange, POP3, IMAP, oder HTTP" anklicken, anschließen mit „Weiter" fortfahren. 3. Danach müssen Sie Ihren Namen, Ihre Googlemail-Adresse und das Passwort eingeben. Wählen Sie den Menüpunkt "Manuelle Konfiguration". 4. Im folgenden Bildschirm wählen Sie "Internet E-Mail". Erneut "Weiter" klicken. 5. Nun erscheint der oben dargestellte Bildschirm. Als Zugangsart wählen Sie POP3. Der Eingangs-Mail-Server ist pop.googlemail.com, die Bezeichnung des Ausgangs-Servers (SMTP) lautet smtp.googlemail.com. Als Login-Information sind Google-Username und Passwort erforderlich. Bei Bedarf markieren Sie die Auswahlbox "Passwort merken".

POP3 konfigurieren
6. Dann geht es zum Auswahlknopf "Erweiterte Einstellungen". Hier wählen Sie „Der Postausgangs-Server (SMTP) benötigt Authentifizierung", außerdem klicken Sie „Gleiche Einstellungen wie eingehende Nachrichten" an. 7. Nun wählen Sie noch den "Erweitert"-Tabulator. Das Kästchen beim Ausgangsserver (SMTP) versehen Sie mit dem Wert 587. Wählen Sie TLS als Verschlüsselung. Der POP-3-Server benötigt den Wert 995 und SSL-Verschlüsselung.

Konfiguration testen
8. Abschließend bestätigen Sie mit "OK". Auf dem folgenden Bildschirm prüfen Sie Ihre Angaben mit dem Button „Kontoeinstellungen testen" Darauf folgt eine Anzeige wie oben dargestellt. Ist alles in Ordnung, schließen sie den Vorgang mit "Fertig stellen" ab. Nun sollten Sie Googlemails in Outlook empfangen. Es hat schon eine gewisse Ironie, dass die Outlook-Tipps mit Hinweisen zu Googlemail enden. Der freie Mail-Client wird immer attraktiver, sowohl für private als auch für geschäftliche Nutzer. Noch dominiert vor allem im beruflichen Umfeld Microsofts Outlook-Lösung, so dass die Verknüpfung mit Googlemail noch eine Weile relevant sein wird. Die Integrationstipps mögen dem einen oder dabei helfen, beide Mail-Lösungen parallel zu nutzen.