Weil kürzere Reaktionszeiten Wettbewerbsvorteile schaffen können, erwägen immer mehr mittelständische Firmen den Einsatz so genannter Mobile Enterprise Solutions.
Sie erhoffen sich von der direkten mobilen Integration ihrer Außendienstmitarbeiter in die Backoffice-Systeme effizientere und kostengünstigere Prozesse. Dazu müssen bei der Projektplanung jedoch einige Punkte beachtet werden.
Foto: Fotolia, Martin Hahn
Für die Wettbewerbsfähigkeit mittelständischer Unternehmen ist es wichtig, Prozesse möglichst effizient und kostengünstig zu gestalten. Der Trend geht deshalb in Richtung Optimierung durch Mobile Enterprise Solutions. Immer mehr Firmen setzen bei der Anbindung von Außendienstmitarbeitern auf eine mobile Integration. Dies bringt Vorteile wie zum Beispiel beschleunigte Prozesse, bessere Datenqualität, Kostensenkung und mehr Wettbewerbsfähigkeit. Gleichzeitig können mobile Servicemitarbeiter von flexibleren Arbeitszeiten und einer besseren Integration in die Backoffice-Geschehnisse profitieren.
Die Umstellung auf eine mobile Unternehmenslösung ist aber nur dann sinnvoll, wenn sie genau auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt wird. Bevor sich ein Betrieb auf die Suche nach der geeigneten mobilen Lösung macht, gilt es zunächst die Ist-Prozesse im Unternehmen zu überprüfen. Dabei muss festgestellt werden, wo sich Optimierungspotenziale für Prozesse verbergen und welche Anforderungen an die mobile Unternehmenslösung gestellt werden.
iPad-Konkurrenten
Acer Iconia Tab A510
Archos 101 G9
Asus Eee Pad Transformer Prime
HTC Flyer
Medion Lifetab
Motorola xoom 2
Panasonic Toughpad FZ-A1_2
Samsung Galaxy Tab 2 101
Samsung Galaxy Tab 2 70
Sony Tablet P
Sony Tablet S
Motorola Xoom Das Motorola Xoom ist ein 10,1-Zoll Tablet-PC auf der Basis von Android 3 (Honeycomb), kann neben Flash- auch HD-Videos in einer Auflösung von 1080 Pixeln zeigen und als HDMI-Output auch an größere TV-Geräte übertragen. Das Xoom (sprich „Zoom“) bietet die für die zweite Generation von Tablet-PCs offenbar schon obligatorischen zwei Kameras für Videochats an (2 und 5 Megapixel). Auch sonst bietet der Tablet-PC von Motorola üppige Funktionen: Neben einem Lagesensor (Gyroskop) ist ein Barometer, ein Kompass und ein Beschleunigungsmesser an Bord. Als 3G/Wifi-Version soll das Xoom bereits im ersten Quartal des Jahres auf den Markt kommen, als 4G LTE-Gerät ein Vierteljahr später. Die Preise sind noch nicht bekannt.
Viewsonic Viewpad Das Viewpad von Viewsonic misst 10 Zoll in der Bildschirmdiagonalen bei einer Auflösung von 1024x600 Pixeln und ist nicht nur wahlweise, sondern gleichzeitig (!) mit Windows 7- oder Android-Betriebssystem zu bekommen. Darüber hinaus bietet es eine Speicherkapazität von 16 GByte, eine 1,3 Megapixel starke Front-Kamera, WLAN, USB und Bluetooth. Mit das beste an diesem Gerät: Es scheint bereits zu einem Preis von rund 530 Euro erhältlich zu sein. Zumindest gibt es diverse Onlineshops, die das Gerät im Angebot haben. Auf der CES präsentierte Viewsonic mit dem Viewpad 10s das Nachfolgemodell des Tablet-PCs, das nicht mehr zwei, sondern mit Android 2.2 (Froyo) nur noch ein Betriebssystem bietet. Zusätzlich zu bereits vorhandenen Anschlüssen bietet das 10s auch einen SD-Kartenslot sowie einen HDMI-Anschluss. Wann das Gerät startet und wie viel es kosten wird, steht offenbar noch nicht fest.
OpenPeak OpenTablet Noch eine Premiere zeigte auf der CES das Unternehmen OpenPeak mit dem OpenTablet 10. Auch dieses Tablett läuft mit dem Intel Atom-Prozessor, verfügt über zwei Kameras, einen HDMI-Output für hochauflösende Videopräsentation, WiFi sowie optional 3G-Konnektivität. Anders als seine Mitbewerber lässt sich das OpenTablet nicht nur mit dem Finger grob, sondern mit einem Stift relativ fein mit Texten füttern. Damit es dabei keine Kratzer gibt, ist das Display durch ein stabiles Gorilla-Glas geschützt.
Netbook Navigator Nav 9 Slate Mit gleich drei Modellen wartete Netbook Navigator auf. Alle drei Tablets arbeiten mit Windows 7 und Intel Atom-Prozessoren. Im Unterschied zu den Mitbewerbern verfügen die Slates nur über eine Kamera, dazu aber über USB, WiFi/Bluetooth sowie optional über 3G-Konnektivität. Die Displaygrößen reichen von 7 über 8,9 bis hin zu 10,1 Zoll. Originell ist das NAV UI Software Interface der drei Tablet-PCs, das es exklusiv nur für die genannten Geräte gibt und das eine einfache Bedienung mehrerer Applikationen zur gleichen Zeit verspricht. Zumindest in den USA scheinen die Geräte bereits lieferbar zu sein - zumindest lassen sie sich über Amazon bestellen. Die Preise sind noch nicht alle bekannt; der NAV 9 Slate PC kostet beim Online-Buchhändler zwischen 775 (16 GByte Speicher) und 975 (32 GByte + 3G) US-Dollar.
Motion CL900 Tablet PC Der Motion CL900 Tablet PC ist laut Eigenwerbung „ein robuster, leichter und leistungsfähiger Tablet PC, der speziell für den mobilen Einsatz im Unternehmensumfeld entwickelt wurde“. Das Gerät ist mit einem Intel Atom-Prozessor ausgestattet, verfügt über WLAN und Bluetooth sowie über, allerdings nur optional verfügbare, zwei Kameras. Erfreulich groß ist das Display mit einer Diagonalen von 10.1 Zoll und einer Auflösung von 1376x768. Die Anschlüsse: USB, SD-Karte, Audio In/Out, Video Out. Das CL900 kommt laut Hersteller mit einer Akkuladung satte acht Stunden aus. Das Gerät läuft mit Windows 7, soll „unter 900 Euros“ kosten und ab Q2/2011 verfügbar sein.
Fujitsu Tablet PC "N.N." Fujitsu hat auf der CES ein noch namenloses Tablett vorgestellt, von dem auch sonst wenig bekannt ist. Das Gerät soll es als Windows 7 und Android 3 (Honeycomb)-Version geben. Der Bildschirm misst in der Diagonalen 10,1 Zoll, der interne Speicher ist 2 GByte groß, zur Ausstattung gehören zwei Kameras. Das Windows-Modell soll es im zweiten Quartal dieses Jahres geben, während die Android-Version erst Ende des Jahres fertig werden soll.
ASUS EeePad MeMo Der Eee Pad MeMO ist der erste „richtige“ Tablet-PC von Asus. Der Hersteller hat mehrere Modelle mit berührungsempfindlichen Bildschirmen im Angebot, die aber alle irgendwie noch mit einer Tastatur verbunden sind und damit nicht nativ in die Kategorie Tablet-PCs fallen. Der MeMo kommt ohne externe Tastatur aus und misst eine Bildschirmdiagonale von 7 Zoll bei einer Auflösung von 1024 x 600 Pixeln. Das Gerät hat zwei Videokameras an Bord, soll im Juni auf den Markt kommen und zwischen 500 und 600 US-Dollar kosten.
Aoc Breeze AOC, eigenen Angaben zufolge weltgrößter Hersteller von LCD/LED-Monitoren, hat einen eigenen Tablet-PC angekündigt: Breeze läuft mit Android 2.1, verfügt über einen 8-Zoll-Monitor mit einer Auflösung von 800x600, WiFi-Anschluss, 4 GByte internen Speicher und USB 2.0-Buchse. Der Preis könnte interessant sei, falls das Gerät, wie versprochen, Ende Januar auf den Markt kommt: Unter 200 US-Dollar.
Samsung Galaxy Tab Das Samsung Touchscreen-Gerät orientiert sich am iPad-Design, bietet mit 7-Zoll aber einen deutlich kleineren Bildschirm. Betriebssystem des Galaxy ist Android, der interne Speicher beträgt 16 GByte. Die 32-Gigabyte-Variante wird zunächst in Deutschland nicht auf den Markt kommen, berichtet die PC Welt. Das Gerät wurde auf der IFA präsentiert. O2 verkauft das Gerät beispielsweise ab Oktober für 759 Euro. Der empfohlene Preis des Herstellers liegt bei 799 Euro.
Avaya Flare Auch Avaya hat ein Android-basiertes Tablet angekündigt. Der HD-Touchscreen misst 11,6 Zoll. Das Gerät soll Anfang 2011 auf den Markt kommen.
HP Photosmart estation c510 HP bringt einen Drucker mit Android-Tablet auf den Markt. Das Gerät wird vom Hersteller als abnehmbarer Farb-Touchscreen bezeichnet. Drucker und Tablet im Paket sollen in den USA noch im Oktober für 400 US-Dollar auf den Markt kommen. Zu einem möglichen Marktstart in Deutschland schweigt HP.
35-Dollar-Tablet Im Januar 2011 sollen die ersten 35-Dollar-Tablet-PCs in Indien ausgeliefert werden, schreibt die PC Welt. Laut Engadget.com hat die indische Regierung einen entsprechenden Auftrag an HCL Technologies vergeben. Bevorzugt soll das 7 Zoll-Gerät an Studenten verkauft werden, auch nur sie erhalten das Tablet zum Preis von 35 Dollar. Kritiker bezweifeln, dass man ein Gerät zu diesem Preis überhaupt produzieren kann. (Foto: engadget.com)
Bresser Tablet Auf der Messe Photokina hat Ende September Bresser, ein auf Nah- und Fernoptik spezialisiertes Unternehmen, ein eigenes Tablet präsentiert. Das MID 7 nutzt Android, der Touchscreen misst 7 Zoll und die Auflösung beträgt 800 mal 480 Pixel. Anfang Dezember soll das Gerät mit einer Speicherkapazität von 4 GB für 299 Euro erhältlich sein.
Foxconn Tablet Das Betriebssystem soll Android von Google werden. Das Gerät wird mit einem 10,1 Zoll großen Touchscreen-Display und Nvidias Tegra-Chipset ausgestattet. Wann das Gerät auf den Markt kommt, ist nicht bekannt.
Chrome Tablet Der erste Tablet PC mit dem neuen Google-Betriebssystem Chrome OS wird angeblich von HTC gebaut und soll ab 26. November in den USA verkauft werden. Das berichtet die Computerwoche. Technische Details sind nicht bekannt.
Toshiba Folio 100 Elektronikhersteller Toshiba hat auf der IFA in Berlin sein Tablet Folio 100 präsentiert. Das Gerät ist seit November für rund 400 Euro auf dem Markt. Das gilt aber nur für die Basisversion ohne 3G-Modul berichtet die PC Welt. Das Folio 100 3G ist erst für das erste Quartal 2011 geplant, es soll dann 529 Euro kosten. Beide Versionen kommen mit dem Betriebssystem Android 2.2. (Bild: Notebook Italia)
Acer Iconica Schon in zwei bis drei Jahren möchte Acer Marktführer bei Tablet-PCs sein. Vor allem in Schwellenländern möchte der taiwanesische Hersteller mit preisgünstigen Produkten punkten und auf diese Weise Apple Marktanteile abjagen. Bislang bietet Acer mit dem Iconica einen originellen Tablet-PC mit gleich zwei (!) Bildschirmen an. Vor kurzem hat Acer in New York drei weitere Modelle vorgestellt, die allerdings bisher weder einen Namen noch ein Erscheinungsdatum und schon gar keinen Preis haben. Bekannt sind aber schon die Darreichungsgrößen: 7 und 10 Zoll, wahlweise mit Windows 7 oder Android-Betriebssystem. Das größere Gerät unterscheidet sich vom iPad vor allem durch seine beiden Kameras, einen Speicherkartenleser und einen HDMI-Anschluss für die Video-Wiedergabe am hochauflösenden Fernseher.
A-Rival Pad 100 Mit der Baros GmbH wagt sich ein deutscher Hersteller von Navigationssystemen in den von Apple dominierten Table-PC-Markt. Das A-Rival Pad 100 bietet ein 10-Zoll-Monitor (auch als 8-Zoll-Variante erhältlich), eine Frontkamera und als Betriebssystem Android 2.1. Das Gerät verfügt über keine 3G-Anschlüsse, sondern kommt als „WiFi-only“. Originell ist die Ausstattung mit GPS-Navigation und vorinstallierter a-rival Navigationssoftware Maptrip. Der Liefertermin für das Pad 100 ist offen, der Preis wird bei rund 350 Euro liegen.
Archos 101 Anfang September hat Archos fünf neue Tablets mit Android vorgestellt. Die Displaygrößen gehen bis 10,1 Zoll, zudem ist durchwegs Android 2.2 vorinstalliert, teilweise gibt es auch Multi-Touch-Support. Archos 101 gibt es beispielsweise bei Amazon für 310,98 Euro (8 GB) und 360,98 Euro (16 GB). Die Lieferzeit ist allerdings mit ein bis drei Monaten angegeben.
Wortmann Terra Pad Das Terra Pad 1050 sieht exakt so aus, wie das Viewpad. Ob es auch von innen baugleich ist, war leider nicht zu erfahren. Zur Ausstattung des Terra Pad gehören ein Intel Atom Prozessor N455 mit 1,66 Gigahertz, zwei GByte Arbeitsspeicher, ein SSD-Laufwerk mit 32 GB, Card-Reader, Webcam und WLAN. UMTS/3G wird es als Option erst später geben. Das 10-Zoll-Modell wiegt 850 Gramm und läuft auf Windows 7 Home. Der Preis: 530 Euro.
Viewsonic Viewpad Vom Viewpad wird es „noch 2010“ gleich zwei Tablet-PCs geben. Das 10-Zoll-Gerät läuft wahlweise auf Android und Windows 7, während das 7-Zoll-Gerät nut Android bietet. Das größere Gerät soll 550 Euro kosten, das kleinere ungefähr 400 Euro.
Stream-TV eLocity A7 Android Mit Stream-TV aus Philadelphia versucht erneut ein Startup-Unternehmen, sich mit einem Tablet-PC am Markt behaupten zu können. Das eLocity A7 Android kommt mit 7-Zoll-Bildschirm, Google Android 2.2, WiFi, Bluetooth, HDMI und USB sowie einer Kamera. Es wiegt schlanke 460 Gramm und ist 1,27 Zentimeter dick. Der Preis für das Gerät, dessen Erscheinungsdatum unklar ist, liegt bei günstigen 370 US-Dollar (rund 285 Euro).
LG E-Note H1000B Sollten Sie demnächst in Korea weilen und 850 US-Dollar übrig haben, könnten Sie den Erwerb des E-Note H1000B in Erwägung ziehen. Das Tablett ist 10,1 Zoll groß und bietet eine Auflösung von 1366 x 768 Pixeln sowie WiFi und Bluetooth 3.0. Es wiegt stolze 850 Gramm und ist 14,5 mm dick. Es verfügt über zwei USB 2.0-Anschlüsse, SD- Kartenleser, Lautstärkeregelung sowie Windows 7-Menü- und Powerbutton. Ob und wann das Gerät auch in Deutschland zu haben ist, ist derzeit nicht bekannt.
E-Noa Interpad Seine Publikumspremiere feierte das E-Noa Interpad schon auf der Funkausstellung im September in Berlin, zu kaufen ist das Tablet aber noch nicht, bzw. „in Kürze“, wie es auf der Webseite des Herstellers heißt. Das Interpad läuft mit Android 2.2, ist 10 Zoll groß, bietet eine Akkulaufzeit von acht bis zwölf (!) Stunden und wiegt 660 Gramm. Mit USB, HDMI, MicroSD, Kopfhörer und Stromanschluss ist für reichliche Verbindung zur Außenwelt gesorgt. Bemerkenswert ist der Nvidia-Grafikchip Tegra, mit dem sich das Tablet besonders für schnelle Spiele eignen wird.
Dell Inspiron Duo Das Inspiron Duo von Dell kann sich nicht entscheiden, ob es ein Notebook oder ein Tablet-PC sein möchte, und ist daher beides. Dell nennt den Bildschirm, den man nach außen drehen und dann als Touchscreen nutzen kann, „Flip-Design“. Der Monitor ist mit 10,1 Zoll relativ groß für einen Tablet-PC, relativ klein für ein Notebook. Weil es sich um einen PC handelt, läuft das Gerät mit Windows 7 und verfügt über alle handelsüblichen Anschlüsse. Im Moment gibt es den Inspiron Duo für 550 Dollar allerdings nur in den USA. Erst im Januar soll das Gerät auch in Europa verkauft werden, dann aber für stolze 580 Euro.
Cherry Pad Mit einem angekündigten Preis von 188 US-Dollar (rund 135 Euro) wäre das Cherry Pad eine echte Kampfansage an das iPad. Der Tablet-PC läuft mit Android 2.1 und nutzt eine ARM11 CPU. Der Bildschirm ist 7 Zoll groß und bietet ein Auflösung von 800×480 Pixeln. Zur Außenwelt gibt es Verbindungen via USB und WiFi. UMTS ist nicht vorgesehen.
Blackberry Playbook Weihnachten wird ohne das Blackberry Playbook stattfinden: Der sehnlichst erwartete Tablet-PC von RIM kommt erst Anfang 2011. Die (schon bekannten) Daten: 7 Zoll Bildschirmdiagonale (etwa DIN A5), 400 Gramm schwer, nur knapp einen Zentimeter dick. Das Playbook verfügt über einen USB-Anschluss und zwei Kameras. Zunächst wird es nur eine WiFi-Variante geben, UMTS folgt später. Als Betriebssystem setzt RIM auf Software der kürzlich übernommenen Firma QNX.
Cruz Tablet Das Cruz Tablet von Velocity Micro ist für Mitte Oktober 2010 angekündigt. Es verfügt über einen 7-Zoll-Touchscreen, 4 GByte Speicherplatz, Wlan-Anschluss und läuft mit Google Android. Apps für eBooks, Magazine, Video, Musik und Spiele sind bereits enthalten, dazu gibt es einen Anschluss zum offenen Content-Shop Cruz Market. Das Gerät wird in den USA rund 300 Dollar kosten. Ob und wann der Cruz Reader nach Deutschland kommt und wie teuer er sein wird, ist noch nicht bekannt.
Steve Ballmer Microsoft Nein, so sieht der neue Tablet-PC von Microsoft definitiv nicht aus. Tatsächlich präsentiert hier Microsoft-Boss Steve Ballmer 2005 ein Notebook von Lenovo. Immerhin hat Ballmer auf einer Analystenkonferenz in Redmond angekündigt, "möglichst bald" eine ganze Palette von Tablet-PCs mit Windows 7 auf den Markt zu bringen. Als mögliche Hardware-Partner nannte er Hersteller wie Dell, Samsung, Toshiba, Lenovo, Fujitsu, Panasonic, Sony und Hewlett Packard. Weitere Details gab der Microsoft-Chef aber nicht bekannt. Weihnachten sollte die Öffentlichkeit eigentlich die ersten Geräte zu Gesicht bekommen, setzte er Anfang Oktober nach. Das muss aber nicht heißen, dass sie dann auch schon zu kaufen sind, spekulieren Berichterstatter.
WeTab Nach der Schlappe auf der ersten Pressekonferenz und immer neuen Verzögerungen ist das WeTab der Berliner Firma Neofonie nun erhältlich. Auf dem WeTab läuft das Linux-Betriebssystem, es kostet 449 Euro, beziehungsweise 569 Euro mit UMTS- und HD-Chip. Es bleibt auch nach dem Marktstart turbulent: Anfang Oktober zog sich einer der Geschäftsführer zurück, weil er Kunderezensionen im Internet gefälscht hat.
Notion Ink Adam Der in Indien entworfene Adam kommt mit einem Multitouch-Bildschirm daher, der je nach Bedarf zwischen dem Sonnenlicht-freundlichen E-Paper und dem Farb-LCD-Modus wechseln kann. Seit Dezember kann man das Tablet vorbestellen, Anfang 2011 soll die Auslieferung beginnen.
Dell Streak Das hat Dell seinen Mitbewerbern voraus: Ab sofort gibt es den Streak tatsächlich zu kaufen.
Kno Tablet Das Kno ist ein Tablet speziell auf die Bedürfnisse von Studenten abgestimmt. Es soll zwei Varianten des 14,1 Zoll-Geräts geben: eine mit einem und eine mit zwei Bildschirmen. Mit ihrem Gerät wollen die Macher das Lernen revolutionieren, das Betriebssystem ist komplett selbst entwickelt. Ende dieses Jahres soll es - vorerst nur in den USA - erscheinen.
Cius Das US-Unternehmen Cisco zieht Anfang 2011 mit einem Tablet nach. Cius läuft mit dem Google-Betriebssystem Android und soll im Geschäftsbereich besonders gut für Videokonferenzen geeignet sein. Der Preis ist noch nicht bekannt.
Was bisher geschah ... Apple hat, wie man heute weiß, den Tablet-PC nicht erfunden; das haben andere schon vor mehr als fünfzehn Jahren getan.
Optimierungspotenziale aufdecken
Der erste Schritt zu einer mobilen Integrationslösung ist die Erfassung der Ist-Prozesse. Bei dieser Analyse sollte besonderes Augenmerk auf die Arbeitsweise eines mobilen Mitarbeiters gelegt werden. Dabei ist die Klärung folgender Punkte unabdingbar:
Wo und in welcher Form benötigt der Außendienstmitarbeiter seine Daten?
Welche Daten benötigt der Außendienstmitarbeiter?
Wie viele Aufträge bearbeitet ein Außendienstmitarbeiter durchschnittlich jeden Tag, beziehungsweise wie viele Serviceaufträge werden handschriftlich bearbeitet?
Wie lange dauert es, bis diese Aufträge im Backoffice nachbearbeitet und eingepflegt werden?
Wie viele Medienbrüche passieren die Auftragsdaten?
Wie viel Zeit vergeht von der Serviceberichterfassung bis zur Rechnungsstellung?
Wie oft passieren Fehler im Prozess, zum Beispiel aufgrund von unleserlichen Handschriften und ungenauen Berichten?
Wie viele Personen sind wie lange mit der Nachbearbeitung der Aufträge beschäftigt?
Wie ist das Verhältnis von Fahrtzeiten zu Arbeitszeiten? Kann dieses durch Tourenoptimierung reduziert werden? Wie viel Zeit geht verloren, indem sich die Außendienstmitarbeiter ihre Aufträge vor Ort in der Firmenzentrale abholen beziehungsweise die Auftragsberichte dort wieder abliefern müssen?
Wie hoch ist der Anteil der Überstunden an der Gesamtleistung der Servicetechniker?
Wie hoch ist der Lagerbestand auf den Technikerfahrzeugen? Kann durch verbesserte und frühere Information der Lagerbestand reduziert werden?
Wie viel Zeit geht bei der Auftragsvergabe durch telefonische Absprachen mit den Außendienstmitarbeitern verloren?
Wie oft erfolgen Rücksprachen und Abstimmungen zwischen Außendienst und Zentrale um Einsatzdetails zu klären, die eventuell durch verbesserte Datenversorgung vermieden werden könnten?
Wie läuft eine Materialbestellung aus dem Materiallager durch den Techniker ab? Welcher Zeitaufwand ist damit verbunden?
Die Klärung dieser Fragen trägt wesentlich zu einer besseren Einschätzung bei, wo sich die Prozesse verbessern lassen, und schafft die Basis, um Ziele für die Umstellung auf eine mobile Unternehmenslösung festzulegen. Hierbei ergeben sich möglicherweise schon erste Ideen und Vorschläge, die sofort und ohne neue Technik umgesetzt werden können.
Endgeräte in die Planung einbeziehen
Bevor die Verantwortlichen an die Auswahl der Software gehen, sollten sie sich aber auch Gedanken über die Endgeräteauswahl machen, die ebenfalls eine wichtige Rolle für den Erfolg des Gesamtprojekts spielt. Auch hier muss bei der Prüfung auf den typischen Arbeitsablauf des Außendienstmitarbeiters geachtet werden: Wie oft wird ein mobiles Endgerät zur Hand genommen? Was und wie soll erfasst werden? Wird vor Ort ein Ausdruck auf Papier benötigt? Weitere Einflussfaktoren sind: die Arbeitsumgebung (zum Beispiel Anforderung an die Stoßfestigkeit der Geräte), Handlichkeit, Akkulaufzeit, Display-Größe, Bootzeiten, Gewicht, Verfügbarkeit von Zubehör (zum Beispiel Ladeschalen für PKW)
Die richtige Softwarelösung finden
Hat man nach der Klärung der genannten Fragen und Sachverhalte für den Arbeitsprozess und das mobile Endgerät das individuelle Anforderungsprofil gefunden, gilt es, die passende Softwarelösung festzulegen. Dabei sollte man zunächst die speziellen technischen Merkmale der mobilen Applikation berücksichtigen. Folgende kurze Checkliste kann hierzu eine erste Hilfestellung bieten:
Checkliste zur Softwareauswahl
Checkliste zur Softwareauswahl Sieben Tipps, wie Sie garantiert die richtige Software für Ihr mobiles Gerät finden.
Tipp 1: Ist die Lösung ergonomisch auch für kleinere Displays von PDAs geeignet?
Tipp 2: Berücksichtigt die Software auch die beschränkte Speicherplatzkapazität und Rechenleistung eines PDA, sofern dieser für den Einsatz geplant ist?
Tipp 3: Bietet die Lösung einen Offline-Betrieb an und werden dazu ausreichende Mechanismen für die notwendige Datenreplikation bereitgestellt?
Tipp 4: Berücksichtigt die Lösung Aspekte der sicheren Datenkommunikation und der Absicherung des Geräts gegen unbefugten Zugriff? Was geschieht bei Verlust des Geräts (kann das Gerät gesperrt beziehungsweise remote gelöscht werden)?
Tipp 5: Liefert die Lösung die mobil erfassten Daten direkt in das Backoffice (zum Beispiel direkt aufbereitet für eine Faktura) oder ist hier mit Integrationsaufwand zu rechnen? Wie hoch ist dieser?
Tipp 6: Können neue Softwareversionen problemlos per Fernzugriff ohne Zutun des Außendienstmitarbeiters zentral an alle mobilen Endgeräte verteilt werden?
Tipp 7: Welches Maß an Flexibilität bringt die Anwendung mit sich? Kann die eigene IT-Abteilung selbst Veränderungen und Erweiterungen vornehmen?
Wichtigstes Kriterium bei der Auswahl von Softwareprodukten ist die Prozessorientierung. Viele Anbieter von mobilen Unternehmenslösungen bieten heute rein technische Plattformen, die jedoch nur über geringe funktionale Komponenten für die Vertriebs- oder Serviceabwicklung verfügen und deshalb nur begrenzt zu einer Prozessoptimierung führen.
Rasche Rentabilität
Natürlich spielen die Kosten für die Investition in eine mobile Lösung eine entscheidende Rolle. Hier kann der Kunde auch schon mal eine Überraschung erleben, wenn er für einen industrietauglichen PDA zwischen 1.000 und 2.000 Euro investieren muss, während vergleichbare Consumer-Geräte bei 200 bis 600 Euro liegen. Entscheidender aber ist, wie schnell das mobile System seine Kosten wieder einspielt. In der Regel kann man davon ausgehen, dass sich die Investition in eine mobile Unternehmenslösung, je nach Komplexität der Lösung, bereits nach ein bis zwei Jahren auszahlt.
30 Minuten Zeit pro Tag sparen
Für die erfolgreiche Einführung einer mobilen Lösung ist es schließlich auch unabdingbar, den tatsächlichen Nutzen einer Lösung zu erfassen und laufend zu kontrollieren. Meist erlauben mobile Lösungen durchgängigere Prozesse, das heißt, die Durchlaufzeiten von Aufträgen oder Aktionen im Unternehmen werden reduziert. Dies ist ein erster Ansatzpunkt für die Auswertung. Eine einfache Faustregel für den Servicebereich besagt beispielsweise, dass die Einsparung mit einer mobilen Lösung bei rund 30 Minuten Arbeitszeit pro Techniker und Arbeitstag liegt. Bei einem Technikerteam von 50 Mitarbeitern und einem durchschnittlichen internen Verrechnungssatz von 50 Euro ergäben sich bei 200 Arbeitstagen im Jahr Einsparungen von rund einer Viertelmillion Euro. Noch nicht berücksichtigt sind darin Kostensenkungen, die sich in der Zentrale ergeben. Dort können zum Beispiel teure Büroflächen entfallen, da der Außendienstmitarbeiter sein mobiles Büro in Form von PDA oder Notebook stets bei sich trägt.
Vertriebsrelevante Informationen sammeln
Mobile Lösungen bieten dem Unternehmen zudem ein Werkzeug, mit dem der Service- und Vertriebsbereich im Unternehmen vernetzt werden kann und damit zu einer produktiveren Zusammenarbeit kommt. Der Techniker erfasst schließlich auch vertriebsrelevante Informationen über seine mobile Anbindung (zum Beispiel über veraltete Anlagen beim Kunden, die möglicherweise zu einer Ersatzinstallation führen, aber auch über neue Kundenprojekte etc.). Über die "Integration" mit dem Vertrieb gelangen solche Informationen ohne manuellen Eingriff zum jeweils richtigen Vertriebsmitarbeiter.
Die Einführung einer mobilen Anwendung in Service, Vertrieb oder Logistik stellt ohne Zweifel eine Reihe von Herausforderungen an das Unternehmen, sowohl in technischer als auch in prozesstechnischer Hinsicht. In jedem Fall gibt es aber Sinn, die laufenden Prozesse im Unternehmen regelmäßig zu überprüfen. Bei der klaren Errechnung der Kosten- und Zeitaufwendung der Ist-Prozesse im Vergleich zu den Implementierungskosten der mobilen Unternehmenslösung sollte sich ein positiver Return on Investment innerhalb von zwölf bis 18 Monaten ergeben, um von einem erfolgreichen Projekt zu sprechen.
Mobile Lösung sollte erweiterbar sein
Meist entscheiden sich kleine und mittlere Unternehmen bei der Einführung einer mobilen Lösung für eine "kleine" und möglichst kostengünstige Variante. Dabei wird oft der Aspekt der Erweiterbarkeit außen vor gelassen. Wenn sich die Prozesse dann weiterentwickeln und ausgebaut werden, kommt es häufig vor, dass die mobile Lösung nicht mitwachsen kann. In diesem Fall muss dann eine komplett neue Lösung eingeführt werden, was insgesamt zu unnötig hohen Kosten und einer erneuten Arbeitsumstellung für die Mitarbeiter führt.
Besonders effizient wird eine mobile Lösung, wenn sie mit einer Dispositionslösung kombiniert wird. Die Einsatzplanung optimiert und beschleunigt die Prozesse zusätzlich. Bei mittleren Unternehmen mit einer geringeren Anzahl an Außendienstmitarbeitern ist eine zentrale Toureneinsatzplanung oft nicht nötig, da das Team überschaubar ist und sich die Aufträge selbst zuteilen kann. Sobald die Anzahl der Außendienstmitarbeiter ansteigt und eine zentrale Einsatzplanung sinnvoll wird, muss diese auch in die vorhandene Unternehmens-IT integrierbar und mit der mobilen Außendienstlösung kombinierbar sein. Somit sollten auch kleine und mittlere Unternehmen bei der Anschaffung einer mobilen Unternehmenslösung darauf achten, dass diese möglichst unkompliziert und kostengünstig erweitert werden kann.
Gleichzeitig sollten die Anschaffungskosten aber nicht zu hoch sein. Die optimale Lösung für mittlere Unternehmen ist von Preis und Leistung her immer den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst und kann ihr Leistungsspektrum den wachsenden Bedürfnissen des Unternehmens jederzeit anpassen.
Auf den Punkt gebracht gelten folgende drei Kriterien:
Die Software muss skalierbar sein.
Die Anschaffungskosten müssen den Startleistungen entsprechen.
Der Lieferant sollte entsprechende Referenzkunden haben und über Branchenwissen verfügen.
Integration in die Unternehmens-IT
Bei der Integration ins vorhandene ERP-System sind zunächst die Schnittstellen der wichtigste Punkt. Es sollten so weit wie möglich Standardschnittstellen genutzt werden. Falls für bestimmte Geschäftsprozesse noch keine Schnittstellen im ERP-System existieren, müssen diese entsprechend im Projekt realisiert werden.
Durch die Anbindung einer mobilen Lösung ändern sich die Geschäftsprozesse. Das ERP muss nicht mehr nur Daten verwalten, es muss auch ständig neue Datenmengen aufnehmen können beziehungsweise bereitstellen. Je nach Anzahl der Außendienstmitarbeiter und der entsprechenden Datenmengen sollte darauf geachtet werden, dass das ERP diese Anforderungen bewältigen kann.
Mobilfunktarife rechtzeitig einkalkulieren
Die Art der Übertragungstechnologie hängt davon ab, welche Daten wann benötigt werden, also von den Unternehmensprozessen. Wenn die Echtzeit keine Rolle spielt, ist es ausreichend, die Daten nur bei Gelegenheit zu synchronisieren. Müssen die Informationen jedoch sehr schnell im Backoffice zur Verfügung stehen, ist eine beständige automatische Synchronisation vonnöten, wann immer eine Verbindung besteht. In jedem Fall müssen auch die Mobilfunkkosten bedacht werden. In einer frühen Phase des Projekts sollten auf alle Fälle die anfallenden Datenmengen abgeschätzt werden, um so den optimalen Tarif für die Mobilfunkverbindung wählen zu können. Dieser sollte jedoch so ausgelegt sein, dass auch Spitzen abgefangen werden können. Zu beachten ist hierbei, dass neben den Daten durch die mobile Servicelösung auch solche durch E-Mail und Web-Zugriff anfallen und in die Gesamtbetrachtung mit einfließen müssen.
Datensicherheit im Auge behalten
Ein weiterer Aspekt ist die Datensicherheit. Mobile Lösungen sollen die Möglichkeit bieten, jederzeit vom mobilen Endgerät aus, auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen zu können. Um die mobilen Mitarbeiter sicher mit dem internen ERP zu verbinden, sollte der Zugriff der mobilen Clients per VPN-Lösung beziehungsweise über einen eigenen Access Point Name (APN) des Mobilfunkbetreibers erfolgen.
Des Weiteren ist zu prüfen, ob die Übertragung der Daten auch im Intranet verschlüsselt erfolgen muss (zum Beispiel via SSL, HTTPS). Die Datenübertragung via VPN gilt als eine der sichersten Varianten. Dabei werden die Daten während der Übertragung so verschlüsselt, dass sie durch Dritte nicht verwertet werden können. Weiterhin ist es wichtig, dass bei Verlust des mobilen Endgeräts niemand Zugang zu den Daten finden kann, sich also nur befugte Nutzer autorisieren können. Befinden sich zusätzlich sensible Daten auf dem Endgerät, sollte auch eine Verschlüsselung der Festplatte vorgesehen werden.