"Am wertvollsten sind Aufmerksamkeit und Qualitätszeit"

Jean-Philippe Courtois: Ein Rahmen für unsere Diskussion: Wir werden von Kommunikation förmlich überflutet. Eine Führungskraft bekommt heute einer Studie zufolge über alle möglichen Kanäle 30.000 Informationen, die verarbeitet werden wollen. Die wertvollste Sache ist daher inzwischen Aufmerksamkeit und Qualitätszeit, in der Sie Ihre Arbeit erledigen und mehr schaffen können, egal was Sie gerade in Ihrem geschäftlichen oder privaten Leben tun.

Wir als Unternehmen durchlaufen gerade eine massive Transformation und stellen uns nach der Devise "Mobile first, Cloud first" neu auf, um hoffentlich als Produktivitäts- und Plattformfirma erfolgreich zu sein. Wir wollen Menschen im Berufs-, aber auch im Privatleben helfen, Dinge zu erledigen, und ihnen einen Mehrwert bieten. Dafür haben wir unsere Cloud-Infrastruktur mit Services für alle möglichen Endgeräte entwickelt. Wir wollen den Menschen jeden Cloud-Dienst auf jedem Gerät anbieten - deswegen machen wir Office 365 auf dem iPad und Android und heißen andere Firmen wie Cisco, SAP oder Salesforce.com auf Azure willkommen.

Den deutschen Mittelstand kennzeichnet unter anderem das Bestreben, alles immer noch besser zu machen, eine regelrechte Besessenheit bei Entwicklung und Qualitätssteigerung. Auf der anderen Seite gibt es aber Bedenken hinsichtlich vor allem der Sicherheit von Cloud Computing. Aber an dieser Stelle möchte ich lieber einen Anwender zu Wort kommen lassen, der in seiner früheren Firma ein spannendes Projekt gestemmt hat und auch bereit ist, darüber zu sprechen.

Jens Hittmeyer: Im Mittelstand haben wir es mit einigen besonderen Herausforderungen zu tun. Zum einen sind unsere Budgets deutlich kleiner als bei den Kollegen in großen Konzernen; Agilität, Geschwindigkeit und Innovation stellen uns vor viel größere Schwierigkeiten. Wir müssen aber aufgrund des hohen Wettbewerbsdrucks innovativer sein und auf der anderen Seite unsere IT an klaren Geschäftszielen ausrichten. Meine Kollegen und ich haben weder das Geld noch die Leute oder die Zeit, uns mit großen Infrastrukturen herumzuschlagen.

Das wird immer mehr zum Problem. Für mich ist der einzige Ausweg aus diesem Dilemma, Dinge in die Cloud zu verlagern. Natürlich haben wir hier dann ständig die Diskussionen über das Thema Sicherheit, schließlich haben wir das Wort "Datenschutz" erfunden, aber mit Anbietern wie Microsoft brauchen wir diese nicht zu fürchten. Cloud ist aus meiner Sicht jedenfalls die einzige Möglichkeit, meine Leute von der Infrastruktur-Last zu befreien, damit sie sich stattdessen um Business-Themen kümmern können.

Bei meinem letzten Arbeitgeber habe ich Office 365 und Yammer für 2500 Mitarbeiter eingeführt und für meine neue Firma Aenova habe ich die gleiche Vision. Wir haben einen Proof of Concept gestartet, der sich sehr schön entwickelt. Office 365, SharePoint, Yammer und auch mein persönlicher Favorit OneNote werden wirklich zu effizienten Werkzeugen, ohne die Leute zu überladen. Es gibt eine interessante Diskussion zum Thema "Ist Yammer einfach nur ein weiteres Tool?" und die Frage, welches Werkzeug man wann einsetzen sollte - es gibt Lync, SharePoint, Yammer, E-Mail, was nutze ich also wofür?

Darauf gibt es aber schon geschäftserprobte Antworten. Wenn Sie zum Beispiel eine schnelle Antwort auf eine Frage brauchen, aber nicht recht wissen, wen Sie fragen sollen - nehmen Sie Yammer. Irgendwer wird Ihre Frage beantworten. Wenn Sie dann die Antwort haben, fangen Sie mit deren Absender vielleicht einen Chat via Lync an oder schicken ihm eine Mail. Das erfordert freilich einen gehörigen Mind Change - und das ist in Deutschland immer ein Problem, weil wir liebend gern Fragen stellen.

Wie man Yammer einführt

Dann lassen Sie mich das doch mal tun an dieser Stelle. Zur Vorbereitung auf dieses Gespräch war ich gestern Abend bei einem Meetup zum Thema Enterprise 2.0, wo zwei Herren von Yammer ihre Vision einer "Responsive Organisation" erklärt haben. Mit den anderen Teilnehmern aus unter anderem Beratungsfirmen kamen wir recht schnell zu der Aussage, dass bei der Einführung von Enterprise Social die Tools vielleicht zehn Prozent vom Erfolg ausmachen, aber die Änderung des Mindsets viel entscheidender ist.

Wie gehen Sie damit um? Erschwerend kommt ja hinzu, dass in Unternehmen unterschiedliche Generationen von Nutzern sitzen, die sich teilweise dagegen sperren, solche modernen Tools zu benutzen.

Hittmeyer: Wir setzen dazu auf Leute, die wir "Evangelisten" oder "Botschafter" nennen, die einfach gern mit solch neuen Werkzeugen umgehen.

Die Yammer-Herren gestern sprachen von "Green Dots"? [Gelächter]

Hittmeyer: Genau, so heißen die im Yammer-Sprech. Eine Stufe darunter sind dann die gelben Punkte, und die roten noch eins tiefer kann man ziemlich vergessen. Auf jeden Fall: Wenn Sie diese Leute identifiziert haben - und die finden Sie in jedem Unternehmen, wenn auch nicht unbedingt in der Zentrale oder IT-Abteilung -, versuchen Sie sie zu überzeugen, dass sie sich mit dem neuen Werkzeug auseinandersetzen. Dabei können Erfolgsgeschichten aus anderen Unternehmen helfen. Yammer hat dafür zum Beispiel ein Netzwerk, in dem sie all ihre Kunden zusammenbringen.

Das YCN?

Hittmeyer: Genau. Und so etwas gibt es auch für die anderen Dinge wie Office 365, SharePoint und so weiter. Dort kann man sich sehr schön mit anderen Leuten austauschen, die diese Tools bereits einsetzen und erzählen, was bei ihnen funktioniert hat und was nicht. Es ist immer besser, das von einem anderen Anwender zu hören als vom Anbieter der Tools. Der erzählt Ihnen natürlich immer, dass es funktioniert.

Was genau war denn der Use Case in Ihrem Unternehmen - ging es da vor allem um Wissens-Management?

Hittmeyer: Eigentlich etwas einfacher - die Leute sollten Fragen stellen und Ihr Wissen über die ganze Firma hinweg teilen können.

Wie haben Sie das denn früher gemacht?

Hittmeyer: Da konnte man eigentlich nur eine E-Mail herumschicken.

Ist Yammer dann ein Selbstläufer oder muss man nachhelfen?

Hittmeyer: Das hängt klar vom Unternehmen ab. Wenn die Firma sehr traditionell ist und die Belegschaft vielleicht ein wenig älter als der Durchschnitt - da werden Sie Schwierigkeiten haben, das in Schwung zu bekommen. Aber Sie könnten mit einzelnen Abteilungen oder Prozessen beginnen. Oder mit länderübergreifenden Teams. Das haben wir zum Beispiel mit einem internationalen Team aus unter anderem Deutschland, Brasilien und Japan gemacht. Das waren gar nicht viele Leute, ungefähr 30. Aber die reden natürlich wieder mit anderen über ihre Arbeit und machen dann Mundpropaganda, virales Marketing.

Mit solchen Tools zu arbeiten ist ja jetzt keine Rocket Science. Und Sie bekommen schnell Erfolgserlebnisse. Jemand liket einen Beitrag von Ihnen, antwortet auf einen Thread oder folgt Ihnen aus einer ganz anderen Zeitzone - das bekommt dann eine Eigendynamik und fängt an zu arbeiten.

Herr Courtois, Sie sind ja schon eine Weile bei Microsoft.

JPC: Ja, seit 30 Jahren. [Gelächter, stimmt aber]

Begonnen haben Sie noch unter Bill Gates und seitdem eine Menge Veränderungen erlebt im Unternehmen selbst. Wie haben Sie diese erlebt, zuletzt die Übernahme von Yammer. Waren Sie gar in die Kaufentscheidung involviert?

JPC: Akquisitionen kommen üblicherweise aus den Produkt-Teams, wo tolle Technik, die in die Roadmap passt, manchmal auch zugekauft wird - Skype ist dafür ein gutes Beispiel. Ich möchte aber auf das zurückkommen, was Jens eben gesagt hat: Erfolgreich sind Firmen letztlich dann, wenn die IT ein Partner für das Business ist.

Es gibt einen Paradigmenwechsel - und damit komme ich auch wieder zurück zu Microsoft und Ihrer Frage bezüglich Yammer - weg zum typischen Enterprise-Software-Rollout, der Jahre dauert, hin zu einem nutzergetriebenen Modell. Yammer ist dessen ultimative Ausprägung. Auf einer Reise nach Australien habe ich unlängst mit dem CEO des Mall-Betreibers Westfield gesprochen. Der war ganz begeistert von Yammer. Als ich ihn frage warum, erklärte er mir, dass Yammer seinen Kunden - den Shop-Mietern in den Malls - echte Innovation gebracht habe. Die arbeiten alle gemeinsam daran, dem Kunden ein "VIP-Gefühl" zu verschaffen.

Transformation und Hindernisse

(weiter JPC): Doch zurück zu Microsoft: Wir nutzen Yammer intern sehr stark dafür, uns gegenseitig mitzuteilen, wie wir unser Geschäft transformieren. Cloud-Services wie Office 365 einzuführen ist einfach ganz was anderes als ein Exchange-Deployment aus der "alten Welt" zu verkaufen. Man muss erstens die Kunden dazu bringen, in die Cloud zu gehen, und zweitens die Nutzernachfrage steigern, erhält dann aber unterm Strich eine tolle Partnerschaft zwischen IT und Business. Über Yammer tauschen sich unsere Mitarbeiter ohne Einmischung des Managements und riesige Meetings darüber aus, wie sie ihren Kunden dabei geholfen haben, ihr Geschäft schneller wachsen zu lassen. Das breitet sich rapide aus und ergibt das "neue Microsoft".

Bei uns funktioniert das leider nicht so. Wir sind mit unserem Verlag auch 365-Kunde, haben ein Intranet auf Basis von SharePoint Online, das uns ein Microsoft-Partner gebaut hat - aber Yammer kommt einfach nicht in Schwung. Niemand stellt Fragen, es gibt nur sporadische Postings von ein paar Kollegen, die sowieso Social-Media-affin sind. Ich hab schon alles mögliche versucht, aber das scheint irgendwie nicht zu funktionieren.

Das könnte aus meiner Sicht daran liegen, dass für die meisten der Arbeitstag immer kleinteiliger geworden ist und man nicht mehr konzentriert und kontinuierlich arbeiten kann - nicht zuletzt aufgrund der über die Jahre neu hinzugekommenen Kommunikationskanäle. Und da sagen viele einfach: Nein, bitte nicht noch ein weiteres Tool. Es gibt schon so viele andere, die ich dauernd im Auge behalten muss.

JPC: Das kann ich gut nachvollziehen. Aus meinen Gesprächen mit Kunden weiß ich, dass man dann natürlich überlegen sollte, welche bisherigen Muster der Kommunikation man zugunsten der neuen Werkzeuge weglässt. Ich kenne zum Beispiel einige Firmen, die gesagt haben: Wir teilen keine Dateien mehr per E-Mail, das läuft künftig nur noch über Yammer. Das muss manchmal auch die Chefetage regelrecht verordnen mit Blick darauf, was das Unternehmen am stärksten voranbringt. Andernfalls halten die Leute ewig an ihren gewohnten Werkzeugen fest.

Man muss Mehrwert aufzeigen und mit gutem Beispiel vorangehen. Natürlich verschwindet E-Mail in den wenigsten Fällen schlagartig - aber es wird schon Leute geben, die Yammer extrem schnell akzeptieren, andere wiederum halten sicher länger an ihren gewohnten Werkzeugen fest.

Dem trägt Microsoft ja auch mittlerweile Rechnung, indem es beispielsweise eine Brücke geschlagen hat zwischen Yammer und Outlook und Mitarbeiter auch via klassischer E-Mail an Yammer-Diskussionen teilnehmen können.

JPC: Exakt.

Hittmeyer: Wir hatten vor Jahren ziemliche Akzeptanzprobleme mit SharePoint. Dessen erste Versionen erlaubten so einfache Dinge wie "Speichern unter" noch nicht aus Office-Programmen. Aus Sicht der IT war das nicht wirklich ein Hindernis - aber wenn Sie versuchen, sich wirklich in die Endbenutzer hineinzuversetzen, die ihr Arbeitsleben lang anderes gewohnt waren, für die sehr wohl. Mit OneDrive (for Business, Anm. d. Red) hat sich das zum Glück geändert. Da ging "Speichern unter" wieder wie gewohnt und niemand hat gemerkt, dass man hier in Wahrheit mit SharePoint arbeitet.

Man muss versuchen, die Arbeitsweisen der Menschen in kleinen Schritten zu verändern. Und wenn man dann auch noch Mehrwert bieten kann - umso besser. Und bei SharePoint Online liegt der Mehrwert natürlich auf der Hand: nahtloser Zugriff von überall und mit jedem Gerät.

Nicht wirklich nahtlos, nein. Ich arbeite zum Beispiel mit Google Chrome als Standard-Browser, sorry. SharePoint-Links kann ich nicht anklicken, weil die Anmeldung am vorgeschalteten Federation Server nicht funktioniert. Mit IE und auch mit Firefox funktioniert sie, mit Chrome nicht. Ich muss also jedes Mal den URL kopieren und händisch in die Adresszeile vom Internet Explorer einfügen.

JPC: Wir versuchen mal herauszufinden, woran das liegt, und melden uns bei Ihnen.

Delve, Cortana, Power BI und Datenschutz

(weiter JPC): Auf jeden Fall kann neue Technologie erstaunlichen Mehrwert produzieren, dazu braucht es freilich oft auch eine Menge Change Management, da haben Sie recht. Und es gibt viele Fälle, da sollte sich die Technologie einfach dezent im Hintergrund halten. Wir versuchen, Unternehmen mit neuen Lösungen produktiver zu machen. Da gibt es zum Beispiel "Delve", basierend auf dem Office Graph. Das zeigt Ihnen auf Basis ihrer Kommunikation mit anderen Menschen wichtige Dokumente im Kontext ihrer Arbeit. Ein neuartiger Ansatz, den ich sehr spannend finde - und nicht nur ich.

Ich kann mich aber durchaus schon an ähnliche Ansätze von vor ungefähr zehn Jahren erinnern. Es gab damals eine Firma, die hieß glaube ich Six Apart [falsch: Six Degrees wäre richtig gewesen, Anm. d. Red.] und hat auch schon versucht, Ihre Kommunikation in den Kontext zu setzen. Die waren allerdings ihrer Zeit wohl ein bisschen zu weit voraus.

JPC: Ja, ich glaube der richtige Zeitpunkt für so etwas ist jetzt, wo die Cloud Ihr Intranet und das Internet umspannt. Eine weitere spannende Technologie, an der wir arbeiten für Sie als Verbraucher und Arbeitnehmer, ist unsere persönliche Assistentin "Cortana". Mit der Sie sprechen können - im Moment nur auf Englisch und versuchsweise Chinesisch, aber Deutsch [die deutsche Alpha ist seit Anfang Dezember verfügbar, Anm. d. Red.] und Französisch wird es auch irgendwann geben. Cortana schaut sich Ihr Leben und Ihre Umgebung an und gibt Ihnen Ratschläge dazu, was als Nächstes ansteht. Dafür kann man sich auch im geschäftlichen Kontext spannende Anwendungsmöglichkeiten vorstellen.

Cortana impliziert aber natürlich, dass Sie Microsoft so weit vertrauen, dass Sie Ihr ganzes Arbeits- und Privatleben in die Cloud legen, wo Cortana darauf zugreifen kann.

JPC: Grundlage ist, dass die Menschen uns ihr Einverständnis dazu geben, damit wir diesen Service erbringen können. Aber wenn Sie entscheiden, dass Sie eine Cortana-artige Technologie bei sich im Unternehmen einsetzen möchten, dann hat das gewiss eine Menge Potenzial. Und noch ein Beispiel für Technologie, die uns produktiver machen kann, ist "Machine Learning" aus den Tonnen von Daten, die Firmen inzwischen in jeder Sekunde sammeln, und das proaktive Bereitstellen daraus gesammelter Erkenntnisse im Unternehmen. Wir nennen das "Power BI" und haben daraus mittlerweile einen Productivity-Service für unter anderem Office 365 entwickelt.

Herr Hittmeyer, Sie arbeiten in der Pharmabranche. Unterliegt die nicht wahnsinnig strenger Regulierung und Compliance-Auflagen?

Hittmeyer: Absolut. Es gibt tonnenweise Diskussionen darüber, dass das, was wir als Qualification and Validation bezeichnen, nicht in der Cloud funktioniert. Aber da muss sich Sie enttäuschen: Es funktioniert sehr wohl. Es gibt Mittel und Wege, um qualifizierte, validierte Applikationen in die Cloud zu bringen. Das unterstützen auf der Anbieterseite sowohl Microsoft als auch Amazon.

Wenn Sie gerade als Mittelständler ein Lean-Site-Konzept verfolgen möchten, dann müssen Sie diese Anwendungen in die Cloud legen. Und die Gespräche mit sowohl Microsoft als auch Amazon zeigen, dass die Anbieter die Anforderungen unserer Branche verstehen. Klar ist, dass man für solche Ansätze eine Menge mentaler Hindernisse aus dem Weg räumen muss, gerade in unserer Industrie - aber Beispiele auch von Kollegen in anderen Firmen zeigen, dass das sehr wohl möglich ist.

Herr Courtois, angesichts der ganzen NSA-Snowden-Thematik und auch Ihres Rechtsstreits in New York City, bei dem Microsoft stellvertretend für die Branchen die um die Herausgabe von E-Mail-Kundendaten aus Europa an US-Behörden streitet - wäre es nicht toll, wenn es ein Microsoft-Cloud-Rechenzentrum in Deutschland gäbe?

JPC: Wir bemühen uns natürlich nach Kräften, für Kunden rund um den Globus ein vertrauenswürdiger Cloud-Anbieter zu sein. Dazu unternehmen wir eine Menge, beispielsweise mit unsere "Seven Lines of Defense" und immer mehr Verschlüsselung innerhalb von und zwischen unseren Data Centern auch für Anwendungen Dritter. Zweitens verändern sich die politischen Rahmenbedingungen. Und drittens schaffen wir mehr Transparenz hinsichtlich unserer Compliance und Audits. Obendrein kämpfen wir wie alle anderen auch gegen staatliche Überwachung - die gibt es übrigens in jedem Land der Erde. Wirtschaft und Politik müssen hier eine sinnvolle Balance zwischen Freiheit und Sicherheit erzielen.

Die Frage war: Wäre es nicht wunderbar, ein Cloud-Rechenzentrum von Microsoft in Deutschland zu haben?

JPC: Wenn wir auf diese Frage zurückkommen - dazu habe ich aktuell nichts anzukündigen, tut mir leid. [lacht]

Vielen Dank für das Gespräch.

Hinweis: Das diesem Text zugrundliegende Gespräch mit Jean-Philippe Courtois und Jens Hittmeyer fand bereits Mitte Oktober bei Microsoft in der Deutschlandzentrale in Unterschleißheim statt. Die vollständige Unterhaltung können Interessierte als Audio bei Soundcloud nachhören.