Die öffentliche Verwaltung liefert inzwischen Referenzen dafür, dass ein Umstieg auf souveräne Lösungen technisch und wirtschaftlich funktioniert. Woran er tatsächlich hängt, zeigt sich an anderer Stelle.
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Der im Juni 2026 veröffentlichte Cloud Report des Digitalverbands Bitkom macht die Verschiebung sichtbar: 64 Prozent der Unternehmen, die die Cloud nutzen, sehen sich durch die Politik der US-Regierung veranlasst, ihre diesbezügliche Strategie zu überdenken. Dabei würden 91 Prozent dieser Gruppe gerne deutsche Anbieter den US-Diensten vorziehen.
Gleichzeitig erklären jedoch 43 Prozent, für ihre Anforderungen gebe es derzeit keine gleichwertigen europäischen Alternativen. Wer diese Zahlen nebeneinanderlegt, sieht keinen Streit über Ziele, sondern ein Umsetzungsproblem.
Was die Verwaltung vorgemacht hat
Dass es auch anders geht, demonstriert ausgerechnet der öffentliche Sektor. Bereits im Dezember 2025 gab das Land Schleswig-Holstein bekannt, dass auf nahezu 80 Prozent aller Arbeitsplätze außerhalb der Steuerverwaltung ressortübergreifend mit LibreOffice gearbeitet werde. Die OpenSource-Lösung ersetzt Microsoft Office sowie Outlook, die dort bereits deinstalliert seien oder gerade deinstalliert würden.
Wie Digitalisierungsminister Dirk Schrödter ausführte, werden dadurch 2026 Lizenzkosten in Höhe von mehr als 15 Millionen Euro eingespart – bei einmaligen Investitionen von rund neun Millionen Euro. Vorausgegangen war der Umzug von fast 44.000 E-Mail-Postfächern auf Open-Xchange.
Das Land ist kein Einzelfall. Mecklenburg-Vorpommern hat den Umstieg von Microsoft SharePoint auf die Open-Source-Kollaborationsplattform Nextcloud im Juli 2026 abgeschlossen, betrieben vom landeseigenen IT-Dienstleister DVZ M-V.
Aufschlussreich ist dabei das Vorgehen. Souveränität wird hier nicht als Alles-oder-nichts-Entscheidung umgesetzt, sondern in Stufen: Zunächst nutzen rund 5.000 Beschäftigte die Filesharing-Funktion der Plattform, mittelfristig sollen Chat, Videokonferenzen und Groupware folgen und der Zugriff auf über 50.000 Beschäftigte ausgeweitet werden.
Den größten Schub dürfte ein Beschluss der Ministerpräsidentenkonferenz vom Dezember 2025 auslösen. Bund und Länder haben sich in der föderalen Modernisierungsagenda darauf verständigt, dass bis spätestens 31. März 2027 digital souveräne Alternativen zu proprietärer Arbeitsplatzsoftware zur Verfügung stehen sollen.
Auch in anderen Bundesländern tut sich was: Nach heftiger Kritik an der geplanten Erneuerung von Microsoft-Lizenzen für Behörden und Kommunenkündigte Bayerns Digitalminister Fabian Mehring (Freie Wähler) Ende Mai die Entwicklung eines „souveränen Arbeitsplatzes“ an. Das Projekt soll im eigenen Ressort starten.
Mehring bezieht sich dabei auf einen Beschluss der Ministerpräsidentenkonferenz zur föderalen Modernisierungsagenda (PDF). Wer als Unternehmen mit der öffentlichen Hand arbeitet, sollte diesen Zeitplan kennen, denn er verändert mittelfristig auch die Anforderungen an Dateiformate und Schnittstellen auf der Zulieferseite.
Schleswig-Holstein benennt den limitierenden Faktor selbst. Für die verbleibenden rund 20 Prozent der Arbeitsplätze seien Anpassungspfade definiert worden. Betroffen seien Bereiche, in denen Fachverfahren technische Abhängigkeiten bedingen, sowie die Steuerverwaltung, bei der die Ablösung gemeinsam im Länderverbund vorangetrieben wird.
Wer Migrationsprojekte begleitet, kennt diesen Punkt. Die Textverarbeitung ist selten das Problem. Das Problem ist die über Jahre gewachsene Tabellenkalkulation mit Dutzenden von Makros, die einen Abteilungsprozess steuert und die niemand mehr vollständig versteht.
Was in Schulungen tatsächlich passiert
Dass Qualifizierung kein Randthema ist, hat Schleswig-Holstein früh selbst formuliert. Bereits in der Mitteilung zur Open-Source-Strategie im November 2024 erklärte Digitalisierungsminister Schrödter, Voraussetzung für den flächendeckenden Einsatz sei, dass die gewohnten Funktionalitäten mindestens in gleicher Qualität verlässlich funktionieren. Gleichzeitig kündigte er an, man werde den Migrationsprozess durch Schulungen unterstützen, „damit sich alle sicher und vertraut mit der neuen Software fühlen“.
In der Weiterbildungspraxis zeigt sich, warum dieser Satz mehr Gewicht hat, als er auf den ersten Blick vermuten lässt. Die eigentliche Hürde ist nämlich kein Funktionsdefizit, sondern der Verlust von Routine. Beschäftigte, die eine Anwendung seit fünfzehn Jahren blind bedienen, verlieren über Nacht ihre Geschwindigkeit. Das Ergebnis ihrer Arbeit ist am Ende identisch, aber der Weg dorthin fühlt sich falsch an, und dieses Gefühl ist ein realer Produktivitätsfaktor.
Beobachten lässt sich das an einem wiederkehrenden Muster. In den ersten Stunden einer Umstiegs-Schulung dominieren Fragen nach dem Wo: Wo ist der Serienbrief, wo die bedingte Formatierung, wo die Absatzformatvorlage. Sobald diese Landkarte im Kopf entsteht, kippt die Stimmung meist innerhalb eines halben Tages. Danach kommen die eigentlichen Fragen, und die drehen sich um Dateiformate, um Kompatibilität mit externen Partnern, um die Frage, was mit den bestehenden Dokumentvorlagen passiert.
Genau hier liegt der Unterschied zwischen einer Schulung, die Akzeptanz erzeugt, und einer, die Widerstand verstärkt. Wer den Umstieg als reine Produktschulung anlegt und Menüpunkte durchgeht, erreicht das Gegenteil des Gewünschten. Die Teilnehmenden vergleichen dann permanent mit dem, was sie kennen, und jede Abweichung wird als Verschlechterung verbucht. Funktioniert es dagegen, den Blick auf die konkreten Arbeitsergebnisse zu lenken, verschwindet ein großer Teil des Widerstands von selbst.
Der unterschätzte Posten in der Kalkulation
In Wirtschaftlichkeitsrechnungen zum Open-Source-Umstieg taucht der Schulungsaufwand meist als Nebenposition auf. Das ist ein Kalkulationsfehler mit Folgen, denn die Migration selbst ist ein einmaliges Projekt, die Qualifizierung dagegen begleitet den gesamten Übergang und reicht darüber hinaus.
Realistisch sind mehrere Ebenen. Die breite Masse der Anwenderinnen und Anwender braucht eine kompakte Umstiegsschulung, die auf Unterschiede fokussiert statt auf Grundlagen. Wer täglich mit Tabellen arbeitet, im Controlling etwa oder in der Fördermittelverwaltung, braucht deutlich mehr, weil dort die Formel- und Makrothematik zuschlägt.
Und in jeder Organisation gibt es eine Gruppe, deren Qualifizierung über den Projekterfolg entscheidet: Die informellen Ansprechpartner in den Fachabteilungen, bei denen Kolleginnen und Kollegen nachfragen, bevor sie ein Ticket schreiben. Wenn diese Leute den Umstieg nicht mittragen, hilft keine noch so gute Kommunikationskampagne der Projektleitung.Hinzu kommt die IT selbst. Ein souveräner Arbeitsplatz umfasst mehr als eine Office-Suite.
Die im November 2024 veröffentlichte Open-Innovation- und Open-Source-Strategie Schleswig-Holsteins nennt als weitere Bausteine den Umstieg auf:
- das Betriebssystem +1.Linux,
- das Dateiformat ODF,
- eine Kollaborationsplattform auf Nextcloud-Basis,
- die Groupware Open-Xchange, sowie
- souveräne Basisdienste, Fachverfahren und ein neues Telefoniesystem.
OpenDesk wiederum führt mehrere eigenständige Open-Source-Projekte mit jeweils eigenem Release-Zyklus zusammen. Für den Betrieb bedeutet das entsprechend viele Stellen, an denen ein Update den laufenden Betrieb stören kann. Administratoren, die zwanzig Jahre in einer Microsoft-Welt gearbeitet haben, benötigen dafür eine eigene Lernkurve.
Lektionen aus dem Münchner Scheitern
Das Münchner LiMux-Projekt wird in der Debatte gern als Beleg dafür herangezogen, dass solche Vorhaben scheitern. Genauer betrachtet, taugt es eher als Lehrstück darüber, was passiert, wenn politischer Rückhalt wegbricht und die Nutzerperspektive über Jahre nachrangig behandelt wird. Die aktuellen Landesprojekte machen in beiden Punkten etwas anders, und das ist vermutlich der wesentliche Unterschied.
Für Unternehmen lässt sich daraus eine unbequeme Konsequenz ableiten. Ein Umstieg, der ausschließlich über Lizenzkosten begründet wird, hat eine schlechte Prognose. Sobald die ersten Reibungsverluste auftreten, und sie treten auf, steht der Kostenvorteil gegen eine sehr konkret erlebte Belastung der Belegschaft.
Wer dagegen Unabhängigkeit von einzelnen Anbietern, Kontrolle über Datenstandorte und langfristige Planbarkeit als Ziel formuliert, hat ein Argument, das auch dann noch trägt, wenn es unbequem wird. Der Bitkom-Erhebung zufolge zählen Lock-in-Effekte ohnehin zu den zentralen Hürden, die Unternehmen im Cloud-Umfeld selbst benennen.
Ein realistischer Zeitrahmen
Eine Kurzstudie der Begleitforschung Mittelstand-Digital empfiehlt kleinen und mittleren Unternehmen entsprechend eine modulare Migrationsstrategie, die kritische Systeme priorisiert und Kompatibilität frühzeitig testet. Eine vollständige Umstellung auf einen Schlag sei weder notwendig noch ratsam.
Das deckt sich mit dem Vorgehen in der Verwaltung: In Schleswig-Holstein wurden Microsoft Office und Outlook nicht auf einen Stichtag abgeschaltet, sondern schrittweise deinstalliert, während LibreOffice bereits Standard war. Dieser Übergangszustand ist der teuerste, aber auch der einzige realistische für Organisationen mit gewachsener Dokumentenlandschaft.
Wichtiger als das Tempo ist die Reihenfolge. Wer zuerst schult und dann umstellt, erzeugt Wissen ohne Anwendung, das binnen Wochen verfällt. Wer zuerst umstellt und dann schult, produziert einige Wochen Chaos und eine Grundstimmung, die sich später kaum korrigieren lässt.
Die tragfähige Variante liegt dazwischen und koppelt Qualifizierung eng an die jeweilige Umstellungswelle, idealerweise mit kurzem Vorlauf und einer erreichbaren Anlaufstelle in den ersten Wochen danach.
Digitale Souveränität wird derzeit vor allem als politische und technische Frage diskutiert. In der Umsetzung ist sie zu großen Teilen eine Frage der Qualifizierung. Die Software steht bereit, die Wirtschaftlichkeit ist rechenbar, die Referenzen existieren.
Ob eine Organisation den Weg geht, entscheidet sich daran, ob die Menschen, die täglich damit arbeiten sollen, in die Lage versetzt werden, das auch zu tun. (mb)
