Mobility ist aus den Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken: Außendienstler werden durch den mobilen Zugriff aufs Firmennetz nicht nur produktiver. Wenn sie Kundendaten und andere geschäftskritische Informationen unterwegs aktualisieren können, profitiert davon auch der gesamte Betrieb. Um diese Vorteile nutzen zu können, bedarf es allerdings einer sorgfältigen Planung. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Wahl geeigneter Endgeräte. Das Spektrum reicht von einfachen Mobiltelefonen über Smartphones und Tablet(-PC)s bis hin zu ausgewachsenen Notebooks. Je nach Interessenslage kann man sogar USB-Sticks zu den Mobil-Geräten rechnen.
Unabhängig davon gilt: Jedes einzelne Device hat seine Existenzberechtigung und stellt für eine bestimmte Benutzergruppe das ideale mobile Werkzeug dar. Grundsätzlich sollten dabei laut Gartner Formfaktor und Rechenleistung an die Mobilität des Mitarbeiters und die genutzten Anwendungen angepasst werden: Je mobiler der Anwender, desto kleiner das Device, so die Faustregel.
Hier ein Überblick über die wichtigsten mobilen Endgeräte und ihre Vor- und Nachteile
Handy
Obwohl schon lange vor PDAs und Smartphones, aber auch (wirklich) tragbaren Computern im Einsatz, sind Mobiltelefone nach wie vor ein nützliches Werkzeug für den mobilen Mitarbeiter. Der Fokus liegt dabei klar auf der Sprachtelefonie, wobei SMS sowie einfache Java-Anwendungen durchaus auch eine Rolle spielen können.
Die Vorteile des Handys gegenüber anderen mobilen Geräten sind klar erkennbar: Wegen der starken Verbreitung müssen Mitarbeiter oder Aushilfen nicht extra mit einem Handy ausgestattet werden, die Erstattung von anfallenden Gebühren reicht in der Regel aus. Neben den Anschaffungskosten ist aber auch der Installations- und Support-Aufwand minimal, ein kaputtes oder verlorenes Handy wird einfach ersetzt, die (hoffentlich gesicherten) Kontaktdaten synchronisiert.
Die Einfachheit der Geräte hat allerdings auch Nachteile: Außendienstler mit anspruchsvolleren Aufgaben kommen kaum ohne ein Zusatz-Device aus, auch zur Mitarbeiterbindung oder -belohnung sind Mobiltelefone nur bedingt geeignet - einmal abgesehen von Highend-Handys.
Smartphones
Smartphones kommen als Incentive für Mitarbeiter eher in Frage - wenn man von Ruggedized Devices oder komplett abgeschotteten Geräten einmal absieht. Dank ihrer leistungsfähigen Hard- und Software sowie zahlreicher Zusatzprogramme lassen sich diese Mobiltelefone außerdem als eine Art Mini-Computer nutzen, sie werden zum Surfpad, zum Navigationssystem oder zur Videokamera. Im Business-Umfeld besonders wichtig: Außer dem Zugriff auf Firmen-Mails, Termin- und Kontaktdaten können sie mit Hilfe angepasster Programme auch für Geschäftsanwendungen verwendet werden. Spezielle Clients erlauben außerdem die Integration in firmeninterne TK-Anlagen und verbessern mit Features wie One-Numbering oder Find Me/Follow Me die Kommunikation mit Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden.
Kamen früher im Enterprise-Umfeld primär Windows Mobile und Blackberry OS als Smartphone-Plattform in Frage, so liebäugeln die Mitarbeiter - besonders in den oberen Etagen - inzwischen auch mit schicken iPhones oder Android-Geräten. Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang: Immer mehr Systeme können im Business-Umfeld genutzt werden. Dank des zunehmenden Fokus der Plattform-Anbieter auf Microsoft Exchange ActiveSync (neben Windows Mobile auch Apple iPhone OS/iOS, Nokia Symbian, Google Android, Palm WebOS) ist etwa die Pushmail-Unterstützung - zumindest für Windows-Shops - kein großes Problem mehr. Außerdem führen Drittanbieter inzwischen Werkzeuge, um die Vielfalt auch bei größeren Deployments zu verwalten. Zu starker Wildwuchs bei den Plattformen führt allerdings zu einem deutlichen Anstieg von Kosten und Komplexität. Haben die mobilen Mitarbeiter zudem Zugriff auf sensible Daten, sollten Unternehmen von eher für Privatkunden gedachten Betriebssystemen Abstand nehmen (Näheres dazu hier).
Unabhängig von der Plattform bieten die meisten Smartphones inzwischen eine gewisse technische Grundausstattung. Dazu zählen neben UMTS/HSPDA- und WLAN-Unterstützung auch so grundliegende Dinge wie ein leistungsstarker Prozessor, ausreichend Speicherplatz sowie ein dicker Akku. Um einen ganzen Arbeitstag ohne Ladekabel auszukommen, sollte die Kapazität mindestens 1200 mAh betragen. Andere Features wie GPS, Kompass oder hochwertige Kamera hängen vom Einsatzzweck ab, genauso wie die Entscheidung, ob eine Volltastatur benötigt wird.
Jedes Smartphone stößt jedoch an seine Grenzen, wenn rechenintensive oder großformatige Anwendungen auf dem Programm stehen. Da sich damit auch Arbeitsberichte nur schwer verfassen lassen, ist es primär für die Nutzung für kurze Touren untertags gedacht, bei längeren Reisen kommt man ohne Rechner meist nicht aus.
Netbooks
Preise unter Smartphone-Niveau, geringes Gewicht und ideale Abmessungen für die Nutzung in Flugzeug und Bahn, lange Akkulaufzeiten und ein vom PC gewohntes Betriebssystem - gleich eine ganze Reihe von Argumenten sprechen dafür, mobile Mitarbeiter mit einem Netbook auf die Reise zu schicken. Technisch haben die Geräte dabei längst das Niveau von einfachen Notebooks und Desktop-PCs erreicht - geringer Speicherplatz und eingeschränkte Rechenfähigkeiten gehören der Vergangenheit an. Lediglich der kleine Bildschirm und die - je nach Modell - mitunter etwas mickrige Tastatur sorgen mitunter noch für Einschränkungen.
Ergonomisch betrachtet, seien Netbooks nicht groß genug, um sie über einen längern Zeitraum hinweg bequem zu nutzen, bringt es etwa Gartner-Analyst Ken Dulaney auf den Punkt. Gleichzeitig seien sie aber zum Verstauen in der Jackentasche schon zu groß. Hinzu kommt der Aufwand zur Absicherung und Instandhaltung zweier Systeme - im Büro kann ein Netbook den "richtigen" PC nur schwer ersetzen. Im Zweifel greifen Unternehmen daher häufig auf Subnotebooks zurück, zumal diese Geräte inzwischen auch preislich die Brücke zwischen Netbook und Busines-Laptop darstellen.
Tablet PCs
Ähnliches läst sich auch von Tablet-Geräten sagen, also tragbaren Rechner, die mit einem speziellen Eingabestift (Digitizer) oder mit der Hand bedient werden - dank Handschrifterkennung lassen sich einige auch als eine Art Schreibblock verwenden. Unterschieden werden primär zwei Versionen: das einfache Slate- oder Schiefertafelmodell und das Convertible - hierbei handelt es sich um ein Notebook, dessen Display sich drehen und über die Tastatur klappen lässt. Anschließend lässt sich das zugegeben leicht übergewichtige Gerät mit dem Eingabestift wie ein Notizblock bedienen.
Trotz dieser Fähigkeiten konnten sich Tablets im Business bislang nur in Nischenbereichen etablieren. Neben Feuerwehr und ADAC werden sie in einigen Krankenhäusern für die Visite eingesetzt, manche Versicherungskaufleute nutzen sie im Kundengespräch, auch die Verwendung für die Lagerverwaltung ist nicht ungewöhnlich. Bei diesen Tätigkeiten kommt derzeit primär noch die Ende der 1990er Jahre von Microsoft propagierte Generation von Tablet PCs zum Einsatz. Angesichts des aktuellen Tablet-Comebacks durch das Apple iPad und dessen Nachahmer ist jedoch anzunehmen, dass neben den Endanwendern auch viele Firmen das Thema aufgreifen und es in Zukunft weitere Use-Cases geben wird. Gegen eine weite Verbreitung in Unternehmen spricht jedoch die gemessen am Preis relativ starke Spezialisierung.
Notebooks
Sowohl unterwegs wie auch im Büro einsetzbar, haben Notebooks längst nicht nur ihren Platz im Gepäck des mobilen Mitarbeiters, sondern auch so manchen Schreibtisch erobert. Doch selbst wenn sich die tragbaren Rechner technisch kaum noch von Desktop-PCs unterscheiden, lässt sich der Nutzer damit immer noch auf einen Kompromiss ein. So bezahlt er etwa für eine möglichst lange Akkulaufzeit beim Notebook mit einem schwächeren, auf geringen Energieverbrauch ausgelegten Chipsatz. Eine für die Standalone-Nutzung passable Display- und Tastaturgröße geht zumeist auf Kosten der Handlichkeit, während im Office eine Dockingstation zur Anbindung von Peripheriegeräten Pflicht ist.
Nicht zu vergessen ist der erhöhte Administrations- und Sicherheitsaufwand der Notebooks: Befinden sich Desktop-PCs in der Regel gut geschützt hinter der Firewall des Unternehmens, sind ihre tragbaren Verwandten im Home-Office und unterwegs häufig in unsicheren Netzen unterwegs. Auch die Gefahr, lokal auf dem Gerät gespeicherte Daten zu verlieren, ist ungleich höher. Dank integrierter Features wie Firewall, Virenscanner oder Bitlocker, passender Security-Einstellungen sowie zahlreicher Zusatzprogramme lassen sich solche Risiken in der Windows-Welt aber durchaus in den Griff bekommen.