Die Online-Zusammenarbeit hat in den letzten Jahren einen Boom erlebt - nicht zuletzt getrieben durch Produktoffensiven großer Hersteller wie IBM, Microsoft und Cisco in Sachen Collaboration. Der Markt präsentiert sich allerdings sehr differenziert: Unterhalb der großen und teuren Suiten tummeln sich Dutzende Anbieter mit einem sehr breit gefächerten Angebot an Tools rund ums Webconferencing, darunter auch namhafte Anbieter wie Skype, Adobe und Citrix. Zur Auswahl steht eine Fülle an Funktionen, die beim einfachen Messenger beginnen und über Chat, Voice-over-IP (VoIP) und Video bis zu Desktop-Sharing reichen. Am oberen Ende der Preisskala schließlich rangieren aufwendige Raumsysteme für Videokonferenzen die meist der Vorstandsebene großer Unternehmen vorbehalten sind.
Wenn Unternehmen die Nutzung von Webconferencing-Systemen planen, sollten sie erst einmal Klarheit über den Einsatzzweck erlangen, um dann unter den verfügbaren Anwendungen die beste herauszusuchen. Als Entscheidungshilfe können die im Folgenden aufgeführten Grundlagen für Web-Konferenzen dienen.
Grundlagen des Webconferencing
Um sich im Angebotsdickicht zurechtzufinden, empfiehlt sich ein Überblick über die Funktionen des Webconferencing. Hier gibt es im Wesentlichen fünf große Differenzierungsmerkmale:
1. Meeting-Arten
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Web-Konferenzen: Bei Web-Konferenzen handelt es sich um virtuelle Online-Meetings zwischen zwei oder mehr Teilnehmern, die jederzeit die Rolle zwischen aktiv und passiv wechseln können (one-to-one, one-to-many, many-to-many). Auch Anfänger können damit schnell und intuitiv ein Meeting in die Wege leiten.
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Webinare: Die Meeting-Form des Webinar kennzeichnet sich dadurch, dass ein Moderator vor mehreren Teilnehmern (one-to-many) präsentiert. Meist können dabei die Teilnehmer über einen Text-Chat Feedback geben. Gute Webinar-Software bietet vielfältige Zusatzfunktionen wie zum Beispiel Erinnerungsnachrichten, eine Webinar-Landingpage sowie Chat- und Umfrage-Tools. Die Infrastruktur muss hunderte Teilnehmer unterstützen.
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Webcasts: Webcasts ermöglichen die Veranstaltung virtueller Events mit vielen Teilnehmern, meist jedoch ohne Interaktionsmöglichkeit. In der Regel kommen bei Webcasts professionelle Videoübertragungstechniken zum Einsatz. Die Infrastruktur ist meist gehostet.
2. Varianten der virtuellen Zusammenarbeit
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Desktop-Sharing: Das Desktop-Sharing beinhaltet in der Regel viele Webconferencing-Tools. Nutzer können dabei allen anderen Teilnehmern ihren eigenen PC-Desktop oder eine bestimmte Anwendung präsentieren. Modernere Werkzeuge erlauben differenzierte Einstellungen wie etwa das Verbergen persönlicher Elemente und vertraulicher Dokumente auf dem Desktop.
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Virtuelle Räume: Sie liefern alternativ zum geteilten Desktop die Möglichkeit, Dokumente separat für ein bestimmtes Meeting zu laden. Damit haben Anwender mehr Kontrolle über ihre präsentierten Inhalte, wobei im Vergleich zum geteilten Desktop die Bedienung etwas umständlicher ist.
3. Unterstützte Kommunikationskanäle
Web-Konferenzen stellen, wie oben beschrieben, ein virtuelles Meeting von Endgerät zu Endgerät dar.
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Audiokonferenzen: Audiokonferenzen werden in der Regel parallel zu Web-Konferenzen betrieben - als begleitender Sprachkanal. Für den Audiokanal gibt es verschiedene Auswahloptionen. Oft kommt das klassische Telefon oder alternativ eine VoIP-Verbindung zum Einsatz. Verfügt das Unternehmen bereits über eine Telefonkonferenzlösung, sollte geprüft werden, ob eine Integration möglich ist. Am einfachsten sind kombinierte Audio-Web-Konferenzsysteme zu handhaben, da hier immer nur für ein Meeting konfiguriert und eingeladen werden muss.
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Videokonferenzen: Video-Meetings gewinnen zunehmend an Popularität. Während auf diesem Gebiet lange die High-end-Kategorie Telepresence für die Vorstandsebene dominierte, ermöglicht billigere Hardware inzwischen auch preisgünstige Low-end-Lösungen. Allerdings setzen diese Lösungen bei bis zu 500 Kbit/s eine gut ausgebaute Netzinfrastruktur voraus.
4. Deployment-Varianten
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Software-as-a-Service: Viele Web-Konferenzanwendungen werden als Software as a Service (SaaS) angeboten. Solche extern gehosteten Lösungen haben aus Kundensicht den Vorteil, dass allenfalls ein Client-Programm installiert werden muss, aber weder Server noch Backbone-Anbindung benötigt werden. Bei global aufgestellten Anbietern gibt es in der Regel weltweit verteilte Zugangspunkte, die für gute internationale Verbindungen sorgen.
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Lokale Installation: Die lokale Installation einer Webconferencing-Lösung im Unternehmen ist vor allem für mittlere bis große Betriebe interessant. Bei vorhandener IT-Infrastruktur liegen die Kosten häufig unter denen der Mietmodelle, zudem spielen für Anwender oft Datenschutzaspekte eine Rolle.
5. Lösungsarten
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Speziallösungen: Etliche Webconferencing-Anbieter fokussieren ihre Produkte auf eine Kernfunktion, um die Implementierung und die Verwendung möglichst schnell und einfach zu gestalten. Beispiele dafür sind Citrix GoToMeeting, Adobe Connect und Cisco Webex.
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Integrierte Lösungen: Einige große Softwareanbieter offerieren unter dem Stichwort Unified Communications integrierte Lösungen, die die Office- und Telefonie-Welt im gesamten Unternehmen zusammenführen. Beispiele dafür sind Microsoft Lync und IBM Sametime.
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die elf derzeit am Markt vorherrschenden Web-Konferenz-Angebote:
Citrix GoToMeeting
Citrix GoToMeeting ist eine schlanke und intuitiv nutzbare Web-Konferenzlösung, die sich in Outlook und andere Microsoft-Office-Produkte integriert.
Besonderheiten:
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Die integrierte Videokonferenzfunktion weist eine gute Bildqualität und individuelle Anpassungsmöglichkeit für Videos auf.
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VoIP ist mit der Videofunktion verknüpft, der jeweils aktive Sprecher wird im Webcam-Bild hervorgehoben.
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Der Moderator kann Teilnehmern wahlweise seinen Bildschirm oder nur ausgewählte Applikationen präsentieren. Zudem kann er die Kontrolle über Maus und Tastatur an alle oder ausgewählte Teilnehmer übergeben.
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Für Enterprise-Kunden gibt es "GoToMeeting Corporate" mit Administrationskonsole zur Verwaltung von Usern.
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Moderator und Teilnehmer benötigen einen lokalen Client.
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Die Infrastruktur ist auf SaaS beschränkt.
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Neben GoToMeeting bietet Citrix weitere Lösungen für besondere Nutzungsszenarien: "GoToWebinar", "GoToTraining" und "GoToAssist".
Kosten:
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Monatliche Flatrate (Einzellizenz): 39 Euro pro Monat für Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern.
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Jahresabonnement (Vorauszahlung, Einzellizenz): 372 Euro pro Jahr.
Lizenzmodelle:
Einzellizenz für eine unbegrenzte Anzahl von Meetings mit bis zu 15 Teilnehmern.
Adobe Connect Professional 8
"Adobe Connect 8" ist ein umfangreiches, übersichtlich gestaltetes Webconferencing-Tool. Die Lösung eignet sich für verschiedene Einsatzszenarien von virtueller Teamarbeit über Online-Demonstrationen bis zu Online Trainings.
Besonderheiten:
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Adobe Connect ist aus "Macromedia Breeze" hervorgegangen. Mit seiner modularen Plugin-Architektur lässt sich Connect auf unterschiedliche Einsatzfelder zuschneiden, beispielsweise auf Webinare, Trainings oder Online Meetings.
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Die Bereitstellung erfolgt wahlweise als gehostete Lösung oder als Inhouse-Installation.
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Adobe Connect basiert auf Flash. Die Benutzeroberfläche der Web-Konsole kann individuell für Meetings anpasst werden, um etwa Funktionen ein- und auszublenden und an unterschiedlichen Stellen zu platzieren. Auf diese Weise lässt sich die Komplexität der Lösungen reduzieren.
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Für die Planung von Meetings über den lokalen E-Mail Client sind Plugins erforderlich, deren Installationsprozess aufwendig ist (Desktop-Client, Outlook-Plugin).
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Webcams der Teilnehmer lassen sich integrieren, deren Zahl ist unbegrenzt.
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Die Bedienung und die Meeting-Planung über das Online-Portal als Alternative zum Outlook-Client ist umständlich.
Kosten:
Lizenzmodelle für die "Hosted" Lösung:
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Monatliche Flatrate: 55 Dollar pro Monat und Moderator für Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern. Dabei sind bis zu neun Moderatoren pro Account möglich.
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Jahresabonnement (Vorauszahlung): 540 Dollar pro Jahr und Moderator für Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern.
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Pay-per-Use: 0,32 Dollar pro Minute und Nutzer. Dabei sind Meetings mit bis zu 500 Teilnehmern möglich.
Lizenzmodelle:
Einzellizenzen für eine unbegrenzte Anzahl von Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern; Weitere Lizenzmodelle sind bei der Inhouse-Installation und Managed-Service-Installation verfügbar.
Cisco WebEx Meeting Center 8.5
"Cisco WebEx Meeting Center" ist ein Web-Konferenz-Tool vom Marktführer für Ad-hoc-Meetings sowie geplante Online-Treffen.
Besonderheiten:
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Webex ermöglicht verschiedene Nutzungsszenarien: Meeting-Center, Event-Center, Training-Center, Remote Support.
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Der Moderator kann zwischen Whiteboard, importierten Dokumenten und Screen-Sharing wechseln. Die einzelnen Themengebiete sind in separaten Tabs im Web-Meeting abgelegt.
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Mit MediaTone verfügt WebEx über ein eigenes, privates Netzwerk zur Synchronisation der Meetings.
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Aufgrund der umfangreichen Funktionalität ist die Komplexität und entsprechend der Lernaufwand hoch. Es gibt eine Vielzahl an Einstellungsoptionen, die Gestaltung des User Interface ist unflexibel.
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Webex bietet eine ausgereifte und leistungsfähige Funktionalität für Videokonferenzen. Mit der Active-Speaker-Technik (nur verfügbar unter Windows) wird immer der aktuelle Sprecher in den Vordergrund gestellt. Allerdings ist der permanente Bildwechsel auf Dauer störend.
Kosten:
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Monatliche Flatrate in Europa: 38 Euro pro Monat.
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Jahresabonnement (Vorauszahlung) in Europa: 360 Euro pro Jahr.
Lizenzmodelle:
Einzellizenz für eine unbegrenzte Anzahl von Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern.
Fastviewer confered
"Fastviewer" eignet sich als Web-Konferenzlösung für geplante und Ad-hoc-Web-Meetings. Das Tool bietet alle erforderlichen Basisfunktionen vom Screen-Sharing über die Whiteboard-Funktion bis zum Chat und der Übertragung von Dateien und ermöglicht so die Online-Zusammenarbeit virtueller Teams. Fastviewer ist ein deutscher Anbieter und wurde 2011 von Siemens Enterprise Communications übernommen.
Besonderheiten:
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"Fastviewer confered" ist schlank, die Funktionen für Web-Konferenzen lassen sich über Profile im Online-Portal anpassen.
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Die Lösung enthält alle wesentlichen Funktionen für Online-Meetings. Schwachpunkt ist das Fehlen eines virtuellen Raums, in dem der Moderator Dokumente importieren und präsentieren kann.
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Zur Sicherheit werden die Daten mit 256-Bit AES verschlüsselt. Fastviewer wurde vom TÜV Süd für Sicherheit und Funktionalität zertifiziert.
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Neben Fastviewer confered bietet der Hersteller Varianten für spezielle Einsatzgebiete an: "Fastviewer presented", "Fastviewer supported" und "Fastviewer remoted".
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Teilnehmer können ihre Webcam aktivieren und dann per Video-Chat miteinander kommunizieren. Im Standard werden die Webcam-Bilder in der Konsole angezeigt. Zusätzlich können die Teilnehmer die Videos aber auch in separaten Fenstern öffnen und diese individuell vergrößern.
Kosten:
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Kauflizenz für einen Online-Raum: einmalig 890 Euro zuzüglich 15 Prozent Servicevertrag pro Jahr.
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Mietlizenz für einen Online-Raum: 34,90 Euro pro Monat (Mindestvertragslaufzeit: zwölf Monate).
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Prepaid-Lizenz: 90 Euro für 600 Minuten (0,15 Euro pro Minute).
Lizenzmodelle:
Einzellizenz zur Miete oder Kauf.
BeamYourScreen 4.0
"BeamYourScreen" bietet mit Version 4.0 seines Web-Konferenzsystems ein übersichtliches und intuitiv nutzbares Tool. Alle verfügbaren Funktionen lassen sich in Meetings durch Profile anpassen. Das Werkzeug wird auch unter dem Namen "Mikogo" vertrieben, wobei der Unterschied zwischen beiden Varianten im Preismodell besteht.
Besonderheiten:
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Seit dem Redesign der Benutzeroberfläche mit Version 4.0 hat sich die Handhabung des Tools deutlich verbessert.
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Einfacher und schneller Installationsprozess, übersichtlicher Meeting-Planer sowie hohe Sicherheitsstandards.
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Daten werden mit 256-Bit AES verschlüsselt.
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Als Schwachstellen sind die fehlende Videokonferenzfunktion und eingeschränkte Outlook-Integration zu nennen.
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BeamYourScreen wird ausschließlich als gehostete Lösung angeboten.
Kosten:
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Professional Version: 179 Euro pro Jahr (Jahresabonnement, Einzellizenz für Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern).
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Free Version: kostenfreie Version für die nichtkommerzielle Nutzung.
Lizenzmodelle:
Lizenzen sind nur mit einer Vertragslaufzeit ab einem Jahr verfügbar.
TeamViewer 7
Der deutsche Anbieter Teamviewer ist vor allem mit seinen Tools für Remote Support und Fernwartungssoftware bekannt. Das gleichnamige Web-Konferenzwerkzeug wurde in den letzten Jahren funktional erweitert und verfügt seit der neuen Version 7 über alle wesentlichen Funktionen für Online-Meetings.
Besonderheiten:
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Der Moderator kann Web-Konferenzen vorab planen und die Teilnehmer über den lokalen E-Mail Client einladen.
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Während des Web-Meetings stehen dem Moderator alle wesentlichen Funktionen innerhalb der Web-Konsole zur Verfügung.
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Ergänzend zur Web-Konferenz können Benutzer auch ihre Webcam-Aufnahmen übertragen. Die Bildqualität lässt allerdings zu wünschen übrig.
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Der Moderator kann keine Teilnehmer aus dem Meeting entfernen.
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Nachträglich ist kein Reporting über die Teilnehmer verfügbar.
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Für Privatanwender ist Teamviewer kostenlos.
Kosten:
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Business Version: 499 Euro Lifetime Einzellizenz für Meetings mit bis zu 15 Teilnehmern.
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Premium Version: 998 Euro Lifetime Einzellizenz für Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern.
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Corporate Version: 1890 Euro Mehrplatzlizenz (bis zu drei Meetings zeitgleich) für Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern.
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Kostenfrei für die nichtkommerzielle Nutzung.
Lizenzmodelle:
Einzel- und Mehrplatzlizenz zum Kauf (Einmalkosten).
Saba Meeting
Charakteristisch für "Saba Meeting" ist das schnelle Aufsetzen von Meetings, die Verfügbarkeit grundlegender und wichtiger Funktionen sowie deren übersichtliche Anordnung.
Besonderheiten:
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Saba Meetings bietet alle wesentlichen Funktionen für Webconferencing, jedoch mangelt es dem User Interface etwas an Funktionalität.
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Das Setup von Meetings über das Online-Portal gestaltet sich kompliziert. Einfacher lassen sich Meetings über Outlook aufsetzten, wenn dazu ein spezielles Plugin installiert wurde.
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Nur eingeschränkte Videofunktion: Bevor Live-Bilder von mehreren Webcams übertragen werden können, muss der Moderator zunächst die "Multi-Video"-Funktion bei sich aktivieren. Anschließend müssen alle Teilnehmer die Videoübertragung starten. Videos erscheinen außerdem in einem separaten, fixen Fenster. Dieses verdeckt zum Teil die Konsole, in der die Teilnehmer gemeinsam an einem Whiteboard oder importierten Dokumenten arbeiten.
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Die Chat-Funktion erscheint während des Meetings im separaten Fenster, das teilweise die darunter liegender Funktionen behindert.
Kosten:
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Web-Meetings mit bis zu fünf Teilnehmern kostenfrei.
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Web-Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern: 19 Dollar pro Monat (Jahresabonnement: 182 Dollar).
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Web-Meetings mit bis zu 50 Teilnehmern: 29 Dollar pro Monat (Jahresabonnement: 278 Dollar).
Lizenzmodelle:
Einzellizenz für eine unbegrenzte Anzahl von Meetings, wobei die Anzahl der maximalen Teilnehmer von der Lizenz abhängt.
PGi GlobalMeet
"PGi GlobalMeet" bietet als Online-Konferenzlösung alle Funktionen, die für die virtuelle Zusammenarbeit notwendig sind. Hersteller PGi liefert neben GlobalMeet weitere Webconferencing-Lösungen wie iMeet und vertreibt Produkte anderer Softwarehersteller wie Adobe Connect, Cisco WebEx und Microsoft Lync Online.
Besonderheiten:
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PGi GlobalMeet ist eine intuitiv nutzbare Lösung, die alle wesentlichen Funktionen wie Desktop-Sharing, Whiteboard, virtueller Raum, Zeichen- und Markierungswerkzeuge anbietet.
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Alle wesentlichen Funktionen sind intuitiv angeordnet, so dass sich auch weniger IT-affine Moderatoren und Teilnehmer schnell zurechtfinden.
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Der Moderator kann Teilnehmern seinen Desktop oder einzelne Applikationen zeigen. Darüber hinaus kann er Dokumente in den Online-Meeting-Raum importieren oder mit den Teilnehmern gemeinsam am Whiteboard arbeiten.
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Als Browser-basierende Lösung benötigt GlobalMeet keine Softwareinstallation auf Seiten der Teilnehmer.
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Schwachstelle von PGi GlobalMeet ist die stark eingeschränkte Videofunktion. So sind echte Videokonferenzen, bei denen die Webcam-Bilder aller Teilnehmer gleichzeitig übertragen werden, nicht möglich. Stattdessen wird immer nur das Videobild einer Person gezeigt. Über die "Bild-im-Bild"-Funktion können die anderen Teilnehmer sich selbst in einem kleinen Fenster sehen.
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Das Angebot ist nur als SaaS verfügbar.
Kosten:
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Option 1: "Pay-as-you-go": Online-Meetings mit bis 125 Teilnehmern für 29 Dollar pro Monat plus 0,029 Dollar pro Minute und Person für die Telefonkonferenz.
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Option 2: Online-Meetings mit bis zu 125 Teilnehmern für 39 Dollar pro Monat inklusive 1000 Freiminuten für Telefonkonferenzen.
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Option 3: Online-Meetings mit bis zu 125 Teilnehmern für 49 Dollar pro Monat inklusive Kosten für Telefonkonferenzen.
Lizenzmodelle:
Einzellizenz für eine unbegrenzte Anzahl von Meetings.
Skype
Skype zählt zu den Pionieren unter den Peer-to-Peer-Conferencing-Anwendungen. 2005 wurde das Unternehmen von Ebay übernommen, seit 2011 gehört es zu Microsoft. Nach wie vor agiert es allerdings unabhängig, über die Integration in andere Microsoft-Anwendungen gibt es bisher lediglich Spekulationen.
Besonderheiten:
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Skype eignet sich gut für Ad-hoc-Web-Meetings, da keine Einladungsfunktion integriert ist.
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Skype verfügt im Vergleich zu anderen Webconferencing-Tools nur über einen eingeschränkten Funktionsumfang.
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Skype ist eine proprietäre Plattform, nur Personen mit einem persönlichen Skype-Account können an Meetings teilnehmen.
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Skype Premium bietet die Möglichkeit, Videokonferenzen und Desktop-Sharing mit mehreren Teilnehmern zu betreiben. Desktop-Sharing in der Gruppe ist derzeit nur für den Mac verfügbar.
Kosten:
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kostenfrei; Telefonate außerhalb von Skype sind jedoch kostenpflichtig.
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Skype Premium: ab 5,99 Euro pro Monat für Videokonferenzen und Bildschirmfreigabe mit mehr als zwei Personen.
Lizenzmodelle:
Einzellizenz.
Spreed Meeting
"Spreed Meeting" ist ein kostenlos erhältliches Online-Meeting-Tool, das plattformübergreifend unter Windows, Linux und Mac OS X läuft.
Besonderheiten:
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In der kostenlosen Variante von Spreed Meeting können bis zu drei Personen an Meetings teilnehmen, ein solches Treffen läuft maximal 1,5 Stunden.
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Meetings können nicht über den lokalen E-Mail-Client geplant werden.
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Das Arbeiten mit Whiteboards und Mindmaps während der Konferenz ist möglich; die Dokumente können als PDF-Dokument lokal gespeichert werden.
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Die Bereitstellung erfolgt ausschließlich über SaaS.
Kosten:
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Kostenfrei, dabei aber maximal drei Personen für 1,5 Stunden pro Meeting.
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Die weiteren Lizenzmodelle Meeting, Meeting Pro und Events sind jeweils abgestuft nach maximaler Anzahl der Teilnehmer und Vertragslaufzeit.
Lizenzmodelle:
Einzellizenz.
Microsoft Lync Online
Microsoft bietet mit "Lync" (früher Office Communications Server) eine Messaging- und Conferencing-Lösung an, die sich insbesondere an mittlere und große Unternehmen richtet. Lync integriert sich eng in die Office-Anwendungen und wird vom Hersteller auch als Alternative für klassische Telefonanlagen positioniert.
Besonderheiten:
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Lync gibt es wahlweise als Lync Server 2010 für die unternehmensinterne Installation oder als gehostete Lösung im Verbund mit Office 365. In jedem Fall ist eine Installation des Clients auf dem Desktop-PC erforderlich.
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Lync bietet alle wesentlichen Funktionen für Webconferencing wie Application-Sharing, Chat, Whiteboard sowie Übertragung von Dateien.
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Die Handhabung des Tools ist nicht immer intuitiv.
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Der Installationsprozess ist komplex und sollte von einem zertifizierten Microsoft-Partner ausgeführt werden. Somit eignet sich die Lösung vorrangig für Unternehmen mit internen IT-Ressourcen.
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Vergleichbar mit Skype bietet Microsoft Lync eine Messenger-Funktion, über die sich Nutzer unkompliziert austauschen und spontan Web-Meetings initiieren können.
Kosten:
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Option 1: Office 365 für kleinere Unternehmen (Plan P, bis zu 50 Mitarbeiter): 5,25 Euro pro Monat und Benutzer.
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Option 2: Office 365 für Mittelstandsunternehmen ab 7,25 Euro pro Monat und Benutzer.
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Option 3: Lync Server 2010 plus CAL-Nutzerlizenzen: unterschiedliche Preisabstufungen in Abhängigkeit von der Edition (Standard vs. Enterprise Edition).
Lizenzmodelle:
Einzel- und Mehrplatzlizenz.
Portal für Webconferencing
Interessenten können auf dem Portal Webconferencing-test.com des deutschen Anbieters Publicare weitere Informationen zum Thema finden. Dort werden laufend aktualisierte Tests und Produktvergleiche vorgehalten und stehen Reports und Einzeltests zum Download bereit. (pg)