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Viele entscheiden sich für die Selbstständigkeit in der IT-Branche. Teilweise Freiheit in Sachen Arbeitszeit sowie Kunden, die man sich aussuchen kann - beste Bedingungen also für Freigeister. Es gibt jedoch auch einige wichtige Dinge zu beachten - zum Beispiel die Buchhaltung, denn hier schleichen sich nicht selten schwerwiegende Fehler ein, die teuer werden können. Deshalb sollten IT-Freelancer folgende Buchhaltungsfehler dringend vermeiden:
Fehler 1: Die Pflichten der Buchhaltung nicht einhalten
Ab wann sind selbstständige IT-Fachkräfte eigentlich buchhaltungspflichtig und was verlangt das Finanzamt überhaupt? Wer sich als Unternehmer in das Handelsregister eintragen lässt, unterliegt nach § 238 des Handelsgesetzbuchs der Buchhaltungspflicht. Ausgenommen davon sind Kleingewerbetreibende. Kapitalgesellschaften sind grundsätzlich immer zur Buchführung verpflichtet, egal ob es sich um eine AG, eine GmbH oder eine andere Rechtsform handelt. Auch wer sich als Personengesellschaft ins Handelsregister eintragen lässt, unterliegt der handelsrechtlichen Buchführungspflicht.
Speziell für Einzelunternehmer gilt aber zusätzlich: Sie sind nur dann zur Buchführung verpflichtet, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren ein Gewinn von mindestens 60.000 € oder ein Umsatz von 600.000 € oder mehr erwirtschaftet wird.
Wer also der Buchhaltungspflicht unterliegt, muss eine doppelte Buchführung, regelmäßige Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen.
Fehler 2: Fristen für die Steuervorauszahlungen ignorieren
Einkommensteuer zahlen Selbstständige in aller Regel quartalsweise im Voraus. Die Frist hierfür ist jeweils der 10. der Monate März, Juni, September und Dezember. Auch für die Gewerbesteuer gibt es Vorauszahlungen, die jeweils zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August sowie 15. November geleistet werden müssen.
Ebenso gibt es Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung. Wer diese monatlich einreichen muss, hat bis zum 10. des Folgemonats Zeit für die Abgabe. Wer eine Dauerfristverlängerung hat, bei dem verschiebt sich die Frist auf den Monat darauf, sprich auf den 10. des übernächsten Monats.
Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise abgibt, für den gelten die Fristen 10. Januar, 10. April, 10. Juli sowie 10. Oktober. Auch hier gilt, mit einer Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist jeweils um einen Monat nach hinten.
Fallen diese Daten auf einen Wochenendtag, so verschieben sich die Fristen auf den nächsten Werktag.
Die Frist zu verpassen, ist keine gute Idee, denn Mahnschreiben und Säumnisgebühren sind die Folge. Aber damit nicht genug: Wer als Selbstständiger einen Konsumentenkredit beantragen möchte, muss unter anderem nachweisen, dass er die Einkommensteuervorauszahlung stets pünktlich geleistet hat. Andernfalls kann es passieren, dass die Bank den Kredit nicht gewährt.
Übrigens: Mit der Kleinunternehmerregelung gibt es die Möglichkeit, sich von der Umsatzsteuerpflicht zu befreien. Bedingung ist, dass der Umsatz 22.000 Euro im Jahr nicht übersteigt. Aber Achtung: Wer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist, kann auch keine Vorsteuer geltend machen. Diese Befreiung lohnt sich also nur, wenn die eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind, denn die darauf gezahlte Umsatzsteuer, sprich die Vorsteuer, kann dann nicht mehr geltend gemacht werden.
Gut zu wissen: Für gewerbliche Unternehmer, deren Jahresumsatz des vorherigen Kalenderjahres über 500.000 Euro lag, gilt die Soll-Versteuerung, sprich eine Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten. Hier wird die Umsatzsteuer bereits beim Stellen der Rechnung als Einnahme behandelt und muss folglich abgeführt werden, obwohl sie noch nicht tatsächlich eingenommen wurde. Freiberufler und Gewerbetreibende, die unter einem Umsatz von 500.000 Euro liegen, können die sogenannte Ist-Versteuerung beantragen, sprich die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten. Hier findet die Umsatzsteuer erst dann Eingang in die Voranmeldung, wenn die Zahlung des Kunden auch tatsächlich eingegangen ist. Diese Unternehmer müssen nicht in Vorleistung gehen, was kleinen Betrieben oft zugute kommt.
Fehler 3: Rechnungen falsch schreiben
Rechnungen müssen korrekt und rechtskonform sein. Ein Klassiker der Buchhaltungsfehler ist es, Pflichtangaben auf Rechnungen zu vergessen, die fortlaufende Nummerierung durcheinander zu bringen oder gar eine Rechnungsnummer doppelt zu vergeben. Es gilt: Eine Rechnungsnummer darf nur einmalig vergeben werden. Das bedeutet aber nicht zwingend, dass sie lückenlos sein muss. Um nicht die Anzahl der gestellten Rechnungen durch die Rechnungsnummer offenzulegen, also beispielsweise 2023-003 für die dritte Rechnung des laufenden Jahres, ist es dem Rechnungssteller überlassen, welche Nummernkombination er wählt, solange sie einmalig und fortlaufend ist.
Übrigens müssen nur Rechnungen ab 251 Euro inklusive Umsatzsteuer mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen sein. Kleinbetragsrechnungen benötigen dies nicht.
Was gehört alles auf eine Rechnung:
Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummerdes Rechnungsstellers
Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
Der Steuersatz und der Nettobetrag
Der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer.
Doch Vorsicht: Fehlerhafte Rechnungen können zwar geändert werden. Es geht hingegen nicht, bereits verbuchte Rechnungen in den eigenen Daten nachträglich einfach zu ändern, ohne eine vernünftige Stornierung durchzuführen.
Um eine bereits verbuchte Rechnung zu korrigieren, ist eine so genannte Rechnungskorrektur nötig. Die Korrekturrechnung oder auch Stornorechnung ist eine Kopie der originalen Rechnung, die einzelnen Positionen haben aber ein negatives Vorzeichen. Außerdem trägt die Stornorechnung eine eigene Rechnungsnummer. Die Originalrechnung muss dabei eindeutig zugewiesen werden können. Rechnungsnummer und Datum der Originalrechnung müssen auf der Stornorechnung daher zwingend angegeben werden. Anschließend kann die korrekte Rechnung geschrieben werden.
Fehler 4: Ablage ohne System
Gerade wer mit vielen unterschiedlichen Kunden zu tun hat und nicht selten ad hoc Hilfe beim Kunden leisten muss, weil gerade zum Beispiel das Computersystem abgestürzt ist, verliert schnell den Überblick. Welcher Kunde hat bereits gezahlt, wo gibt es offene Posten? IT-Unternehmer sollten der Planung ihres Ablagesystems eine hohe Aufmerksamkeit schenken.
Die Belege sollten nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lohnabrechnungen und Kontobelegen sortiert werden. Wer nun noch alles nach Datum ordnet, macht schon eine Menge richtig. Denn so hat auch der Steuerberater einen wesentlich besseren Überblick, sodass Fehler in der weiteren Buchhaltung vermieden werden können.
Wichtig ist an dieser Stelle auch die richtige Datensicherung. Meist werden Belege auf dem Rechner gespeichert. Aber Achtung: Ein Virus oder eine defekte Festplatte und weg sind die Daten. Davor sind auch IT-Fachleute nicht gefeit.
Wer seine Daten in einer Unternehmenssoftware mit Archiv- und Exportfunktion oder in der Cloud speichert, der macht schon vieles richtig. An dieser Stelle sei aber die GoBD-konforme Sicherung der Daten erwähnt: Sämtliche Geschäftsvorfälle und Buchungen müssen zeitnah erfasst werden. Die erfassten Daten müssen dabei so nachvollziehbar sein, dass sich ein sachverständiger Dritter jederzeit einen Überblick verschaffen kann. Konkret bedeutet das, Inhalte müssen revisionssicher archiviert und Änderungen protokolliert werden. Der gesamte Verlauf aller Änderungen an den Daten muss nachvollziehbar dokumentiert werden.
Selbstständige, die die Planung und Durchführung ihrer Buchhaltung gewissenhaft erledigen, können die typischen Buchhaltungsfehler leicht vermeiden. Wichtig ist auch immer der Blick auf das Organisatorische, selbst wenn die eigentliche Kernarbeit sehr viel mehr Spaß macht. (pg)