Tipps für Dropbox

Kein IT-Leiter würde ernstlich über sich selbst sagen, er sei ein bisserl schizophren. Und doch entsteht beim Umgang mit machen Gadgets dieser Eindruck. Auf die Frage: "Finden Sie die Nutzung von Dropbox gefährlich?" antworten die meisten: "Tja, äh, irgendwie schon...." Nächste Frage: Nutzen Sie Dropbox? Anwort: "Tja, äh, irgendwie schon...."

Der virtuelle Spind ist eben verdammt praktisch. Gleiches gilt natürlich für die vielen Alternativen, aber Dropbox ist am weitesten verbreitet.

Abends zuhause weiter an Präsentationen arbeiten

Einem Bekannten die Präsentation zeigen, die zu groß ist als Anhang einer Mail? Einfach in die Dropbox werfen. Oder abends daheim am Privatrechner ohne Zugang zum Firmennetzwerk noch ein wenig an derselben Präsentation arbeiten? Auch kein Problem.

Aber der virtuelle Speicher kann noch mehr...

1. Nicht alles synchronisieren

Auf der Dropbox-Webseite kann man einstellen, welche Ordner der angschlossenen Rechner von der Synchronisation ausgenommen werden sollen. Das hilft auch sehr dabei, berufliche und private Dateien getrennt zu halten.

2. Mehr Sicherheit

Die meisten Nutzer halten Dropbox durchaus für ein Sicherheitsrisiko. Allerdings lässt sich dieses Risiko mit ein wenig Aufwand senken. In den Security-Einstellungen auf der Webseite sollte man die sogenannte Zwei-Schritt-Verifikation aktivieren. Soll dann ein neuer Rechner angemeldet werden, ist dazu neben dem Passwort zusätzlich ein SMS-Code erforderlich.

3. Daten mit allen teilen

Nach einem Rechtsklick auf den Ordner oder eine Datei taucht der Punkt "Share Link" auf, und der lässt sich dann verschicken, auch an Menschen, die kein Dropbox-Konto haben. Wer mit mehreren Personen viele Dateien teilen möchte inklusive Lese- und Schreibrechten, sollte allerdings besser einen Shared Folder auf der Weboberfläche anlegen.

Tools für die Cloud-Daten
Für die meisten Anwender ist der Einsatz von Cloud-Speicher wie Dropbox oder die Verwendung von Google Docs bereits ein fester Bestandteil ihrer Arbeit. Wir stellen Tools vor, die diese Arbeit erleichtern und verbessern können.

Die Installation startet sofort:
Wer die Software für Google Cloud Connect verwenden will, bekommt sie nach dem „Abnicken“ der Nutzungsbedingung direkt auf seinem System installiert – eine weitere Auswahl steht leider nicht zur Verfügung.

Augenfällige Veränderung:
Nach der Installation der Google-Software zeigt sich ein Plugin in den Anwendungen von Microsoft Office.

Warnung von der Online-Anwendung:
Die Google Webseite kann nicht verifizieren, dass es sich bei der Anwendung wirklich um Google Cloud Connect handelt.

Eine wenig befriedigende Erläuterung:
Hier wird eine Softwarebibliothek auf das System installiert, die von der Anwendung BoxCryptor benötigt wird. Welchem Zweck sie (erlaubt leichtere Einbindung Dateisystem-Treiber – entspricht der Fuse-Library unter Linux) dient, muss der Anwender selbst herausfinden.

BoxCryptor steht auch auf Android- und iOS zur Verfügung:
Der Hinweis auf ein Backup der Konfigurationsdatei ist gut und kommt zum rechten Zeitpunkt bei Abschluss der Installation.

Die Oberfläche von BoxCryptor:
Sie bietet insgesamt nicht allzu viele Einstellmöglichkeiten, da der Einsatz mehrerer verschlüsselter Container erst in der kostenpflichtigen Version möglich ist.

Gut, wenn der Anwender weiß, was auf seinem PC installiert ist:
Die Software SecretSync benötigt Java, damit sie richtig arbeiten kann.

Ein wichtiger Hinweis:
Im Gegensatz zur Lösung BoxCryptor wird der Ordner von SecretSync nicht immer Dropbox-Ordner angelegt – die Lösung verschlüsselt die Dateien und synchronisiert sie dann in den Ordner hinein.

Eher unauffällig:
Die Anwendung SecretSync benötigt keine aufwändige Oberfläche und ist im Prinzip nur durch die Links im Startmenü und/oder auf dem Desktop sichtbar.

Verschlüsselte Dateien auch über die Plattform-Grenzen hinweg:
Der Client von SecretSync arbeitet auch unter MacOS X in der gleichen unauffälligen Weise wie auf den Windows-Systemen.

Jeden Speicherplatz im Internet direkt im Windows-Explorer einbinden:
Mit dem Gladinet Cloud Desktop ist das ziemlich einfach möglich. So verliert selbst die Einbindung des Windows Live Skydrive ihre Schrecken.

Vielfältige Möglichkeiten:
Fast alle großen Provider von Cloud-Space stehen vorkonfiguriert zur Verfügung, aber auch die Anbindung eigner FTP-Server ist beispielsweise möglich.

Umfangreiche Konfigurationseinstellungen und die zukünftige Anbindung an den eigenen Cloud-Bereich des Herstellers:
Schon die freie Version des Cloud Desktop bietet viele Möglichkeiten.

Wer Linux-Erfahrung und die nötige Geduld besitzt, der kann mit dieser Software seine eigene Cloud-Installation aufbauen:
ownCloud kann sowohl auf gemieteten Web-Space als auch direkt auf einem eigenen Server betrieben werden.

Das können viele andere Cloud-Tools nicht:
Das Projekt „ownCloud“ bietet nicht nur viele Möglichkeiten bei der Konfiguration sondern eine – wenn auch noch nicht komplette – Unterstützung der deutschen Sprache an.

Einfache Oberfläche und schnelle Konfiguration:
Mit der Software BDrive ist ohne viel Umstände möglich, schnell und einfach einen eigenen Cloud-Server aufzusetzen.

Der BDrive-Server auf einem System unter MacOS X Snow Leopard:
Kaum Unterschied zur Windows-Version und genauso einfache Installation und Konfiguration. Das Passwort für den Zugriff sollte man aber auf jedem Fall explizit setzen.

Die eigene „BDrive-Cloud“ von der Client-Seite aus:
Die Software BDrive Classic steht im Android Market kostenlos bereit und kann problemlos sowohl auf den Server auf dem Windows- als auch auf den Server auf dem MacOS zugreifen.

Die Verzeichnisse stehen direkt auf dem Android-System (hier unter Android 2.2) zur Verfügung:
Auch der Zugriff auf die Dateien klappt problemlos.

4. Versenktes wiederfinden

Gelöschtes wird bei bei Dropbox einen Monat lang aufbewahrt und lässt sich deshalb aus der Versenkung auch wieder hervorholen. In der Weboberfläche gibt es den Punkt "Show deleted files". Rechtsklick, "restore", fertig.

5. Speicherplatz aufstocken

Alle sollen mitmachen: Eigentlich gibt es bei Dropbox nur 2 GByte kostenlos, jeder Freund oder Kollege, den Sie zur Anmeldung bewegen, beschert ihnen 500 MByte zusätzlich. Da kommt schnell einiges zusammen.

6. Bilder für unterwegs

Sowohl fürs iPhone als auch für mobile Geräte mit Android gibt es Apps, über die sich Fotos automatisch in den Speicher kopieren lassen. Einstellbar ist auch, dass dies nur passiert, wenn der Zugriff per WLAN erfolgt.

Wer Dropbox deshalb für riskant hält, weil die Daten in den USA gehostet werden, und wer deshalb Dropbox tatsächlich nicht nutzen will, hat jetzt mit DocWallet eine weitere Alternative, gehostet in Deutschland. Dahinter steckt die Deutsche Post, die den Service vor allem für User empfiehlt, die unterwegs Apples iPad und daheim beziehungsweise im Büro einen Windows-PC einsetzen.

Die Vertraulichkeit der Dokumente in dieser elektronischen Mappe wird laut Deutscher Post durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (AES/RSA) sichergestellt und dadurch, dass die Server eben in Deutschland stehen. Schon während der Synchronisation würden die Daten verschlüsselt, sichtbar seien sie dann nur auf autorisierten Endgeräten.

Nach Ansicht der Deutschen Post eignet sich DocWallet besonders gut für den Einsatz im Unternehmen und für das Managen der Schnittstelle zwischen mobilen, sowohl privat wie beruflich genutzten Geräten und dem Unternehmensnetzwerk.

Die Nutzung ist im ersten Monat kostenlos, danach kostet sie 5,99 Euro im Monat oder 49,99 Euro im Jahr.

Dieser Artikel erschien zuerst bei der CW-Schwesterpublikation CIO. (sh)