So wird Ihr Smartphone zum Mobile Office

Auch wenn Sie nur mit dem Smartphone unterwegs sind, bedeutet das nicht automatisch, dass Sie zur Unproduktivität verdammt sind. Mit UMTS/HSDPA und WLAN ist der schnelle Zugriff auf Daten aus dem Internet oder dem Unternehmensnetz kein Problem mehr. Zudem verfügen moderne mobile Endgeräte bereits jetzt inzwischen über genügend Rechenleistung, um für einige Stunden oder Tage ohne "richtigen" Computer auszukommen. Technikexperten gehen davon aus, dass die mobilen Rechenzwerge in Sachen CPU-Power bald schon ausgewachsenen Notebooks das Wasser reichen können. Hinzu kommt eine breite Auswahl an integrierten Funktionen, viele fehlende Features lassen sich nachkaufen.

Viele Endgeräte sind geeignet

Das Angebot an geeigneten Endgeräten ist dank Herstellern wie Nokia, HTC, Samsung oder Blackberry-Anbieter Research in Motion (RIM) breit gefächert. Für das Mobile Office in Frage kommen derzeit vor allem Smartphones auf Basis der Plattformen Symbian S60, Windows Mobile und Blackberry OS. Dank aktualisierter Hardware, Firmware-Update und angekündigten Drittanwendungen auf Basis eines SDK könnte künftig auch das Apple iPhone eine wichtige Rolle als Notebook-Ersatz spielen. Auch die Android-Plattform von Google, auf der ab dem kommenden Jahr erste Geräte herauskommen sollen, bringt gute Voraussetzungen für das mobile Office mit. Der Vollständigkeit halber muss man noch PalmOS erwähnen, der PDA-Pionier bietet jedoch zunehmend Windows-Mobile-Geräte an.

Für welche Plattform man sich entscheiden sollte, ist angesichts des breiten Angebots an Endgeräten fast mehr Glaubens- als Technikfrage: Für das vor allem in Nokia-Geräten der N- und E-Serie genutzte Symbian S60 sprechen die reiche Auswahl an Zusatzsoftware und die gute Bedienbarkeit. Windows-Mobile-Nutzer heben besonders die starke Nähe zum Desktop-Betriebssystem hervor, während Blackberry-Anwender die einfache Bedienung, Zuverlässigkeit und Sicherheit ihrer E-Mail-Maschinen schätzen. Geht es um die Anschaffung eines Firmen-Smartphones, wird allerdings auch die IT-Abteilung bei der Entscheidung ein Wörtchen mitreden wollen, die Sicherheits-Policies durchsetzen und das Gerät remote verwalten will.

Unabhängig vom Betriebssystem sollte das mobile Device über ausreichend Rechen- und Akkuleistung sowie Speicherplatz verfügen und - idealerweise - die Kommunikation via Bluetooth, UMTS/HSDPA und Wireless LAN unterstützen. Eine vollständige (Qwertz-)Tastatur ist hilfreich, ebenso wie ein großes Display, womöglich mit Touchscreen. Windows-Mobile-Geräte (WM 6.0) mit berührungssensiblem Bildschirm haben zudem die "Professional"-Version des Betriebssystem installiert, für die es die meisten Drittanwendungen gebe, verrät Andreas Bargel von dem auf Windows-Mobile-Geräte spezialisierten Systemhaus Handit. Nette, möglicherweise kaufentscheidende Extras sind ein Video-Ausgang für die Bearbeitung an einem externen Monitor (oder eventuell Hotelfernseher), GPS-Unterstützung für den Einsatz als Navigationsgerät oder ein integrierter Fingerabdruck-Scanner zur sicheren Nutzeridentifizierung.

Blühender Zubehörmarkt

Kein Problem, falls Ihr Smartphone das eine oder andere Feature nicht aufweist - für gängige Geräte gibt es einen blühenden Zubehörmarkt, der hilft, Mankos in der Hardware auszubügeln. So kann eine Falt- oder Rolltastatur die kleine, möglicherweise sogar numerische Tastatur ergänzen. Anstelle eines (fehlenden) integrierten GPS-Empfängers lässt sich zudem via Bluetooth eine externe GPS-Maus anbinden. Dies hat zudem den Vorteil, dass der Nutzer das Gerät an beliebiger Stelle im Auto platzieren kann, um eine Satellitenverbindung sicherzustellen. Für manchen Anwender könnte aber auch die von Just Mobile angebotene WLAN-Karte in SD-Card-Größe interessant sei. Mit dieser lassen sich selbst etwas betagte Handhelds (Pocket PC 2003/ 2003SE, Windows Mobile 5.0) über den SD-Card-Slot WLAN-fähig machen, um damit auch im Ausland kostengünstig unterwegs E-Mails abrufen oder im Internet surfen zu können. Vom gleichen Hersteller stammt auch ein Ladegerät für unterwegs, das über einen USB-Anschluss mit den meisten Sync & Charge-Kabeln verwendet werden kann. In der neusten Version verfügt das "Just Mobile Gum Pro" über satte 4400 mAh - das entspricht vier Akku-Ladungen eines normalen Smartphones. Alternativ dazu hat Phillips nun mit "Power2Go" eine Reihe neuer Akkupacks für mobile Endgeräte vorgestellt.

Das Topmodell SCE7640 bringt es auf eine Leistung von 8000 mA, mit Abmessungen von 81x120x25 Millimetern und fast 300 Gramm Gewicht eignet sich das Lithium-Polymer-Akku aber nur bedingt zum Herumschleppen. Die Modelle der Power2Go-Reihe kosten zwischen 20 und 150 Euro und sollen bis zu 60 Stunden Energie liefern.

Aber auch softwareseitig erhält der Nutzer Unterstützung, wenn es darum geht, bestehende Anwendungen zu verbessern oder fehlende Programme nachzurüsten.

Nachrüstbare Office-Funktionen

Anders als man es mit Blick auf die Situation im PC-Umfeld erwarten würde, haben gerade die Nutzer von Windows-Mobile-Geräten Nachholbedarf, was die klassischen Office-Anwendungen Word, Excel und Powerpoint anbelangt. Wer intensiv Office-Dateien an seinem Gerät bearbeiten möchte, sollte sich daher nach einer Alternative wie "Documents To Go" von Dataviz umsehen. Die für Windows Mobile (WM 5.0 Smartphone & 6 Standard) angebotene Software erlaubt es dem Nutzer nicht nur, Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien zu öffnen und zu bearbeiten, er kann auch neue Dokumente anlegen. Außerdem enthält das Programm einen PDF-Betrachter und eine Archivierungsfunktion zum Entpacken von ZIP-Files. Wichtiges Feature ist außerdem eine hauseigene Technik, die im Gegensatz zur Microsoft-Lösung sicherstellt, dass die ursprüngliche Formatierung des Dokuments beibehalten wird.

Auch an Blackberry-Nutzer hat Dataviz mit einer speziellen Version von Documents-to-go hat gedacht. Diese können zwar originär Word- und Excel-Dokumente einsehen, wenn diese als Anhang mit einer E-Mail über den Blackberry-Server empfangen wurden - allerdings nur als Image der ursprünglichen Datei, so dass eine Bearbeitung ohne weiteres nicht möglich ist.

Die in der OEM-Version von "Quickoffice" mitgelieferten Office-Funktionen sind bei Symbian-S60-Geräten relativ ausgereift, vorausgesetzt es ist nicht nur die einfache "Viewer"-Version zum Einsehen von Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien installiert. In diesem Fall empfiehlt sich etwa der Wechsel auf die aktuelle Version "Quickoffice Premier 5", die auch das mit Office 2007 eingeführte Dateiformat OpenXML unterstützt und eine Druckfunktion besitzt.

Planungs-Tools

Mit der mobilen Outlook-Version verfügen Windows-Mobile-Geräte eigentlich über eine komplette Organizer-Software für Termine, Adressen und Aufgaben. Leider ist aber auch hier der Funktionsumfang eingeschränkt. Wer aber unterwegs auf Features wie eine Wochen- oder Monatsansicht nicht verzichten will, kann als Alternative zu "Agenda One" von DeveloperOne greifen. Das mittlerweile in Version 2 verfügbare Produkt schafft es, Funktionsvielfalt mit einfacher Bedienbarkeit zu verknüpfen. Hervorzuheben sind dabei die Möglichkeit, über die Ansichtsauswahl mit einem einzigen Fingerdruck zwischen den Ansichten zu wechseln, sowie die leistungsstarke Suchfunktion.

Die aktuelle Aufgabenliste auf dem Bildschirm besser einsetzen können Windows-Mobile-Nutzer mit dem kostenlosen Plug-in "Task Plus" von Forest69: Das Tool verwandelt die Standardliste in eine besser überschaubare und verwaltbare. So werden Aufgaben in private und geschäftliche Kategorien aufgeteilt. Gleichzeitig zeigt Talk Plus Geburtstage und Verabredungen auf die gleiche einfache Art an wie Aufgaben.

Auch in der Symbian-Welt sind spartanisch ausgestattete Kalenderanwendungen nichts Unbekanntes. Abhilfe schaffen Drittanwendungen wie "Papyrus" von SBSH Mobile Software. Das Tool verschmilzt Handy-Kalender mit Aufgaben- und Terminplaner zu einem Universalhelfer, der zudem ergonomische Tages-, Wochen- und Monatsansichten bietet.

Der Blackberry galt lange Zeit herkömmlichen PDAs in Sachen Kalender- und Aufgabenverwaltung als unterlegen. Diese Situation hat sich spätestens mit dem Betriebssystem-Update auf Version 4.1 des Blackberry OS geändert, da sich ab diesem Zeitpunkt Aufgaben in den Kalender (Tages-, Wochen- oder Monatsansicht) integrieren lassen. Wem dies nicht genügt, sei "Next Action" von Blackberrybooks ans Herz gelegt. Das mit Anwendungen wie Microsoft Outlook, Lotus Notes, Novell Groupwise, iCal oder Entourage kompatible Tool hilft Nutzern dabei, den Blackberry in die bekannte Selbst-Management-Methode "Getting Things Done" (GTD) einzubeziehen.

Kommunikation

Wie beim simplen Firmen-Handy ist es immer noch eine Hauptaufgabe des modernen Smartphones, nämlich den Nutzer unterwegs erreichbar zu machen. Dank integrierter Features oder Drittanwendungen muss die Kontaktaufnahme aber nicht mehr unbedingt über ein GSM-Telefonat erfolgen. So ermöglichen Provider wie Truphone (Symbian S60) inzwischen auch günstige (Auslands-)Anrufe via VoIP - wegen der hohen Latenzzeiten von UMTS-Netzen sollte dazu aber ein (kostenloses) WLAN genutzt werden. Alternativen dazu sind unter anderem Fring, "IM+" von Shape Services, Barablu und iSkoot. Sie alle unterstützen verschiedene Smartphone-Betriebssysteme setzen auf Skype und - außer iSkoot- anderen VoIP/Instant-Messaging-Plattformen wie Google Talk, MSN Messenger oder Yahoo auf.

Bei unternehmens-/gruppenweiter Nutzung eignen sich die Lösungen aber nicht nur für Chats, sondern auch zur Präsenz-Anzeige mit verschiedenen Stati. Auf diese Weise können alle Team-Mitglieder auf einen Blick erkennen, wer erreichbar ist, beziehungsweise, gestört werden darf - egal ob unterwegs oder am Büroarbeitsplatz. Nutzer mit vielen Kontakten sollten allerdings bedenken, dass das Akku durch die ständigen Stati-Abfragen deutlich schneller entleert.

Internet

In Sachen Usability und Mobile Internet ist derzeit noch das Apple iPhone das Maß aller Dinge, wenngleich die Konkurrenz bei Microsoft, Nokia und Blackberry-Anbieter Research in Motion (RIM) nicht schläft - ab Version 4.5 des Blackberry-OS gibt es hier sogar einen richtigen Mouse-Zeiger. Wer sich mit der Standardkost nicht zufrieden geben will, findet im Opera Mini eine interessante Alternative. Der für fast alle Handys (auch Blackberrys) geeignete Browser optimiert Websites für den mobilen Zugriff und sorgt mit einem von Opera betriebener Proxy-Server für einen zügigen Seitenaufbau. Einen Test wert sind auch Bitstream Thunderhawk oder Skyfire, die ebenfalls mit Proxy-Server arbeiten. Thunderhawk ist allerdings nicht ganz kostenlos, der im Betastadium befindliche Skyfire-Browser wird derzeit nur für Windows Mobile und die Nutzung in den USA angeboten.

Security

Wer sensible Daten auf seinem mobilen Endgerät abgelegt hat, sollte dieses nicht nur in den Augen behalten, sondern die Informationen auch noch anderweitig vor unbefugten Zugriff schützen. Windows-Mobile-Nutzern bietet sich zu diesem Zweck etwa die Software "Code Wallet" von DeveloperOne an: Mit der Anwendung sind die Daten auf dem Pocket-PC oder Windows-Mobile-Smartphone übersichtlich kategorisiert, sicher verschlüsselt und selbstverständlich jederzeit griffbereit.

Für die sichere Aufbewahrung von Kreditkartennummern, Passwörter, Codes, Konten (E-Mail, Internet, Online-Einkaufen, Bank), Webseiten, Adressen und vielem mehr eignet sich die Software "Handy Safe". von Epocware/Paragon Software Group. Das für Windows Mobile und Symbian S60 angebotene Tool stellt über 35 Eingabekategorien für Ihre privaten Informationen bereit - den Schutz für Unbefugten übernehmen ein Passwortschutz und die sichere 448-Bit-Datenverschlüsselung (Blowfish). Darüber hinaus lassen sich die auf dem Mobilgerät und dem PC gespeicherten Informationen synchronisieren.

Nutzer von neueren Blackberry-Modellen haben automatisch den RIM Password Keeper auf ihrem Gerät installiert. Dies sollte sie jedoch nicht davon abhalten, auf "KeePass Password Keeper" zu wechseln. Das kostenlose Open-Source-Tool verwaltet die Daten nicht nur logischer, sondern geht auch schonend mit dem Speicher um und wartet mit höheren Sicherheitsstandards (AES, Twofish) auf. Durch den Umstand, dass Versionen für viele andere Plattformen (Apple Mac OS X, Linux, Microsoft Windows, Java- und Windows-Mobile-Geräte) existieren, können Nutzer zudem ihre sensiblen Daten zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren.

Erwähnenswert ist zudem das bereits zur CeBit 2007 vorgestellte Tool Mobilesitter von Fraunhofer Institut für sichere Informationstechnologie (SIT): Mobilesitter ermöglicht es dem Nutzer, Geheimkombinationen auf (fast) jedem Java-fähigen Handy abzuspeichern und zu verwalten. Gelangt das Gerät in falsche Hände, kein Problem: Bei Eingabe eines falschen Master-Passworts liefert das Programm keine Fehlermeldungen, sondern spuckt fröhlich selbst generierte, aber auf Regeln basierende Passwörter, PINs und TANs aus. Dem Hacker bleibt daher nichts anderes übrig, als jedes vom Mobilesitter berechnete Passwort bei der jeweiligen Anwendung einzugeben, womit die Erfolgschancen gegen null liegen (Computerwoche.de berichtete).

Reise und Navigation

Da Smartphones häufig unterwegs genutzt werden, sind sie für Mobility-Anwendungen geradezu prädestiniert. Beispiel dafür ist "WorldMate Live" von Mobimate. Die für alle wichtigen mobilen Plattformen (Windows Mobile, Symbian S60, UIQ, Blackberry etc.) angebotene Anwendung nimmt den Stress aus Geschäftsreisen, indem sie zahlreiche wichtige Reiseinformationen auf dem Mobilgerät bereitstellt. So kann der Nutzer in der kostenlosen Version sämtliche Informationen über Flüge, Hotels, Meetings, Öffentlicher Transport und Autoverleih auf seinem Smartphone oder Blackberry speichern und Buchungsbestätigungen, Kalendereinträge direkt aus Outlook exportieren. In der Bezahlversion sind darüber hinaus noch Features wie Echtzeitinformationen über verspätete oder ausgefallene Flüge sowie Alternativen zu diesen enthalten.

Nicht nur für Geschäftsreisen nützlich ist auch die exklusiv bei Handit erhältliche Software "Navideo Driver" Das Fahrtenbuch-Plugin für Windows-Mobile-Geräte ermöglicht es TomTom-Nutzern, ihre Fahrten in der Navigationssoftware (ab Version 3) zu verwalten, übersichtliche Listen abzurufen und ausdrucken sowie über Google Maps, Google Earth und Microsoft Autoroute auszuwerten.

Welche weiteren Smartphone-Anwendungen nutzen/kennen Sie bereits? Bitte schicken Sie Ihre Tipps (Stichwort: Smartphone-Tools) an mbremmer@computerwoche.de!!!