Die IT-Manager stecken in der Klemme. Aus der Vorstandsetage drängen Geschäftsführer und Finanzchefs, denen die schwierige Wirtschaftslage zunehmend zu schaffen macht, die IT-Kosten zu senken. Gleichzeitig verlangt die Business-Seite von den IT-Abteilungen zunehmend, die Geschäftsprozesse effizienter zu unterstützen. Außerdem sind immer mehr Compliance-Regeln zu erfüllen.

Keine leichte Aufgabe für die IT-Verantwortlichen. Setzen sie blindlings die Kostenschere an, entlastet das vielleicht die finanzielle Situation. Allerdings leidet dann die technische Unterstützung des Geschäfts. Achten sie dagegen nur auf das Funktionieren ihrer Abteilung und gehen leger mit dem IT-Budget um, wird der finanzielle Druck weiter zunehmen - bis irgendwann die Vorstandsetage eingreift.

Da sich die Situation in den kommenden Monaten nicht entspannen dürfte, bleibt das IT-Management eine Gratwanderung. Das Gleichgewicht lässt sich nur halten, wenn die IT bei möglichst unverändertem Leistungsportfolio effizienter wird. Das ist nur zu erreichen, wenn alle IT-Facetten in die Überlungen einbezogen werden.

1. DER EINKAUF

Richtig verhandeln

Umfragen des amerikanischen "CIO-Magazine" haben ergeben, dass 60 Prozent der IT-Verantwortlichen ihre Verträge mit IT-Lieferanten nachverhandeln wollen, um Kosten zu sparen. Das sollten Sie dabei beachten:

• Auch wenn Sie durch Ihre Unterschrift im Vertrag gebunden sind: Es gibt Hebel für Nachverhandlungen. Jeder Vertrag endet irgendwann, und die Lieferanten wissen, dass Ihre Bereitschaft, den Kontrakt zu verlängern, sinkt, sollten sie sich nicht als kooperativ erweisen.

• Verhandlungen können in Streit ausarten, müssen es aber nicht. Seien Sie professionell und erklären Ihrem Verhandlungspartner Ihre Geschäftsprobleme und warum Sie einen besseren Preis erwarten.

• Seien Sie flexibel. Verhandeln heißt, dass sich beide Seiten bewegen müssen. Die Anbieter tun sich schwer, Preisnachlässe einzuräumen, wenn für sie nichts herausspringt - beispielsweise eine Ausweitung oder vorzeitige Verlängerung des Vertrags.

• Einige Monate, bevor ein Vertrag ausläuft und Sie verlängern, sollten Sie Angebote anderer Anbieter einholen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, den Lieferanten zu wechseln, sollten Sie bessere Konditionen bekommen, beziehungsweise Druck auf Ihren bestehenden Anbieter auszuüben, um einen günstigeren Preis auszuhandeln.

• Wenn Sie einen neuen Vertrag aushandeln beziehungsweise einen bestehenden Kontrakt neu verhandeln, achten Sie auf größtmögliche Flexibilität wie beispielsweise das Recht, Supportleistungen zu drosseln oder ganz darauf zu verzichten. Das verschafft Ihnen die Möglichkeit, während der Laufzeit die Kosten variabel zu gestalten.

2. DER IT-BETRIEB

Open-Source-Software/Freeware einsetzen

Das Angebot von Open-Source-Software wächst stetig und bietet in vielen Bereichen eine kostengünstige Alternative zu Lizenzware. Beispielsweise hat sich "OpenOffice" mittlerweile zu einem ernst zu nehmenden Konkurrenten für Microsofts Office-Paket gemausert. OpenOffice bietet eine Funktionspalette in Sachen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation, die sich mit der des großen Bruders vergleichen lässt. An der Interoperabilität beider Pakete hakt es noch, obwohl die Open-Source-Entwickler daran arbeiten. Beispielsweise lassen sich Korrekturen aus dem Änderungsmodus nicht beliebig übertragen. Mit den Dateiformaten der Microsoft-Anwendungen kommt die Open-Source-Alternative aber gut zurecht. Wer also seine Dateien durch keine komplexen Workflows mit vielen Beteiligten, verschiedenen Anwendungen und zahlreichen Änderungen schleusen muss, sollte sich OpenOffice durchaus einmal ansehen.

Eine weitere Office-Alternative bietet Google. Der Suchmaschinen-Anbieter offeriert online kostenlos einfache Funktionen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und die Verarbeitung von Präsentationen. Der Vorteil: Nutzer müssen keine Software lokal auf ihrem Rechner installieren, sondern benötigen lediglich einen Internet-Zugang, um auf ihre Daten im Netz zuzugreifen. Auf diesem Weg lassen sich Informationen außerdem einfach mit Kollegen und Kunden teilen. Einzige Einschränkung: Die Google-Anwendungen bieten nur Basisfunktionen und reichen nicht an die Palette von Microsofts Office-Paket oder OpenOffice heran. Außerdem müssen sich Unternehmen überlegen, ob sie ihre Daten Google anvertrauen wollen.

Consumer-Techniken nutzen

Viele IT-Abteilungen tun sich schwer damit, Consumer- und Web-2.0-Techniken in ihre Strategien zu integrieren. Dabei ließen sich genau damit IT-Kosten senken. Solche Techniken sind deutlich günstiger zu haben als professionelle Lösungen, manchmal sogar kostenlos. In den USA ist die Skepsis bezüglich solcher Angebote geringer ausgeprägt als in Deutschland. Beispielsweise schaltete Vivek Kundra, CTO des District of Columbia, sein Firmenportal ab, weil es eine Menge Geld aus dem IT-Budget verschlang. Er ersetzte es durch günstigere Wiki-Technik. Ein weiterer Vorteil sei, dass viele Nutzer nur wenig beziehungsweise keinen Schulungsbedarf haben, da sie bereits im Privatleben mit den Anwendungen vertraut sind.

Second-Hand- oder B-Ware sind günstiger

Bevor Sie Hard- oder Software bei Ihrem angestammten Lieferanten ordern, sollten Sie alternative Beschaffungswege prüfen. Für Hardware gibt es seit Jahren einen schwunghaften Gebrauchthandel, gerade was Geräte für die Ausstattung des Arbeitsplatzes wie Rechner, Monitore oder Drucker anbelangt. Professionelle Händler prüfen die Geräte, geben Firmenkunden auch Garantien und offerieren Support. Wer bestimmte Rechnertypen benötigt, um firmenintern einen reibungslosen Helpdesk zu gewährleisten, und im Second-Hand-Markt nicht fündig wird, kann darüber hinaus Schnäppchen direkt bei den Herstellern machen. Diese bieten zum Teil B-Ware an: Das sind teilweise kaum gebrauchte Rückläufer aus Unternehmen beziehungsweise Geräte mit kleinen kosmetischen Fehlern wie beispielsweise Kratzern im Gehäuse. Doch Vorsicht: Die Rechnung geht nur dann auf, wenn das Preis-Leistungs-Verhältnis insbesondere auch bezüglich des Energiebedarfs exakt kalkuliert wird.

Neben der harten Ware etabliert sich zunehmend auch ein Gebrauchtmarkt für Software - und zwar nicht nur für Massenware wie Windows und Office, sondern auch für Business-Lösungen wie SAP-Software. Zwar versuchen die Hersteller, diesen Markt klein zu halten - in erster Linie natürlich, um das eigene Lizenzgeschäft zu schützen. Der stärker werdende Kostendruck könnte jedoch gerade diesen Markt interessanter machen, da Softwarekosten einen großen Teil des IT-Budgets verschlingen. Viele Hersteller schüren derzeit Bedenken auf Anwenderseite und verweisen auf die angeblich unsichere rechtliche Situation. Davon sollten sich IT-Verantwortliche jedoch nicht einschüchtern lassen und alle Möglichkeiten - wenn nötig mit Rechtsbeistand - zumindest ausloten.

Der Second-Hand-Markt bietet nicht nur günstige Einkaufsmöglichkeiten. Anwender können hier umgekehrt nicht mehr benötigtes IT-Equipment zu Geld machen, bevor es im Keller oder dem Schrank verstaubt.

Projekte priorisieren

IT-Verantwortliche sollten genau überlegen, welche Projekte in der nächsten Zeit wirklich notwendig sind, und unnötige Vorhaben konsequent kappen. Dazu gehört nach Einschätzung vieler Analysten der Umstieg auf Windows Vista. Laut einer Umfrage von Forrester Research vom Sommer dieses Jahres läuft bei fast 90 Prozent aller 50 000 befragten Unternehmenskunden nach wie vor Windows XP. Lediglich auf einem von elf Firmenrechnern ist Vista installiert. Viele Unternehmen sehen derzeit keine Vorteile in einer Migration auf Vista. Zu den Softwarekosten kommen in aller Regel Investitionen in zusätzliche Hardware, da die alten Rechner oft nicht die Anforderungen des neuen Microsoft-Systems erfüllen. Wer darauf verzichtet, schont sein IT-Budget. Dazu kommt, dass der weltgrößte Softwarehersteller Windows XP noch lange mit Patches und Upgrades versorgen wird. Die nach wie vor starke Nachfrage nach dem Vista-Vorgänger hat die Microsoft-Verantwortlichen dazu veranlasst, die Verfügbarkeit von XP ein weiteres Mal zu verlängern. Unternehmenskunden erhalten beim Vista-Kauf nun bis zum 31. Juli kommenden Jahres das Recht zum Downgrade. Firmen sollten XP so lange weiter betreiben, wie sie keine Ressourcen und kein Geld in das Customizing des Systems stecken müssen, um es am Laufen zu halten, rät Peter Blatman, Analyst von Deloitte Consulting.

Druckkosten senken

Der Traum vom papierlosen Büro ist in den seltensten Fällen Wirklichkeit geworden. Nach wie vor spucken die Drucker in den Abteilungsfluren stapelweise Papier aus. Die damit verbundenen Kosten sind oft erheblich und bieten viel Einsparpotenzial. Achten Sie beispielsweise darauf, Papier beidseitig und nach Möglichkeit schwarzweiß zu bedrucken. Außerdem reicht es in aller Regel aus, die Druckqualität auf Entwurfsmodus festzulegen. Das Gerät arbeitet schneller und benötigt weniger Tinte beziehungsweise Toner. Neben den technischen Aspekten sollten die IT-Verantwortlichen auch das Bewusstsein der Mitarbeiter in Sachen Druckkosten schärfen. Dazu gehört vor jedem Ausdruck die Frage: "Brauche ich das Material wirklich schwarz auf weiß?" Anstatt jedem Mitarbeiter ein Memo in den Postkorb zu legen, können Mitteilungen auch per E-Mail versandtoder zentral ausgehängt werden. Außerdem sollten Anwender auf Optionen wie "Druckerfreundlich" achten. Viele Ausdrucke aus dem Internet weisen sonst abgeschnittene Ränder oder fast leere Seiten auf.

Arbeitsplätze flexibilisieren

Neben Einsparungen in der IT selbst kann die IT auch dabei helfen, Kosten in der Organisation zu senken. Dazu zählt beispielsweise, Techniken und Tools für flexible Arbeitsplätze bereitzustellen. Die Analysten von Gartner gehen davon aus, dass im kommenden Jahr rund ein Viertel aller amerikanischen Angestellten ohne festen Arbeitsplatz auskommen wird. Immer mehr Menschen werden demnach von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Die Unternehmen können damit an der eigenen Infrastruktur sparen. Außerdem sinkt der Aufwand für den Weg zur und von der Arbeitsstätte. Die IT sollte diesen Trend unterstützen: Notebooks halten leistungsmäßig mit herkömmlichen Desktop-Systemen mit und machen die Nutzer unabhängig von einem festen Arbeitsplatz. Für den Zugriff auf die benötigten Informationen und Daten reicht in aller Regel ein Internet-Zugang. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Online-Werkzeugen, über die Anwender Daten austauschen, bearbeiten und weiterleiten können. Um das Firmennetz nicht durch zahlreiche Zugriffe von außen angreifbar zu machen, können auch die Daten selbst im World Wide Web abgelegt werden. Anbieter von Online-Storage versprechen eine günstige und sichere Ablage von Firmendaten. Wer den Web-Speichern misstraut, kann den Zugriff auf das Firmennetz mittels Virtual-Private-Network-Technik absichern.

Mit Online-Meetings sparen

Steigt der Druck, Kosten zu sparen, setzen Unternehmen den Rotstift in aller Regel zuerst bei den Reisekosten an. Beispielsweise hat SAP angesichts eines drohenden Geschäftseinbruchs seine Mitarbeiter angewiesen, auf alle Geschäftsreisen ohne Kundenbezug zu verzichten. Es geht auch ohne: Web-Konferenzen können den zeitaufwändigen und teuren Flug ans andere Ende von Deutschland durchaus ersetzen. Das spart Reisekosten und kommt auch noch der Umwelt zugute. Für ein Online-Meeting genügt ein kostenloses Tool wie Skype sowie eine herkömmliche Webcam. Auch auf Präsentationen oder den Austausch von Dokumenten müssen die Nutzer nicht verzichten. Über Services wie "WebEx" von Cisco lassen sich zum Beispiel Folien präsentieren. Außerdem können die Teilnehmer verschiedene Daten austauschen.

3. DIE IT-STRATEGIE

Business soll Anforderungen definieren

IT-Abteilungen entstehen oft hohe Kosten, weil Sonderwünsche aus den Fachabteilungen Projekte unnötig aufblähen. Zu prüfen, inwieweit sich diese Wünsche realisieren lassen und ob die Technik, Architektur sowie Infrastruktur dazu passen, erfordert oft einen hohen Aufwand. Gerade weil die Kosten in der IT-Abteilung und nicht in der Fachabteilung auflaufen, tendiert die Business-Seite dazu, lieber mehr Sonderfunktionen anzufordern als zu wenig. "Die IT-Verantwortlichen sollten den Ball an die Fachabteilungen zurückspielen", empfiehlt Sean Rhody, Analyst von Capgemini. Wird der Aufwand für Zusatzwünsche auf der Business-Seite gebucht, werden unsinnige Änderungen schnell fallen gelassen und die übrigen Anträge streng priorisiert. Das hilft sofort, die Kosten zu senken.

Dem Finanzchef ins Auge sehen

Die IT-Verantwortlichen sollten aktiv mit dem Kostendruck umgehen, statt zu warten, bis sich die Kostenschere öffnet. Machen Sie den Finanzverantwortlichen deutlich, welche Rolle die IT für das Business einnimmt und welche Maßnahmen Sie planen, um den Kostendruck abzufedern. Das schafft Verständnis, und Sie als IT-Verantwortlicher gewinnen mehr Übersicht, welche Strategien im gesamten Unternehmen geplant sind, um Geld zu sparen. Die Einsparvorhaben sollten über Abteilungsgrenzen hinweg korreliert werden. So hat es wenig Sinn, mit großem IT-Aufwand einen Prozess in der Fachabteilung zu stützen, den es aufgrund aktueller Sparzwänge in wenigen Wochen nicht mehr geben wird.

Die CIOs sollten darüber hinaus mit ihren Finanzchefs über anstehende Investitionen und das künftige IT-Budget sprechen. Gerade im Vorfeld einer sich abzeichnenden Krise kommt es oft zu Panikreaktionen, in denen die noch vorhandenen Gelder mit vollen Händen ausgegeben werden, aus Angst, morgen könnten die Mittel schon gestrichen sein. Diese meist unüberlegten Käufe kommen in aller Regel jedoch teuer. Beispielsweise könnte es angeraten sein, einen Abschluss noch etwas zu verschieben, um eine bessere Verhandlungsposition und damit günstigere Konditionen zu erreichen. Diese Mechanismen sollten Sie Ihrem Finanzchef darlegen und ihn bitten, die benötigten Gelder zu blocken. Schaffen Sie Ihr IT-Equipment dann an, wenn Sie das Optimum herausholen können, und nicht blindlings, nur weil noch Geld da ist.