Schneller Start ins Web-Conferencing

Reisekosten reduzieren, die Umwelt schonen. Damit werben heute wohl die meisten Anbieter von Web-Konferenz-Lösungen um die Gunst der Kunden. Und tatsächlich eignen sich Online-Meetings bestens dazu, Geschäftsreise und damit Kosten und den CO2-Ausstoß zu verringern. Doch das wahre Potenzial von Web-Meetings liegt nach wie vor darin, die Produktivität in räumlich verteilten Teams zu verbessern und einzelne Teammitglieder enger in Projekte einzubinden.

Der Markt bietet für jeden Zweck und für jeden Geldbeutel die passende Lösung. Kostenlose Web-Conferencing-Tools gibt es sehr viele. Darunter zählen neben den populären Instant-Messaging-Tools wie Google Chat, Microsoft Instant Messanger, iChat auch Produkte wie etwa "Xykast”, "FlashMeeting”, oder das Open-Source-System "OpenMeetings”. Diese bieten Einsteigern zwar einen einfachen Weg, erste Erfahrungen mit virtuellen Meetings zu sammeln. Doch für den effizienten Unternehmenseinsatz dürften solche Anwendungen kaum geeignet sein. Zum einen genügen sie selbst laxe Sicherheitsanforderungen nicht. Zum anderen fehlen in den meisten Fällen die Collaboration-Funktionen, die Web-Meetings wirklich nützlich machen.

Zehn Web-Konferenz-Tools im Vergleich
Hier bieten wir Ihnen einen schnellen Überblick über die getesteten Produkte.

Skype Premium
Mit Skype-Premium bietet sich eine einfache Konferenz-Lösung, die sich in erster Linie für Ad-Hoc-Meetings eignet und mit einem guten Preis-Leistungsverhältnis punktet.

Vsee
VSee verspricht gute Videoqualität bei minimalen Breitbandbedarf. Die Lösung kann wahlweise On-Demand oder On-Premise eingesetzt werden.

Oovoo
Mit OoVoo erhalten Firmen eine leistungsfähige Konferenz-Lösung, die für Windows und Mac erhältlich ist und zudem mobile Geräte von Apple und Android unterstützt.

BeamYourScreen
BeamYourScreen kommt aus Deutschland und wartet unter anderem mit einem professionellen Meeting-Planer. Damit lassen sich Online-Treffen effizient organisieren und verwalten.

Citrix GoToMeeting
Mit GoToMeeting bietet Citrix ein vielversprechendes Web-Conferencing-Tool, das den Vergleich mit den traditionellen Systemen von Großanbietern wie Adobe oder Microsoft nicht scheuen muss.

Cisco Webex
Cisco Systems ist einer der wichtigsten Player am Markt für Videokonferenz-Lösungen. Mit WebEx bietet der Hersteller eine professionelle Einsteiger-Lösung für die effiziente Online-Zusammenarbeit.

Adobe Connect
Adobe Connect gilt als eine der benutzerfreundlichsten Konferenz-Lösungen. Sie ist modular aufgebaut, vielseitig einsetzbar und kann beliebig skaliert werden.

Microsoft Live Meeting
Office Live Meeting wird von Microsoft als gehosteter Service angeboten und zählt nach wie vor zu den populärsten Konferenz-Tools im Business-Bereich.

PGi GlobalMeet
GlobalMeet von der Firma PGi eignet sich sowohl für Ad-Hoc- als auch für geplante Meetings. Das Tool arbeitet vollständig im Browser und Bedarf keiner Software-Installation.

Lifesize Passport
Mit LifeSize Passport erhalten Firmen ein bezahlbares Einsteiger-Paket bestehend aus Webcam, Codec und Fernbedienung erhalten einzelne Büros, das eine hohe Videoqualität in HD selbst bei geringen Bandbreiten verspricht.

Um das wahre Potenzial von Web-Meetings erschließen zu können, müssen Anwender etwa in der Lage sein, Dateien austauschen und gleichzeitig an Dokumenten zusammenarbeiten zu können. In den folgenden Abschnitten werden zehn professionelle und bewährte Lösungen aufgeführt, die auf den Einsatz bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ausgerichtet sind. Allesamt bieten sie viele Möglichkeiten zur effizienten Zusammenarbeit in räumlich verteilten Teams.

Vier günstige Anwendungen für den Einstieg

1. Skype Premium

Unter Privatanwendern ist Skype bereits seit Jahren sehr erfolgreich. Was viele allerdings nicht wissen, ist, dass die Software auch kostenpflichtige Features für Unternehmen bietet. So erhalten Firmen mit "Skype Premium” für nur knapp sechs Euro im Monat unbegrenzte Gruppen-Videoanrufe mit bis zu zehn Teilnehmern. Das Abonnement muss nur einer der Gesprächspartner haben, wobei dieser nicht unbedingt der Meeting-Moderator sein muss.

Mit einigen Standard-Funktionen für den Business-Einsatz wie Dateiaustausch und Bildschirmfreigabe bietet Skype Einsteigern ein gutes Preis-Leistungsverhältnis. Beim Screen-Sharing ist die Nutzerzahl allerdings auf zwei Anwender beschränkt. Für Webinare und Online-Konferenzen ist Skype also nicht geeignet, zumal sich Web-Konferenzen nicht vorplanen lassen. Die Anwendung bietet, anders als die meisten Lösungen, die für Unternehmen konzipiert sind, keine Meeting-Verwaltung. Eine Funktion, mit der man aus dem Programm heraus seine Kontakte via E-Mail samt Kalendereintrag zu Online-Zusammenkünften einladen kann, wird man also vergeblich suchen.

2. VSee

Als Alternative zu Skype positioniert sich die SaaS-Lösung "VSee”, die ebenfalls eher für ad-hoc Meetings konzipiert ist. Das Produkt wurde von einem Team von Netzwerk-Spezialisten an der renommierten Standford University entwickelt und wird von namhaften Investoren wie etwa Salesforce.com unterstützt. Der Hersteller wirbt damit, mittels selbstentwickelter Datenübertragungsalgorithmen rund 50 Prozent weniger Bandbreite zu benötigen als vergleichbare Systeme von Skype, Cisco oder Polycom. Der Fokus liegt dabei auf Produktivität und Zusammenarbeit. So wartet VSee mit einigen interessanten kollaborativen Funktionen auf, die bei Skype fehlen. Dazu zählen Remote-Zugriff auf den Rechner eines Meeting-Teilnehmers, sowie Whiteboards, die sich für Brainstorming besonders gut eignen. VSee-Clients sind für Mac und Windows erhältlich. Auf Linux läuft die Software über VMware.

VSee kommt in drei verschiedenen Versionen. Die Preise starten bei 10 US-Dollar pro Anwender und Monat. Wer die Software auf dem eigenen Server installieren und selber betreiben möchte, der kann eine On Premise-Lizenz kaufen. Preise dazu gibt es nur auf Anfrage.

3. OoVoo

Ebenfalls Web-basierend, bietet "OoVoo” die Möglichkeit, Video-Konferenzen mit mehreren Teilnehmern durchführen zu können. Die Lösung ist nicht nur für Windows und Mac erhältlich, sondern auch für iPhone und iPad, sowie für Android-Geräte. Mit den mobilen Versionen, die jeweils im Apples App Store beziehungsweise im Android Market zum freien Download bereit stehen, lassen sich Videotelefonate mit bis zu fünf Teilnehmern gleichzeitig durchführen. Wie der Anbieter behauptet, lassen sich virtuelle Meetings auch unterwegs mit einer 3G-Verbindung problemlos betreiben. Eine Chat-Funktion für Text-Nachrichten ist ebenfalls implementiert. Desktop- und File-Sharing bleiben allerdings den Desktop-Versionen vorbehalten. Ein weiteres Feature, das auf mobilen Geräten nicht unterstützt wird, sind Video-Nachrichten.

Angeboten wird OoVoo in drei verschiedenen Abo-Paketen. Neben einer freien Version mit begrenzten Funktionsumfang und Werbeeinschaltungen können Kunden zwischen den Versionen "Plus” und "Pro” auswählen. Die Pro-Version kostet knapp 30 US-Dollar im Monat und bietet Features, die für Firmen interessant sind, wie anpassbare Sicherheits-Einstellungen, Live-Support, sowie ein zentrales Verwaltungs- und Reporting-Tool.

4. BeamYourScreen

Mit "BeamYourScreen” bietet sich ein übersichtliches und intuitives Web-Conferencing-Tool aus Deutschland, das den Vergleich mit den Konkurrenz-Produkten der großen Hersteller aus den USA nicht scheuen muss. Das Programm ist für Windows und Mac erhältlich und wartet unter anderem mit einer einfachen Installation und einem nützlichen Meeting-Planer sowie Screen-Sharing-Funktionen auf. In Sachen Sicherheit erfüllt die Software die üblichen Standards. Ferner kann das Set an verfügbaren Funktionen in Meetings durch entsprechende Profile angepasst werden.

Im Vergleich zu den anderen Conferencing-Tools für Einsteiger bietet BeamYourScreen seinen Kunden keine monatliche Laufzeit, sondern nur ein Jahresabonnement. Die jährliche Miete beträgt laut Anbieter 179 Euro und bietet Support für bis zu 25 Teilnehmer pro Sitzung. Für nicht-kommerzielle Zwecke stellt der Hersteller eine freie Version seiner Software zur Verfügung.

Sechs Business-taugliche Lösungen

Im Rahmen der Studie "The Forrester Wave: Web Conferencing” aus dem zweiten Quartal 2010 hat das Analystenhaus Forrester den Markt für Business-taugliche Web-Konferenz-Lösungen genauer unter die Lupe genommen und die wichtigsten Markt-Player ermittelt. Mittlerweile sind manche der führenden Lösungen bereits über 10 Jahre alt und in Sachen Funktionalität, Sicherheit und Performance kaum voneinander zu unterscheiden, so der Tenor der Studienautoren. Gemeinsam haben die führenden Lösungen von Anbietern wie Microsoft, Adobe, Cisco oder Citrix Systems, dass sie vielseitig einsetzbar und skalierbar sind. Inzwischen sind diese bewährten Systeme, die zunächst überwiegend von Großunternehmen eingesetzt wurden, dank SaaS nun auch für KMU bezahlbar.

5. Citrix GoToMeeting

Eine Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands ausgelegt ist, stellt "GoToMeeting” von Citrix Systems dar. Das System wird im SaaS-Model angeboten und bietet somit einen schnellen Einstieg, fest kalkulierbare Kosten, einen minimalen Verwaltungsaufwand, sowie keine Vertragsbindung. Für einen monatlichen Abonnementspreis von 39 Euro können sich Firmen eine unbegrenzte Nutzung von Online-Meetings mit bis zu 15 Teilnehmern sichern.

Ein Desktop-Client wird benötigt, um die Kommunikation zu starten. Dieser ist kostenlos und mit Windows und Mac kompatibel. Jeder Meeting-Teilnehmer muss es auf seinem Rechner installieren. Der Hersteller verspricht eine einfache Einrichtung, bei der keine Konfiguration notwendig sei. Die Lösung wartet mit einer Reihe nützlicher Funktionen wie Meeting-Aufzeichnung und -Wiedergabe, Freigabe von bestimmten Anwendungen, integrierte E-Mail- und Instant-Messaging-Funktion (unter anderem Outlook und Lotus Notes), Desktop-Anzeige, sowie eine Reihe von Grafik-Tools, mit denen man Präsentations-Inhalte in Echtzeit markieren und hervorheben kann. Interessierte können die Lösung unbeschränkt für 30 Tage kostenlos testen.

6. Cisco WebEx

In direkter Konkurrenz mit der Citrix-Lösung steht "Cisco WebEx”. Der Netzwerkspezialist bietet damit ein System, das in Sachen Kosten, Performance, Sicherheit und Funktionalität auf etwa dem gleichen Niveau steht wie GoToMeeting. Die Software kombiniert im Wesentlichen Desktop-Sharing über einen Web-Browser mit Telefonkonferenzen und Video. Wie GoToMeeting, das mobile Clients für iPhone und iPad bietet, kann auch die Cisco-Lösung mit der Unterstützung von Smartphones punkten. Laut Anbieter ist sie mit jedem Handy kompatibel, das Wi-Fi- beziehungsweise 3G-Verbindungen unterstützt.

Erhältlich ist WebEx wie üblich im SaaS-Modell. Pro Hoster kostet der Service 38 Euro Netto im Monat. Jeder Meeting-Gastgeber erhält einen WebEx-Zugang, mit dem er Online-Meetings planen und starten kann. Wie bei GoToMeeting lassen sich Videokonferenzen ebenfalls auf einfache Weise aufnehmen. Einen Test-Zugang bekommen Interessierte in dem Fall auch - nur die Testphase ist auf zwei Wochen beschränkt.

7. Adobe Connect

Ein weiteres Unternehmen, das von Forrester als Marktführer identifiziert wird, ist der Multimedia-Riese Adobe. Mit "Adobe Connect” wird eine umfangreiche und leistungsstarke Software-Suite angeboten, die von zahlreichen Firmen weltweit für Web-Konferenzen, E-Learning und Webinare eingesetzt wird. Sie basiert auf Flash und unterstützt nicht nur Windows, Mac, sondern auch Linux. Bei dieser Plattform loben die Forrester-Analysten vor allem ihre Benutzerfreundlichkeit und die durchdachte User-Experience.

Zu den weiteren zentralen Merkmalen der Lösung zählen Flexibilität, Anpassbarkeit sowie insbesondere die Skalierbarkeit. Von kleinen Teams, die sich spontan zu Web-Meetings treffen, bis hin zu großen Web-Events mit mehreren Tausende Teilnehmern: Die Connect-Plattform dürfte wohl jede Anforderung an effiziente Online-Konferenzen erfüllen. Firmen können entscheiden, ob sie die Software On-Premise nutzen oder als SaaS abonnieren möchten. Adobe bietet dazu zahlreiche Optionen an. Einzelanwender und kleine Unternehmen erhalten ab 55 US-Dollar pro Host und Monat Zugang zu unbegrenzten Online-Sitzungen mit bis zu 25 Anwendern.

8. Microsoft Office Live Meeting

Neben Citrix, Cisco und Adobe bestimmt auch Microsoft den Markt für Konferenz-Systeme. Wie die Forrester-Studie zeigt, zählt "Microsoft Office Live Meeting” zu den erfolgreichsten traditionellen Web-Conferencing-Tools für Unternehmen. Dabei handelt es sich um einen Hosted-Service für Online-Besprechungen, Web-Trainings und weitere Online-Veranstaltungen in Echtzeit, die bis zu rund 1.500 Teilnehmern unterstützten kann. Wie bei allen führenden Lösungen können Firmen damit Präsentationen halten, Team-Projekte managen, gemeinsam Ideen sammeln und Whiteboards erstellen.

Ein Web-basierender Client ermöglicht die einfache Einbindung von Meeting-Teilnehmern ohne vorherige Installation beziehungsweise Registrierung. Punkten kann Microsoft mit professionellen Sicherheits-Funktionen wie etwa Firewall-Unterstützung, starke Passwortauthentifizierungs-Richtlinien, sowie SSL- und 128-Bit-Datenverschlüsselung. Ein Nachteil der Microsoft-Lösung besteht darin, dass VoIP-Audio in Deutschland derzeit noch nicht verfügbar ist. Die Preise für die Microsoft-Lösung starten bei rund 20 Euro pro Monat (fünf Benutzer). Mit Hilfe eines Online-Preiskalkulators können Interessierte die Kosten für ihr individuelles Szenario berechnen.

9. GlobalMeet

Die US-Firma PGi wird von Forrester zu den "Strong Performers" am Markt gezählt. Mit ihrem Produkt "GlobalMeet” bietet sie eine SaaS-Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU ausgerichtet ist. Das Tool arbeitet vollständig im Browser, das heißt weder Administratoren noch Meeting-Teilnehmer müssen Software herunterladen und auf ihren Rechner installieren.

GlobalMeet eignet sich sowohl für Ad-Hoc- als auch für geplante Meetings. Mit Hilfe einer Symbol-Leiste für Outlook können Anwender Web-Konferenzen starten und organisieren. Die Möglichkeiten zur Online-Zusammenarbeit beschränken sich, ähnlich wie bei Skype, auf Desktop- und File-Sharing-Funktionen, die nur Standard-Anforderungen erfüllen. Anders als die meisten Lösungen in dem Bereich, bietet PGi nur ein einziges Abonnement an. Für 39 US-Dollar im Monat, erhalten Firmen unbegrentzte Web-Meetings mit bis zu 125 Teilnehmern.

10. Lifesize Passport

Eine weitere Alternative für Firmen, die sich eine Komplett-Lösung aus einer Hand wünschen, bietet die Firma LifeSize, ein Tochterunternehmen der Schweizer Logitech-Gruppe, mit dem Einsteiger-Produkt "LifeSize Passport”. Mit diesem Einsteiger-Paket bestehend aus Webcam, Codec und Fernbedienung erhalten einzelne Büros, Telearbeiter oder Team-Räume ein bezahlbares Konferenzprodukt mit HD-Videoqualität, - bei nur 1 MB/s über jede Internetverbindung, wenn man dem Hersteller Glauben schenkt. Das System lässt sich schnell einrichten und überzeugt durch eine gute Benutzerführung und professionelle Bildqualität. Mit Hilfe von mitgelieferten Software-Tools können Anwender auf einige Standard-Collaboration-Features zurückgreifen. Das System haben wir in der Redaktion bereits auf Herz und Nieren geprüft. Alle Details, wie es sich in der Praxis bewährt hat, erfahren Sie in dem COMPUTERWOCHE-Beitrag "Lifesize Passport: Der Desktop als Meeting-Room” .