Kosten- und Nutzenrechnung

Ratgeber zur Einführung von SaaS-Software

24.06.2009 von Oliver Stiemerling

Software-as-a-Service (SaaS) ist auch wegen der Wirtschaftskrise eines der relevantesten IT-Themen für kleine und mittelständische Firmen. Die Anbieter von SaaS-Lösungen versprechen viel, doch nicht immer ist SaaS drin, wo SaaS draufsteht. Deshalb müssen bei der Einführung von Mietsoftware Besonderheiten bedacht werden, die bei klassischer Software keine Rolle spielen.

In Großunternehmen ist eine reiche IT-Landschaft mit vielen die Produktivität steigernden und kollaborativen Anwendungen meist Realität. Spezialisierte Anwendungen für gemeinsame Arbeitsbereiche und Dokumenten-Management, Gruppenkalender, Personal- oder Reise-Management sind dort an der Tagesordnung. Ein Großunternehmen kann es sich leisten, für diese Applikationen eigene Server aufzusetzen und hochverfügbar betreuen zu lassen. SaaS-Angebote spielen hier keine vorrangige Rolle, wohl aber in kleinen und mittelständischen Betrieben. Dort sind SaaS-Projekte und ihre Einführung eine Überlegung wert.

Checkliste für SaaS-Projekte

Anpassungsbedarf und -möglichkeiten
Kostenvorteile sind nur durch einen gemeinsamen, standardisierten Betrieb zu erzielen. Im Zuge der Produktauswahl muss geklärt werden, ob die Anforderungen mit den im System vorhandenen Anpassungsmöglichkeiten umgesetzt werden können. Programmatisches Customizing ist eher unüblich und darf nur erfolgen, wenn es den gemeinsamen Betrieb und die Wartung nicht verhindert.

Effizientes Identitäts-Management
Bei SaaS-Angeboten ist die Vergabe von individuellen Benutzerzugängen beim Anbieter der Regelfall. Nutzt ein Unternehmen Angebote verschiedener SaaS-Anbieter, müssen pro Mitarbeiter mehrere Accounts eingerichtet werden. Dies führt schnell zu Organisations- und Sicherheitsproblemen. Hier bietet sich eine Integration von SaaS-Single-Sign-on (SaaS-SSO) in das Intranet an. Dazu können SSO-Standards wie SAML oder Cryptotickets verwendet werden.

Usability der Benutzerschnittstelle
Web-Benutzerschnittstellen sind oft nicht so effizient und bequem zu bedienen wie lokal installierte Software. Mit Techniken wie Ajax oder auch nur Javascript können die meisten Web-Anwendungen allerdings für den normalen Anwender sinnvoll nutzbar gemacht werden. Dieser Aspekt sollte vor der Einführung bedacht werden.

Flexibilitäts- und Preis-Check des Mietvertrags
Ein schlechter Mietvertrag für die SaaS-Lösung kann die erhofften Flexibilitäts- und Preisvorteile schnell zunichtemachen. Im Vorfeld ist unbedingt zu prüfen, ob der Vertrag einen zeitnahen Auf- und Abbau von Kapazitäten erlaubt und ob die vertragliche Preisgestaltung die erwünschten Kosteneinsparungen bringt.

Technische Nutzungsvoraussetzungen
Effizientes verteiltes Arbeiten ist nur möglich, wenn die Anwendung tatsächlich über das öffentliche Internet nutzbar ist. Wenn einem nur kurzfristig aktiven, freien Mitarbeiter erst spezielle Hardware, wie zum Beispiel eine Virtual Private Network Box zur Verfügung gestellt werden muss, gehen Flexibilitäts- und Kostenvorteile verloren.

Tragfähige Konzepte für Sicherheit und Notfälle
Bei einem gehosteten Angebot muss der IT-Manager für alle möglichen Problemfälle einen „Plan B“ parat haben, um schnell reagieren zu können. Bedacht werden müssen Datenschutzproblematiken, Notfallpläne für den Netzausfall, und wie man bei einer Insolvenz des Anbieters an die gespeicherten Daten gelangt.

Server-Ressourcen werden vergeudet

Für kleinere und mittelständische Unternehmen ist der Aufbau einer solchen professionellen IT-Landschaft gemessen an der geringeren Nutzerzahl um ein Mehrfaches teurer und bindet viele Ressourcen für die Systembetreuung. Insbesondere die effektive Auslastung von zentralen Servern ist bei kleinen Unternehmen fast nie gegeben, so dass oft 90 Prozent der lokal bereitgestellten Betriebsressourcen vergeudet werden.

Warum SaaS sich für kleinere Firmen rechnet

Zudem arbeiten kleinere Unternehmen oft verteilt in Netzwerken von freien und festen Mitarbeitern. Eine sichere Netzinfrastruktur mit zentralen Server-Anwendungen aufzubauen ist für diese Betriebe oft überhaupt nicht zu leisten, so dass vorhandene Potenziale zur Kollaborationsunterstützung und Produktivitätssteigerung nicht realisiert werden können.

Aufgrund der genannten Einschränkungen bieten SaaS-Konzepte für kleinere und mittelständische Unternehmen folgende Vorteile:

Kosteneinsparungen: Bei Softwarebezug im SaaS-Modell teilen sich mehrere Firmen die Server-Kapazitäten eines sicheren Hochleistungsrechenzentrum. Dadurch lassen sich die Kosten pro Nutzer auf eine Größenordnung reduzieren, wie sie in Großunternehmen üblich ist.
Flexibilität: In einem schwierigen wirtschaftlichen Umfeld ist der flexible Auf- und Abbau von IT-Ressourcen ein echter Wettbewerbsvorteil. Die meisten SaaS-Anbieter ermöglichen bedarfsgerechte, zeitnahe Veränderungen der gebuchten Kapazitäten (zum Beispiel Anzahl von Benutzern, reservierter Speicherplatz oder Transaktionen).
Verteiltes Arbeiten: SaaS-Lösungen werden zumeist über hochgradig verschlüsselte Kanäle via Internet genutzt, so dass auch Mitarbeiter im Home Office, auf Dienstreise oder in der Zweigniederlassung ohne Mehraufwand genauso schnell und sicher auf die gemeinsamen Anwendungen und Daten zugreifen können wie im Büro der Hauptniederlassung.

SaaS-Systeme auf Sicherheit und Nutzbarkeit prüfen

Diese SaaS-Vorteile resultieren im Wesentlichen aus der Nutzung von stark standardisierten, kryptografisch abgesicherten, unternehmensübergreifend gemeinsamen genutzten Systemen über das öffentliche Internet. Im Umkehrschluss sind die erhofften Vorteile allerdings nicht realisierbar, wenn die Software auch nur eine dieser Eigenschaften nicht hat. Experten warnen insbesondere vor schlechter Benutzbarkeit und gravierenden Sicherheitslücken.

Altsoftware als SaaS-Mogelpackungen

Das SaaS-Portal www.cryptodesk.de, hat durch die Zusammenarbeit mit deutschen und internationalen Anbietern von SaaS-Lösungen einen umfassenden Überblick über das Marktangebot gewonnen und warnt: "Achtung: Nicht überall, wo SaaS draufsteht, ist auch SaaS drin!" Die meisten Anbieter von SaaS-Angeboten haben hervorragende Lösungen im Programm. Es gibt jedoch auch überstürzt zum SaaS-Angebot umgebaute Altsoftware. Dabei wurden oft schwerwiegende Fehler gemacht. Insbesondere in den Bereichen Web-Usability und Security haben manche Anwendungen noch große Defizite, so dass hier eindeutig Vorsicht bei der Auswahl geboten ist.

Tipps für die Einführung von SaaS-Software

Um gravierende Probleme bei der Einführung und Nutzung zu vermeiden, sollten IT-Verantwortliche bei der Auswahl und Einführung von SaaS-Software eventuell die Hilfe eines Beraters in Erwägung ziehen und besonders auf diese Checkliste achten.