PDFs erstellen und bearbeiten

Wer schon länger mit Computern und der dazugehörenden Technik arbeitet, kennt sicher die immer wieder auftauchende Prophezeiung vom "papierlosen Büro". Nun sind in der Zwischenzeit weder die Druckerhersteller pleitegegangen noch scheint sich der Ausstoß an bedrucktem Papier in den Büros deutlich verringert zu haben. Wenn es hingegen ein Format geschafft hat, wenigstens einen Teil der Papierflut in Zeichen auf dem Bildschirm zu verwandeln, die dabei zudem in ihrer ursprünglichen Formatierung erhalten bleiben, so ist es das PDF-Format der Firma Adobe. Wohl kaum ein PC, Mac-Rechner oder auch iPhone- beziehungsweise Android-Gerät, das nicht auf der einer oder anderen Weise die Arbeit mit PDF-Dateien unterstützt.

Es existiert dann auch eine kaum zu überschauende Anzahl an Free- und Shareware sowie eine nicht minder große Menge an kommerziellen Programmen, die sich dem Format PDF widmen: Dabei reicht das Angebot vom PDF-Writer, der sich als Druckertreiber installiert bis zur vollwertigen PDF-Suite. Wir haben uns umgeschaut und stellen einige dieser Lösungen vor: Dabei will und kann dieser Beitrag auf keinen Fall einen vollständigen Überblick über alle PDF-Werkzeuge auf dem Markt geben - die hier gezeigten Lösungen stellen einen repräsentativen Ausschnitt dieses riesengroßen Angebots dar.

Auf den folgenden Seiten finden Sie die ausführlichen Beschreibungen.

Moderne Oberfläche ganz im Stil von Microsoft
Der Nitro Reader ist mit einem Ribbon ausgestattet, der auf die gleiche Art und Weise arbeitet, wie unter Microsoft Office oder auf den Windows-8-Systemen.

Vielfache Einstellmöglichkeiten
Der freie Nitro Reader stellt den Anwendern umfangreiche Konfigurationsoptionen zur Verfügung, um Aussehen und Verhalten des Programms zu steuern.

Bearbeiten der PDF-Datei
Neben den üblichen Notizzetteln können die Anwender mit dem Nitro Reader auch Texte direkt in die PDF-Datei hineinschreiben, solange kein Schreibschutz auf die Datei gelegt wurde.

Wer einmal selbst die Ghostscript-Dateien installieren musste, weiß den Service des Bullzip PDF Printers sicher zu schätzen
Hier läuft das komplett automatisch ab.

So werden die PDF einfach wie ein Ausdruck erstellt
Der Bullzip PDF Printer steht allen Windows-Anwendungen wie ein normaler Drucker mit allen Einstellmöglichkeiten zur Verfügung.

Eine Web-Seite kann so auch direkt in eine PDF-Datei umgewandelt werden
Dabei stellt der PDF-Printer diverse Einstellmöglichkeiten direkt vor dem Erstellen zur Verfügung.

So wird aus der PDF- eine Word-Datei
Mit dem PDF2Word-Konverter können die Dateien einfach und schnell konvertiert werden.

Fällt immer wieder negativ auf
Freie Software, die versucht dem Anwender bei der Installation andere Dinge mit „unterzuschieben“ – hier beim kostenlosen Foxit Reader.

Lokalisierung zum Nachladen
Der Foxit Reader bietet die Möglichkeit, eine entsprechende Sprachdatei nachzuladen – leider stand die in deutscher Sprache für die aktuelle Version nicht zur Verfügung, so dass eine ältere „per Hand“ installiert werden muss.

Wer es ganz genau sehen will
Der Foxit Reader bietet eine integrierte Lupe, um einzelne Abschnitte der PDF-Datei vergrößert darzustellen.

Sehr stringente Oberfläche
Das Werkzeug Website Converter von 7-PDF dient dazu, Web-Seiten mitsamt dem Layout möglichst exakt in eine PDF-Datei zu überführen.

Die vielfältigen Funktionen machen die Stärke des Web Converters aus
Leider stehen sie in der freien Version nur für 30 Programmstarts zur Verfügung, wie im Kleingedruckten zu lesen ist.

Eine der interessantesten Möglichkeiten beim Einsatz des Web Converters von 7-PDF
Die Web-Seite kann in Form eines E-Books mit Inhaltsverzeichnis in der PDF-Datei abgespeichert werden.

Die Open-Source-Lösung versucht unter dem Deckmantel der Sicherheit zusätzliche Software auf das System zu bringen
Standardmäßig sind alle Einstellungen gesetzt, was vielleicht nicht jeder Anwender will…

Die Open-Source-Software PDF Split and Merge (pdfsam)
Eine etwas gewöhnungsbedürfte Oberfläche, die aber genau wie die Software zuverlässig ihren Zweck erfüllt.

Gute Bearbeitung von PDF-Dateien
Die Software „pdfsam“ kann auch einzelne Seiten aus einem PDF-Dokument entfernen sowie diese Seiten drehen oder in eine andere Reihenfolge bringen.

Die Zuordnung der Dateien verrät es sofort
Unter Windows 8 steht standardmäßig ein Reader für PDF-Dateien bereit.

Für mobile Systeme optimiert
Die bei Windows 8 mitgelieferte PDF-Reader-App bietet nur wenige Möglichkeiten und ist mit ihrer Darstellung auf dem kompletten Bildschirm speziell für den Einsatz auf Tablets gedacht.

Der andere Reader, der auch schreiben kann: Nitro Reader

Die Softwarefirma Adobe hat das Format PDF nicht nur entwickelt und äußerst erfolgreich auf den unterschiedlichsten Plattformen etabliert, sondern dürfte mit ihren eigenen PDF-Programmen auch auf den meisten Geräten - ganz gleich ob Windows oder ein anderes Betriebssystem zum Einsatz kommt - wenigstens mit dem kostenlosen PDF-Reader vertreten sein. Aber nicht nur die immer wieder bekannt werdenden Sicherheitslücken, sondern auch häufige und unregelmäßige Update-Zyklen, die zudem meist mit einem Neustart des Betriebssystems verbunden sind, verleiden vielen Anwendern den Einsatz des Adobe Readers. Aber es gibt eine ganze Reihe von Alternativen, die seine Aufgaben übernehmen können. Eine davon ist der Nitro Reader.

Was bietet der Nitro Reader dem Anwender?

• Sehr umfangreiche PDF-Lösung, die als freie Version (64- und 32-Bit) auch in deutscher Sprache mit moderner Oberfläche (Ribbon) zur Verfügung steht.

• Das Programm kann PDF-Dateien nicht nur anzeigen, sondern kann sie auch aus anderen Dokumenten erstellen: Dabei ist eine einfache Konvertierung durch "Drag-&-Drop" der Dateien auf das Nitro-Icon möglich.

• Integrierte Werkzeuge ermöglichen Screenshots von Bereichen eines Textes sowie die Konvertierung von PDF-Dateien in das TXT-Format, sowie beispielsweise das Einbinden der eigenen Unterschrift.

Was uns nicht so gefallen hat:

• Die Lokalisierung des Programms scheint noch nicht ganz abgeschlossen: Teile einiger Menüs erscheinen noch in englischer Sprache.

• Wer eine komplette PDF-Bearbeitung einschließlich des Einlesens von Scans, des Zusammenführens von Dateien und der Möglichkeit, seine Dokumente via Passwort zu schützen, benötigt, der muss die Pro-Version des Programms erwerben.

Fazit: Der Nitro Reader hat uns überzeugt und den Adobe Reader auf vielen unserer Testgeräte abgelöst: Dazu haben neben der gut zu bedienenden Oberfläche auch die sehr gute Integration in den Firefox-Browser und Internet Explorer sowie die ebenfalls integrierte Anbindung an Evernote beigetragen. Wer nur gelegentlich eine PDF-Datei erstellt oder beispielsweise mit einer Unterschrift versehen will, findet hier eine ausgereifte, kostenlose Lösung - wer ein umfangreiches PDF-Paket benötigt, sollte zudem einen Blick auf die Pro-Version werfen: Diese Software erhält unsere unbedingte Empfehlung für Windows-Anwender.

Spezialist für das Drucken: Bullzip PDF Printer

Neben den "klassischen" PDF-Readern, die den Anwendern im Prinzip nur ein Anzeigen der PDF-Dateien auf dem Bildschirm ermöglichen, steht eine große Auswahl an sogenannten PDF-Druckern zur Verfügung: Diese Programme werden wie normale Drucker in das Betriebssystem eingebunden und können es so ermöglichen, von fast jeder Anwendung aus direkt PDF-Dateien zu erstellen. Als einen Vertreter dieser Gattung stellen wir hier den Bullzip PDF-Printer vor. Unter dem Namen Bullzip stellen Programmierer der dänischen Firma bioPDF Free- und Shareware-Versionen ihrer kommerziellen Programme bereit.

Was kann der Bullzip PDF-Printer?

• Freie Softwarelösung (bis zu 10 Anwender auch bei kommerziellem Einsatz frei verwendbar!), die sich sehr gut in das Windows-System integriert. Wurde in sehr vielen Sprachen lokalisiert.

• Schnelle, einfache Installation, die beispielsweise die benötigten aktuellen Ghostscript-Dateien automatisch nachlädt und installiert.

• Ausgabe der "gedruckten" PDF-Dateien bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten.

• PDF-Dokumente können durch ein Passwort geschützt werden.

Fazit: Wer einfach nur PDF-Dateien erstellen will, ohne dafür extra ein umfangreiches Programm zu starten, oder auch unterwegs auf seinem mobilen Windows-Systeme "ausdrucken" will, ohne dass dazu ein Drucker installiert sein muss, der findet hier seine Lösung. Wer zudem einmal selbst Ghostscript aufsetzen musste, wird zudem die schnelle und einfache Konfiguration des Programms zu schätzen wissen, dass es erlaubt, PDF-Dateien direkt aus allen Anwendungen mit einer Druckfunktion heraus zu erzeugen.

Schnelles Umwandeln: PDF2Word Converter

Manchmal muss einfach der andere Weg sein: Eine PDF-Datei steht vielleicht zur Verfügung, aber eine Word-Datei wird zur weiteren Verarbeitung benötigt. In solchen Fällen können Programme wie der PDF2Word Konverter helfen, der ebenfalls von den Bullzip-Entwicklern angeboten wird.

Vorteile des PDF2Word Converter:

• Schnell zu installierendes und voll lokalisiertes Shareware-Programm, das schon in der Default-Konfiguration eine gute Konvertierung von PDF- in DOC- oder RTF-Dokumenten erlaubt.

• Umfangreiche Einstellmöglichkeiten für den Profi, um den Konvertierungsvorgang nach seinen Vorstellungen zu beeinflussen.

Welche Einschränkungen besitzt diese Shareware-Lösung?

• Die Shareware-Version des PDF2Word-Converters wandelt stets nur die ersten drei Seiten eines PDF-Dokuments um - wer größere Dokumente konvertieren will, muss die Vollversion der Lösung erwerben.

Fazit: Der PDF2Word Converter arbeitete bei unseren Tests schnell und zuverlässig. Dabei wurden auch eingebettete Bilder und die Formatierungen der PDF-Datei zum Großteil richtig in das Word-Dokument übernommen. Die Shareware eignet sich hervorragend für Anwender, die schnell ein- bis dreiseitige PDF-Dokumente in eine Word-Datei zur Weiterverarbeitung verwandeln wollen. Dabei haben uns die umfangreichen Einstellmöglichkeiten zur Konvertierung besonders gut gefallen.

Klein und schnell: Foxit Reader 5.4

Ein weiterer Vorwurf, der dem Reader der Firma Adobe immer wieder gemacht wird, betrifft die Größe dieser Software: Nach dem ersten Download eines kleinen Ladeprogramms gelangen mit dessen Installation fast 50 MByte auf die Platte. So werben dann viele Anbieter alternativer Reader-Programme wie beispielsweise auch Foxit damit, dass ihr Programm entsprechend klein und schnell sei.

Welche Vorteile bietet der Foxit Reader?

• Kleine, sehr schnell installierte Anwendung

• Arbeitet auch als Plug-In im Browser schnell und zuverlässig

• Für den Profi: Direkte Verbindung zu einem SharePoint-Server beziehungsweise Integration in das Rechtesystem von Active Directory möglich

Was hat uns am Foxit Reader nicht so gut gefallen?

• Die Software bietet zwar eine integrierte Unterstützung für verschiedene Sprachen, doch diese müssen nachgeladen werden. Für die 5.4-Version stand keine Unterstützung der deutscher Sprache zur Verfügung, erst mit einigen Tricks gelang es uns, die auf der Webseite vorhandene XML-Datei für die Version 5.3 so zu installieren, dass die Menüs in Deutsch angezeigt wurden.

• Bei der Installation wird versucht Werbung (Toolbar) zu installieren und die Ask.com-Homepage einzutragen.

Fazit: Der Foxit Reader arbeitet gut und schnell. Uns konnte er aber dennoch insgesamt nicht so überzeugen, da uns neben dem Versuch dem Anwender bei der Installation Werbung "unterzuschieben" auch die etwas überladene Oberfläche der Software nicht so gut gefiel - da rettet die Möglichkeit, verschiedenfarbige Skins zu installieren, leider auch nicht viel.

Besonders für Web-Seiten geeignet: 7-PDF Website Converter

Wer Web-Seiten als PDF-Dateien auf seinem Rechner ablegen will, kann dies mit Hilfe eines PDF-Printers, wie dem hier von uns auch vorgestellten Bullzip PDF-Printer machen. Was aber gerade bei diesen Programme immer wieder zu Schwierigkeiten führt, ist die möglichst korrekte Übertragung des Layouts der entsprechenden Web-Seite in einer PDF-Datei: Hier können Programme wie der Website Converter der Firma 7-PDF helfen, die eine ganze Reihe unterschiedlicher Werkzeuge zur Bearbeitung und Konvertierung von PDF-Daten anbietet.

Vorteile beim Einsatz von 7-PDF Website Converter

• Einfache zu installierende und zu bedienende Software in deutscher Sprache

• Überträgt zuverlässig das Layout einer Web-Seite in eine PDF-Datei.

• Interessante und nützliche Funktionen, wie die "Buchdruckoption" bieten vielfältige Möglichkeiten zur Gestaltung der PDF-Datei

Was uns nicht so gefallen hat:

• Die Freeware-Version bietet insgesamt einen sehr eingeschränkten Umfang, da die erweiterten Funktionen - die das Arbeiten mit dem Werkzeug interessant machen - nach 30 Programmstarts deaktiviert werden.

• Insgesamt wird ziemlich aufdringlich überall darauf hingewiesen, dass der Anwender doch bitte die Vollversion erwerben möchte.

Fazit: Wenn es darum geht, Web-Seiten so in PDF-Dokumente zu überführen, dass Layout und Aussehen möglichst genau erhalten bleiben, dann ist diese Software den normalen PDF-Printern haushoch überlegen. Für Anwender, die solche Aufgaben erledigen wollen und dabei vielleicht sogar eine Art E-Book aus einer Web-Seite erstellen wollen, lohnt der Blick auf die kommerzielle Version der Software auf jeden Fall.

Teilen, zusammenführen, löschen: PDF Split and Merge

Wer schon einmal mit dem "großen" Acrobat-Programm oder einer anderen kompletten PDF-Suite gearbeitet hat, weiß vielleicht es sein kann, wenn PDF-Dateien aufgeteilt und zusammengeführt werden können. Auch das Herauslöschen einzelner Seiten ist eine praktische Funktion, die viele Anwender häufig benötigen. Die Open-Source-Software PDF Split and Merge (pdfsam) kann all diese Operation durchführen.

Was mit der Software "pdfsam"möglich ist:

• Open-Source-Lösung in deutscher Sprache, die für Windows und Mac OS X zur Verfügung steht.

• Kann PDF-Dateien zusammenführen, aufteilen wie auch einzelne Seiten herauslöschen oder drehen beziehungsweise die Reihenfolge der Seiten verändern.

Was uns nicht so gut gefallen hat:

• Die Oberfläche des Programms ist gewöhnungsbedürftig und nicht unbedingt intuitiv zu bedienen: Wird das Programmfenster zu klein, so verschwindet beispielsweise der Knopf für "Ausführen" aus der Sicht.

• Benötigt eine installierte Java-Runtime auf dem System

• Es existiert auch eine "Enhanced Version", die unter anderem auch eine Verschlüsselung der PDF-Dateien ermöglicht. Sie steht allerdings nur im Source-Code bereit, muss also selbst für das entsprechende System übersetzt werden.

Fazit: Wer sich erst einmal auch das etwas "altertümliche" und nicht Windows-konforme Bedienkonzept gewöhnt hat, wird wie wir schnell feststellen, wie gut das Programm zur nachträglichen Bearbeitung von PDF-Dateien eingesetzt werden kann: Es teilt und vereinigt die Dateien schnell und zuverlässig. Allerdings sind sowohl das Bedienkonzept als auch die Bereitstellung der erweiterten Version ausschließlich im Source-Code ein deutlicher Hinweis darauf, dass dieses Programm nicht unbedingt für Anfänger geeignet ist.

Da gibt es eine App dafür: Windows 8

Es gibt sicher einige Punkte, bei denen die Anwender von Windows-Systemen neidisch auf das Betriebssystem OS X der Apple-Rechner blicken: So war es bisher auch beim Betrachten und einfachen Bearbeiten von PDF-Dateien: Während die Windows-Anwender dazu bisher immer ein zusätzliches Programm installieren mussten, hat Apple diese Fähigkeiten in das Betriebssystem integriert und dann mit OS X 10.5 (Leopard) auch noch erweitert, so dass eine einfache Bearbeitung möglich ist. Nun hat auch Microsoft ein Einsehen gezeigt und unterstützt zwar auch unter Windows 8 noch die hauseigene PDF-Konkurrenz XPS aber stellt nun auch standardmäßig eine PDF-App zur Verfügung.

Was kann die PDF-App unter Windows 8?

• Die integrierte PDF-App kann wirklich nur einen einfachen Reader ersetzen: Sie kann PDF-Dateien anzeigen, drehen und natürlich auch ausdrucken.

• Auch das Drehen des Dokuments (auf Tablets besonders wichtig) und ein Suchen in der PDF-Datei ist möglich.

Fazit: Für die grundlegenden Arbeiten mit einer PDF-Datei müssen Anwender unter Windows 8 nun nicht extra eine zusätzliche Software installieren. Notizen, die sich bereits in der PDF-Datei befinden können zwar mit der App bearbeitet werden - wir haben aber keine Möglichkeit gefunden, mit Hilfe dieses Programms einer PDF-Datei eine neue Notiz hinzuzufügen. Es bleibt die Hoffnung, dass Microsoft bis zum endgültigen Erscheinen von Windows 8 im Windows-Store eine neue und verbesserte Version dieser PDF-App zur Verfügung stellt, damit Windows-Anwender wirklich mit ihrem System direkt mit diesen Dokumenten arbeiten können. (ph)