"Auf diesem Ohr bin ich taub" ist eine beliebte Redensart, die einem leicht über die Lippen kommt. Was viele dabei nicht bedenken: Menschen mit Hörminderung leiden unter einer zum Teil erheblich eingeschränkten Lebensqualität. Genau für diese Personen entwickelt, produziert und vertreibt die Phonak AG, Mitglied der Sonova Gruppe, mit Hauptsitz in Stäfa in der Schweiz, seit mehr als fünzig Jahren Hör- und Funksysteme.
Nach eigener Darstellung kann der Hersteller von Hörgeräten dank seiner hohen Innovationskraft technologisch führende Neuentwicklungen sehr zeitnah auf den Markt bringen. Ein Beispiel dafür ist Audéo SMART, das angeblich kleinste Hörsystem der Welt. Die für Entwicklung, Herstellung und den Vertrieb notwendige Prozessunterstützung liefert seit Jahren integrierte ERP-Software von SAP. Derzeit ist SAP R/3 Enterprise im Einsatz.
Budgetplanung als zeitaufwendiger Verwaltungsakt
Doch nicht in allen Bereichen ließen sich mit der ERP-Software Geschäftsprozesse in hoher Qualität durchführen. Dazu gehörte bis vor kurzem die Budgetplanung. Christian Truog, Manager Finance Shared Service Center bei der Phonak AG, erklärt den Hintergrund: "Da wir Produktneuheiten sehr schnell auf den Markt bringen, können die Mitarbeiter vom zentralen Controlling in der Regel selten zukünftige Ausgaben auf Basis historischer Daten prognostizieren." Vor rund sieben Jahren hat der Hörgerätehersteller daher ein klassisches Business Controlling aufgebaut, in dem der Budgetprozess eine zentrale strategische Bedeutung hat.
Doch die jährliche Kostenplanung und Budgetierung der rund 150 Kostenstellen und 250 Innenaufträge war ein zeitaufwendiger Verwaltungsakt. Die Abstimmung zwischen dem zentralen Controlling und den Kostenstellenplanern erfolgte weitgehend manuell. Die Controller bereiteten hierfür Excel-Dateien auf und versendeten diese per E-Mail an die Kostenstellenplaner. Diese füllten die Formulare aus und schickten sie zurück ans Controlling.
Budgetplanung direkt im SAP-System
Sobald das Controlling alle Excel-Dateien eingesammelt und diese konsolidiert hatte, übertrug es die Plandaten per Upload mit der SAP-Transaktion SCAT nach in das Controlling-Modul der SAP-Software (SAP CO). Damit aber konnten die Controller erst nach Abschluss der Planungsrunde die Kostenplanung der einzelnen Geschäftsbereiche, z.B. Marketing, Vertrieb, Forschung und Entwicklung, vollständig überblicken. Nachträgliche Korrekturen an der Budgetplanung waren deshalb mit einem großen Aufwand verbunden. Darüber hinaus mussten die Controlling-Mitarbeiter auch die Ergebnisse der Detailplanungen zu Investitionen, Dienstreisen und Bildungsmaßnahmen von Hand in die SAP-Software eintippen.
Phonak: Die Welt des Hörens
Die Ursachen für Hörschäden sind vielfältig. Sie treten als natürliche Folge des Alterns auf oder werden durch äußere Einflüsse verursacht, etwa infolge von Krankheit, Entzündungen oder übermäßigem Lärm. Speziell bei Kindern sind Hörprobleme vielfach angeboren. Der Hörgerätespezialist Phonak AG bietet nach eigener Darstellung eine vollständige Produktpalette an digitalen Hör- und ergänzenden Funklösungen.
Zudem sei man ein Innovationstreiber und setze bei Hörsystemen neue Maßstäbe in punkto Miniaturisierung und Leistungsfähigkeit. Dazu kombiniert das Unternehmen seine Kenntnisse in Hörtechnologie und Akustik mit einer Zusammenarbeit mit Hörakustikern. Das soll Menschen mit Hörminderung dabei helfen, ihr Hörvermögen und Sprachverstehen zu verbessern und ihre Lebensqualität zu erhöhen. 1947 als AG für Elektroakustik gegründet, ist Phonak heute ein weltweit agierender Konzern und mit Standorten und Vertriebspartnern in über 100 Ländern vertreten.
Das ist heute anders. Seit Anfang 2009 sorgt die Excel-basierte und vollständig in SAP CO integrierte SAP-Add-In-Lösung Allevo der Kern AG für eine durchgängig IT-gestützte sowie schnelle und sichere Planung von hoher Qualität. Das bringt laut Christian Truog im Vergleich zu früher deutliche Vorteile für den Budgetprozess, denn: "Mit der Lösung können wir die Kosten für Kostenstellen, Innenaufträge, Investitionen und Projekte, aber auch für die Aus- und Weiterbildung, in allen Bereichen auf einem einzigen Excel-Blatt und direkt in SAP CO planen."
Technisch gesehen besteht die Lösung aus einem ABAP-Programm sowie einer Excel-Datei als zentraler Mustervorlage, dem so genannten Allevo-Master. Durch die SAP-Technik des Office-Inplace lässt sich die Planungslösung in ihrer vollen Funktionalität direkt unter SAP starten und sie kann bidirektional mit SAP CO kommunizieren. Das heißt: Ist- und Plandaten werden automatisch aus SAP nach Excel gelesen und von Excel nach SAP geschrieben.
Plandaten fließen automatisch in das Controlling
Sobald die Kostenstellenplaner ihre Plandaten in die Mustervorlage der Add-In-Lösung eingeben, sind diese auch im Controlling verfügbar. Vorteil: Controller können sofort auf Abweichungen von den Budgetvorgaben reagieren. Bis zum Abschluss des Planungsprozesses lassen sich die Werte beliebig oft ändern, die aktuellen Planwerte fließen jeweils umgehend nach SAP CO. Über ein Status-Management können sich Controller jederzeit über den aktuellen Planungsstand zu einzelnen Planungsobjekten informieren. Darüber hinaus überträgt Allevo bei Budgetplanungen für Innenaufträge nun automatisch die Plandaten für Gemeinkosten sowie Investitionskosten auch in die Kostenstellenrechnung von SAP.
So fallen bislang zeitaufwendige, nachträgliche Abstimmungsprozesse sowie die mehrfache Erfassung von Daten einfach weg. Nach Aussage von Christian Truog ist die "damit verbundene Zeitersparnis enorm. Wir schließen Budgetplanungen heute innerhalb von drei statt wie früher in sechs Wochen ab."
In Zukunft noch mehr vor
Derzeit arbeiten die drei Gruppengesellschaften Phonak AG, Phonak Communications und Phonak Schweiz produktiv mit der Planungslösung. Künftig will Truog die Budgetplanung durch die Aktivierung der flexiblen Planung sowie den Aufbau einer Mustervorlage für die Massenplanung noch effizienter machen. Außerdem will er den Forecast-Prozess auf der Detaillierungsstufe der Kostenarten in SAP einbinden.