Microsoft und SAP nehmen mit Duet den Datentransfer zwischen der Office-Welt und SAP-Umgebungen ins Visier. Doch wenn wie beispielsweise im Controlling komplexe Daten in Echtzeit erfasst und bidirektional ausgetauscht werden sollen, stößt das Produkt an seine Grenzen. Die seit Jahren verfügbare SAP-interne Technik des "Office-Inplace" eröffnet eine leistungsfähigere und gleichzeitig kostengünstigere Alternative.

Isolierte Prozesse in SAP und Excel

Bislang sind Office-Anwendungen wie Excel meist nur ungenügend in Geschäftsapplikationen von SAP integriert. Viele Unternehmen haben deshalb anspruchsvolle Geschäftsprozesse etabliert, die isoliert mit Excel beziehungsweise in SAP-Software realisiert sind. Paradigmatisch lässt sich dies an der jährlichen Kostenplanung darstellen. In der Praxis erstellen die Planer ihre Daten zumeist auf Grundlage von Excel-Tabellen, die ihnen das Controlling zur Verfügung stellt. Die Trennung der beiden Welten kostet nicht nur Zeit, sondern beeinträchtigt vor allem die Qualität der Planungsergebnisse. Solange die Planer die Excel-Dateien bearbeiten, steht der Controller hinter dem sprichwörtlichen Schleier des Nichtwissens: Ihm fehlen der Gesamtüberblick über den Planungsstand sowie Zwischenergebnisse im Unternehmen.

Sind später alle Excel-Dateien eingesammelt, werden die finalen Plandaten in das Controlling-Modul von SAP transferiert. Zwischenzeitlich können jedoch wichtige Informationen bereits verloren gegangen sein. Wer in der Excel-Welt arbeitet, neigt dazu, komplexe Planungsprozesse so zu vereinfachen, dass sie nicht mit den Anforderungen der SAP-Software konform gehen. Ein klassisches Beispiel ist die Planung der Reisekosten, die mit Excel häufig aggregiert nach Kostenartengruppen vorgenommen wird. Die ERP-Lösung sieht in der Kostenstellenrechnung jedoch nur eine Planung auf Ebene der einzelnen Kostenart vor.

Nicht SAP-konforme Daten verursachen Probleme

Auch bei der internen Leistungsverrechnung sind kaum Planungsvereinfachungen möglich. Die SAP-Software benötigt neben den Angaben der leistenden sowie der empfangenden Kostenstelle den Kostensatz für die Leistungsart sowie die Menge der bezogenen Leistung pro Kostenstelle. Mengenflüsse werden dann mittels dem entsprechenden Tarif bewertet, so dass die leistende Kostenstelle entlastet und die Empfängerkostenstelle belastet wird. Werden dabei vereinfachte Daten von Excel in das Controlling-Modul von SAP (SAP CO) eingespielt, nimmt es diese schlimmstenfalls gar nicht an oder verarbeitet sie nur unzureichend. Ohne manuelle Eingriffe werden anschließende Verarbeitungsfunktionen wie zum Beispiel die periodischen Verrechnungen oder die Binnenumsatzeliminierung im Plan blockiert.

Die SAP-konformen Datensätze werden anschließend mit den Business-Intelligence-Funktionen von SAP ausgewertet, was den ersten Blick auf das Ganze gestattet. Zu diesem späten Zeitpunkt der Planung kommt es dann oft zu unliebsamen Überraschungen. Meist stimmen die aggregierten Plandaten des Bottom-up-Prozesses nicht mit dem Top-down-Ansatz der Unternehmensplanung überein. Was folgt, ist das "Kneten" der Planung bis zu einem zufrieden stellenden Ergebnis. Aus Zeitgründen können Korrekturen dann nicht mehr in dem ursprünglichen Detaillierungsgrad vorgenommen, sondern nur noch pauschal behandelt werden. Das beeinträchtigt die Qualität der Planungsergebnisse und entfremdet die Planer von ihren Zahlen, so dass sich im nächsten Jahr keiner mehr für die pauschalen Planwerte verantwortlich fühlt.

Falsche Ergebnisse schreiben sich fort

Kritisch sind auch Formelfehler: Wegen der hohen Streuung von Excel-Dateien können diese Fehler häufig nicht mehr behoben werden. Das führt zu falschen Ergebnissen, die in das SAP-System fortgeschrieben werden und unvollständige oder gar falsche Resultate hervorrufen. Eine Integration zwischen SAP CO und Excel mit automatischem bidirektionalem Datenaustausch kann die oben beschriebenen Probleme vermeiden sowie die Planung verbessern.

Ein Konzept, um die komfortable Bedienungswelt von Office mit der sicheren SAP-Welt zu verbinden, bieten Microsoft und SAP seit kurzem mit dem gemeinsamen Produkt Duet an. Glaubt man den Marketing-Strategen, dann soll Duet die Anwendung von SAP so einfach wie das Öffnen einer E-Mail machen. Der Gedanke, SAP-gestützte Geschäftsprozesse in Office-Anwendungen zu integrieren, ist durchaus fesselnd - umso mehr, da sich zwei Marktführer zusammentun. Angesichts der von SAP geforderten Datenkonformität stellt sich allerdings die Frage: Ist die mit Duet angestrebte Verbindung zwischen den Client-Anwendungen von Microsoft und den Business-Applikationen von SAP wirklich so einfach, anwenderfreundlich und preiswert?

Die Kosten für Duet sind nicht zu vernachlässigen

Hier ist gesunde Skepsis angebracht. Zunächst einmal sind die technischen Voraussetzungen für Duet sehr hoch und damit ein zusätzlicher Kostenfaktor. Eine Implementierung kann nur auf ERP-Lösungen ab "Mysap ERP 2004" sowie auf "Office Professional Edition 2003" erfolgen. Des Weiteren sind Exchange Server sowie Windows 2003 Server mit Office-Erweiterungen erforderlich (siehe Kasten "Duet: Systemanforderungen"). Dazu kommen noch die Lizenzkosten für die Microsoft-Umgebung und das SAP-System. Auch fehlt es an Erfahrungswerten (Best Practices). Im Rahmen einer Duet-Implementierung muss daher zusätzliches umfangreiches Wissen aufgebaut werden. Vor allem mittelständisch geprägte Firmen stoßen hier rasch an personelle und finanzielle Grenzen.

Selbst wenn sich ERP-Prozesse künftig mit Office-Anwendungen bearbeiten lassen, sind weiterhin SAP-konforme Daten erforderlich. Außerdem muss klar definiert sein, welches System führt, sonst kommt es zu Konflikten mit regulatorischen Anforderungen wie dem Sarbanes-Oxley Act. Die Kontrolle unternehmenskritischer Prozesse im Sinne der Corporate Governance dürfte durch ein "Duet" aus Office und SAP-Software nicht einfacher werden, sind doch nun Genehmigungen und Arbeitsflüsse zweifach einzurichten und abzubilden.

Duet erfordert umfangreiche Systemanpassungen und die Kompatibilität aller Release-Stände zwischen SAP- und Microsoft-Produkten, da insbesondere die Interaktion zwischen Excel und SAP sehr vielschichtig ist. Hier genügt ein Blick auf die zugrunde liegende Architektur: Die Daten vom Office-Client können nur über ein Office-Add-on weitergegeben werden. Dieses wiederum benötigt den Duet-Server, der die Informationen an ein "SAP Duet Java-Add-on" weitertransportiert, das sie schließlich in "Mysap ERP 2004" einspeist. Es liegt auf der Hand, dass ein solches Stufenmodell viele Abhängigkeiten zwischen den Anwendungen schafft, partiell fehleranfällig ist und weder den Datenaustausch noch die hierfür erforderlichen Datenstrukturen vereinfacht.

Die bewährte SAP-interne Technik des Office- beziehungsweise Excel-Inplace bietet dagegen eine unkomplizierte und kostengünstige Möglichkeit, Office-Anwendungen wie Excel voll in SAP zu integrieren. Durch Inplace ist Excel über eine bidirektionale Schnittstelle mit der SAP-Lösung verbunden, so dass Zusatzprodukte wie zusätzliche Server oder Hardware überflüssig sind. Die Office-Anwendung wird als Erfassungsformular direkt aus einer Anwendung wie SAP CO heraus gestartet. Der Anwender befindet sich vollständig im SAP-System, arbeitet jedoch auf der ihm vertrauten und komfortablen Oberfläche von Excel.

Beim Inplace handelt es sich um die SAP-Technik der "Desktop Office Integration". Sie stellt eine "Abap-OO"-Schnittstelle zur Verfügung, mit der sich spezielle Desktop-Office-Anwendungen über die "OLE-2"-Schnittstelle (Object Linking and Embedding) starten, schließen oder manipulieren lassen. Dabei kann die Office-Anwendung in einem separaten oder im R/3-Fenster geöffnet werden. Funktionen der Office-Anwendung lassen sich aus dem R/3-System anstoßen. Umgekehrt reagiert die ERP-Lösung auf Ereignisse der Office-Software.

SAP und Excel sind dabei über SAP-Standardschnittstellen (Business Application Programming Interfaces, kurz BAPIs) miteinander verbunden. BAPIs haben den Vorteil, selbst im Fall eines Release-Wechsels (etwa von R/3 4.6c auf Mysap ERP 200x) immer in derselben von SAP garantierten Weise zu arbeiten. Die Technik ist damit sowohl unter früheren Releases (zum Beispiel R/3 4.6b) als auch im aktuellen ERP-Release problemlos einsetzbar. Ebenso beschränkt sich der administrative Aufwand, etwa für Anpassungen bei SAP-Release-Wechseln, auf ein Minimum.

Integrierter Datenaustausch über SAP-Add-in

Um nun im Controlling die SAP- und Excel-Welten zu fusionieren, wird lediglich ein SAP-Add-in als Zusatzlösung benötigt, um die Excel-Oberfläche auf die fachlichen Anforderungen des Controllings auszurichten. Dies umfasst beispielsweise ein ansprechendes Layout oder bestimmte Excel-Formeln. Kostenstellen, Aufträge und PSP-Elemente (PSP = Projektstrukturplan) lassen sich direkt in SAP auf einem einzigen Excel-Blatt planen.

Die in die Excel-Oberfläche eingegebenen Daten werden in der SAP-Anwendung gespeichert. Sie lassen sich dort beliebig oft aufrufen, ändern und in einer neuen Version wieder ablegen. Dadurch entfallen arbeitsintensive manuelle Arbeitsschritte wie die administrative Excel-Arbeit (Dateien erzeugen, versenden, einsammeln, gegebenenfalls versionieren und wieder versenden, konsolidieren, in SAP übertragen). Das Controlling profitiert idealerweise von genauen Planzahlen.

Zielgerichtet und flexibel einsetzbar

Im Controlling lassen sich mit einem Excel-Inplace nicht nur Planungsprozesse besser steuern, sondern auch Leistungen wie Arbeitszeiten, Reparaturstunden etc. erfassen sowie BDE-Daten übernehmen. Auch in anderen Unternehmensbereichen ist ein flexibler und zielgerichteter, das heißt an den Erfordernissen der Fachabteilungen orientierter Einsatz der Excel-Inplace-Technik denkbar. In der Materialwirtschaft (MM-Modul) können Anwender so Warenbewegungen buchen und Bestellungen aufnehmen oder in der Finanzbuchhaltung (FI-Modul) Liquiditätsplanung und -steuerung sowie Sachkontenbuchungen vornehmen. Eine konsequente Nutzung der bewährten SAP-Inplace-Technik sorgt also für rasche Prozessverbesserungen und ein harmonisches Duett zwischen Microsoft Office und SAP. (fn)