Junge Wilde und etablierte Alte

Der Markt für Collaboration-Produkte ist im Umbruch. Die Grenzen zwischen traditionellen Enterprise-Anwendungen, Collaboration-Produkten und Lösungen für Enterprise Social Networking werden zunehmend transparent. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter Collaboration-Tools nutzen, die in vielen Fällen eher für den Privatgebrauch oder den semiprofessionellen Einsatz ausgelegt sind. Dazu gehören beispielweise die Videokonferenz-Software Facetime von Apple oder File-Sharing- und Online-Speicherdienste wie Dropbox oder Microsoft Skydrive.

Top 100: Collaboration Software
Die Auswahl an Werkzeugen, die das Zusammenarbeiten und Kommunizieren in Teams verbessern, wird bunter. Die Anbieter von Unified-Communications-Software und Videokonferenzsystemen bekommen neue Konkurrenz, etwa durch Social-Networking-Dienste und Collaboration-Services aus der Cloud.

Umsätze weltweit
Angaben in Millionen US-Dollar<br>Quelle: Gartner

Umsätze EMEA
Angaben in Millionen US-Dollar<br>Quelle: Gartner

Umsätze Deutschland
Angaben in Millionen US-Dollar<br>Quelle: Gartner

Marktanteil weltweit
Angaben in Prozent<br>Quelle: Gartner

Marktanteil EMEA
Angaben in Prozent<br>Quelle: Gartner

Marktanteil Deutschland
Angaben in Prozent<br>Quelle: Gartner

Laut der Investment-Firma Redwood Capital, die im Juni 2013 den Markt für Enterprise Collaboration und Social Software analysierte, lassen sich Produkte für die firmenweite Kommunikation und Zusammenarbeit in drei Kategorien unterteilen. Die erste umfasst traditionelle „Enterprise Applications“. Dazu zählen Software für das Kundenbeziehungs-Management (Customer-Relationship-Management = CRM), Audio-, Video- und Web-Konferenzsysteme sowie Produkte das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Hinzu kommen Lösungen für Unified Communications and Collaboration (UCC). Zu den Anbietern zählen Cisco Systems, IBM, Microsoft, Google, der UCC- und Videokonferenzspezialist Avaya, Oracle, Salesforce.com und Polycom. Aus deutschen Landen ist Siemens Enterprise Communications zu nennen.

Daneben haben sich Enterprise-Collaboration-Produkte etabliert. Sie werden vorzugsweise als Dienst angeboten, etwa über eine Cloud oder als Managed Service. Anwender können mit Hilfe von Diensten wie Box.com, Huddle oder Alfresco Dokumente online speichern, austauschen und gemeinsam bearbeiten. Nicht zu übersehen ist, dass sich etliche dieser Dienste an Microsofts Sharepoint orientieren.

Anwender setzen auf bekannte Technologien

Die dritte Ebene bilden Social-Networking- beziehungsweise Social-Collaboration-Tools. Zu dieser Kategorie zählen beispielsweise Jive, Chatter von Salesforce.com oder Yammer, das Microsoft für 1,2 Milliarden Dollar übernahm. Mit solchen Produkten lassen sich unternehmensinterne soziale Netzwerke aufbauen. Allerdings haben diese Lösungen oft noch nicht den Reifegrad erreicht, den externe Social-Networking-Plattformen wie etwa Facebook bieten. Eine Entwicklung im Bereich Collaboration-Tools zielt daher darauf ab, vorhandene UCC-Dienste und Plattformen für das gemeinsame Bearbeiten von Informationen mit solchen externen Services zu kombinieren.

Allerdings stoßen Social-Collaboration-Tools bei Anwendern in Deutschland noch auf Skepsis. Laut einer Studie der Marktforschungs- und Beratungsgesellschaft Pierre Audoin Consultants (PAC) von 2012 zum Status von UCC in Deutschland setzen deutsche Unternehmen bei Werkzeugen für die Kommunikation und Zusammenarbeit vor allem auf Web- und Audio-Conferencing-Systeme.

Im vergangenen Jahr waren in 59 Prozent aller Unternehmen Audiokonferenzsysteme im Einsatz. Jeweils mehr als 40 Prozent setzten Web- und Videokonferenz-Lösungen ein. Noch eine untergeordnete Rolle spielten dagegen virtuelle Projekträume (Common Workspaces, 22 Prozent) sowie Social-Media-Lösungen (20 Prozent). Auch bislang eher stiefmütterlich behandelte Instant-Messaging- und Präsenz-Management-Produkte finden laut PAC in Deutschland mittlerweile stärkere Beachtung.

Generell ist zu beobachten, dass die Nachfrage nach Collaboration- und UCC-Applikationen, die eine Echtzeitkommunikation ermöglichen, steigt. Das ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen:

• Unternehmen sind „dezentraler“ organisiert, sprich unterhalten verstärkt Standorte in Schlüsselmärkten.

• Auch mittelständische Firmen, nicht nur Großkonzerne, greifen auf die Dienste von Partnerunternehmen zurück. Das erhöht den Kommunikationsaufwand.
  

• Die Zahl der Mitarbeiter, die von unterwegs oder dem Home Office aus mit Kollegen in der Firmenzentrale oder an anderen Standorten Informationen austauschen, wächst kontinuierlich.

PAC geht davon aus, dass bis 2014 vor allem Web- und Videokonferenzsysteme zu Lasten von Audio Conferencing an Bedeutung gewinnen. Zudem wollen 20 Prozent der Firmen Präsenz-Management-Lösungen implementieren.

6 Wege zu besserer Zusammenarbeit
Mit einem Appell zu "Extreme Collaboration" rufen die Analysten zu intensiverer Kommunikation auf - etwa mittels Crowdsourcing und Social-Media-Analysen.

1. Web-basierter Collaboration einen Platz verschaffen:
Der Einsatz virtueller und web-basierter Collaboration im Arbeitsalltag der Mitarbeiter sollte nach Gartner-Einschätzung aktiv befördert werden. Die Analysten raten dabei zum Experimentieren. Ein Ansatz sei die gezielte Auswahl einer bislang auf traditionellem Wege – also durch persönliche Meeting oder E-Mail – erledigten Aktivität. Die Mitarbeiter sollten dazu ermuntert werden, diese Tätigkeit künftig möglichst via web-basierter Collaboration zu erledigen.

2. Near-Real-Time-Communication nutzen:
Stimuliert werden sollte laut Gartner auch die fast in Echtzeit verlaufende Kommunikation in den sozialen Netzwerken – also das Bloggen, Twittern oder Updaten von Facebook-Seiten. „Das Etablieren von Real-Time Communication-Gewohnheiten am Arbeitsplatz ermöglicht einen freieren Informationsfluss und proaktivere Mitteilungen, so dass die Leute schneller auf unerwartete Ereignisse und Störungen antworten können“, so die Analysten.

3. Crowdsourcing und populäre Social-Media-Tools nutzen:
Als Trigger für einen dynamischen Gedankenaustausch zu einem aktuellen Problem empfiehlt Gartner, einen “Tweet Jam” ins Leben zu rufen. Man müsse nur einen Zeitrahmen und ein Thema festlegen und die Mitarbeiter zur Teilnahme am Brainstorming animieren. „Anders als bei Diskussionen im Meeting Room wird die Kommunikation festgehalten“, so Gartner.

4. Belohnungssysteme verändern:
Statt alleine individuelle Leistungen und punktuelle Erfolge zu honorieren komme es bei XC darauf an, auch kollaboratives Handeln im Team zu belohnen, das zur Lösung komplexer Probleme beiträgt. „Der Einsatz von Collaboration-Technologien macht es auch einfacher, gemeinschaftliches Verhalten nachzuverfolgen und direkt mit den erreichten Resultaten zu verknüpfen“, so Gartner.

5. Messungen mit Social Network Analysis:
Mit Social Network Analysis (SNA) und manchen Social-Media-Seiten lässt sich der Einfluss bestimmter Menschen in sozialen Netzwerken beobachten. Eine XC-Kultur basiere auf Offenheit, Vertrauen und gegenseitigem Respekt, erläutert Gartner. SNA sei eine Technik, die bei der Identifizierung starker sozialer Netzwerke mit dieser Grundlage helfe.

6. Kick-Start durch Gruppen-Events:
Mit Hilfe weniger einfacher Schritte kann man laut Gartner Mitarbeiter aus der Komfortzone holen und zum Ausprobieren neuer Arten von Collaboration und Interaktion bewegen. Ein Beispiel sei es, interne Experten via mobiler Videos in Meetings zu holen. E-Mail könnte für eine bestimmte Zeitspanne intern abgeschaltet werden. Auch Gamification – also der Einsatz Computerspiel-basierter Techniken – sei eine Möglichkeit, alte Gewohnheiten aufzubrechen, so Gartner.

Herausforderung: Mobile Endgeräte einbinden

Eine der größten Herausforderungen für die Anbieter von Enterprise-Collaboration-Software besteht darin, dass sie ihre Produkte für den mobilen Einsatz fit machen müssen. Mitarbeiter wollen auch von unterwegs aus miteinander kommunizieren und auf Informationen zugreifen. Sie nutzen dazu Notebooks und Smartphones, in zunehmendem Maße jedoch auch Tablet-Rechner unter Betriebssystemen wie iOS (Apple), Windows 8 (Microsoft) oder Android (Google).

Ein weiterer Trend, so Berit Bettina Schubert, Leiterin Marketing und Kommunikation bei Siemens Enterprise Communications, ist der Einsatz privat genutzter Tools im Bereich Enterprise Collaboration – von Videokonferenz-Software wie Facetime und Skype bis hin zu Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Google+.

Sicherheit hat hohe Priorität

Zu den Faktoren, die sich negativ auf die Akzeptanz von Social-Collaboration-Tools auswirken, zählen laut PAC Sicherheitsbedenken. An die 72 Prozent der Fachbereichsverantwortlichen von Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern haben demnach Sorge, dass durch die Verwendung von Social-Collaboration- Tools die Datensicherheit leiden, und 56 Prozent fürchten, dass internes Know-how abfließen könnte. Damit stehen deutsche Fachbereichsleiter Social Collaboration deutlich skeptischer gegenüber als ihre Kollegen in Frankreich und Großbritannien.

Generell ist laut PAC zu beobachten, dass zumindest zum jetzigen Zeitpunkt die Nachfrage nach integrierten Enterprise- Collaboration-Suites in Deutschland wenig ausgeprägt ist. Statt einer „All-in-one“-Lösung setzen IT- und Fachabteilungen lieber auf einen Mix unterschiedlicher Tools diverser Anbieter. Dies könnte darauf zurückzuführen sein, dass Unternehmen bereits angeschaffte Werkzeuge noch nicht durch eine neue Lösung ersetzen wollen.

Wikis, Blogs, Activity Streams und Dokumenten-Sharing
Wikis, Blogs, Activity Streams, Dokumenten-Sharing - Social-Media-Funktionen und entsprechende Tools werden für Unternehmen immer wichtiger. Sie vernetzen Mitarbeiter, sorgen für den Wissensaustausch und verbessern die Zusammenarbeit. Der Beitrag stellt die beliebtesten Werkzeuge vor und zeigt, was bei der Einführung zu beachten ist.

Alfresco
Alfresco ist eine Plattform für Social-Content-Management für mittlere und große Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen die Zusammenarbeit und die Verwaltung unternehmenskritischer Dokumente. Texte, Tabellen, Videos und Präsentationen lassen sich unmittelbar kommentieren, was den direkten Austausch fördert. Sämtliche Aktivitäten rund um ein Dokument werden mitprotokolliert, User können diesen Activity Stream in der Alfresco-Anwendung verfolgen.

BlueKiwi Zen
Mit der blueKiwi Enterprise Social Software können Unternehmensmitarbeiter Ideen, Kompetenzen, Ressourcen und Best Practices austauschen. Zu den Funktionalitäten der von Atos 2012 übernommenen Software gehören User-Profile mit Kontaktdaten und Kompetenzen, unternehmenseigene Lexika, Chat- und Diskussions-Plattformen, erweiterte gemeinschaftliche Notizfunktionen, "Likes", eine vollwertige Empfehlungs-Engine, Microsoft Office- und Outlook-Add-Ins sowie mobile Anwendungen für iOS, Android und Blackberry.

Chatter
Mit Chatter hat SaaS-Pionier Salesforce.com sein CRM-zentriertes Portfolio um eine Social-Plattform für Profile, Gruppendiskussionen und Filesharing ergänzt. Feeds informieren über relevante Daten, etwa Statusmeldungen wichtiger Geschäfte oder Änderungen in der Kundendatei. Das Tool lässt sich in die CRM-Lösung von Salesforce integrieren und kann so Geschäftsprozesse etwa im Vertrieb abbilden, ist aber auch als Stand-alone-Lösung einsetzbar.

Communote
Communote des gleichnamigen Dresdner Startups ist eine auf Java basierende Kommunikationslösung für projekt- und teamorientiertes Arbeiten. Ähnlich wie bei Twitter können Nutzer Nachrichten über ihre aktuellen Aktivitäten mit ihren Kollegen teilen. Kurznachrichten und Notizen lassen sich schnell erstellen, auch Dateien können angehängt und Bilder sowie Youtube-Videos angezeigt werden.

Connections
BM Conncetions ist eine All-in-on-Suite für Social Business, die Activity Streams, E-Mail, Kalender, Wikis, Blogs und viele andere Social-Media-Funktionen integriert. Die direkte Zusammenarbeit ist mit einem Klick möglich. Die neue Version enthält zusätzlich Analysefunktionen, Echtzeit-Daten-Monitoring und schnellere Netzwerke für die Optimierung der Zusammenarbeit. Mit den verbesserten Funktionen bekommen User Einblicke in Informationen aus Netzwerken, die sie in Echtzeit nutzen können.

Crowdworx
Einen innovativen Crowdsourcing-Ansatz hat das Berliner Startup Crowdworx mit seiner Software realisiert, die Kompetenz und Fachkenntnisse von Mitarbeitern im Intranet bündelt. Statt Know-how in Form von Texten zu speichern und abrufbar zu machen, wird das Fachwissen der Mitarbeiter in exakten Kennzahlen wie Prognosen, Risikobewertungen und Marktpotenzialen zusammengefasst. Das Spektrum reicht von Absatzplanungen und Innovations-Management bis hin zum Projekt-und Risiko-Management.

immer-uptodate
immer-uptodate ist eine einfach bedienbare, Cloud-basierte Social-Lösung aus Deutschland, die Mitarbeiter abteilungs- und standortübergreifend miteinander in Kontakt bringt. Wichtige Funktionen sind Posting, Teilen, Kommentieren, das Liken von Texten, Fotos und Umfrage-Tools für offene und geschlossene Gruppen. Beiträge können gleichzeitig im internen Netzwerk und in öffentlichen Netzwerken wie der Facebook-Fanpage des Unternehmens veröffentlicht werden.

Jabber und Quad
Unter dem Namen "Jabber" bündelt die Networking-Company Cisco sämtliche Communications- und Collaboration-Clients, die im Lauf der Jahre unter anderem durch Zukäufe ins Unternehmen kamen. Der Jabber-Client integriert Kommunikationsfunktionen wie Präsenzanzeige oder Instant Messaging und stellt mit Hilfe der hauseigenen Webex-Produktfamilie Audio- und Videoconferencing bei Bedarf auch in HD-Qualität bereit. Das zweite Standbein Quad integriert Features wie Blogs und Wikis.

Jam
Mit dem cloud-basierten SAP Jam können sich Mitarbeiter im Unternehmen in einer einheitlichen Umgebung mit Kollegen vernetzen und über Daten, Inhalte und Prozesse austauschen. Dadurch sollen sie produktiver werden und bessere Ergebnisse erzielen. SAP Jam unterstützt insbesondere auch zentrale Aufgaben im Personalwesen wie Onboarding, Weiterbildung und Talent-Management. Auch in anderen Unternehmensbereichen wie Vertrieb oder Marketing ist die Lösung einsetzbar. Jam ist aus der Zusammenführung von "SuccessFactors Jam" und "SAP StreamWork" entstanden.

Jive
Eine recht beliebte Social-Business-Lösung ist Jive Engage von dem 2001 gegründeten kalifornischen Unternehmen Jive Software. Das Tool kombiniert Collaboration- und Community-Features und stellt Lösungen für das Knowledge-Management zur Verfügung. Ständige Erweiterungen haben die Software zu einer ausgewachsenen Social-Business-Plattform anwachsen lassen. So kamen im Lauf der Zeit Funktionen für Instant Messaging sowie die Mobility-Unterstützung für iPhones und Blackberrys hinzu. Über zugekaufte Funktionen wie Business Analytics können Nutzer auch große Mengen an unstrukturierten Daten auswerten.

Just Connect
Just Connect ist eine professionelle Social-Intranet-Software-Lösung aus Hamburg. Die Plattform kombiniert traditionelle Intranet-Funktionalitäten mit modernen Web-2.0-Funktionen der sozialen Netzwerke zu einer Social-Intranet-Lösung. Das Programm bietet Web2.0-Funktionen wie Microblogs und Blogs, Wissens-Management in Form von Wikis und Dokumenten-Management sowie diverse Kommunikationsformen wie Chat.

Lithium
Das kalifornische Social-CRM-Anbieter Lithium stellt mit seiner Software Monitoring-Funktionen bereit, die vor allem für größere Unternehmen und Web-Agenturen von Interesse sind. Besonders interessant sind die integrierten Workflow-Funktionen. Sie machen auch für verteilte Arbeitsgruppen das Monitoring der unterschiedlichen Kanäle einfach. Ebenfalls überzeugen die Suchfunktionen (Keywords) inklusive Support für mehrere Sprachen und die Werkzeuge für die Auswertung.

Mixxt
Mixxt des gleichnamigen Bonner Startups erlaubt es, mit wenigen Mausklicks eigene Communitys zu generieren. Die erstellten Gemeinschaften können ihren Mitgliedern die gängigen Social- Networking-Funktionen anbieten wie Abstimmungen, Bildergalerien, Blogs, Datei-Downloads, Foren, Gruppen, Termine, Videos und Wikis. Für Unternehmen und Agenturen mit umfangreicheren Anpassungswünschen stellt mixxt auch White-Label-Community-Lösungen ohne jeglichen Hinweis auf mixxt bereit.

Podio
Das ursprünglich in Dänemark entwickelte und 2012 von Citrix übernommene Podio ist eine Collaboration-Plattform, die mit einem sonst nirgendwo zu findenden Killer-Feature aufwartet. Auf Podio kann jeder Anwender ohne technische Fachkenntnisse eigene Business-Apps erstellen. Auf dem Podio App Market stehen laut Anbieter Tausende solcher Apps zur Verfügung, die von Podio-Nutzern generiert und frei zugänglich gemacht wurden - von Kundenverwaltung über Personalbeschaffung bis hin zu Kundensupport und Issue Tracking.

Sharepoint
Neben vielen anderen Disziplinen positioniert Microsoft sein Sharepoint auch als Plattform für Enterprise Social Networking. Die Collaboration-Umgebung stellt Anwendern Dokumenten-Sharing und Kommunikationsmöglichkeiten bereit. Spezielle Social-Network-Angebote sind unter anderem integrierte Profile, Wikis, Blogs, Newsfeeds und interne Videoportale sowie Funktionen für die unternehmensinterne Suche, das Tagging, Rating und zur Kommentierung.

SocialCast
Mit dem von VMware 2011 übernommenen SocialCast können Nutzer interne Communities aufbauen und Diskussionsgruppen einrichten. Schnittstellen zu Lotus Notes, Outlook, Sharepoint sowie zum Active Directory schaffen ergänzende Kommunikations- und Integrationsmöglichkeiten. Neuerungen wie die Social-Applikation Strides bauen Socialcast zur integrierten Collaboration-Plattform aus. Die aktuelle Version beinhaltet zudem neue Funktionen wie integriertes Projekt-Management und sicheres Instant Messaging.

StreamWork
SAP bietet mit StreamWork seit einiger Zeit eine kollaborative Plattform an, die dazu dienen soll, die Vorbereitung und das Treffen gemeinsamer Entscheidungen zu unterstützen. Die Social-Business-Komponenten erstrecken sich auf News-Feeds für Geschäftsdaten und Monitoring-Dienste, die Aktivitäten und Ereignisse darstellen. Als Besonderheit kann man eine ganze Reihe unterschiedlicher "Business Tools" in eine Konversation einfügen, die für eine Entscheidungsfindung nützlich sind. Dazu zählen Agendaplanung, Prioritätenlisten, Ad-hoc-Umfragen, SWOT- und Kosten-Nutzen-Analysen sowie Verantwortlichkeits-Diagramme.

Talent Sourcing
Die Münchner IntraWorlds GmbH entwickelt Talent-Relationship- Management- und Community-Software-Lösungen. Das Hauptprodukt Talent Sourcing ermöglicht Mitarbeitern via Employer Branding, Personal-Marketing und Recruiting gezielt Talente zu identifizieren, zu binden und zu gewinnen. Mit dem Tool soll Recruiting in Zeiten des Fachkräftemangels messbar erfolgreicher, besser planbar und zukunftssicher werden.

tibbr
Mit tibbr hat sich der SOA- und Integrationsspezialist Tibco in das Social-Business-Geschäft vorgewagt. Entsprechend verzahnen sich Anwendungen etwa von Oracle, SAP und Microsoft mit der Plattform, so dass sich beispielsweise der Activity-Stream durch Ereignisse und Veränderungen aus den Business-Applikationen speisen lässt. Ansonsten bietet tibbr soziale Services wie Mikroblogging, Profile, Instant Messaging und Voice-Memos, Videoconferencing und Communities.

Yammer
Yammer wurde 2012 von Microsoft übernommen und war ursprünglich ein Mikroblogging-Dienst. Inzwischen stehen das Teilen und die Bearbeitung von Dokumenten, der Austausch von Wissen sowie die unternehmensinterne und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation im Vordergrund. Mit dem aktuellen Release können Anwender Communities einrichten, Termine in Outlook und Google Calendar planen, in verteilten Teams kommunizieren und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Die Version für Unternehmen stellt besondere Security-Features bereit.

Zimbra
Das bislang von VMware vertriebene Zimbra ist eine Open-Source- Plattform mit Funktionen für E-Mail, Kalender und Zusammenarbeit. Zimbra bietet eine speziell auf Virtualisierung und Portabilität abgestimmte offene Plattform für Private Clouds und Public Clouds. Die intelligente Mailbox hilft dabei, Informationen und Aktivitäten übersichtlich zu verwalten. Im Juli 2013 gab VMware bekannt, Zimbra an Telligent Systems verkauft zu haben. Der neue Besitzer will mit Unterstützung von Investment Partnern aus Zimbra die "erste vereinte soziale Kollaborationssuite für die Post-PC-Ära" machen.

Viele Collaboration-Projekte noch nicht abgeschlossen

Insgesamt nutzen laut PAC derzeit etwa 60 Prozent der deutschen Unternehmen Lösungen zur Integration von Anwendungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Allerdings haben nur zwölf Prozent UCC- und Collaboration- Projekte komplett abgeschlossen. Das deutet darauf hin, dass entsprechende Lösungen in mehreren Schritten implementiert werden. Diese Vorgehensweise ist vor allem in größeren und mittelständischen Unternehmen zu finden.

Dagegen sind kleinere Betriebe laut PAC bei der vollständigen Umsetzung solcher Projekte vergleichsweise weit fortgeschritten. Das ist nach Einschätzung der Beratungsfirma allerdings darauf zurückzuführen, dass dort weniger Mitarbeiter und Niederlassungen in eine UCC- und Enterprise-Collaboration-Infrastruktur einzubinden sind. (mhr)