Kaum noch ein Arbeitsbereich, in dem die Tätigkeit nicht in Projekten abgebildet wird. Allein schon aus Gründen der Transparenz ist es da hilfreich, wenn die entsprechenden Arbeitszeiten ordentlich abgebildet werden. Zudem ist der Arbeitgeber seit 1. Januar 2015 verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Das schreibt Paragraph 17 des neuen Mindestlohngesetzes, kurz MiLoG, vor.
Das Gesetz betrifft nicht alle Arbeitnehmer, sondern nur die Arbeitnehmer, die monatlich 2958 Euro oder weniger verdienen. Und das Gesetz gilt auch nicht in allen Branchen, sondern nur in denen, die bekannt für ihre sparsamen Löhne sind. Konkret: Das Baugewerbe, Gastronomie, Hotellerie und Fleischereien, Reinigungsfirmen, Taxi- und Bus-Unternehmen, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe sowie die Forstwirtschaft und Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen oder Ausstellungen beteiligen, müssen protokollieren und dokumentieren. Außerdem gilt die Dokumentationspflicht für geringfügig Beschäftigte - also Mini-Jobber, die maximal 450 Euro im Monat verdienen sowie kurzfristig Beschäftigte. Ausgenommen davon sind nur Mini-Jobber, die in Privathaushalten beschäftigt sind.
Die Arbeitszeiten müssen bis spätestens eine Woche nach der Arbeitsleistung eingetragen sein und die Nachweise zwei Jahre aufbewahrt werden. Wie die Arbeitszeit dokumentiert wird, bleibt dem Arbeitgeber selbst überlassen. Die folgenden Tools können bei der Dokumentationspflicht hilfreiche Dienste leisten. Darüber hinaus helfen derlei Erfassungen auch durchaus für mehr Transparenz bei Kalkulation und Controlling zu sorgen.
Ganz traditionell - Stempeluhren
Einfache Stempeluhren oder Stechuhren sind eine preiswerte und effektive Einstiegslösung für kleine und mittlere Unternehmen zur elektronischen Zeiterfassung der Mitarbeiter. Sie können im Büro, in der Produktion, im Lager oder in der Werkstatt installiert werden und genügen den gesetzlichen Vorgaben. Weniger geeignet sind sie für den Außendienst. Es gibt Uhren mit und ohne Rechenfunktion. Eine Stechuhr ohne Rechenfunktion erfasst die Kommen- und Gehen-Zeiten sowie Pausenzeiten. Eine rechnende Stechuhr berechnet die Tagesarbeitszeit und die bisher aufgelaufenen Monatsstunden. Stempeluhren ohne Rechenfunktion gibt es ab 179 Euro, Uhren mit Rechenfunktion ab rund 300 Euro.
Webbasierte Zeiterfassung via PC und Mobile
Für alle Mitarbeiter, die am PC arbeiten oder ein Smartphone beruflich nutzen, können Sie eine Online-Zeiterfassung einrichten. Viele Lösungen bieten auch eine Mobile App an, mit der Sie Daten auch via Smartphone oder Tablet erfassen können. Die intelligenteren Cloud-Lösungen erlauben zudem verschiedene Arten des Reportings und Controllings.
Timesheet Cloud - Tätigkeiten protokollieren
Mit der Timesheet Cloud Lösung lassen sich Kunden und Projekte verwalten und Tätigkeiten minutengenau protokollieren. Arbeitszeiten werden am PC per Web App oder am Smartphone per Mobile App erfasst. Somit können Sie die Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters nachweisen.
Der Geschäftsführer kann die App nutzen, um Personalkosten festzustellen und die Arbeitsverteilung und Auslastung auszuwerten. Der Vertrieb oder die Buchhaltung können dem Kunden Rechnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu stellen. Für die Rechnungen lassen sich Projekte und Tätigkeiten im Nachhinein noch anpassen. Die Stundensätze können außer in Euro auch in US-Dollar, Schweizer Franken und britischen Pfund ausgewiesen werden. Die Bedienoberfläche der Timesheet Cloud Lösung ist ansprechend, die Menüpunkte sind gut gegliedert, die Nutzung der Software ist sehr einfach und intuitiv.
Die Timesheet Cloud Lösung ist für den Innen- und den Außendienst gleichermaßen geeignet. Voraussetzung für den Innendienst ist, dass irgendwo ein PC oder Tablet bereitsteht, den die Mitarbeiter für ihre Arbeitszeitkonten nutzen können. Außendienstler tragen ihre Zeiten per Mobile App auf dem Smartphone oder Tablet ein. Die Daten werden per SSL verschlüsselt auf die Timesheet Cloud Server übertragen und dort als Backup verschlüsselt gespeichert.
Kosten
Timesheet Cloud Lite ist kostenlos und eignet sich für Ein-Mann-Unternehmen und Freelancer. Timesheet Cloud Pro gibt es für fünf Euro pro Benutzer zzgl. Mehrwertsteuer im Monat. Der Pro Account bietet zeitlich unbegrenzte Reporting-Möglichkeiten, die Synchronisation mehrerer Geräte und Teamwork durch zusätzliche Benutzerkonten. Die Lite-Version erlaubt die Synchronisation mit nur einem mobilen Gerät und die Auswertungen gehen nur bis zu auf sechs Wochen in die Vergangenheit zurück. Die Teamfunktion fehlt in der Lite Version.
Time & Bill - Arbeitszeiten erfassen
Time & Bill bietet drei Methoden an, die Arbeitszeit zu erfassen. Erstens können Sie Zeiten nach Kalendertag erfassen und einem Projekt zuordnen. Zweitens besteht die Möglichkeit, eine Stoppuhr mitlaufen zu lassen, die automatisch mitzählt, wie lange Sie für eine Tätigkeit brauchen. Und schließlich erstellt die Software Stundenzettel. Die Cloud-Software läuft am PC im Browser. Auf Reisen können Sie und alle Mitarbeiter die Mobile Apps fürs iPhone oder Android verwenden, um die Arbeitszeiten zu notieren.
Neu bei Time & Bill ist das Team-Modul: Damit lassen sich jedem Projekt andere Time & Bill Benutzer als Projektmitglieder hinzufügen. Sie können dabei zwischen Leiter, Controller und Kollegen unterscheiden. Der Leiter hat alle Rechte. Der Controller darf keine administrativen Arbeiten vornehmen, aber die Arbeitszeiten und Budgets prüfen. Der Kollege trägt lediglich seine Arbeitszeiten ein.
Bei Time & Bill liegt der Schwerpunkt auf der reinen Zeiterfassung - diese soll so schnell und bequem wie möglich protokolliert werden. Die Projekt- und Tätigkeitsverwaltung ist dagegen weniger charmant gelöst, da für jedes einzelne Projekt neue Tätigkeiten angelegt werden müssen. Die Reports lassen sich nach Wochenstunden und Monatsstunden zusammenstellen oder gezielt nach Projektstunden. Das Ergebnis können Sie in Excel exportieren und somit Ihre Rechnungen schreiben. Insgesamt eignet sich Time & Bill vor allem für Freelancer und sehr kleine Unternehmen mit wenig komplexen Projekten. Die Daten, die Sie bei Time & Bill speichern, werden auf virtualisierten Servern von Amazon in Irland abgelegt.
Kosten
Time & Bill ist kostenlos. Kostenpflichtige Erweiterungen wie beispielsweise die Nutzung des Team-Modul können Sie mit Credits bezahlen.
TimeTac - Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung
TimeTac bietet Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und eine Urlaubsverwaltung an. Die Stundenabrechnung zeigt Arbeitszeiten, Überstunden, Zeitsalden und Abwesenheiten an. In die automatische Arbeitszeiterfassung integriert sind Pausenregelungen gemäß den gesetzlichen Regelungen. Fehlen Zeiten, so können Sie diese mit der nachträglichen Stundenerfassung rasch nachtragen. Schick: In TimeTac können Sie zudem allen Mitarbeitern frei definierbare Arbeitszeitmodelle zuweisen - egal, ob es sich um die flexible oder um feste Arbeitszeiten mit Zuschlagssätzen für Überstunden handelt.
Die Projektzeitverwaltung ist einfach strukturiert und lässt sich nach Projekten und Aufgaben sowie Kunden ordnen. Eine Baumstruktur bietet eine übersichtliche Darstellung der Projekte und Unterprojekte sowie aller Tätigkeiten im Projektablauf. Die Software unterstützt Sie zudem bei der Planung von Ressourcen.
Der Urlaubsmanager von TimeTac bietet einen Workflow für Anträge und berechnet automatisch den Urlaubsanspruch. Der automatische Feiertagskalender zeigt - voreingestellt für die Länder, die Sie benötigen, wann nicht gearbeitet wird.
Zeiterfassung via Terminal oder mobil via GPS
TimeTac arbeitet browserbasiert und ist daher auch auf Tablet und Smartphone nutzbar. Damit eignet sich die Software auch für den Außendiensteinsatz oder fürs Homeworking. Für die Produktion wiederum bietet sich die Installation von Terminals an. Darüber können mehrere MitarbeiterInnen die Arbeitszeiterfassung über einen zentralen Zugang vornehmen - ein Arbeitsplatzrechner ist nicht notwendig. Die Terminals stattet TimeTac nach Bedarf auch mit NFC/RFID-Lesern aus. So können sich Mitarbeiter per Schlüsselanhänger identifizieren. Die mobile Zeiterfassung mit TimeTac bietet die Möglichkeit, ortsbezogene Daten zu erfassen. Standardmäßig können Sie über die Kartenansicht den Ort der Zeitbuchungen abrufen - im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Mit der Zeiterfassung-Software von TimeTac erstellen Sie aufgrund der erfassten Zeiten mit einem Klick Arbeitszeitnachweise. Durch die Verknüpfung mit internen und externen Stundensätzen können Sie Kosten und Deckungsbeiträge analysieren. Weiter erhalten Sie verschiedene Standardauswertungen wie Stundenzettel oder Leistungsnachweise. Das Mitarbeiter-Reporting zeigt Fehlzeiten, Urlaubsanspruch, Überstunden und viele weitere Kennzahlen zur Mitarbeiterproduktivität auf. Am Arbeitszeitsaldo erkennen Sie Kapazitätsprobleme, so dass Sie bei der Personaleinsatzplanung entsprechend reagieren können.
TimeTac ist der Rolls Royce unter den Zeiterfassungs-Tools aus der Cloud. Er bietet umfangreiche Funktionen und Reportings - entsprechend komplex ist die Bedienoberfläche. Doch die Menüpunkte sind klar benannt und man findet sich gleich zurecht. Aufgrund der umfassenden Funktionen eignet sich TimeTac nicht nur als Zeitnachweis, sondern auch bestens als Controlling-Instrument. Das Preis-Leistungsverhältnis der umfassenden Lösung ist sehr gut. Für einen Freiberufler oder sehr kleine Unternehmen dürfte die Software jedoch überdimensioniert sein.
Kosten
Die TimeTac Zeiterfassung ist ab 3,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat zu haben. Die TimeTac Urlaubsverwaltung kostet zusätzlich 1,50 Euro pro Monat und Mitarbeiter. Die Apps für iOS, Windows Phone und Android gibt es gratis dazu.
timr - Arbeitszeiten und Fahrtenbuch
timr ist ein All-In-One-Tool, um Arbeitszeiten und Projektzeiten zu dokumentieren und ein Fahrtenbuch zu führen. timr unterstützt eine vorgegebene Wochenarbeitszeit, Feiertagskalender und unterschiedliche Arbeitszeitarten wie Bürozeit, Dienstreise oder Zeitausgleich. Für jeden Mitarbeiter lässt sich eine wöchentliche Sollarbeitszeit definieren.
Am Ende des Monats können Sie einen Stundennachweis für jeden Mitarbeiter erstellen und darin Gleitzeitsaldo und Urlaubssaldo pflegen. Projekte lassen sich nach Kunde, Projekt und verschiedene Tätigkeiten bzw. Aufgaben untergliedern. Die Aufgaben sind wie in einem Projektmanagement Tool beliebig zuweisbar, verschiebbar oder löschbar. Die Menüoberfläche ist klar gegliedert und nach kurzer Einarbeitungszeit lässt sich das Tool effizient nutzen.
Fahrtenbuch inklusive
Das Besondere an timr ist das Fahrtenbuch: Mit timr können Sie alle Mitarbeiter mit Firmenwagen verwalten. Damit haben Sie die Fahrtenbücher Ihrer Firmenwagen jederzeit an einer zentralen Stelle gespeichert. Die Mitarbeiter, die für die Firma unterwegs sind, können über die mobile timr-App automatisch die für die Firma gefahrenen Kilometer protokollieren. Die laufende Statistik ermittelt zudem die zu erwartende Fahrleistung auf das gesamte Jahr gerechnet. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, haben Sie auch nachträglich noch Zugriff auf das Fahrtenbuch um etwaigen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten nachkommen zu können. Damit eignet sich die Software vor allem für Unternehmen, die auch viele Fahrdienstleistungen erbringen und abrechnen.
Die Dashboards von timr bieten einen Überblick über die Arbeits- und Projektzeiten und die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter. Das Aufgaben-Dashboard beispielsweise liefert eine Übersicht darüber, wie viele Stunden Sie und Ihre Mitarbeiter an welchen Aufgaben gearbeitet haben und wie viele Stunden davon an Ihre Kunden verrechenbar sind. Für Ihre Statistiken und Auswertungen können Sie die timr Daten jederzeit als .xlsx, .csv, .docx-Datei exportieren. Zudem ist es möglich die Daten im Kalenderformat zu exportieren. Damit können Sie Ihre Daten auch direkt in Ihrem Kalender (Outlook, Cal, …) darstellen und erhalten dort die verbuchten Zeiten als Kalendereinträge.
Kosten
timr besteht aus einer Webanwendung sowie Apps für Ihr Smartphone. Die Softwarelösung ist ab 8 Euro pro Benutzer und Monat erhältlich.
clockodo - Tätigkeiten per Stoppuhr erfassen
clockodo ermöglicht das Erfassen von Arbeitszeiten getrennt nach Kunden, Projekten und Tätigkeiten. Die Zeiterfassung erfolgt über eine Stoppuhr mit Angaben zur aktuellen Tätigkeit. Damit wird dem Schätzen ein Ende bereitet: Sie sehen ganz genau, wann Sie mit einer Aufgabe begonnen und wann Sie die Aufgabe beendet haben. Die Stoppuhr kann wie bei der Timesheet Cloud-Lösung beispielsweise über den PC im Büro gestartet und später mit dem Handy unterwegs gestoppt werden.
Die Startseite von clockodo zeigt damit stationär wie auch mobil die aktuelle Arbeitszeit nach Leistungen und Projekten. Darüber sehen Sie direkt wichtige Kennzahlen wie die gesamte Arbeitszeit oder den Anteil abrechenbarer Arbeitszeit. Neben den reinen Zeiten hat der Benutzer hier eine Fülle von Zusatzinformationen im Blick - wie zum Beispiel den Stundensatz im jeweiligen Projekt, das Budgetvolumen und den aktuellen Verbrauch der Ressourcen.
Grafische Auswertungen
clockodo ermöglicht diverse Auswertungen der Arbeitszeiten. Die Berichte lassen sich für beliebige Zeiträume erstellen, nach mehreren Kriterien gruppieren und als Vorlage speichern. Die Diagramme auf der Startseite und in den Projektberichten können Sie sich als Torten- oder Säulendiagramm anzeigen lassen. Sämtliche Daten aus clockodo lassen sich als CSV-Dateien exportieren.
Die Software unterstützt beliebig viele Mitarbeiter. Sie bestimmen, welche Rechte Ihre Mitarbeiter haben: nur die eigenen Zeiteinträge sehen, Berichte auswerten oder Kunden und Projekte bearbeiten.
Die Zeiterfassung erfolgt im Web, mittels der Desktop-Software oder unterwegs vom Smartphone. Die Lösung verbindet vielfältige Funktionen mit einer einfachen, selbsterklärenden Bedienung. Geeignet ist die Software für kleine und mittlere Betriebe mit großen und kleinen Projekten.
Kosten
In der Grundgebühr von 5 Euro inkl. Mehrwertsteuer ist bereits ein Nutzer enthalten. Jeder weitere Mitarbeiter kostet 4 Euro. Es werden nur aktive Mitarbeiter berechnet, die im vergangenen Monat mindestens einen Zeiteintrag erstellt haben. Sie können also gekündigte Mitarbeiter in clockodo belassen, um weiterhin alle Berichte parat zu haben. Ideal ist die Lösung auch für Saisonarbeiten. (mje)