Das im Jahr 2011 gestartete "Zero-E-Mail"-Projekt des IT-Dienstleisters Atos hat zum Ziel, binnen drei Jahren interne E-Mails durch moderne Kollaborationsanwendungen zu ersetzen. Das erfordert einen Wandel der Unternehmenskultur: Informationen sollen gemeinschaftlich erzeugt und weiter bearbeitet werden.
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Die Ankündigung des Unternehmens stieß auf großes Interesse - viele diskutierten die E-Mail in Foren, Blogs und Kommentaren. Kritiker nahmen den Ansatz ins Visier und warnten vor Risiken für Unternehmen, wenn sie die "Lebensader" E-Mail verbannten und gar von der Kommunikation abgeschnitten wären.
Die Herausforderung: Eine neue Kommunikationskultur schaffen
Eine Umstellung gewohnter Arbeitsweisen muss alle Akteure mitnehmen, um langfristig erfolgreich zu sein. Hier wurde und wird unternehmensintern viel Überzeugungsarbeit geleistet, vom Management aber auch zwischen Kollegen untereinander. Zwar kennen wohl die meisten Arbeitnehmer das Gefühl, zu viele E-Mails zu bekommen - doch eine jahrelang erprobte Praxis radikal zu ändern stieß auf teilweise unverhohlene Skepsis. Das Ziel des Projekts besteht darin, nicht einfach nur eine neue Software zu installieren, die die E-Mail ablöst. Stattdessen soll Verhalten nachhaltig verändert und eine neue Kommunikationskultur geschaffen werden. Doch diese neue Form des Arbeitens erfordert noch mehr Eigeninitiative der Mitarbeiter: Informationen landen in der Regel nicht mehr per E-Mail direkt im Postfach der Mitarbeiter (push-Prinzip). Die Kollegen müssen sich die relevanten Inhalte aktiv holen (pull-Prinzip).
Die Verhaltensveränderungen reichen bis zur Neuorganisation aufwendiger Prozesse, die mit neuen Plattformen effizienter gestaltet werden und ohne E-Mails auskommen sollen. Hier setzen soziale Netzwerke an, im Unternehmenseinsatz Enterprise Social Network (ESN) bezeichnet. Sie beherbergen sogenannte Communitys. Atos stellt der klassischen E-Mail eine Kombination aus dem ESN "blueKiwi", Instant Messaging und Dokumenten-Management entgegen. Diese drei Elemente sollen als Werkzeuge kollaboratives Arbeiten ermöglichen. Je nach Aufgabe oder Zweck kommt ein anderes Element zum Zuge.
Social-Business-Tools für Unternehmen -
Wikis, Blogs, Activity Streams und Dokumenten-Sharing Wikis, Blogs, Activity Streams, Dokumenten-Sharing - Social-Media-Funktionen und entsprechende Tools werden für Unternehmen immer wichtiger. Sie vernetzen Mitarbeiter, sorgen für den Wissensaustausch und verbessern die Zusammenarbeit. Der Beitrag stellt die beliebtesten Werkzeuge vor und zeigt, was bei der Einführung zu beachten ist.
Alfresco Alfresco ist eine Plattform für Social-Content-Management für mittlere und große Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen die Zusammenarbeit und die Verwaltung unternehmenskritischer Dokumente. Texte, Tabellen, Videos und Präsentationen lassen sich unmittelbar kommentieren, was den direkten Austausch fördert. Sämtliche Aktivitäten rund um ein Dokument werden mitprotokolliert, User können diesen Activity Stream in der Alfresco-Anwendung verfolgen.
BlueKiwi Zen Mit der blueKiwi Enterprise Social Software können Unternehmensmitarbeiter Ideen, Kompetenzen, Ressourcen und Best Practices austauschen. Zu den Funktionalitäten der von Atos 2012 übernommenen Software gehören User-Profile mit Kontaktdaten und Kompetenzen, unternehmenseigene Lexika, Chat- und Diskussions-Plattformen, erweiterte gemeinschaftliche Notizfunktionen, "Likes", eine vollwertige Empfehlungs-Engine, Microsoft Office- und Outlook-Add-Ins sowie mobile Anwendungen für iOS, Android und Blackberry.
Chatter Mit Chatter hat SaaS-Pionier Salesforce.com sein CRM-zentriertes Portfolio um eine Social-Plattform für Profile, Gruppendiskussionen und Filesharing ergänzt. Feeds informieren über relevante Daten, etwa Statusmeldungen wichtiger Geschäfte oder Änderungen in der Kundendatei. Das Tool lässt sich in die CRM-Lösung von Salesforce integrieren und kann so Geschäftsprozesse etwa im Vertrieb abbilden, ist aber auch als Stand-alone-Lösung einsetzbar.
Communote Communote des gleichnamigen Dresdner Startups ist eine auf Java basierende Kommunikationslösung für projekt- und teamorientiertes Arbeiten. Ähnlich wie bei Twitter können Nutzer Nachrichten über ihre aktuellen Aktivitäten mit ihren Kollegen teilen. Kurznachrichten und Notizen lassen sich schnell erstellen, auch Dateien können angehängt und Bilder sowie Youtube-Videos angezeigt werden.
Connections BM Conncetions ist eine All-in-on-Suite für Social Business, die Activity Streams, E-Mail, Kalender, Wikis, Blogs und viele andere Social-Media-Funktionen integriert. Die direkte Zusammenarbeit ist mit einem Klick möglich. Die neue Version enthält zusätzlich Analysefunktionen, Echtzeit-Daten-Monitoring und schnellere Netzwerke für die Optimierung der Zusammenarbeit. Mit den verbesserten Funktionen bekommen User Einblicke in Informationen aus Netzwerken, die sie in Echtzeit nutzen können.
Crowdworx Einen innovativen Crowdsourcing-Ansatz hat das Berliner Startup Crowdworx mit seiner Software realisiert, die Kompetenz und Fachkenntnisse von Mitarbeitern im Intranet bündelt. Statt Know-how in Form von Texten zu speichern und abrufbar zu machen, wird das Fachwissen der Mitarbeiter in exakten Kennzahlen wie Prognosen, Risikobewertungen und Marktpotenzialen zusammengefasst. Das Spektrum reicht von Absatzplanungen und Innovations-Management bis hin zum Projekt-und Risiko-Management.
immer-uptodate immer-uptodate ist eine einfach bedienbare, Cloud-basierte Social-Lösung aus Deutschland, die Mitarbeiter abteilungs- und standortübergreifend miteinander in Kontakt bringt. Wichtige Funktionen sind Posting, Teilen, Kommentieren, das Liken von Texten, Fotos und Umfrage-Tools für offene und geschlossene Gruppen. Beiträge können gleichzeitig im internen Netzwerk und in öffentlichen Netzwerken wie der Facebook-Fanpage des Unternehmens veröffentlicht werden.
Jabber und Quad Unter dem Namen "Jabber" bündelt die Networking-Company Cisco sämtliche Communications- und Collaboration-Clients, die im Lauf der Jahre unter anderem durch Zukäufe ins Unternehmen kamen. Der Jabber-Client integriert Kommunikationsfunktionen wie Präsenzanzeige oder Instant Messaging und stellt mit Hilfe der hauseigenen Webex-Produktfamilie Audio- und Videoconferencing bei Bedarf auch in HD-Qualität bereit. Das zweite Standbein Quad integriert Features wie Blogs und Wikis.
Jam Mit dem cloud-basierten SAP Jam können sich Mitarbeiter im Unternehmen in einer einheitlichen Umgebung mit Kollegen vernetzen und über Daten, Inhalte und Prozesse austauschen. Dadurch sollen sie produktiver werden und bessere Ergebnisse erzielen. SAP Jam unterstützt insbesondere auch zentrale Aufgaben im Personalwesen wie Onboarding, Weiterbildung und Talent-Management. Auch in anderen Unternehmensbereichen wie Vertrieb oder Marketing ist die Lösung einsetzbar. Jam ist aus der Zusammenführung von "SuccessFactors Jam" und "SAP StreamWork" entstanden.
Jive Eine recht beliebte Social-Business-Lösung ist Jive Engage von dem 2001 gegründeten kalifornischen Unternehmen Jive Software. Das Tool kombiniert Collaboration- und Community-Features und stellt Lösungen für das Knowledge-Management zur Verfügung. Ständige Erweiterungen haben die Software zu einer ausgewachsenen Social-Business-Plattform anwachsen lassen. So kamen im Lauf der Zeit Funktionen für Instant Messaging sowie die Mobility-Unterstützung für iPhones und Blackberrys hinzu. Über zugekaufte Funktionen wie Business Analytics können Nutzer auch große Mengen an unstrukturierten Daten auswerten.
Just Connect Just Connect ist eine professionelle Social-Intranet-Software-Lösung aus Hamburg. Die Plattform kombiniert traditionelle Intranet-Funktionalitäten mit modernen Web-2.0-Funktionen der sozialen Netzwerke zu einer Social-Intranet-Lösung. Das Programm bietet Web2.0-Funktionen wie Microblogs und Blogs, Wissens-Management in Form von Wikis und Dokumenten-Management sowie diverse Kommunikationsformen wie Chat.
Lithium Das kalifornische Social-CRM-Anbieter Lithium stellt mit seiner Software Monitoring-Funktionen bereit, die vor allem für größere Unternehmen und Web-Agenturen von Interesse sind. Besonders interessant sind die integrierten Workflow-Funktionen. Sie machen auch für verteilte Arbeitsgruppen das Monitoring der unterschiedlichen Kanäle einfach. Ebenfalls überzeugen die Suchfunktionen (Keywords) inklusive Support für mehrere Sprachen und die Werkzeuge für die Auswertung.
Mixxt Mixxt des gleichnamigen Bonner Startups erlaubt es, mit wenigen Mausklicks eigene Communitys zu generieren. Die erstellten Gemeinschaften können ihren Mitgliedern die gängigen Social- Networking-Funktionen anbieten wie Abstimmungen, Bildergalerien, Blogs, Datei-Downloads, Foren, Gruppen, Termine, Videos und Wikis. Für Unternehmen und Agenturen mit umfangreicheren Anpassungswünschen stellt mixxt auch White-Label-Community-Lösungen ohne jeglichen Hinweis auf mixxt bereit.
Podio Das ursprünglich in Dänemark entwickelte und 2012 von Citrix übernommene Podio ist eine Collaboration-Plattform, die mit einem sonst nirgendwo zu findenden Killer-Feature aufwartet. Auf Podio kann jeder Anwender ohne technische Fachkenntnisse eigene Business-Apps erstellen. Auf dem Podio App Market stehen laut Anbieter Tausende solcher Apps zur Verfügung, die von Podio-Nutzern generiert und frei zugänglich gemacht wurden - von Kundenverwaltung über Personalbeschaffung bis hin zu Kundensupport und Issue Tracking.
Sharepoint Neben vielen anderen Disziplinen positioniert Microsoft sein Sharepoint auch als Plattform für Enterprise Social Networking. Die Collaboration-Umgebung stellt Anwendern Dokumenten-Sharing und Kommunikationsmöglichkeiten bereit. Spezielle Social-Network-Angebote sind unter anderem integrierte Profile, Wikis, Blogs, Newsfeeds und interne Videoportale sowie Funktionen für die unternehmensinterne Suche, das Tagging, Rating und zur Kommentierung.
SocialCast Mit dem von VMware 2011 übernommenen SocialCast können Nutzer interne Communities aufbauen und Diskussionsgruppen einrichten. Schnittstellen zu Lotus Notes, Outlook, Sharepoint sowie zum Active Directory schaffen ergänzende Kommunikations- und Integrationsmöglichkeiten. Neuerungen wie die Social-Applikation Strides bauen Socialcast zur integrierten Collaboration-Plattform aus. Die aktuelle Version beinhaltet zudem neue Funktionen wie integriertes Projekt-Management und sicheres Instant Messaging.
StreamWork SAP bietet mit StreamWork seit einiger Zeit eine kollaborative Plattform an, die dazu dienen soll, die Vorbereitung und das Treffen gemeinsamer Entscheidungen zu unterstützen. Die Social-Business-Komponenten erstrecken sich auf News-Feeds für Geschäftsdaten und Monitoring-Dienste, die Aktivitäten und Ereignisse darstellen. Als Besonderheit kann man eine ganze Reihe unterschiedlicher "Business Tools" in eine Konversation einfügen, die für eine Entscheidungsfindung nützlich sind. Dazu zählen Agendaplanung, Prioritätenlisten, Ad-hoc-Umfragen, SWOT- und Kosten-Nutzen-Analysen sowie Verantwortlichkeits-Diagramme.
Talent Sourcing Die Münchner IntraWorlds GmbH entwickelt Talent-Relationship- Management- und Community-Software-Lösungen. Das Hauptprodukt Talent Sourcing ermöglicht Mitarbeitern via Employer Branding, Personal-Marketing und Recruiting gezielt Talente zu identifizieren, zu binden und zu gewinnen. Mit dem Tool soll Recruiting in Zeiten des Fachkräftemangels messbar erfolgreicher, besser planbar und zukunftssicher werden.
tibbr Mit tibbr hat sich der SOA- und Integrationsspezialist Tibco in das Social-Business-Geschäft vorgewagt. Entsprechend verzahnen sich Anwendungen etwa von Oracle, SAP und Microsoft mit der Plattform, so dass sich beispielsweise der Activity-Stream durch Ereignisse und Veränderungen aus den Business-Applikationen speisen lässt. Ansonsten bietet tibbr soziale Services wie Mikroblogging, Profile, Instant Messaging und Voice-Memos, Videoconferencing und Communities.
Yammer Yammer wurde 2012 von Microsoft übernommen und war ursprünglich ein Mikroblogging-Dienst. Inzwischen stehen das Teilen und die Bearbeitung von Dokumenten, der Austausch von Wissen sowie die unternehmensinterne und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation im Vordergrund. Mit dem aktuellen Release können Anwender Communities einrichten, Termine in Outlook und Google Calendar planen, in verteilten Teams kommunizieren und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Die Version für Unternehmen stellt besondere Security-Features bereit.
Zimbra Das bislang von VMware vertriebene Zimbra ist eine Open-Source- Plattform mit Funktionen für E-Mail, Kalender und Zusammenarbeit. Zimbra bietet eine speziell auf Virtualisierung und Portabilität abgestimmte offene Plattform für Private Clouds und Public Clouds. Die intelligente Mailbox hilft dabei, Informationen und Aktivitäten übersichtlich zu verwalten. Im Juli 2013 gab VMware bekannt, Zimbra an Telligent Systems verkauft zu haben. Der neue Besitzer will mit Unterstützung von Investment Partnern aus Zimbra die "erste vereinte soziale Kollaborationssuite für die Post-PC-Ära" machen.
Wie einfach sich zahlreiche E-Mails ersetzen lassen ist offensichtlich: Für kurze Absprachen oder Terminvereinbarungen reicht ein Telefonat oder ein Chat mit den Kollegen, statt mehrere Nachrichten hin und her zu schicken. Sind alle Kollegen am gleichen Standort kürzt eine Besprechung in der Cafeteria oder am Wasserspender das Ping-Pong-Spiel via E-Mail ab. Bei umfassenden Themen bietet eine projektspezifische Community im ESN Raum, mit Experten tief in die Materie einzusteigen.
Der Lösungsansatz: neue Werkzeuge für eine neue Kultur
Analog zur Idee, sich am Wasserspender zum Gespräch zu treffen, heißt eine der größten und ältesten Communitys bei Atos "Water Cooler": Kollegen aus der ganzen Welt und unterschiedlichen Abteilungen diskutieren hier aktuelle Themen, Herausforderungen und Tipps. Die Communitys im ESN sind wichtig für die Zusammenarbeit, im Idealfall ermöglichen sie direkten Austausch. In der Realität ist der Weg dorthin allerdings begleitet von Regulierungen, Richtlinien und Überzeugungsarbeit. Bis Communitys tatsächlich dabei helfen, einzelne Wissen-Silos, in denen Fachkenntnisse abgeschirmt lagern, miteinander zu vernetzen, ist ein tiefgreifender Kulturwandel nötig.
Rollen und Verantwortungen bei Atos im Kontext Zero E-Mail. Foto: Atos
Wegbegleiter dabei ist ein weltweites Netzwerk von rund 3.500 Vorreitern, so genannten Ambassadoren. Sie zeigen ihren Kollegen in Schulungen, Gesprächen während der Mittagspause oder bei Fragen im Alltag, wie sie am besten miteinander in Kontakt kommen, ohne automatisch eine E-Mail zu schreiben. Die neuen Werkzeuge sollen die Arbeit bereichern und über die reine Informationsübermittlung hinausgehen. Beispielsweise soll ein Projektteam ohne Abteilungs- und Ländergrenzen schneller und unkomplizierter genau den Kollegen mit der passenden Expertise finden, der das Team ergänzt.
Beispiele aus der Praxis
Auch bei alltäglichen Fragen hilft der Blick über gewohnte E-Mail-Verteiler hinaus:
Ein Mitarbeiter der Personalabteilung suchte eine Liste bestimmter Ansprechpartner. Auf seine Frage im ESN erhielt er in der Fach-Community innerhalb von 24 Stunden fünf hilfreiche Kommentare. Er sparte sich Stunden aufwändiger Suche.
Auch bei einer Kalkulation für einen Kunden bieten Themen-Communitys nützliches Wissen: Auf die Frage nach möglichen Kostentreibern in einem Projekt und Ideen zur Kostensenkung erhielt der Fragesteller innerhalb von zwei Tagen neun Antworten von Team-Mitgliedern aus drei Ländern. Dies sparte ihm mehrere Telefonate, zahlreiche E-Mails und Zeit. Er konnte dem Kunden nach vier Tagen eine validierte Kalkulation zur Kostensenkung vorschlagen.
Die neue Herangehensweise erhöht jedoch auch die Erwartungen an die Plattformen, die Informationen bereithalten: Intranet, Dokumenten-Management und Communitys müssen aktuelle Inhalte bieten, sonst besuchen Nutzer die Bereiche nach vergeblichen Besuchen, die ihnen keine neuen Informationen lieferten, nicht mehr. Die interne Kommunikation geht die Umstellung schrittweise an: Statt ausführlicher Mitarbeiterinformationen per E-Mail werden nur noch kurze Hinweise per E-Mail verschickt, wo Neuigkeiten stehen. Immer mehr Kollegen steuern dann dieses Forum direkt an und sind aktuell informiert.
Auf dem Weg zum digitalen Unternehmen -
Der Arbeitsplatz von morgen Videokonferenzsysteme, Collaboration-Tools wie WebEx und Enterprise-Social-Media-Tools wie Yammer werden den Arbeitsplatz von morgen prägen.
Komplexe Arbeitsumgebung: Selbst ein moderner IT-Arbeitsplatz, der fast ausschließlich auf Microsoft-Produkten basiert, setzt sich aus mehr als einem Dutzend unterschiedlicher Komponenten zusammen, inklusive Cloud-Ressourcen (Azure, Skydrive/OneDrive und Office 365) und Collaboration-Plattformen wie Sharepoint und Lync.
Arbeitsumgebung der Zukunft Der Mitarbeiter und die Anforderungen, die an ihn gestellt werden, bestimmen künftig, wie seine Arbeitsumgebung aussehen wird. Dies gilt auch für die Arbeitszeiten und den Ort, von dem aus ein Beschäftigter berufliche Aufgaben erledigt.
Datenaustausch in deutschen Unternehmen Laut einer Studie von IDC nutzen Mitarbeiter in deutschen Unternehmen derzeit noch einfache Tools wie E-Mail und USB-Stick, um Dokumente auszutauschen. Collaboration-Plattformen und Cloud-gestützte File-Sharing-Plattformen gewinnen jedoch an Bedeutung.
Zukunftstrend Gamification Anwendungen mit Spielelementen wie "Ribbon Hero" von Microsoft sollen Mitarbeiter dazu animieren, sich weiterzubilden oder bessere Leistungen zu bringen.
Social Media im Unternehmen Der indische IT-Konzern TCS setzt im eigenen Haus Knome ein. Die Plattform kombiniert Social-Media-Funktionen mit Community-Features.
das Smartphone in der Fabrik Smartphones, Tablet-Rechner und digitale Assistenten werden nach Einschätzung deutscher Firmen auch in der in der Fabrikhalle verstärkt zum Einsatz kommen.
Zwar lebt ein ESN vom Austausch der Nutzer, eine aktiv genutzte Feedback-Funktion macht aber auch mehr Arbeit, Verantwortlichen muss dies vor Einführung der Plattform klar sein, dafür sollten Kapazitäten vorhanden sein: Nutzer stellen Rückfragen, die beantwortet werden müssen, darauf springen wiederum weitere Community-Mitglieder auf. Aus dieser Mehrarbeit kann jedoch wiederum Mehrwert durch breiter gestreutes Wissen entstehen.
Technik und Organisation: Die Rahmenbedingungen
Auch rechtlich, technisch und organisatorisch bedeutet die Umsetzung der Zero-E-Mail-Vorgabe viel Arbeit und Umstellung. Das Unternehmen und die Arbeitnehmervertretungen diskutierten zahlreiche Aspekte der Nutzung der Technologien. Zu Beginn erwies es sich als schwierig, dass der Verhandlungsgegenstand für alle Seiten neu und unbekannt war. In einer ersten Vereinbarung erstellten die Verantwortlichen zunächst Leitlinien, die sie bei Bedarf nachjustierten. Kernthema war die Frage der Freiwilligkeit der Nutzung. Es zeigte sich, dass nationale rechtliche Vorgaben einem solchen internationalen Ziel im Weg stehen können. Deswegen müssen Informationen, die der Arbeitgeber nachweislich an alle Mitarbeiter kommunizieren muss, weiterhin per E-Mail geschickt werden.
Die Verhandlungen mit den Arbeitnehmervertretern dauerten länger als ursprünglich angenommen. Das lag zum Beispiel daran, dass zu Beginn des Projekts manche Verhandlungsdetails noch nicht feststanden, etwa welches ESN zum Einsatz kommt und wie es in den Arbeitsalltag integriert wird. Auch erleichtert die Auffindbarkeit eines Mitarbeiters in einem offenen System zwar die Suche nach Expertise, sie hat jedoch eine Kehrseite: Diese Transparenz darf nicht zum Nachteil des Mitarbeiters ausgelegt, seine Arbeitskraft nicht überstrapaziert werden. Ebenso darf für ihn kein Nachteil entstehen, wenn er nicht Mitglied in bestimmten Communitys ist. Mit interessanten Inhalten und intuitiver Bedienung soll die Technologie die Nutzer überzeugen, so dass diese nach einer Eingewöhnungszeit selbst den Weg ins ESN wählen. Dafür ist jedoch Ausdauer und viel Überzeugungsarbeit nötig.
Der Alltag: Prozesse ohne E-Mails
Die Anzahl intern verschickter E-Mails sagt noch nichts über den Erfolg des Programms aus. Eine geringere Zahl ist kein Selbstzweck. Ein Wandel ist nur erfolgt, wenn die Alternativen zum Geschäftserfolg beitragen:
Ein Kunde erhält schneller eine Antwort auf seine Frage,
interne Informationen verbreiten sich schneller,
Experten für ein Projekt finden schneller zueinander.
Ein Beispiel ist eine Kundenzufriedenheitsabfrage, bei der die Ergebnisse der Befragung über eine zentrale Planungs- und Ergebnisliste im Intranet ausgewertet werden. Dadurch sank das E-Mail-Volumen im Vergleich zu ähnlichen Projekten auf 22 Prozent. Statt zahlreichen Benachrichtigungen, Terminhinweisen und Feedback an mehrere Verteiler stehen zentrale Listen, Pläne und Aufgaben im Projektbereich zur Verfügung. Nur Rückfragen oder Ergänzungen zu den abgelegten Ergebnissen wurden per E-Mail geklärt. So entstand auch ein zentraler Speicherort für die Ergebnisse aus den Befragungen, es gab keine Redundanzen mit verteilten Speicherorten.
So gelingt effektiveres E-Mail-Management -
Digital-Experte Diese Tipps stammen von Thorsten Jekel. Der IT-Unternehmer ist Autor des Buches "Digital Working für Manager".
Änderungen kommunizieren Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. So sind sie über neue Verhaltensweisen informiert.
Zeitfresser identifizieren Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötigt, sollten seinen E-Mail-Eingang genau ansehen und Zeitfresser identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel Newsletter oder CC-Mails, die den Posteingang verstopfen.
Zeitfenster nutzen Wer am Flughafen oder Bahnhof wartet, kann diese Zeit gut für das Bearbeiten von Mails nutzen. Doch auch hier sollte man die Mails in Blöcken bearbeiten.
Zweiter Grundsatz E-Mails sollte man nicht zwischendurch sondern immer im Block bearbeiten. Das spart Zeit und vermeidet den Ping-Pong-Effekt.
Erster Grundsatz Man sollte den Arbeitstag nie mit E-Mails beginnen. Damit verschwendet man die produktivste Zeit des Tages mit dem Löschen und Beantworten von unwichtigen Nachrichten.
Unternehmensweite Zusammenarbeit über eine Plattform braucht eine kritische Masse: Mitarbeiter müssen überzeugt sein, dass E-Mails nicht das effizienteste Arbeitsmittel sind. Eine gemeinsame Dokumentenablage oder Instant Messaging zu nutzen, kostet dabei weniger Überwindung als in einem ESN aktiv zu werden. So sind manche Kollegen immer noch am besten über Telefon oder Kurznachricht zu erreichen. Erst der Hinweis, sich doch bitte ein interessantes Posting in der Projekt-Community anzusehen, lockt zögerliche Kollegen über das Login-Feld hinaus in das ESN. Die benutzerfreundliche Umgebung, technisch reibungslose Nutzung und spannende Inhalte entscheiden über den Erfolg eines ESN.
Unternehmensinternen Prozesse werden ohne E-Mail aufgesetzt, um den Mitarbeitern zu zeigen, dass selbst geschäftskritische Abläufe auf diese Weise funktionieren. Jeder Prozess wurde anhand eines Reifegrad-Modells untersucht, der anzeigt, wie die E-Mail genutzt wird: Prozesse mit E-Mails wurden als weniger effizient entlarvt im Vergleich zu solchen, die darauf verzichteten. Dabei war jeder Prozessverantwortliche dafür zuständig, die E-Mail aus seinem Einsatzbereich zu entfernen.
Zero E Mail zertifizierter Prozess: Kernprozesse für Services bei Olympia 2012 in London werden stufenweise ohne E-Mails erledigt. Foto: Atos
Die Digital Natives: Von Kollegen lernen
Einen positiven Einfluss auf zurückhaltende Kollegen haben Mitarbeiter, die freiwillig eine aktive Rolle beim Kulturwandel einnehmen, da sie als "digital natives" geübt im Umgang mit sozialen Netzwerken sind. Das macht sie zu glaubwürdigen Trainern, sie führen ihre Kollegen, die ähnliche Alltagsaufgaben haben, an die neue Arbeitsweise heran.
Die Zusammenarbeit in Communitys erfolgt abteilungsintern, in Themenfeldern, Branchen oder auf Kunden bezogen. In der Community "Ask the SAP Expert" tauschen sich Kollegen weltweit zu SAP-Themen aus: Mit einer Frage erreichen Kollegen eine wesentlich größere Zielgruppe als über den eigenen E-Mail-Verteiler. Selbst wer eine Antwort nicht weiß, erfährt durch die Diskussion Neues. Im Idealfall sinkt die Bearbeitungszeit von Fragen der Kunden von mehreren Tagen auf wenige Stunden.
Damit solche Beispiele zur Regel werden, müssen Beiträge mit eindeutigen Schlagwörtern versehen und die Rechte im Dokumenten-Management gepflegt werden. Nur mit einer sauberen Ablagestruktur lassen sich relevante Beiträge wiederfinden. Auch hier hat es sich bewährt, Schlagwörter genau zu definieren und die Vergabe festzulegen, da sonst mehrere fast gleichlautende Schlagwörter parallel existieren und Nutzer nicht sicher sein können, mit einem "Tag" alle relevanten Beiträge zum Thema zu finden. Auch das fällt in den Aufgabenbereich des Community Managers, der die inhaltliche Ausrichtung eines Bereichs im Blick haben muss.
Einigen Mitarbeitern war in einem ESN die Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Inhalten nicht von Beginn klar. Vernetzung und Austausch über Abteilungs- und Themengrenzen sind wünschenswert, doch für eine Diskussion über das letzte Spiel der Lieblingsmannschaft ist ein ESN nicht der geeignete Ort.
Der Ausblick: Ist das Ende der E-Mail erreicht?
Die E-Mail wird es auch weiterhin bei Atos geben, etwa bei rechtlichen Vorgaben oder der Kommunikation mit externen Kontakten. Für Atos ist es wichtiger, die interne Organisation mit dem breit angelegten Kulturwandel zu ändern, sie effizienter zu gestalten und Kompetenzen, die im Unternehmen sind, besser zu vernetzen - hier gibt es noch viel Potenzial. Es lohnt sich bei der Kommunikation umzudenken und sie in neue Bahnen zu lenken. (jha)
Wie Social-Business-Software zum Erfolg wird -
Mit Teamwork Wissen sammeln und sparen Mit Social-Business-Software und der Integration von Anwendungen können Unternehmen ihre Effizienz und Gewinne steigern. Allerdings nur dann, wenn "Social Collaboration" von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Tipps zur Planung und Softwareauswahl finden Sie hier.
Akzeptanz für Teamarbeit schaffen Bei zahlreichen Unternehmen und ihren Mitarbeitern konnte das Prinzip der Enterprise 2.0 aufgrund der schnelleren und geradlinigeren Kommunikation sowie einer größeren, geteilten Wissensbasis schon hohe Akzeptanz erlangen. Überzeugt hat ferner die kostensensible Kopplung verschiedener Funktionen, die früher in separaten Lösungen parallel gepflegt werden mussten.
Modulare Softwarelösungen sind von Vorteil Ist dieser Punkt geklärt, empfiehlt es sich, Anbieter zu vergleichen und eine Social-Softwarelösung auszuwählen, die modular zusammengestellt werden kann. Auf diese Weise ist die Lösung nicht nur maßgeschneidert, sondern zudem jederzeit um zusätzliche Module erweiterbar.
Anwendungsgebiete für den Mittelstand Eine "Rundum-Sorglos-Lösung", die wirklich jeden Unternehmensbereich abdeckt, ergibt für kleine und mittelständische Betriebe sicherlich erst ab einer gewissen Größe Sinn. So wäre es beispielsweise bei wenigen Mitarbeitern, die alle an demselben Standort arbeiten, eine Lösung überdimensioniert, die Buchhaltung oder Urlaubsverwaltung über eine Enterprise-2.0-Lösung zu betreiben. Hingegen kann es bereits in kleinen Teams sehr sinnvoll sein, Wissen zu sammeln und zu speichern, eine Datenbank zu pflegen und Dokumente zu verwalten.
Positive Gruppenbildung für mehr Kommunikation und Wissen So greifen in einer Intranet-Enterprise 2.0-Lösung beispielsweise Kommunikationsbausteine ineinander, die ansonsten parallel gepflegt werden müssten. Der Austausch kann über Chats oder Messaging-Funktionen ebenso erfolgen wie über persönliche Nachrichten innerhalb des Systems, die der E-Mail ähnlich sind.
Activity Streams halten auf dem Laufenden Social-Software-Angebote haben ihren Ursprung oft in Funktionalitäten, die sich an Social-Media-Netzen orientieren. So kann ein mittelständisches Unternehmen seine Mitarbeiter mit sogenannten Activity Streams auf dem Laufenden halten: Direkt auf der Portalstartseite eines Mitarbeiters blendet der Activity-Stream neue Postings oder Aktionen der Organisationsmitglieder ein, auch Aktivitäten in Gruppen werden angezeigt.
Wissens-Pool hilft Zeit und Geld sparen Wikis, Blogs und Foren, die ihren Ursprung ebenfalls im sozialen Netz haben, können sich auf dieselbe Weise positiv auf die Kommunikation in mittelständischen Firmen auswirken. Klassische Anwendungsbeispiele sind hier Nachfragen zu einem Projektstatus, die für jeden Beteiligten einsehbar sind, Fragen zu Problemen oder Vorgängen, die über diese Wege direkt geklärt werden können, oder der Austausch zu fachspezifischen Themen.
Kundendaten verwalten und Projekte abwickeln In einer Social-Software-Lösung können Kundenkommunikation, interner Austausch, organisatorische Aufgaben und vieles mehr gleichzeitig abgewickelt werden. So verfügen einige Anbieter über ein integriertes CRM-System, in dem alle Kontakte angelegt und verwaltet werden. Damit werden erforderliche Ansprechpartner über eine Suchfunktion inklusive aller Kontaktdaten schnell gefunden.
Dokumenten-Management integrieren Auch in der Koordination von Projekten kann Social-Business-Software den Mittelstand unterstützen, und zwar auch über die bereits erwähnten Gruppen hinaus. Zum Beispiel führt ein in die Social-Software integriertes Dokumenten-Management-System dazu, dass Dateien und Dokumente sicher ausgetauscht und versionsgetreu oder parallel bearbeitet werden können.
Buchhaltung, Reisekosten, Urlaubs- und Projektplanung inklusive Mittelständler, die ihre Buchhaltung intern abwickeln, können die Fibu bei einigen Anbietern direkt mit der Social-Business-Software verknüpfen - wovon auch Mitarbeiter über die Finanzabteilung hinaus profitieren. Dazu legen einige Lösungen zum Beispiel Personalakten je Mitarbeiter an, die jeweils die vertraglich geregelten Arbeitszeiten sowie Urlaubstage dokumentieren.