Facebook, Twitter und WhatsApp erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Hat die E-Mail damit ausgedient? Wohl eher nicht, wenn man den Arbeitsalltag in Unternehmen betrachtet. Was in Sachen E-Mail aber nottut, ist eine intelligente Runderneuerung. Die Zukunft liegt in der "Socialized" E-Mail mit Analyseeigenschaften.
Wer schreibt in Zeiten von Facebook, Twitter und WhatsApp denn überhaupt noch E-Mails, möchte man fragen. Überraschend viele, lautet die Antwort. Vor allem im Geschäftsleben ist die E-Mail weiterhin die Nummer eins unter den Kommunikationsmitteln. Einer Untersuchung der Radicati Group zufolge erhält jeder Wissensarbeiter täglich im Schnitt 72 E-Mails - Tendenz steigend, trotz Facebook & Co.
Neue Mail-Konzepte für die Arbeitswelt Foto: fotolia.com/Scanrail
Dabei wurde die E-Mail bereits mehrmals totgesagt. In der Tat ist sie in die Jahre gekommen und hat sich zu einer Plage im Arbeitsleben entwickelt, wie eine Umfrage des IDG Business Research Service unter 115 Managern und IT-Fachleuten kürzlich zeigte. Demnach erhöht sich für die meisten Befragten das E-Mail-Aufkommen stetig, fünf Prozent bewerteten diesen Anstieg sogar als stark. Parallel dazu wächst die Arbeitsbelastung, die der Mail-Verkehr mit sich bringt - so empfindet es jedenfalls über die Hälfte der Teilnehmer.
Neue Tools für E-Mail und Online
CloudKafé "CloudKafé" präsentiert sich als eine Art Cloud-Aggregator, mit dem Anwender populäre Online-Dienste wie Dropbox, Google Drive und Evernote zentral auf einem Web-Dashboard managen können.
Mover Mit dem Online-Dienst Mover lassen sich Dateien von einem Cloud-Service zu einem anderen auf einfache Weise migrieren. Dabei werden populäre Cloud-Speicher-Dienste wie etwa Dropbox, Box und Google Drive unterstützt.
StarMoney Web Mit StarMoney Web bietet der Softwarekonzern Star Finanz aus Hamburg eine professionelle Online-Banking-Software, die in der Cloud läuft und Privatanwender adressiert.
Viivo Verwaltet man seine Daten mit einem Cloud-Speicher wie Dropbox oder Box, sorgt Viivo durch schnelle und komfortable Verschlüsselung für mehr Datensicherheit.
Bime Mit Bime präsentiert sich eine moderne Business-Intelligence-Lösung, die On-Demand angeboten wird und sowohl Einsteiger als auch Profis adressiert.
Wuala Business Der Schweizer Hard- und Softwarehersteller LaCie bietet mit Wuala Business eine professionelle Cloud-Backup-Lösung an, die speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelständischer Firmen ausgerichtet ist.
Collmex Collmex Buchhaltung ist eine funktionsreiche, aber gleichzeitig einfach gehaltene Lösung, die in der Cloud betrieben wird und Laien adressiert.
Bamboo HR Mit Bamboo HR steht kleinen und mittleren Unternehmen eine anspruchsvolle Personal-Management-Software zur Verfügung, die für Web und Mobile erhältlich ist und Excel den Kampf ansagt.
Capsule CRM Mit Capsule CRM bietet sich ein leichtgewichtiges CRM-System an, das in der Cloud läuft und sich in erster Linie an Anfänger richtet, die sich einen einfachen Einstieg in die Welt des Software-gestützten Kundenbeziehungsmanagements wünschen.
Datapine Mit Datapine kommt eine technisch anspruchsvolle, aber gleichzeitig leicht einzusetzende BI-Lösung, die im Browser arbeitet und für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert ist.
Kinvey Kinvey ist eine umfangreiche BaaS-Lösung ("Backend-as -a-Service”). Damit lässt sich die Entwicklung von Backend-Systemen für Mobile- und Web-Anwendungen deutlich beschleunigen.
BaasBox Mit "BaasBox” präsentiert sich eine Backend-as-a-Service-Lösung (BaaS) aus dem Open-Source-Lager, die die effiziente Entwicklung eines Daten-Backends für Mobile- und Web-Apps ermöglicht.
Ghost "Ghost" ist ein neues minimalistisches und quelloffenes Content-Management-System für Blogger, das sich als eine wesentlich einfachere Alternative gegenüber Wordpress positionieren will.
Just Connect Die Just Software AG präsentiert mit "Just Connect" ein modernes, soziales Intranet, das für eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen sorgen soll.
Bunkr Bei "Bunkr” handelt es sich um ein schlankes Präsentations-Tool, das vollständig im Browser arbeitet und dem Platzhirsch PowerPoint den Kampf ansagt.
Cloudly Bei "Cloudly” handelt es sich um eine leichtgewichtige Cloud-Lösung für Privatanwender und kleine Unternehmen, die Online-Backups automatisch und in Echtzeit erstellt.
Debitoor Mit dem leichtgewichtigen Online-Service "Debitoor” können Selbständige und Kleinunternehmen ihre Rechnungsstellung professionell im Browser erledigen.
PipelineDeals Der Online-Dienst "PipelineDeals” präsentiert sich als ein modernes, einfach gehaltenes CRM-System, das für Web und Mobile erhältlich ist.
Site 24x7 Mit "Site 24x7" kommt ein umfangreicher und vielseitiger Web-Monitoring-Dienst, der einfache Websites, Web-Anwendungen und Server-Hardware professionell überwachen kann.
Chartbeat Mit "Chartbeat" präsentiert sich ein professionelles Analytics-Werkzeug, mit dem Seitenbetreiber wertvolle Einblicke in die Aktivitäten ihrer Seiten gewinnen können - in Echtzeit.
Shopify Mit über 70.000 Kunden weltweit gilt "Shopify” als eins der erfolgreichsten Shopsysteme, das der internationale SaaS-Markt zu bieten hat.
Cortado Workplace Die Cortado AG aus Berlin bietet mit "Cortado Workplace" eine moderne Bürolösung für die ortsunabhängige und gemeinsame Verwaltung geschäftlicher Dokumente an.
Finanzblick Die Buhl Data Service GmbH bietet die Home-Banking-Lösung "Finanzblick" für iPhone und iPad an.
CouchCommerce "CouchCommerce" bietet Online-Shop-Betreibern einen einfachen Weg, ihr Angebot für Smartphones und Tablets ohne viel Aufwand zu optimieren.
Vsee Wer eine sichere und vor allem einfache Videokonferenz-Lösung ohne Schnickschnack sucht, der wird bei Vsee fündig.
Tweepi Mit dem in der Basisversion kostenlosen Online-Tool "Tweepi" können Nutzer ihre TwitterAccounts effizient verwalten.
Buffer Mit dem Online-Tool Buffer können Twitter-Nutzer die Veröffentlichung ihrer Kurznachrichten planen und zeitlich steuern.
Popfax Mit "Popfax" steht kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Komplettlösung für das Online-Faxen zur Verfügung, die für Web, Desktop und Mobile erhältlich ist.
Mandrill Die Macher des populären Newsletter-Dienstes MailChimp bieten nun mit "Mandrill" einen weiteren E-Mail-Service, der sich an Anwendungsentwickler richtet. Mit dem Dienst können sie automatisierte E-Mails, etwa bei der Benutzerregistrierung, zuverlässig versenden.
E-Conomic Mit "E-Conomic" bietet sich eine leistungsfähige Online-Anwendung an, mit der kleine und mittelständische Firmen sowie Freiberufler Abrechnungen und Buchführung im Browser erledigen können.
Site44 "Site44” ist ein innovatives, auf Dropbox basierendes Tool, das die Realisierung einer Website deutlich vereinfachen kann. Statt den Content wie üblich auf einem Server zu speichern, wird die komplette Seite in einem lokalen Dropbox-Ordner angelegt und automatisch online synchronisiert.
GoSquared Mit "GoSquared” bekommt Google kräftige Konkurrenz für sein beliebtes Web-Analytics-Tool. Der aus England stammende Service wartet mit interessanten Features im Bereich Social Media, Echtzeit-Statistiken und Trends auf.
Diigo Mit "Diigo" präsentiert sich eine visuelle, plattformübergreifende Bookmarking-Anwendung für Privatanwender, mit der sich Webseiten, Notizen, Bilder und Links bequem sammeln und zentral ablegen lassen.
Jeder Vierte öffnet E-Mails sofort
Negativ für die eigene Arbeitseffizienz macht sich laut Erhebung auch die Frequenz bemerkbar, mit der das Postfach gecheckt wird. 25 Prozent der Befragten öffnen das Postfach sofort beim Eintreffen der E-Mail, ein Drittel hält es nicht länger als eine halbe Stunde ohne einen Blick in die Inbox aus. Für das Aufräumen des Posteingangs veranschlagen 23 Prozent der Interviewten etwa eine Stunde ihres gesamten Arbeitstags.
Eine weitere Folge der zeitaufwendigen E-Mail-Nutzung ist, dass Arbeitszeit über das Büro und den Feierabend hinaus verlängert wird. 48 Prozent der Befragten checken berufliche Mails auch noch zu Hause, und das sogar am Wochenende. Manche Unternehmen müssen im Sinne der Work-Life-Balance ihren Mitarbeitern den Blick in die Mailbox geradezu verbieten.
Fazit: Man kann im Arbeitsleben nicht ohne die E-Mail, aber mit ihr hat man es auch nicht leicht. Aber soll sich die Arbeitswelt mit diesem Status quo zufriedengeben? Oder ist es nicht eher an der Zeit, das Konzept der E-Mail grundlegend zu überdenken und Verbesserungswege zu finden?
Lässt man sich auf dieses Gedankenspiel ein, wird eines schnell klar: Die E-Mail an sich ist nicht schlecht, sie wird nur suboptimal genutzt. Zum Beispiel verwenden viele Anwender das E-Mail-System als eine Art persönliche Content-Management-Lösung, mit dem sie Dokumente und sonstige Inhalte verwalten, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Beleg für diese Art der missbräuchlichen Nutzung sind exzessive Dateianhänge, stark verästelte Ordnerstrukturen im E-Mail-Client sowie mehr oder weniger wirksame Unternehmensrichtlinien, die Power-E-Mail-Nutzern Speicherlimits setzen. In Zeiten von kostengünstigen Speicherkapazitäten im Web sollte diese Praxis der Vergangenheit angehören.
E-Mail in der Freizeit - so regeln es große Unternehmen
Gekappte Leitung Erste Unternehmen zwingen ihre Mitarbeiter zur Nichterreichbarkeit während der Freizeit, andere verzichten komplett auf Regeln. Hier finden Sie Informationen zu den unterschiedlichen Vorgehensweisen.
Volkswagen: Keine Mails nach Feierabend Volkswagen war eines der ersten Unternehmen in Deutschland, das die Nichterreichbarkeit schriftlich fixiert hat. Der Konzern regelt in einer mit dem Betriebsrat abgestimmten Betriebsvereinbarung den Umgang mit dienstlichen Smartphones. Demnach werden nach Feierabend in der Zeit von 18.15 Uhr bis 7.00 Uhr vom Server keine E-Mails zugestellt.
BMW: Vertrauen statt Regeln BMW räumt den Beschäftigten in einer neuen Betriebsvereinbarung das Recht auf Nichterreichbarkeit ein. Mitarbeiter an den deutschen Standorten können "Mobilarbeit" in ihren Arbeitszeitkonten erfassen und abbummeln.
Daimler: Urlaub von der E-Mail Seit Weihnachten 2013 läuft bei Daimler der Abwesenheitsagent "Mail on Holiday". Er soll dafür sorgen, dass der elektronische Posteingang der Mitarbeiter bei Abwesenheit entlastet wird - das gilt auch für Manager.
Continental: Tipps für Kommunikationspausen Continental hat keine strikte Regeln im Umgang mit elektronischen Endgeräten definiert. Das Unternehmen gibt den Mitarbeitern aber Ratschläge zur Nichterreichbarkeit an die Hand.
Telekom: Definierbare Nichterreichbarkeit Bereits seit 2010 gibt es bei der Deutschen Telekom eine Policy, die den Führungskräften empfiehlt, möglichst keine E-Mails am Feierabend zu verschicken. Viele Mitarbeiter geben zudem Zeiträume an, in denen sie nicht erreichbar sind.
e.on nimmt Führungskräfte in die Pflicht e.on verzichtet auf Richtlinien, die die ständige Erreichbarkeit auch in der Freizeit regeln. Alle Führungskräfte und Mitarbeiter sind angehalten, verantwortungsvoll mit dienstlichen elektronischen Kommunikationsmitteln umzugehen.
Boston Consulting Group: Berechenbare Freizeit Das Beratungshaus Boston Consulting Group (BCG) hat zunächst in den USA die „Predictable Time Off“ eingeführt. Diese angekündigte Freizeit soll den Beratern einen Feierabend ohne geschäftliche Störung gewährleisten.
Wissen im E-Mail-Client gekapselt
Zwei Gründe gibt es vorrangig, warum Nutzer so sehr an ihrem E-Mail-System hängen:
Zum einen ist es die Furcht, elektronische Dokumente zu verlieren, die eventuell einmal von juristischem oder finanzrelevantem Interesse sein könnten.
Zum anderen ist es die Konservierung fachlichen Wissens. Vieles, was ein Wissensarbeiter für eine Firma an geistigem Gut erarbeitet, ist in seinen E-Mails gebunkert. Das wirft größere Probleme auf: Wenn der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, wird aus rechtlichen Gründen häufig das gesamte Postfach gelöscht - und damit möglicherweise auch viel Know-how, das er dort gesammelt hat.
Bremse für Innovationskraft?
Nicht nur unter diesem Gesichtspunkt ist das Mail-System kein idealer praktischer und juristischer Archivierungsort für Fachwissen. Inhalte des E-Mail-Systems unterliegen juristisch gesehen dem Persönlichkeitsschutz. Der Arbeitgeber darf hier ohne Erlaubnis nicht nach Informationen suchen, weil er auf private Nachrichten stoßen könnte.
Diese Einschränkung kann sich nachteilig auf die Innovationskraft eines Unternehmens auswirken. Derzeit investieren viele Firmen in Analysetechniken, die auch solche unstrukturierten Informationen auswerten, wie sie in E-Mail-Systemen gehortet werden - also Text, Bilder, Links, Dokumentenanhänge etc. Ziel ist es, aus diesen Daten Verbesserungen und Ideen für das Geschäft abzuleiten. Doch aus juristischer Sicht gestaltet sich der Zugriff auf die E-Mail-Clients der Mitarbeiter schwierig. Dabei darf gerade hier ein üppiger Fundus an Fachinformationen und Geschäftsprozesswissen vermutet werden.
E-Mail grenzt Blogs, Social Networks und Chat aus
Das E-Mail-System als meist genutzte Anwendung für das Management von Arbeitsinformationen ist auch aus anderen Gründen für die Ansprüche eines modernen Wissensarbeiters unzureichend. Vor allem die Suchfunktion ist viel zu schwach ausgeprägt, um dem Suchenden schnell und effizient die gewünschten Ergebnisse auf den Bildschirm zu bringen.
Zudem kann er heute nicht mehr darauf vertrauen, dass ihm sein E-Mail-Client eine umfassende Auflistung all seiner benötigten Arbeitsinformationen liefert. Der Grund: Seit einigen Jahren haben sich auch andere Wissenssysteme parallel zur E-Mail etabliert - nämlich Blogs, Social Networks für die Arbeit oder Chats. Will man sich also einen Gesamtüberblick über einen Sachstand verschaffen, müssen in der Regel verschiedene Systeme durchforstet werden.
So der Status quo. Wie aber sähe heute das Idealbild der E-Mail aus? In der IDG-Befragung lieferten die Teilnehmer auch darauf Antworten. 88 Prozent wünschen sich zum Beispiel Filterfunktionen, die automatisch Wichtiges von Unwichtigem trennen. Wie ein intelligenter, persönlicher Assistent sollte das System die elektronische Post nach individuellen Kriterien sortieren und priorisieren.
Ein weiterer Punkt, der mehr und mehr Beachtung findet, ist das Thema Nachverfolgbarkeit. Denn eine Alterserscheinung des traditionellen E-Mail-Systems scheint es zu sein, dass E-Mails immer häufiger nicht beantwortet werden - meist einfach, weil in der Flut die Übersicht verloren geht. Die E-Mail der Zukunft sollte hier eine verlässliche Lösung bringen.
Eine Mehrheit von 73 Prozent der Umfrageteilnehmer sprach sich auch dafür aus, dass die Arbeitsoberfläche des E-Mail-Systems nicht allein für die Erledigung der geschäftlichen Korrespondenz genutzt werden sollte. Auch Werkzeuge für andersgeartete Aufgaben wie etwa Fachanwendungen sollten sich in dieses Arbeitsfeld integrieren lassen. Dadurch wäre das lästige und ineffiziente Wechseln der Programme hinfällig.
So gelingt effektiveres E-Mail-Management
Digital-Experte Diese Tipps stammen von Thorsten Jekel. Der IT-Unternehmer ist Autor des Buches "Digital Working für Manager".
Änderungen kommunizieren Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. So sind sie über neue Verhaltensweisen informiert.
Zeitfresser identifizieren Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötigt, sollten seinen E-Mail-Eingang genau ansehen und Zeitfresser identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel Newsletter oder CC-Mails, die den Posteingang verstopfen.
Zeitfenster nutzen Wer am Flughafen oder Bahnhof wartet, kann diese Zeit gut für das Bearbeiten von Mails nutzen. Doch auch hier sollte man die Mails in Blöcken bearbeiten.
Zweiter Grundsatz E-Mails sollte man nicht zwischendurch sondern immer im Block bearbeiten. Das spart Zeit und vermeidet den Ping-Pong-Effekt.
Erster Grundsatz Man sollte den Arbeitstag nie mit E-Mails beginnen. Damit verschwendet man die produktivste Zeit des Tages mit dem Löschen und Beantworten von unwichtigen Nachrichten.
Dynamische Folder speisen sich aus mehreren Quellen
All diese Punkte sollte die E-Mail der Zukunft auf der Rechnung haben. Mittlerweile sind die ersten Produkte auf dem Markt erschienen, die einige der genannten Kriterien aufgreifen und sogar darüber hinausgehen. Eine Kernidee ist dabei die Einführung dynamischer Folder im Gegensatz zu den statischen, wie sie derzeit noch genutzt werden.
Die dynamischen Ordner entstehen durch ein neues, effizientes Suchverfahren. Der Nutzer gibt ein Schlüsselwort ein, und in dem Ordner sammeln sich daraufhin alle relevanten Informationen zum Thema. Der Clou an dem neuen System ist: Um das dynamische Dossier zusammenzustellen, durchleuchtet es nicht nur die Inbox des Mail-Systems, sondern auch andere Quellen wie Social Content oder die Ablagesysteme der Firma. Hinzu kommt, dass sich der Folder selbständig aktualisiert, indem er die Suchabfrage regelmäßig automatisch neu startet.
Intelligente Priorisierung sorgt für aggregierte Infos
Die E-Mail-Nutzung heute und morgen. Foto: IBM
Die neue E-Mail-Generation wird die Benutzer auch bei der intelligenten Priorisierung unterstützen. Sie wird dabei nicht nur die E-Mails im Postfach sortieren, sondern auch andere Input-Ströme etwa aus Social-Plattformen. Mögliche Fixpunkte für die Priorisierung sind dabei Kalendereinträge oder der Status von Kommunikationsteilnehmern. Wenn also beispielsweise laut Kalender ein Meeting mit einem Kunden ansteht, dann aggregiert das System automatisch diejenigen Informationen, die für dieses Treffen wichtig sind - letzte E-Mails aus dem Mail-Client, relevante Posts des Teams auf dem Projekt-Blog, den Status-Report aus dem Projekt-Management-Tool oder das Angebot aus dem SAP-System, je nach individueller Einstellung. Auch Post vom Chef wird vorgezogen, wohingegen man andere auf "mute" stellen kann.
E-Mail-Apps für iOS im Überblick
E-Mail-Apps für iOS Die in iOS vorinstallierte E-Mail-App von Apple ist eine der wichtigsten und am meisten verwendeten Apps überhaupt. Eine Alternative muss also wirklich gut sein. Hier finden Sie neun leistungsfähige E-Mail-Apps für iPhone und iPad, die das Potenzial dazu haben.
Evomail “Evomail” hat sich als eine rundum gelungene E-Mail-App positioniert, die vor allem mit einem modernen, auf Touch-Gesten basierenden User-Interface aufwarten kann.
Mailbox Eine weitere populäre E-Mail-App, die den nativen iOS-Client von Apple in den Schatten stellen kann, ist “Mailbox” vom Cloud-Storage-Riesen Dropbox.
Dispatch “Dispatch” wird vom Anbieter als eine aktionsbasierende E-Mail-App beschrieben. Sie kann mit nützlichen Funktionen wie dem TextExpander und vielen Integrationsmöglichkeiten aufwarten.
MyMail Eine weitere erstklassige E-Mail-Lösung, die von Grund auf für mobile Nutzung entwickelt wurde, ist “MyMail”. In Sachen Interface-Design und Usability erfüllt sie hohe Ansprüche.
Seed Mail “Seed Mail” stellt eine minimalistische Alternative dar, mit der man nicht nur seine E-Mail-Konten verwalten kann, sondern auch Termine und Kontakte.
Boxer "Boxer" präsentiert sich als ein schlichter E-Mail-Client, der sich nahtlos mit populären Anwendungen wie Dropox, Box, Evernote und Salesforce.com integrieren lässt.
Molto "Molto" ist eine weniger bekannte, aber dennoch sehr interessante Alternative zu Apples Mail-Programm, die mit vielen "Nice-to-have"-Features und einem modernen User Interface punktet.
Cloze Mit "Cloze" kann man nicht nur seine E-Mails verwalten, sondern auch Twitter, Facebook und LinkedIn. Sämtliche Nachrichten werden in einer einheitlichen Benutzeroberfläche unter einen Hut gebracht.
Triage "Triage" ist eine spartanische E-Mail-App, die auf viele Features bewusst verzichtet und sich mit einem ganz individuellen Userinterface von der Konkurrenz differenziert.
Fazit
Durch Dynamisierung und Anreicherung des Funktionsspektrums lässt sich aus der Plage E-Mail ein effizienter Knotenpunkt für die Wissensarbeit der Zukunft machen. Alle relevanten Informationen werden integriert, das Wichtige steht prominent vorne, Änderungen werden automatisch aktualisiert. Die gute, alte "Inbox" wird zu einem attraktiven Sammelbecken für den digitalen Informationsstrom von heute. (pg)