Digitale Archivierung von E-Mails gestattet es, Nachrichten außerhalb des Mail-Servers abzulegen. Damit entlasten Anwender den Datenspeicher. Vermehrt fragen Firmen solche Verfahren nach, weil sie elektronische Post, so wie bei Dokumenten bereits üblich, aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen. Einen weiteren Anlass zur Langzeitaufbewahrung von E-Mails liefern automatisierte Abläufe auf Grundlage elektronischer Schriftstücke. Unternehmen möchten beispielsweise die gesamte Kommunikation mit einem Kunden in einer Kundenakte ablegen, die aber nicht mehr im Aktenschrank, sondern auf einem zentralen Server im Netz liegt. Zu schaffen machen den Servern nicht nur die Flut an E-Mails, sondern vor allem die zahlreichen Dateianhänge.

Softwareprodukte zur E-Mail-Archivierung sind mit dem Mail-Server verbunden und können Nachrichten automatisiert über Regeln oder auf Veranlassung des E-Mail-Nutzers in einem speziellen Archivsystem ablegen. In Letzterem lagern der Inhalt der Botschaft sowie begleitende Informationen. Auf diese Weise abgelegte Post ist zwar physikalisch aus der Datenbank des Mail-Servers verschwunden, dennoch kann der Nutzer weiterhin darauf zugreifen: Im Eingangskorb verbleibt nur die wenig Speicher beanspruchende Hülle der Nachricht, während ihr Inhalt (Message Body) sowie Attachments auf einem Archiv-Server lagern. Einerseits entlastet dies die Mail-Datenbank des Servers spürbar, andererseits bleibt der Vorgang für die Anwender weitgehend transparent. Die Archivierungssoftware stellt dabei fest, ob ein E-Mail-Anhang bereits gespeichert wurde, etwa ein an viele Anwender versendetes Rundschreiben mit angehängter Powerpoint-Datei. In diesem Fall legt das System das betreffende Attachment nur einmal physikalisch ab und stellt zu den anderen Nachrichten entsprechende Verknüpfungen her ("Single Instance").

Automatisches Archivieren

Was wie archiviert wird, lässt sich in der Software über Regeln festlegen. Systemverwalter können zum Beispiel fordern, dass die Routine so lange E-Mails vom Server ins Archiv auslagert, bis die Datenbank auf eine bestimmte Größe geschrumpft ist. Oder die Ablage beginnt ab einem bestimmten Alter einer Nachricht.

Da E-Mails Geschäftsdokumente sind, möchten Anwender sie gemeinsam mit anderen Schriftstücken einem Geschäftsvorgang zuordnen. Bewerkstelligen lässt sich dies etwa mit Dokumenten-Management-Produkten, die über Archivfunktionen verfügen. Sie können zum Beispiel Dateien aus Office-Programmen gemeinsam mit E-Mails in einer elektronischen Akte archivieren. Befüllen kann man diese Akte in manchen Systemen zudem mit Belegen aus Finanzbuchhaltungsprogrammen.

Zunehmend wenden sich Betriebe der Mail-Archivierung zu, weil gesetzliche Auflagen verlangen, geschäftliche Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Was sich theoretisch simpel anhört, erweist sich in der Praxis als schwierig. Der Grund: Wie kann der einzelne Nutzer erkennen, ob eine E-Mail in seiner Inbox unter die Aufbewahrungspflicht fällt? Manche Unternehmen sind daher dazu übergegangen, einfach die gesamte elektronische Post zu archivieren.

E-Mail-Archive technisch ähnlich

Technisch ähneln sich die einzelnen Lösungen sehr. Die meisten E-Mail-Archive gibt es für Microsofts "Exchange Server" beziehungsweise dessen Frontend "Outlook" sowie "Lotus Domino" und "Notes". Doch auch für das Messaging-System von Novell, "Groupwise", werden vermehrt solche Produkte angeboten. Auf der CeBIT zeigen die auf Dokumenten-Management und Archivierung spezialisierten Firmen COI aus Herzogenaurach und die in Bielefeld beheimatete Ceyoniq neben den Exchange- und Notes-Archiven neue Groupwise-Produkte. Das Novell-System verfügt zwar bereits über Bordmittel zum Archivieren von Mails, doch handelt es sich hier um ein Modul, um Nachrichten in ein Verzeichnis auf das Dateisystem zu speichern. Die Client-Komponenten der Groupwise-Archive sind bis dato allerdings nur für Windows verfügbar. Novells Messaging-Lösung läuft jedoch Client- wie Server-seitig auch auf Linux.

Zu den Firmen, die neben Exchange und Lotus Notes auch Groupwise unterstützen, zählt ferner IBM. Der "Filenet E-Mail Manager" richtet sich an Unternehmen, die Nachrichten innerhalb der Filenet-Plattform in einem zentralen Katalog ablegen wollen, um damit gesetzliche Auflagen zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente zu erfüllen. IBM hatte Filenet im vergangenen Jahr übernommen, verfügte aber schon vor dem Kauf über eigene Archivmodule. Auf der CeBIT zeigt Big Blue "Commonstore Email Archiving Preload", das sind vorkonfigurierte Archivierungslösung für Lotus Notes und Exchange nebst Blade-Hardware und Storage.

Archivlösungen unterschiedlicher Hersteller lassen sich unter Windows und Linux betreiben. Darüber hinaus gibt es Produkte für Nutzer von IBMs Midrange-Rechner "System i". Beispielsweise bietet Solitas Informatik aus der Schweiz, eine Tochter des Softwarehauses SoftM AG aus München, "Infostore E-Mail", das sowohl mit Domino- als auch Exchange-Servern zusammenarbeitet. Wie bei anderen Dokumenten-Management-Anbietern ist auch bei Solitas die E-Mail-Komponente entweder als Teil einer Informations-Management-Umgebung oder als eigenständiges Erzeugnis erhältlich.

Entlastung der E-Mail-Systeme

Nach Meinung der meisten Anbieter von Werkzeugen zur E-Mail-Archivierung kaufen die Kunden diese Produkte in erster Linie, um ihre E-Mail-Systeme zu entlasten. Gesetzliche Auflagen spielen zunehmend eine Rolle, dominieren aber nicht die Kaufentscheidung.

Eine aus Sicht von Ralph Kreter, Regional Director beim E-Mail-Archivierungsanbieter Mimosa Systems, zu wenig beachteter Aspekt ist die Benutzerfreundlichkeit. "Wir Deutschen neigen tendenziell dazu, viele Probleme der IT entweder ausschließlich aus Sicht der Compliance-Anforderungen oder aber rein technologisch zu betrachten." Man müsse diesen Themen einen hohen Stellenwert beimessen, aber Firmen sollten nicht den täglichen Umgang mit den IT-Systemen vernachlässigen. "Ein wichtiges Entscheidungskriterium stellt die Produktivität der Mitarbeiter und die Effizienz der Arbeitsabläufe dar, doch diese Punkte rücken leider oftmals in den Hintergrund, weil sich viele Entscheider blindlings auf das Thema Compliance stürzen", so Kreter. Wenn es gelinge, im täglichen Umgang mit E-Mails und im Transferprozess aus unstrukturierten Daten eine Ordnung herzustellen, zeige sich der wahre Wert von elektronischer Post, ist sich der Manager sicher, dessen Unternehmen gerade erst in Deutschland aktiv geworden ist und noch nicht auf der CeBIT ausstellt.