Die Zusammenarbeit in zum Teil weltweit verteilten Teams ist in vielen mittelständischen Unternehmen Gang und Gäbe. Die Globalisierung und der sich stetig verschärfende Wettbewerb machen es erforderlich, dass sich Arbeitsgruppen ad hoc und in zeitlich befristeten Projekten zusammentun, um Aufgaben unabhängig von Zeit und Ort zu erledigen. Diese Teams müssen schnell und flexibel reagieren, Entscheidungen treffen und Ergebnisse liefern. Lange Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse sind da hinderlich.
Collaboration-Tools verbessern die Zusammenarbeit und erhöhen gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeiter. Die Bandbreite für entsprechende Lösungen ist groß und lässt sich in verschiedene Gruppen aufteilen. Zu den Web-2.0-Tools zählen beispielsweise Wikis und Social Networks. Auch Lösungen für Web- und Videokonferenzen lassen sich in weltweiten verteilten Teams für die Zusammenarbeit nutzen, das gleiche gilt für das Desktop-Sharing mit Tools von Citrix (Netviewer), Cisco (WebEx) und Polycom. Besonders gefragt sind derzeit zentrale Plattformen wie Microsofts SharePoint und IBMs Lotus Quickr beziehungsweise Social Connector. Hinzu kommen seit geraumer Zeit Unified-Communications-Lösungen (UC). Die meisten Angebote werden von den Anbietern auch im Cloud-Betrieb bereitgestellt.
Collaboration-Technologien werden oftmals unter dem Oberbegriff Unified Communications and Collaboration (UC&C) zusammengefasst. UC&C vereint bisher getrennte Kommunikationsformen (Telefonie, Fax, E-Mail, Web-, Audio- und Videokonferenzen, Instant Messaging etc.) unter einer einheitlichen Oberfläche, kombiniert sie mit virtuellen Teamräumen oder Social Software und integriert sie mit Geschäftsprozessen.
Interaktivität ist Trumpf
Grundlegendes Merkmal der webbasierenden Collaboration-Tools ist ihre hohe Interaktivität. Tools für das Desktop- und Application-Sharing eröffnen Nutzern die Möglichkeit, über das Internet den Bildschirm des jeweils anderen Teilnehmers zu sehen und gemeinsam Dokumente oder Grafiken zu bearbeiten. Ergänzend können sie einfach eine Telefon- und Video-Konferenz starten.
Für das Projekt-Management bieten sich virtuelle Teamräume im Internet an, in denen die Projektmitglieder ihre Kalender, Arbeitspläne und Dokumente ablegen und verwalten, Aufgaben verteilen und Meilensteine festlegen.
Auch Wikis können diese Funktion erfüllen. Darüber hinaus eignen sich Wikis sehr gut als gemeinsame Know how-Sammlung und Wissensbasis in Qualitätssicherung, Forschung und Entwicklung, für Marketing-Kampagnen oder eLearning.
Blogs und Diskussionsforen bieten eine sehr gute Plattform für den Austausch von Erfahrungen zwischen Mitarbeitern, Partnern und vor allem Kunden. Ähnlich funktioniert Social Bookmarking. Hier kann eine Gruppe von Internet-Nutzern Lesezeichen sammeln, kommentieren und bewerten.
Social Software als Treiber
Foto: IDC
"Obwohl das Thema in den Unternehmen stetig an Bedeutung gewinnt, ist der deutsche Markt für Collaboration-Software im Jahr 2010 mit zwei Prozent bei einem Markvolumen von rund 350 Millionen Euro nur relativ schwach gewachsen", beobachtet Lynn-Kristin Thorenz, Director Research & Consulting beim Marktforschungshaus IDC. Für 2011 erwartet IDC eine Verbesserung um drei Prozent, bis 2014 soll das Geschäft jährlich um durchschnittlich etwa 4,2 Prozent zulegen. Ein überproportionales Wachstum prognostizieren die Marktforscher für die Subsegmente Web- und Videokonferenzen und Social-Plattformen, wobei letzteres Angebot von einem sehr geringen Marktvolumen aus startet.
Doch die Anwender sollten die Bedeutung des Themas nicht an dem bescheidenen Umsatz messen, denn Social Media und Enterprise-2.0-Tools gelten als einen wichtiger Grund dafür, Collaboration im Unternehmen einzuführen. "Vor allem die Digital Natives wollen beruflich so kommunizieren, wie sie es aus ihrem Privatleben gewohnt sind", erläutert Thorenz. "Die Verbreitung von Social Media führt auch dazu, dass die Grenzen zwischen Privatem und Dienstlichem immer weiter verschwimmen." Laut IDC werden mehr als zwei Drittel aller Endgeräte nicht nur für private Zwecke, sondern auch geschäftlich genutzt. Vor allem mobile Devices müssen in die IT-Infrastruktur integriert werden, weil der klassische Büroarbeitsplatz immer mehr an Bedeutung verliert.
Zeitlich und räumlich flexible Arbeitsmodelle bieten den Mitarbeitern mitunter mehr Freiheit und die Option auf eine Work-Life-Balance. Um effizient und einfach mit ihren Kollegen zusammenarbeiten zu können, benötigen sie unabhängig von Ort und Zeit Zugriff auf Informationen und Geschäftsprozesse. "Von Collaboration-Lösungen profitieren insbesondere Unternehmen mit verteilten Standorten, übergreifenden Teams und einem Außendienst, der mobil erreichbar sein sollte", erläutert Thorenz.
Teamfunktionen sind entscheidend
Um produktiver zu sein, rät sie mittelständischen Unternehmen, bei der Auswahl der Collaboration-Software vor allem auf Funktionen wie virtuelle Team- und Projekträume mit Möglichkeiten zum zentralen Dokumenten-Management zu achten. "Aus meiner Sicht eignen sich daher Lösungen in der Kategorie Microsoft SharePoint oder IBM Lotus Quickr sehr gut für diese Zwecke. Sie lassen sich zudem mit Tools für Echtzeitkommunikation oder Web- und Videokonferenzen erweitern", rät die Analystin. Diese Lösungen bieten offene, auf Standards basierende Schnittstellen und können damit vorhandene IT-Komponenten wie Groupware (z.B. Outlook, Lotus Notes), Datenbanken, Verzeichnissysteme, Workflows und Anwendungen nahtlos integrieren.
Virtuelle Teamräume und Arbeitsbereiche verbessern die Zusammenarbeit erheblich. Hier können die Mitglieder von Projektteams ihre Kalender, Arbeitspläne und Dokumente ablegen und verwalten sowie Aufgaben verteilen. Da sich Tabellenkalkulationen und Präsentationen mit Versionskontrolle auf den entsprechenden Web-Seiten des Projekts befinden, ist es nicht mehr notwendig, Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung als E-Mail-Anhang zu verschicken.
Diese Collaboration-Web-Seiten lassen sich sehr einfach verwalten. Die Projektleiter können Berechtigungen vergeben und den Zugriff von einzelnen Dateien bis hin zu kompletten Web-Seitensammlungen steuern. Ein weiterer Vorteil: Selbst externe Partner oder Kunden können bei entsprechender Berechtigung schnell und einfach auf die im Projekt-Webportal abgelegten Informationen zugreifen. Sie erhalten dabei stets die neuesten Versionen der entsprechenden Dokumente. Davon profitieren auch Vertriebsmitarbeiter, die sich aktuelle Informationen besorgen können, wenn sie sich bei einem Kundentermin befinden. Sie sind damit in der Lage, Fragen des Kunden sofort vor Ort zu beantworten.
Social Software ist integriert
Moderne Collaboration-Tools integrieren Wikis, Blogs oder Soziale Netzwerke. Diese ermöglichen schnellere und gezielte Kommunikation zwischen Benutzergruppen, vorausgesetzt die Anwender nehmen teil und die Unternehmensrichtlinien unterstützen diese Aktivität. "Die Chefetage sollte hier mit gutem Beispiel vorangehen und die neuen Technologien im Alltag nutzen. Zudem müssen die Tools einfach zu bedienen sein und reibungslos funktionieren. Denn nur, wenn sie einen wirklichen Mehrwert bringen, werden sie von den Mitarbeitern akzeptiert", betont Thorenz.
Über ein internes soziales Netzwerk können Mitarbeiter Informationen zur eigenen Person sowie ihre Kenntnisse und Erfahrungen veröffentlichen. Die Funktion zur Personensuche nutzt diese Informationen, um die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fachkenntnissen für Projekte etc. zu finden. In Blogs oder Diskussionsforen können sie dann Tipps, Ideen und Erfahrungen mit einer größeren Gemeinschaft innerhalb oder außerhalb des Unternehmens austauschen. Integrierte Präsenzinformationen zeigen auf einen Blick an, wer aktuell online ist.
Wikis bündeln das Wissen der Mitarbeiter, Partner sowie Kunden und eignen sich beispielsweise sehr gut als Basis für ein FAQ-System, als Glossar, für die Dokumentation oder als gemeinsame Wissensbasis in Qualitätssicherung, Forschung und Entwicklung, für Marketing-Kampagnen oder eLearning. Bei der Realisierung der Wikis sollten Unternehmen allerdings an integrierte Sicherheitstechnik (Single-Sign-on, Identitäts-Management) sowie an Inhaltskontrolle und Benutzungsregeln denken.
Lösungen aus der Cloud
Unternehmen, die die Kosten und vor allem den Administrationsaufwand für eine umfassende Collaboration-Lösung scheuen, können einzelne Software-Komponenten für einfachere Zusammenarbeit als Software as a Service (SaaS) aus der Cloud beziehen. Die Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen liegen auf der Hand. Sie müssen keine eigene Hardware betreiben, die Kosten und der Aufwand für die lokale Administration entfallen. Der Dienstleister garantiert über Service Level Agreements (SLAs) Hochverfügbarkeit und hohe Sicherheitsstandards in seinen Rechenzentren. Die Cloud-Lösungen lassen sich zudem flexibel zu kalkulierbaren Kosten erweitern, da die Lizenzen meist pro User pro Monat vergeben werden. Bei Bedarf ist es dann möglich, einfach und schnell Lizenzen für weitere Nutzer zu kaufen beziehungsweise diese zurückzugeben, wenn etwa nach Ende eines Projekts nicht mehr so viele Lizenzen benötigt werden.
Es gibt Gesamtpakete und Module
Das Angebot an Cloud-Lösungen für die IT-gestützte Zusammenarbeit ist sehr vielfältig. Zu nennen sind hier Microsoft Online Services und IBM Lotus Live. Beide integrieren im Gesamtpaket alles, was Unternehmen für verteiltes Team-Working benötigen und liefern darüber hinaus Unified-Communications-Funktionen (IBM Lotus Sametime, Microsoft Office Communication Server beziehungsweise Lync Server). Dabei ist es möglich, die komplette Suite oder Module einzeln zu buchen, etwa für virtuelle Teamräume oder die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Web- und Videokonferenzen oder andere Formen der Echtzeitkommunikation. Auch Cisco und Oracle bieten ähnliche Lösungen an.
Für die einzelnen Collaboration-Module gibt es eine Unmenge Anbieter. Beispiele sind Google Docs, Skype, Salesforce mit Salesforce Chatter, Projectplace für webbasiertes Projektmanagement, Citrix/Netviewer oder Cisco WebEx für Webkonferenzen. In Frage kommen auch Anbieter von Social Software-Suiten wie Jive Software, Socialtext oder Telligent. Sie bieten Plattformen an, in denen die verschiedenen Collaboration-, Community- und Social Networking-Dienste bereits integriert und sofort einsatzbereit sind.
Integrationsfähigkeit ist wichtig
Unternehmen sollten bei der Auswahl ihrer Lösung darauf achten, dass sie Schnittstellen zur Integration verschiedenster Dienste besitzt. Nur dann bietet sie alle wichtigen Aspekte der effektiven Zusammenarbeit: Kommunikation und Koordination (E-Mail, Instant Messaging, Kalenderverwaltung und Projekt-Management), Kooperation (Desktop-Sharing oder Online-Whiteboards), Dokumenten-Management sowie Information-Sharing (Wikis, Blogs, Diskussionsforen etc.).