Die Dokumenten-Management-Anbieter Ceyoniq aus Bielefeld und COI aus Herzogenaurach stellen auf der CeBIT E-Mail-Archive für Groupwise vor. Beide Unternehmen bieten bereits solche Funktionen für Lotus Notes/Domino und Exchange an. Bereits seit einiger Zeit bieten Unternehmen wie Computer Associates, Gwava und Messaging Architects E-Mail-Archive an. Nun legen auch Spezialisten von Dokumenten-Management-Software solche Lösungen auf.
Novells Groupware-System rangiert in Sachen Nutzerzahlen hinter den Konkurrenzprodukten von IBM und Microsoft. Gleichwohl mehren sich den DMS-Anbietern zufolge die Anfragen von Groupwise-Kunden nach Archivlösungen. Einerseits wollen Nutzer der Software durch Archivierung die Mail-Systeme entlasten, indem sie Nachrichten, vor allem solche mit Anhängen, ins Archiv verschieben. Zudem entstehe auf diese Weise ein zentrales Dokumenten-System, in dem sowohl Office-Dateien, eingescannte Formulare sowie E-Mails gespeichert werden können. Ein dritter Beweggrund sind gesetzliche Auflagen, die eine Aufbewahrung von geschäfts- beziehungsweise steuerrelevanten E-Mails vorschreiben.
Ceyoniqs "Nscale 6 for Groupwise" kommt laut Hersteller ohne Installation einer Client-Software aus. Der Anwender erhält im Groupwise-Client einen zusätzlichen Menüpunkt. Archivieren kann der Nutzer seine E-Mails entweder manuell oder der Administrator richtet die automatische Archivierung auf dem Server fest ein. Regeln definieren beispielsweise, ab welchem Alter oder Größe eine Nachricht in den elektronischen Aktenschrank wandern soll. Jedoch unterstützt das Ceyoniq-Produkt nur den Windows-Client von Groupwise, nicht das Linux-Frontend. Server-seitig spielt das Betriebssystem, auf dem der Messaging-Server läuft, hingegen keine Rolle.
Einen ähnlichen Funktionsumfang, der für E-Mail-Archivierungssysteme zum Standardumfang gehört, verspricht COI mit "Business Archive for Groupwise". Nach Angaben des Unternehmens können Anwender am Groupwise-Client nach E-Mails suchen, die sich bereits abgelegt wurden. In der Ergebnisliste zeigt der Desktop Verweise auf Nachrichten im Business Archive an. Mails kann der Anwender bei der Archivablage einem Vorgang beziehungsweise einer elektronischen Akte zuordnen. Möglich sei dies aber auch dann, wenn ein solches Dokument bereits archiviert wurde.
Groupwise verfügt bereits über rudimentäre E-Mail-Ablagefunktionen. Sie eignen sich laut Hersteller aber nur dazu, E-Mails beispielsweise ab einem bestimmten Alter auf Verzeichnissen zu speichern. Im Zusammenspiel mit der nächsten Version "Open Enterprise Server" von Novell wird es möglich sein, Groupwise-Mails an ein hierarchisches Speicher-Management (Codename: "Shadow Volume") zu übergeben. Diese Funktion sei jedoch nicht dazu geeignet, zum Beispiel gesetzlichen Auflagen zu genügen. (fn)