Auf den in Hamburg, Düsseldorf und München ausgetragenen "Kräftemessen im Dokumenten-Management" traten acht Hersteller gegeneinander an. Im Rahmen der vom Business Application Research Center (Barc) gemeinsam mit der COMPUTERWOCHE organisierten Veranstaltungen präsentierten in diesem Jahr die Anbieter Hyperwave, IBM, ELO Digital Office, COI, Fabasoft, SER, Dvelop und Optimal Systems. Die Zuschauer konnten Anhang von Fragebögen die Präsentation sowie die Produkte bewerten und wurden auch dazu befragt, welche Funktionen sie wünschen.
Was Anwender wünschen: Welche Funktionalitäten sind für ihre Kaufentscheidung entscheidend (1= sehr wichtig, 5= unwichtig)? |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Gesamt |
Durchschnitt |
|
Archivierung |
135 |
39 |
11 |
1 |
2 |
188 |
1,38 |
Erfassung elektronischer Dokumente |
101 |
65 |
20 |
3 |
0 |
189 |
1,60 |
Erfassung papierbasierter Dokumente |
107 |
57 |
18 |
8 |
0 |
190 |
1,62 |
Integration des ERP-Systems |
73 |
46 |
26 |
15 |
9 |
169 |
2,06 |
Integration des E-Mail-Systems |
81 |
54 |
41 |
9 |
2 |
187 |
1,91 |
Integration des CRM-Systems |
28 |
42 |
43 |
32 |
19 |
164 |
2,83 |
Elektronische Vorgangsbearbeitung |
68 |
61 |
36 |
15 |
2 |
182 |
2,02 |
Recherche anhand von Metadaten |
83 |
67 |
27 |
9 |
3 |
189 |
1,85 |
Volltextrecherche |
76 |
57 |
41 |
10 |
2 |
186 |
1,95 |
Groupware Funktionalitäten |
37 |
48 |
50 |
27 |
6 |
168 |
2,51 |
Workflow Funktionalitäten |
78 |
66 |
33 |
10 |
2 |
189 |
1,90 |
Web Content Management |
21 |
48 |
48 |
34 |
23 |
174 |
2,94 |
Viele Besucher verfügen schon über ein Dokumenten-Management- und Archivsystem, manche wollen es ergänzen. Andererseits gibt es aber auch größere Unternehmen, die noch keine elektronische Archivierung betreiben.
Auf Basis von freiwilligen Angaben der Besucher wurde auch das Nachfrageverhalten untersucht (siehe Tabelle "Was Anwender wünschen"). Gefragt sind vor allem Anbieter mit Projekterfahrung im Bereich Archivierung. Elektronische Dokumente sollen abgelegt und Abläufe automatisiert werden.
Manchen Veranstaltungsbesuchern ist auch E-Mail-Archivierung sehr wichtig, andere legen darauf nicht so großen Wert. Als weniger relevant sind zumindest für die Besucher der Veranstaltung die Themen Web-Content-Management, Groupware und Collaboration sowie die Integration in die CRM-Umgebungen. Sehr wohl haben die Teilnehmer jedoch Interesse an einer engen Kopplung mit ihrem ERP-System. Hier fragen Zuhörer nach. Hellhörig wurde das Publikum natürlich auch, wenn es um den Preis für die Produkte ging. Hier machten alle Anbieter Angaben, wenn auch zum Teil zögerlich.
Die präsentierenden Referenten der Hersteller hoben die Recherchefunktionen ihrer Produkte hervor, dazu zählt die wissensgestützte oder fehlertolerante Suche. Demonstriert wurden auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, der Windows- sowie der Web-Zugriff auf das Dokumenten-Management-System (DMS) und die Prozessunterstützung durch integrierte Workflow-Funktionen.
Als Lieferant ist vielen Besuchern ein Spezialanbieter lieber als ein Softwarehaus, das DMS neben vielen anderen Produkten im Portfolio führt. Zumindest die Besucher der Barc-Tagungen legen wenig Wert darauf, dass ihr Anbieter international aufgestellt ist, auch wenn es sich die Hersteller nicht nehmen lassen, gerade diese Eigenschaft besonders hervorzuheben.
Oft treiben IT-Abteilungen sowie das Management Projekte voran. Firmenleitungen halten das Dokumenten-Management für strategisch relevant und dazu geeignet und erhoffen sich davon effizientere Prozesse.
Erleichterungen versprechen sich auch die IT-Abteilungen. Viele plagen sich mit überquellenden E-Mail-Servern herum und wünschen daher eine Mail-Archivierung. Auch Office-Dateien, Zeichnungen und andere elektronische Dokumente wollen sie nicht auf herkömmlichen File-Servern ablegen, sondern in einem Dokumenten-Management-System. Manche Besucher wollen daher ihre File-Server-Strukturen auf ein DMS migrieren.
Das Management auf der mittleren Ebene und insbesondere das Rechnungswesen kennen die Schwierigkeiten bei der Arbeit mit zu viel Papier und leiden unter den aufwändigen traditionellen Ablage- und Suchtätigkeiten.