Versionierung von Dokumenten richtig einsetzen
SharePoint kann Dokumente, die Anwender erstellen, versionieren. Der Vorteil bei dieser Technik ist, dass keine Daten verloren gehen können. Sobald ein Anwender ein Dokument bearbeitet und speichert, legt SharePoint eine neue Version an. Die Versionierung dient der Nachverfolgung der Änderungen eines Dokuments, also eines Änderungsverlaufs. Im Versionsverlauf eines Dokuments können sich Anwender die früheren Versionen anzeigen lassen oder diese löschen, entsprechende Rechte vorausgesetzt. Aber Achtung: Die Versionsverwaltung ist in einer Office-365-Bibliothek standardmäßig nicht aktiviert.
Der Versionsverlauf lässt sich leicht über das Menü eines Dokuments aufrufen. Hauptversionen speichert Office 365 als ganze Zahl, zum Beispiel 1.0 oder 2.0. Nebenversionen speichert SharePoint als Dezimalzahlen, die auf eine Hauptversionsnummer aufbauen, zum Beispiel 1.1, 1.2 oder 1.3.
Zum Anzeigen einer bestimmten Version einer Datei klicken Sie auf die gewünschte Version. Office 365 öffnet die Datei in einem eigenen Fenster. Abhängig von den Berechtigungen können Sie eine Version wiederherstellen, die Änderungen vergleichen und mehr. Die Versionierung können Sie auf der Registerkarte Bibliothek über die Schaltfläche Bibliothekeinstellungen aktivieren. Dazu klicken Sie auf den Link Versionsverwaltungseinstellungen.
Dokumente genehmigen
Bibliotheken sind in Office 365 so konfigurierbar, dass ein Administrator das Einstellen von Dokumenten erst genehmigen muss. Die Genehmigung kann auch ein Moderator erteilen, vorausgesetzt, er verfügt über die entsprechenden Rechte.
Anwender speichern bei diesem Vorgang das Dokument auf herkömmlichem Weg. Allerdings ist das Dokument erst dann verfügbar, wenn der Moderator dieses freigibt. In der Zwischenzeit erhält das Dokument den Status "Ausstehend". Es ist nur für den Anwender sichtbar, der das Dokument erstellt hat und es in Office 365 einstellen will, sowie für die zugehörigen Moderatoren. Über den Zugriffsstatus wird der Anwender per entsprechende Information in Kenntnis gesetzt.
Moderatoren können Dokumente aber auch ablehnen. Abgelehnte Elemente und Dateien bleiben in der Bibliothek, bis der Ersteller die Datei löscht. Sind bereits Dateien in der Bibliothek vorhanden, wenn Sie das Genehmigen erzwingen, erhalten alle Dateien automatisch den Zustand Genehmigt. Haben Sie aber die Berechtigungen so konfiguriert, dass jeder Benutzer Elemente lesen darf, sehen alle Anwender sämtliche Dokumente, unabhängig davon, ob die Elemente den Status Genehmigt haben oder nicht. Nur Anwender mit der Berechtigung Vollzugriff oder Entwerfen können Bibliothekeinstellungen ändern. Das Genehmigen oder Ablehnen nehmen Administratoren über das Kontextmenü in SharePoint vor.
Teamarbeit mit Dokumenten
Arbeiten mehrere Personen an einem gemeinsamen Dokument, sehen die Anwender diesen Zustand in Word oder Word App und erhalten die entsprechenden Informationen. Das heißt, über Office 365 und Office 2010/2013 sowie Office Web App Word ist Gruppenarbeit mit Dokumenten möglich.
Im oberen Arbeitsfenster zeigt Office Web App Word die Mitarbeiter an, die das Dokument gemeinsam bearbeiten. Auf diese Weise ist auch der Austausch von Informationen möglich. Es lässt sich somit problemlos darstellen, wer welche Änderungen durchführt.
Alle Änderungen lassen sich in einem gemeinsamen Dokument synchronisieren. Jeder Bearbeiter bekommt eine eigene Farbe zugewiesen, mit der die geänderten Passagen formatiert werden. Hat ein Anwender seine Passage bearbeitet und gespeichert, wird dieser Abschnitt für andere Koautoren verfügbar und lässt sich weiternutzen. Allerdings muss berücksichtigt werden, dass Office 365 alle Bearbeitungsversionen abspeichert. (rb)