Wenn Hersteller, Analysten oder Berater heute von ECM sprechen, meinen sie alle irgendwie das Gleiche und doch oft etwas anderes. Grund ist, dass ECM als Sammelbegriff für sämtliche Produkte, Techniken und Prozesse verwandt wird, die strukturierte und unstrukturierte Informationen erfassen, bearbeiten, verwalten, publizieren und archivieren.

Zu einem tieferen Marktverständnis der Anwender, die mit stetig steigenden Dokumentenmengen zu kämpfen haben, hat der Begriff nur wenig beigetragen. Vielmehr sehen sich Unternehmen unterschiedlichsten Produkten gegenüber, die trotz ECM-Etikett meist nur Teilfunktionen und -prozesse wie das Dokumenten-, Web-Content- und Output-Management oder die Archivierung abdecken (siehe Grafik "Die vielen Gesich- ter von ECM"). Zugleich verschwimmen die Übergänge zwischen Collaboration, Dokumenten-Management, Web-Redaktionssystemen und anderen Content-Systemen.

Nicht nur Platzhirsche

Auch der deutsche Markt, der laut Schätzungen der Berater von Zöller & Partner im Jahr 2004 ein Gesamtvolumen zwischen 900 Millionen Euro und 1,1 Milliarden Euro hatte, ist stark fragmentiert. Neben internationalen Anbietern und Marktführern nach Umsatz wie EMC/Documentum, IBM, Filenet oder Open Text, die sich vor allem Großkunden ansprechen, sowie finanzstarken ECM-Playern wie SAP und Microsoft findet sich eine Vielzahl lokaler Anbieter. Deren Produkte passen oft funktional und preislich weitaus besser zur mittelständischen Klientel als die Software der Großen.

Dynamik im Markt

Konsolidierung und die darauf folgende drückende Dominanz einzelner Schwergewichte ist bisher nicht eingetreten - zumindest was das Marktvolumen betrifft. Vielmehr ist laut ECM-Experte Bernhard Zöller vor allem im Mittelstand ein überproportionales Wachstum zu erkennen, das nicht zuletzt auf den Preisverfall bei Servern und Speichertechnik zurückzuführen ist. Jüngste Übernahmen wie die von Red Dot Solutions durch Hummingbird, der Solitas Informatik durch Soft M oder die Fusion von Beta Systems mit Kleindienst Datentechnik zeigen aber auch, dass der ECM-Markt in Bewegung ist und Hersteller durch Zukäufe ihre Position verbessern möchten.

Obwohl es Spezialmessen wie die DMS Expo gibt, ist auch die diesjährige CeBIT ein guter Ort, um sich über Produkte und Trends im ECM-Markt zu informieren. So sind alle wichtigen ECM-Anbieter und viele Spezialisten vertreten (siehe Liste). Ein Anlaufpunkt sollte Halle 1 sein, in der die Messe mit der DMS Area erstmals thematisch und räumlich einen eigenen Bereich für DMS geschaffen hat.

Neben Hardware- und Softwarelösungen für die Dokumentenbearbeitung organisiert der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) Vorträge und präsentiert ein digitales Büro, in dem Be- sucher erleben können, wie sie ihre tägliche Arbeit auch ohne Papier bewältigen können. Allerdings werden dem Besucher trotzt DMS Area Fußmärsche nicht erspart bleiben, da viele ECM-Akteure nach wie vor in anderen Hallen gastieren. Vor allem aber ist jedem ECM-Inte- ressierten dringend zu empfehlen, sich nur mit klaren und detaillierten Anforderungen auf den Weg nach Hannover zu machen, da dies der einzige Weg ist, sich im Produktdschungel zurechtzufinden. "Wenn man weiß, was man will, reduziert sich die Zahl der in Frage kommenden Anbieter erheblich", weiß Berater Zöller.

Nach großen Hypes wird man auf der Messe (glücklicherweise) vergeblich suchen. Vielmehr gibt es eine Reihe wirtschaftlicher und rechtlicher Gründe, die Unternehmen über eine effizientere Verwaltung ihre Dokumente nachdenken lässt und die Hersteller beschäftigt. So kommt kein Anbieter mehr am Thema eines integrierten Workflows vorbei, der Verwaltungsabläufe zwischen Abteilungen unternehmensweit steuern und automatisieren sowie die Zusammenarbeit verbessern soll. Ferner stoßen derzeit Lösungen zur Rechnungseingangsbearbeitung, die elektronische Rechnungserstellung sowie Funktionen zur Farberfassung von Dokumenten oder die Nutzung des PDF-Formats für die Archivierung auf ein besonders großes Interesse. Auch verlangen Anwender zusehends nach integrierten Volltext-Datenbanken und wollen ihre optischen Jukeboxen durch Magnetplattensysteme ersetzen, die Softwarefunktionen bieten sollen, mit denen sich die gespeicherten Objekte schützen lassen.

E-Mails werden zum Problem

Ein heißes Thema versprechen das Management und die Erfassung geschäftrelevanter E-Mails zu werden, da Anwender bisher kaum wissen, wie sie sich gegen die E-Mail-Flut wehren können. "Kein Anbieter wird auf Dauer überleben können, wenn er seinen Kunden keine Lösung zur Mail-Verwaltung anbietet", glaubt ECM-Experte Zöller. Laut Manfred Zerwas, Geschäfts- führer von SER Solutions, wünschen sich Anwender ferner, die wichtigen Informationen aus den üblicherweise zu 80 Prozent unstrukturiert vorliegenden Dokumenten automatisiert für Entscheidungsprozesse verdichten und bereitstellen zu können. Dazu muss ECM-Software inhaltliche Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Do- kumenten entdecken können, die von ganz verschiedenen Urhebern stammen. "Die größ- te Herausforderung der IT ist nicht die Informationsflut, sondern der intelligente Umgang mit ihr."

Druck vom Wirtschaftsprüfer

Hinzu kommen Rechtsvorschriften, die einen sorgfältigen und nachvollziehbaren Umgang mit geschäftlichen Unterlagen erfordern. Diese werden vor allem von Wirtschaftsprüfern mittlerweile hartnäckig verlangt. Neben der gewohnten Archivierungspflicht laut Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) müssen sich Firmen künftig um mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit in ihren Geschäftsabläufen kümmern. Stichworte sind hier Basel II, Sarbanes-Oxley Act und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), wobei letztere bisher in der Praxis noch sehr pragmatisch gehandhabt werden.

Richtlinien und Gesetze

Einfluss auf den Einsatz von ECM-Lösungen werden auch EU-Richtlinien wie jene zur umsatzsteuerkonformen elektronischen Rechnungslegung und Archivierung haben. Ferner definiert das Bürgerliche Gesetzbuch zwar keine Aufbewahrungspflichten, trotzdem kann der Anwender in Beweisnot kommen, falls er Dokumente nicht mehr vorliegen hat. Unternehmen sollten daher aus eigenem Interesse aufbewahrungswürdige (geschäftskritische) Dokumente sorgfältig erfassen und archivieren, auch wenn dies nicht vorgeschrieben ist. So sagen heute manche Finanzverwaltungen zurecht, dass E-Mails steuerrelevante Unterlagen enthalten können (Mail mit Reisekostenabrechnung) und daher eigentlich GoB-konform aufgehoben werden müssten.