Ein zunehmendes Passagier- und Frachtvolumen in immer kürzerer Zeit abwickeln und ständig steigende Anforderungen an Datenschutz- und Datensicherheit erfüllen. Vor dieser Herausforderung steht das IT-Management des Flughafens Köln/Bonn. Hinzu kommen stetig neue Behördenauflagen und EU-Richtlinien. All das wirkt sich auf die IT-Infrastruktur aus.

Diese Anforderungen führteb dazu, dass im Laufe der Jahre etwa 1.100 Clients sowohl in zentralen als auch dezentralen Strukturen und Einheiten angesammelt hatten, die verwaltet werden mussten. Daneben gab es Unix- und Windows-Server sowie eine große Anzahl mobiler Endgeräte. Insgesamt waren etwa 1.000 Anwendungen von 420 Herstellern im Einsatz.

Die vorhandenen Lizenz-Managementprozesse-, -rollen und -systeme konnten diese Menge an unterschiedlichen Produkten nicht mehr verwalten. Die gesamte Lizenzsituation war intransparent geworden und ließ sich nicht mehr nachvollziehbar dokumentieren. Damit war auch der Einsatz der vorhandenen Softwarelizenzen ineffizient geworden. Der Flughafenbetreiber entschied sich dafür, eine professionelle Software-Asset-Management-Lösung (SAM) einzuführen, um wieder Transparenz über gekaufte und tatsächlich genutzte Lizenzen zu erhalten. Letztlich wollte er wieder effizienter und kostensparender mit den vorhandenen Softwareressourcen umgehen können.

Mit der Implementierung der SAM-Lösung beauftragte der Flughafen den IT-Dienstleister Computacenter, der das 14 Monate währende Vorhaben begleitete. Auf fünf Punkte legten die Projektverantwortlichen besonderes Augenmerk.

Softwarelizenzen richtig verwalten
Lizenz-Management wird bei Cloud-Umgebungen oft vernachlässigt. Die Verwaltung von Lizenzen in Hybridlandschaften ist kompliziert.

Tipp 1:
Das Lizenz-Management sollte sämtliche Strukturen von On-Premise- und On-Demand-Software erfassen können.

Tipp 2:
Es sollte weitgehend automatisiert funktionieren. Das gilt für Server- wie für Client-Strukturen.

Tipp 3:
Die Lizenzdatenbank sollte die Modelle der gängigen Hersteller komplett erfassen und sich einfach aktualisieren lassen.

Tipp 4:
Das Lizenz-Management sollte viele Schnittstellen zu Drittsystemen bieten.

Tipp 5:
Der Katalog der vom Anwenderunternehmen verwendeten Software sollte sich weitgehend automatisch und selbstlernend aktualisieren lassen.

Tipp 6:
Die Lizenz-Management-Lösung sollte Lizenz-Pooling unterstützen: Damit erkennen Anwender, welche Lizenzen gerade genutzt beziehungsweise frei sind.

Tipp 7:
Mandantenfähigkeit, Mehrsprachigkeit: Um den Überblick zu behalten, sollte das Lizenz-Management in der Lage sein, komplexe und verteilte Firmenstrukturen zu erfassen.

Hausaufgaben: Erst Analyse und Organisation, dann der Scope

Zunächst wurde die Ausgangssituation im Rahmen von verschiedenen Workshops analysiert, an denen alle systemverantwortlichen Manager, Projektmitarbeiter, Abteilungsleiter des Zentralen Einkaufs sowie der Betriebsrat teilnahmen. Beim Kick-off erörterten die Beteiligten zunächst die allgemeine Projektorganisation; sie verteilten die Aufgaben und Rollen der Einzelnen und legten den Projektplan fest. Erst im zweiten Schritt wurden die Scope- und Out-of-Scope-Bestandteile des Vorhabens konkretisiert sowie die Arbeitsergebnisse definiert.

Software-Compliance: Verantwortung beim Kunden

Im Vorfeld führte die Flughafengesellschaft ein Auftrags-/ Order-Management ein. Deshalb erfolgte die Softwarebeschaffung über einen elektronischen Warenkorb und eine zentralisierte Softwareverteilung. Auf diese Weise war es möglich, die vorrangigen Schnittstellen zu Einkauf und der Finanzbuchhaltung bestehen zu lassen, deren Anforderungen eher kaufmännischer Natur waren. Besonderen Wert legte die IT der FKB darauf, die juristische Verantwortung bezüglich der Software-Compliance zentral wahrzunehmen. Die damit zusammenhängenden organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben sollten in die eigene Zuständigkeit überführt werden.

Pflichtenheft: mit Beteiligung der jeweils Verantwortlichen

Nachdem die Anforderungen formuliert waren, gestaltete Computacenter die Organisation und Prozesse des Lizenz-Managements. Der IT-Dienstleister stellte einen generischen SAM-Prozess vor, auf dessen Basis die neuen Workflows erarbeitet wurden.

Parallel dazu definierte das Unternehmen einen Anforderungskatalog und eine Evaluierungsmatrix zur Beurteilung verschiedener Tools. Dazu erarbeiteten die Verantwortlichen ein Pflichtenheft, das sich in die relevanten Aspekte wie Architektur/Schnittstellen, Berechtigungskonzept, Vertrags- und Berichtswesen, Beschaffung und Verwaltung sowie Support und Dokumentation gliederte.

Der FKB lag am Herzen, dass dieser Prozess von den jeweiligen Systemverantwortlichen mitgestaltet wurde. So beispielsweise die Exchange-Schnittstelle vom Systemadministrator, das Berechtigungskonzept vom Betriebsrat und die Beschaffung vom Zentralen Einkauf.

Die schlimmsten Lizenz-Bedingungen
Den IT-Anwendern stinkt so manche Lizenz-Bedingung. Von Vertragsänderungen bis zur Katze im Sack. Diese fünf Lizenz-Bedingungen stoßen den Kunden besonders auf.

Lizenz-Bedingungen 1: Spielregeln
Wenn der Anbieter nach Gutdünken seine Spielregeln ändern kann, halten 89 Prozent für unfair. So sind viele Firmen klammheimlich dazu übergangen, Gebühren nicht nach Prozessoren, sondern nach Kernen zu berechnen - ohne dies im Vertrag festzuhalten. Forrester kann die Unzufriedenheit gut nachvollziehen. "Welchen Sinn hat ein Vertrag, wenn eine der Parteien zentrale Bedingungen jederzeit ändern kann."

Lizenz-Bedingungen 2: Upgrades
Über Upgrades, die als komplett neues Produkt verkauft werden, regeln sich ebenfalls 89 Prozent auf - wenn man also zusätzlich löhnen muss, um in den kompletten Genuss eines Upgrades zu kommen. Doch dieses Ärgernis sollte bald der Vergangenheit angehören, meint Forrester. Der Trend zu Cloud und SaaS zwinge Anbieter dazu, ihre Produkte ständig zu verbessern - ohne extra dafür zu kassieren. Ansonsten rennen ihnen die Kunden weg.

Lizenz-Bedingungen 3: Support
Dass der Support teurer wird, wenn man sich von überflüssigen Lizenzen trennt, sehen 91 Prozent als unfair an. Bisher leiste sich dies nur Oracle, sagt Forrester - und sieht es ebenso wenig ein. "Wir sehen keine Rechtfertigung dafür, Kunden Support für Software in Rechnung zu stellen, die sie gar nicht nutzen." So manche Firma habe Oracle-Programme in den Regalen, weil sie dem Katalog oft nur schwer entnehmen könnten, welche Lösung für ihre Anforderungen die richtigen sind.

Lizenz-Bedingungen 4: Preisgestaltung
Für alle Prozessoren eines Servers zu zahlen, der partitioniert ist, stinkt 86 Prozent. Zwar sei es schon gerecht, sagt Forrester, man den Prozessor als für die Preisgestaltung heranzieht - weil er als sinnvoller Richtwert für den Wert dienen kann, den der Kunde aus der vom Prozessor ermöglichten Leistung ziehen kann.

Lizenz-Bedingungen 5: Pakete
Von Anbietern, die auf den Kauf aller Lizenzen vor der Implementierung bestehen, fühlen sich 90 Prozent über den Tisch gezogen. So haben manche Forrester sich auf Drei-Jahres-Verträge eingelassen, und stehen nun vor Regalen voller Millionen von ungenutzten Dollar, weil sie einfach nicht so viel User haben wie gedacht.

Kosteneinsparungen: SAM sollte sich auszahlen

"Die Workshops haben uns vor Augen geführt, dass der Ist-Zustand unserer Lizenzverwaltung von unseren eigentlichen Zielvorstellungen sowie von den rechtlichen Anforderungen deutlich abwich", erläutert Roswitha Dunkel, Manager ICT Services der Flughafen Köln/Bonn GmbH. Der Einsatz eines Software-Asset-Management-Tools habe zu einer Verbesserung der Prozesse und Rollen für das Lizenz-Management geführt.

Unter dem Strich werde die vorhandene Software nun effektiver eingesetzt, so die Service-Managerin weiter. Dank der neuen Transparenz über vorhandene Software und Lizenzen sowie mit Hilfe einer durchgehenden Dokumentation hätten sich deutliche Kosteneinsparungen erzielen lassen. Schon in den ersten Monaten lagen sie im fünfstellligen Euro-Bereich - vor allem bedingt durch Umstellungen von Lizenzverträgen. In den ersten drei Jahren wird die Flughafen Köln/Bonn GmbH damit Kosten im sechsstelligen Bereich einsparen. Zudem können alle gesetzlichen Anforderungen ohne großen Aufwand gewährleistet werden. (qua)