Wer SAP-Software betreibt, muss einen großen Teil des jährlichen IT-Budgets für den Betrieb der Lösungen aufwenden. Auf bis zu 80 Prozent beziffert das Beratungshaus Gartner den Anteil der ERP-Betriebskosten. Nur der Rest bleibt übrig für Innovationen.
Wie ein Schock wirkte die Ankündigung der SAP, dass statt der bisherigen Standardwartung künftig alle Kunden den „Enterprise Support“ nutzen müssen. Firmen bezweifeln den Nutzen des neuen Wartungs- und Supportkonzepts, müssen dafür aber mehr zahlen. Stufenweise steigen für sie die Wartungsausgaben von heute 17 Prozent auf 22 Prozent.
Wie können Anwender die SAP-Kosten senken?
Firmen überlegen nun umso mehr, wie sie ihre SAP-Landschaft kostengünstiger betreiben können. Möglichkeiten hierzu gibt es durchaus. Hier finden Sie einige davon in Komplexität reduzierten Stichworten:
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Komplexität reduzieren
Komplexe ERP-Systeme verursachen hohe Betriebskosten. Dazu hat SAP selbst beigetragen, aber auch die Anwender selbst. „Firmen sind in erster Linie damit beschäftigt, die Funktionen, die sie in den letzten Jahren für viel Geld entwickelt haben, zu betreiben“; stellt Christian Hestermann, Research Director ERP bei Gartner fest. Ein Rückbau dieser Komplexität ist machbar. Das Problem dabei: Hierzu sind kundige Berater oder gar Softwareingenieure erforderlich, so dass Unternehmen zunächst investieren müssen, um später ihre Kosten senken zu können.
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Mehr aus dem ERP-System herausholen
SAP-Kernprodukte wie R/3 und ERP 6.0 enthalten viele Funktionen, doch viele Firmen nutzen sie nicht. „Einem Großteil der Nutzer fehlt es am Wissen, was so alles in der SAP-Software steckt“, hat Diana Bohr, Chief Technology Officer beim Beratungshaus West Trax festgestellt.
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Technischen Betrieb vereinfachen
Doch auch beim rein technischen SAP-Betrieb können Firmen sparen. Beispielsweise bietet sich die Server-Virtualisierung an, um bestehende Hardware besser auszulasten. Hatte SAP früher die Wartung und den Support von virtualisierten Produktivsystemen abgelehnt, steht der Konzern dem Konzept nun sehr aufgeschlossen gegenüber.
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Utility Computing
Einen weiteren Trend in Richtung eines effizienteren Anwendungsbetriebs hat das Beratungshaus Gartner ausgemacht: Utility-Computing. „Schon mit dem Outsourcing hatten Anwender Schritte unternommen, die SAP-Weiterentwicklung vom Betrieb zu entkoppeln“, erläutert Peter Wesche, Research Director bei Gartner. Nun würden einige IT-Dienstleister dazu übergehen, den ERP-Betrieb in ihre Utility-Modelle zu überführen. Firmen wie Hewlett-Packard und T-Systems verwalten die SAP-Systeme ihrer Kunden in flexiblen Rechenzentrumsumgebungen. Der Nutzer kann die Betriebskosten pro Anwender und Monat beziffern. Zudem helfen die Dienstleister den Firmen dabei, die SAP-Umgebungen zu verschlanken, indem sie beispielsweise Systeme zusammenfassen und abschalten.
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Bessere Organisation des SAP-Betriebs
Mit einem effizienteren Requirement Management ließen sich Kosten einsparen, meint Ralph Treitz, Chef der Firma VM Solutions, die sich auf SAP-Benchmarking spezialisiert hat. Wenn die Anwender die Freiheit haben, Anforderungen anzubringen, steigen natürlich die Komplexität, der Pflegeaufwand und die Nachbearbeitung nach Release-Wechseln. Oft fehle es an einem Kosten-Management sowie Absprachen, welche Aufgaben die SAP-Basisbetreuung und das SAP-Anwenderteam zu übernehmen hat. Dabei gehe es auch darum, festzulegen, welche Systemanpassungen das SAP-Basisteam im Rahmen der täglichen Arbeit erledigt und welche Aufgaben über eine extra zu verrechnenden Entwicklungsauftrag abgewickelt werden. - Viel im Argen liegt offenbar auch in der Art und Weise, wie Firmen ihren Anwendungssupport, die Weiterentwicklung und den Betrieb organisiert haben. Teilweise beharren Unternehmen auf althergebrachten Konzepten. Vermeidbare Kosten verursacht Treitz zufolge ferner die schlechte Kommunikation zwischen Einheiten, die sich mit der SAP-Lösung befassen. Beispielsweise ist selten über konkrete Vereinbarungen spezifiziert, welche Dienste in welcher Qualität die SAP-Basis für das SAP-Anwendungsteam zu erbringen hat. Verbesserungspotenzial bietet ferner das Zusammenspiel zwischen Fachanwendern und den SAP-Teams. Dazu zählt, wie viele Änderungen am SAP-System im Rahmen der Betriebsführung erledigt werden.
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Lizenz-Management
Lizenz-Management-Systeme können Unternehmen helfen, herauszufinden, wie viele Lizenzen vorhanden sind. Intransparenz kann leicht vermeidbare Kosten verursachen: Teilweise sind Benutzer beispielsweise mehrmals angelegt und belegen somit auch mehrere Lizenzen. Möglicherweise können Firmen sich auf diese Weise den Nachkauf von Lizenzverträgen sparen. Damit verringert sich dann auch die Wartungsgebühr, die SAP ja aufgrund des Lizenzumfangs ermittelt.
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Gebrauchtsoftware
Darüber hinaus kann der Handel mit gebrauchter Software interessant sein. Einerseits für Firmen, die nicht mehr benötigte Lizenzen an Gebrauchtsoftwarehändler veräußern, andererseits für SAP-Nutzer, die weitere User-Lizenzen benötigen und sie bei den Second-Hand-Anbietern erwerben statt direkt beim Hersteller.
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Verhandlungspotenziale ausschöpfen
Da die Einführung des Enterprise Support mit einer Änderungskündigung bestehender Verträge einhergeht, können Firmen dies zum Anlass nehmen, mit SAP stärker als bisher in Verhandlung zu treten. Offenbar nutzen viele Firmen ohnehin ihr Verhandlungspotenzial nicht aus. „Statt sich nur auf Preismerkmale zu konzentrieren, sollten Unternehmen über langfristige Verträge mit dem Lieferanten unterhalten“, rät Eric Scherer, Chef der Unternehmensberatung i2s aus Zürich. Zudem kann es lohnen, am Verhandlungstisch auch SAP-Alternativen zur Sprache zu bringen, raten Experten.
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