Der mobile E-Mail-Abruf vom Handy aus ist nur der Anfang. Mobile Endgeräte entwickeln sich zunehmend zu intelligenten Front-Ends für Firmenanwendungen, sind sie doch in der Lage, Informationen lokal festzuhalten, zu speichern und nach dem Aufbau einer Verbindung mit dem Unternehmen auszutauschen. Doch der Weg dahin ist nicht leicht.
1. Handhelds sind nicht nur Manager-Spielzeug
Das Erste, was die IT-Abteilung eines Unternehmens über den neuen Mobility-Trend wissen muss, ist, dass der Besitz drahtloser Endgeräte nicht mehr nur Domäne der Management-Etage ist – etwa, um beim Golfen mit dem Office in Kontakt zu bleiben. Es handle sich bei den Geräten vielmehr um echte Produktivitätswerkzeuge und ihr Einsatzgebiet seien Anwendungen für den Servicemitarbeiter im Außendienst, erklärt Steve McCorry, Technical Director bei PSM Mobility. Er verdeutlicht dies am Beispiel eines Außendienstmitarbeiters, der in der Früh zunächst ins Büro fährt, um seine Aufträge abzuholen und abends mit einem Stapel erledigter Aufträge zurückkehrt. Da der Mitarbeiter während der Zeit zum und vom Office nicht wirklich produktiv sei, wünschten viele Kunden eine Lösung, um den Austausch der Arbeitsunterlagen zu digitalisieren und zu automatisieren, erläutert McCorry. Die Techniker könnten somit ihren Arbeitstag beim ersten Kunden beginnen und beim letzten Auftrag beenden.
PSM Mobility setzt laut McCorry für solche Anfragen besonders widerstandsfähige Handhelds ein, die über eine sichere Internet-Verbindung auf die zentrale Verteilungssoftware zugreifen. Diese Lösung habe zudem den Extravorteil, dass das Unternehmen Servicemitarbeiter bei dringenden Notfällen einfach umdisponieren kann.
2. Nicht die bei PCs gemachten Fehler wiederholen
Als zweiter Hauptpunkt gilt laut McCorry zu beachten, dass die IT-Abteilung nicht die bei PCs gemachten Fehler wiederholen will. Insbesondere sollten die Geräte keine neuen Inseln mit minimaler Konnektivität darstellen. So kämpften Unternehmen selbst 25 Jahre nach dem ersten IBM-PC damit, wichtige Unternehmensinformationen aus PC-Tabellen herauszulösen und in netzbasierende Applikationen einzubinden.
Andererseits reicht der browser-basierende Zugriff auf Anwendungen, die auf Firmen-Servern laufen, nicht aus. Selbst wenn die Handhelds WLAN und breitbandige Mobilfunkverbindungen unterstützen, ist ein ständiger Zugriff auf den Server nicht gewährleistet. Die Geräte müssen daher in der Lage sein, Daten zu speichern und - in einem gewissen Maße - lokal zu verarbeiten, um sie bei Wiederherstellung einer Verbindung weiterzuleiten.
Doch weder der Stand-alone- noch der Browser-basierende Ansatz bietet die im Außendiensteinsatz oft benötigte Flexibilität. Als dritten Punkt müsse die IT-Abteilung daher hinsichtlich mobiler Endgeräte begreifen, dass man alle Optionen offen halten sollte. Der Schlüssel dazu und zu einer einfacheren und schnelleren Anwendungsentwicklung für Handhelds ist laut McCorry Middleware, etwa die Entwicklungsplattform "Agentry" von Syclo.
3. Die spezifischen Eigenschaften von Handhelds nutzen
Ebenso wie PCs über speziellen Anwendungen verfügen, die sie von Servern unterscheiden, stellen auch Handhelds eine eigene Klasse von Rechnern mit besonderen Fähigkeiten dar. Diese sind zum großen Teil ortsabhängig, etwa das Festhalten von Aufzeichnungen bei Ereignissen oder die Bereitstellung von Informationen über die direkte Umgebung. So können Handhelds festhalten, wo sich eine Arbeitsgruppe zu einem bestimmten Zeitpunkt befand, was sie tat – einschließlich des Einscannens von Barcode des verwendeten Materials - und sichern zudem die Unterschrift des Kunden als Bestätigung für die abgeschlossen Arbeit.
4. Handheld-Wahl: Verschiedene Aufgaben, verschiedene Anforderungen
Die IT-Abteilung müsse zudem wissen, dass Servicemitarbeiter andere Anforderungen an ein mobiles Endgerät haben als Manager, erklärt McCorry. Kleine, schlanke und zerbrechliche Modelle eigneten sich nicht für Mitarbeiter, die den ganzen Tag mit großem, schwerem Werkzeug arbeiten. Da sie keine freie Hand für einen Tablet-PC oder ein Notebook übrig hätten, benötigten sie ein Gerät, das sie am Gürtel oder in einer Tasche transportieren können.
5. Intelligente Geräte verstärken den Wunsch nach mehr Anwendungen
Sind die Außendienstmitarbeiter erst mit mobilen Edngeräten ausgestattet, werden sie schnell Anregungen für weitere Anwendungen geben. Unter anderem müssen sie häufig Spesen und Fahrtkilometer abrechnen – warum also nicht eine Applikation entwickeln, mit der sie diese Daten sofort festhalten und an die Buchhaltungssoftware der Firma weiterleiten können?
Typischerweise müssen Servicekräfte außerdem eine Reihe von Reparatur- und Wartungshandbücher mit sich führen. Werden diese digitalisiert und direkt auf dem Gerät oder einer SD-Card gespeichert, spart sich der Arbeitgeber die Kosten für den Druck und die Verteilung der Handbücher. Automatische Updates stellen gleichzeitig sicher, dass jeder Mitarbeiter die aktuellen Versionen zur Hand hat.
6. An die Batterielaufzeit denken
Letztendlich ist die Akkulaufzeit ein entscheidendes Kriterium für die Nutzung eines Handhelds – gerade im Außendienst, wo nicht ständig ein Ladegerät zur Hand ist. Aus eben diesem Grund sind Laptops oder Tablet-PCs, deren Akkus wegen ihrer großen Displays nur drei bis vier Stunden halten, häufig nicht die erste Wahl für Servicemitarbeiter im Außendienst. Die Lösung sei, erklärt McCorry, die Geräte mit einer Device-Management-Software auf lange Batterielaufzeit zu optimieren. So sollten etwa Stromfresser wie WLAN, Bluetooth, Mobilfunk und Infrarot nur dann aktiviert werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Damit könne man sicherstellen, dass die Geräte tatsächlich den ganzen Arbeitstag durchhalten. (mb)