Mit der Groupware-Lösung sollen Unternehmen in der Lage sein, Kosten zu reduzieren, ihre Kommunikation zu schützen und die E-Mail-Nutzung zu verbessern. Microsoft selbst wirbt mit einem "neuen Grad an Zuverlässigkeit und Leistung".

Interessantes für den Endanwender

Vor allem der wachsenden Flut an Nachrichten aller Art trägt Version 2010 Rechnung: Ob E-Mail, Instant Messaging, SMS oder Voice-Mail - alles landet in ein und demselben Postfach. Mit der Outlook Web App - in den Vorversionen als Outlook Web Access bekannt - lässt sich wie gewohnt über einen Browser darauf zugreifen. Interessant dabei ist, dass die neue Version offener gegenüber anderen Systemen geworden ist: Exchange 2010 unterstützt erstmals nicht mehr ausschließlich den hauseigenen Browser Internet Explorer, sondern auch zahlreiche Konkurrenten wie Mozilla Firefox, Google Chrome oder den Apple-Browser Safari. Neben Outlook 2003, Outlook 2007 und 2010 sowie der Outlook Web App kann der Nutzer auch über die entsprechenden Schnittstellen mit dem Apple-Client auf seine Mails zugreifen.

Über eine neue Unterhaltungssicht will Microsoft System in die Nachrichtenflut bringen. Alle Nachrichten einer bestimmten Unterhaltung werden gruppiert, so dass der Nutzer schneller dem Verlauf einer Diskussion folgen oder sie bei Desinteresse auch gleich ganz ignorieren kann. So genannte Mailtipps helfen zusätzlich, Fehler zu vermeiden. So fragt Exchange beispielsweise, wenn der Verteiler sehr groß geraten ist, nach, ob die Mail wirklich versendet werden soll. Auch meldet das System, noch bevor eine Mail verschickt wird, ob der Adressat überhaupt existiert oder möglicherweise gerade außer Haus ist.

Ein wichtiger Schritt in Richtung Unified Messaging ist die erweiterte Sprachunterstützung. Voice-Mails lassen sich sofort, nachdem sie eingegangen sind, mit der Sprache-zu-Text-Funktion wie eine E-Mail einsehen - Microsoft bietet für diese Funktion verschiedene Sprachpakete an. Verbessert wurde zudem die Zusammenarbeit auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Beispielsweise können nun Informationen zum Frei- und Gebucht-Status aus dem Kalender für externe Geschäftspartner freigegeben werden, wenn diese ebenfalls Exchange 2010 verwenden.

Zentrale Archivierung

Die Archivierung in PST-Dateien (Personal Store) entlastete bisher die Inbox: Die Datei wurde zumeist in einem lokalen Verzeichnis des Desktops abgelegt. Viele Schutz- und Compliance-Regeln konnten damit aber nur zum Teil eingehalten werden. Lösungen von Drittanbietern füllten diese Lücke bisher und sicherten die E-Mail-Daten rechtskonform an einer zentralen Stelle.

Mit Exchange 2010 geht Microsoft nun erste Schritte in Richtung zentrale Archivierung. Alle E-Mails werden in ein Archivpostfach verschoben, das auf dem Exchange Server liegt. Die Vorteile: Das Postfach des Endbenutzers wird entlastet, und bei einem Crash des Desktops sind die E-Mail-Daten nicht betroffen. Ältere, bereits archivierte PST-Dateien sind ebenfalls an dieser zentralen Stelle zu sichern. Da die Daten nur an einer Stelle liegen, lassen sich so genannte Retention-Policies, also Vorschriften, wie lange die Mails aufbewahrt werden sollen, einfach umsetzen.

Dennoch nützen die neuen Archivierungsfunktionen zunächst wahrscheinlich nur einigen Unternehmen. Da das Archivpostfach auf dem Exchange Server und derzeit sogar noch in derselben Datenbank abgelegt wird wie das Originalpostfach, wird der Exchange Server nicht ent-, sondern eher zusätzlich belastet. Außerdem fehlt der Archivierung mit Exchange zurzeit noch die Intelligenz, die Lösungen von Drittanbietern beinhalten. So legt Exchange jede Mail samt Anhang einmal ab, egal ob dieser Anhang bereits gespeichert wurde, da er zum Beispiel Bestandteil einer weitergeleiteten Mail war. Intelligente Archivierungssysteme setzen hier das so genannte Single Instancing um: Die Anhänge werden von den Mails abgespaltet und nur einmal gespeichert. Besonders in mittleren und großen Unternehmen spart dies sehr viel Speicherplatz.

Günstigere Hardware durch Replikation?

Mit Exchange 2010 führt Microsoft eine neue Hochverfügbarkeits-Architektur ein. Das Unternehmen verspricht sinkende Kosten und Komplexität bei gleichzeitig maximaler Server-Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit des Standorts. Um dies zu erreichen, werden so genannte Datenbank-Verfügbarkeitsgruppen eingeführt - eine Reihe von Postfach-Servern, die mittels kontinuierlicher Replikation eine automatische Wiederherstellung nach einem Systemausfall ermöglichen: Der Nutzer greift nahtlos auf ein Replikat seiner Daten zu und kann ohne Unterbrechung weiterarbeiten.

Word 1.0 für MS-Dos
Im September 1983 kommt Version 1.0 von Microsoft Word für MS-DOS auf den Mark. Es ist die erste Textverarbeitung, die sich in weiten Teilen mit einer Maus bedienen lässt.

Excel 1.0 für Mac
Januar 1985: Microsoft Word 1.0 für Macintosh und Word 2.0 für DOS erscheinen. Im September desselben Jahres wird Excel 1.0 für Macintosh veröffentlicht.

Excel 1.0 für Mac
Die Tabellenkalkulation wurde eigens für die gegenüber dem PC bessere Performance des Mac entwickelt. Dafür wartet Excel u.a. mit der Möglichkeit auf, Spreadsheets untereinander zu verlinken. Darüber hinaus ist die Applikation kompatibel zu IBMs Lotus 1-2-3.

Word 3.0
Im September 1986 kündigt Microsoft Works für Macintosh an, das Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank-, Kommunikations- und Bildzeichnungstools in einem Programm vereint. Im Oktober 1986 erscheinen Word 3.0 für Macintosh und DOS parallel Version 2.0 wurde ausgelassen.

PowerPoint 2.0 für Mac
Juli 1987: Microsoft übernimmt Forethought, den Entwickler von PowerPoint, für 1,4 Millionen Dollar. Im September 1987 kündigt der Konzern PowerPoint 1.0 für Macintosh an. In dessen erstem Verkaufsjahr erzielt Microsoft mit ihm einen Umsatz von einer Million Dollar. Ab Mai 1988 wird schon der Nachfolger PowerPoint 2.0 für Mac ausgeliefert.

Office 1.0
Im Juni 1989 kommt die erste Version von Office für Macintosh sowohl auf Disketten als auch auf CD-ROM heraus. Es besteht aus dem neuen Word 4.0, aus Excel 2.2 und Powerpoint 2.01. Das Release ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur nahtlosen Integration verschiedener Applikationen in eine Suite.

Word 2.0
PowerPoint 2.0 für Windows wird im Mai 1990 angekündigt. Es ist die erste Windows-Version, die verschiedene Farbgebungen zulässt. Im Oktober 1990 erscheint Office 1.0 für Windows - integriert sind Excel 2.0, Word 2.1 und PowerPoint 2.0. Mit 1,18 Milliarde Dollar Umsatz wird Microsoft zur ersten Software-Firma, die mehr als eine Milliarde Dollar Umsatz in einem einzigen Jahr erzielt. Im Januar 1991 kommt Excel 3.0 für Windows – die erste Version, die sich über Toolbars bedienen lässt. Word 2.0 für Windows kommt im Oktober 1991 und integriert erstmalig Drag-und-Drop-Prinzipien.

Access 1.0
August 1992: Office 3.0 für Windows ist verfügbar – mit PowerPoint 3.0, Word 2.0 und Excel 4.0. Im November 1992 auf der COMDEX kündigt Microsoft die Datenbanksoftware Access 1.0 an. Das vollrelationale Database Management System (DBMS) bietet Zugang zu Datensätzen, auf ihre Benutzerfreundlichkeit hin geprüfte Tools und einen robusten Entwicklungszyklus.

Access 1.0
Im September 1993 verkauft sich Access zum millionsten mal. Im November kommt Office 4.0, das neben neuen Versionen von Word und Excel auch On-Screen-Schritt-für-Schritt-Anleitungen enthält. Ende 1993 gibt es weltweit mehr als zehn Millionen Word-Anwender. Im Mai 1994 schlägt Access 2.0 für Windows erstmals eine Brücke zwischen Anwendern und Entwicklern. Zur gleichen Zeit kommt Office 4.3 Professional für Windows, in das Access 2.0 integriert ist.

Office 95
Office 95, im August 1995 auf den Markt, ist das erste Softwarepaket für Windows, das aus 32-Bit-Applikationen besteht. Zum ersten Mal überhaupt sind alle Office-Programme zur selben Zeit auf dem gleichen Entwicklungsstand und tragen gleiche Versionsnummern. Bis Ende 1995 nutzen mehr als 30 Millionen Anwender weltweit Microsoft Excel. Im April 1996 wird Exchange Server 4.0 als Upgrade von Microsoft Mail 3.5 veröffentlicht.

Outlook 97
Anfang 1997 wird Outlook 97 veröffentlicht. Noch im März erscheint Exchange Server 5.0 – das Programm führt die Verwaltung webbasierender E-Mails über den Internet-Zugang von Exchange ein. Office 97 wird im selben Jahre zur meist verkauften Business-Software der PC-Geschichte. In weniger als einem Jahr werden mehr als 20 Millionen Office-Lizenzen vertrieben. Im November 1997 zieht Clippy, die berühmt-berüchtigte Office-Büroklammer, als kleiner Helfer bei Word ein.

SharePoint Server 2001
Im Oktober 2000 erscheint Exchange Server 2000. Die Suite vereint E-Mail, Sprach- und Faxfunktionen. Im März 2001 kommt Microsoft Office SharePoint Portal Server 2001, mit dem sich Unternehmensportale mit Funktionen für Dokumenten- und Enterprise-Content-Management sowie Collaboration bauen lassen. Im Mai 2001 startet Office XP, im Oktober 2003 folgt Office 2003 mit Office SharePoint Portal Servers 2003.

Exchange Server 2003
Mit Exchange Server 2003 wirft Microsoft erstmalig das ausgediente Puzzle-Logo vorheriger Titel über Bord. Die Kooperationssoftware kommt im September 2003 in den Handel. Sie verfügt über eine Reihe neuer Filterfunktionen und unterstützt den mobilen Zugang zu Outlook. Es liegt den inzwischen umbenannten Windows-Small-Business-Server-Paketen in den Versionen Standard und Premium bei.

Office 2007
Mit Office 2007 wagt Microsoft im Januar 2007 einen großen Schritt. Die neue Benutzeroberfläche „Ribbon“ löst gemischte Reaktionen aus, das Design wird geliebt und gehasst. Trotz ausführlicher Betatests erscheint der Release inkonsequent: In den enthaltenen Versionen von OneNote, Publisher und Outlook fehlt die Ribbon-Leiste - dort hält sie erst Jahre später Einzug. Trotz zunehmender Konkurrenz durch Gratis-Produkte wie OpenOffice bleiben die Absatzzahlen stabil.

Office 2010 und Office 2010 Mac
Im Juni 2010 kommt Office 2010 in die Läden, Office 2011 für Macintosh folgt im Oktober. Erstmals werden reduzierte Programmteile der Software, sogenannte Office Web Apps, gratis zur Verfügung gestellt. Je nach Version enthält Office 2010 Programme wie Access, Publisher, OneNote oder PowerPoint. Die eigentliche Versionsnummer 13.0 wurde dabei aufgrund der negativen Konnotation der Zahl übersprungen; Microsoft gab der Suite einfach die Versionsnummer 14.0.

Office 2013
Mit einer an das Design von Windows 8 angepassten Oberfläche kommt Office 2013 im Januar des Jahres in die Läden. Die neue Office-Suite ist für die Bedienung mit Touchscreens optimiert und mit der Integration von Microsoft OneDrive lassen sich nun alle Dokumente in der Cloud abspeichern. Die Synchronisation mit einem lokalen Speicher erlaubt aber auch den Zugriff auf Daten ohne Internet-Verbindung. Skype und das Unternehmensnetzwerk Yammer sind Teil der Suite.

Durch diese Redundanz und die gleichzeitige Optimierung der Input-Output-Prozesse ist es nun laut Microsoft nicht mehr nötig, eine teure SAN-Lösung (Storage Area Network) zu betreiben. Denn SAN-Systeme kommen vor allem dort zum Einsatz, wo Schnelligkeit und integrierte Redundanz gefragt sind. Da beide Eigenschaften mit Exchange 2010 zu haben sind, sollen nun deutlich preisgünstigere Umgebungen wie zum Beispiel JBODs (Just a Bunch of Disks) ausreichen. In der Praxis ist Exchange jedoch sicher zu geschäftskritisch, um sich auf ein JBOD als Speicher- und Hochverfügbarkeitssystem zu verlassen. Trotzdem können Unternehmen Kosten sparen, da anstelle eines SAN nun ein günstigeres Speichersystem genügt.

Neue Aufgabe für den CAS

Dem bereits in Exchange 2007 eingeführten Client Access Server (CAS) kommt in Exchange 2010 eine bedeutendere Rolle zu. Er fungiert nun als neue Ebene, die zwischen den Desktops der Endbenutzer und die Mailbox-Server geschaltet wird. Früher verband sich Outlook direkt mit dem entsprechenden Mailbox-Server. Fiel dieser aus, musste sich der Client neu an dem Mailbox-Server anmelden, der die replizierten E-Mail-Daten des Nutzers enthielt. Arbeitsunterbrechungen waren die Folge. Mit Exchange 2010 merkt der Endbenutzer von einem solchen Vorfall nichts mehr. Er bleibt auf dem CAS eingeloggt, während dieser die Neuanmeldung an dem Ausweich-Datenbank-Server übernimmt.

Achtsamer E-Mail-Versand

Erfreulicherweise hat Microsoft auch die Palette an Funktionen für den Kommunikationsschutz deutlich aufgestockt. So können E-Mails beispielsweise mit bestimmten Regeln versehen werden. Die erweiterten Transportregel-Bedingungen schaffen zudem Möglichkeiten, um E-Mails zu moderieren. So ist es möglich, dass eine Mail vor der Weiterleitung von einer autorisierten Person freigegeben werden muss oder dass mit Hilfe von Information-Rights-Management bestimmt wird, was mit den Informationen geschehen darf. Damit lässt sich etwa verhindern, dass vertrauliche Informationen achtlos weitergeleitet werden. Diese Transportschutzregeln funktionieren in Verbindung mit den "Active Directory Rights Management Services" (AD RMS) und tragen entscheidend zur Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Regeln bei.

Die bereits erwähnten Mailtipps leisten ebenfalls ihren Beitrag zur Sicherheit: So erhält der Absender einer E-Mail einen Warnhinweis, wenn er im Begriff ist, gegen Richtlinien zu verstoßen. Dazu kann die Weiterleitung von E-Mails an große Verteiler ebenso gehören wie der Versand von Dokumenten an externe Adressen.

Der Weg zu Exchange 2010

Es existiert kein Inplace-Upgrade-Pfad von Exchange 2003 oder 2007 nach Exchange 2010. Das bedeutet, die Server-Software muss neu aufgesetzt werden, um dann sämtliche Informationen zu verlagern. Exchange 2010 bietet dafür die Möglichkeit, die Postfächer online, also ohne Ausfallzeit für die Nutzer, zu verschieben. Dies funktioniert jedoch nur, wenn von Exchange 2007 migriert werden soll. Unternehmen, die noch Exchange 2003 im Einsatz haben, müssen eine Unterbrechung in Kauf nehmen oder auf Lösungen von Drittanbietern zurückgreifen. Ein Upgrade von Exchange 5.5 oder 2000 ist nicht möglich, hier ist ein Zwischenschritt über Version 2003 oder 2007 erforderlich.

Bei einem Plattformwechsel, also beispielsweise der Migration von Lotus Notes nach Exchange, müssen Administratoren, wollen sie mit den Bordmitteln von Microsoft auskommen, mehr Aufwand betreiben als bisher. Um auf Exchange 2010 umstellen zu können, ist ein Server mit einer früheren Exchange-Version nötig. Abhilfe schaffen auch hier Lösungen von Drittanbietern.

Für IT-Spezialisten, die sich bereits mit Exchange 2007 gut auskennen, stellt das Upgrade keine größere Hürde dar. Wichtig ist es, zu verstehen, wie sich die Änderungen in der Architektur auswirken, etwa aufgrund der neuen Rolle des CAS oder der Nutzung der Database Availability Groups. Exchange 2010 läuft zudem nur auf Windows Server 2008, die Lizenz dafür muss zusätzlich zur Groupware-Lizenz erworben werden. (ue)