Statt richtige Vorlagen einzusetzen, laden viele Excel-Benutzer eine vorhandene Tabellendatei als Muster. Sie suchen also lieber umständlich nach einer passenden Tabelle. Und vergessen dann unter Umständen, das Muster neu zu benennen, und zerstören so das Original. Dabei können echte Tabellenvorlagen das Arbeiten mit Excel sehr erleichtern: Erstens kann das Programm sie automatisch anbieten. Sie müssen also nicht mehr nach einer passenden Musterdatei suchen. Und die nötigen Einstellungen wie die angezeigten Symbolleisten oder Zahlenformate lassen sich bereits vorab aktivieren. PC-WELT beantwortet die wichtigsten Fragen zu Excel-Vorlagen und zeigt, wie Sie sie schnell und einfach einsetzen.
1. Wie sind die Excel-Vorlagen gespeichert?
Excel-Vorlagen haben immer die Datei-Endung „.XLT“ oder „.XLTX“ (ab der Version 2007). Sie unterscheiden sich auch beim internen Format und müssen nach „Datei, Speichern unter“ als Dateityp „Mustervorlage“ gespeichert werden. Excel 2007 nennt den Dateityp „Excel-Vorlage“. Um solche Vorlagen ändern zu können, müssen Sie wissen, wo sie gespeichert sind:
Standardvorlage:
Die Standardvorlage „Mappe.xlt“ liegt – falls der Excel-Benutzer sie erstellt hat – im Programmverzeichnis unter %programfiles%\Microsoft Office\Office [Versionsnummer]\XLStart und/oder im Benutzerkonto unter %userprofile%\Anwendungsdaten\Microsoftxcel\XLStart (Windows XP). Bei Windows Vista und 7 lautet dieser Pfad %userprofile%\AppData\Roaming\Microsoftxcel\XLStart. Eine „Mappe.xlt“ im Programmordner hat dabei immer Vorrang gegenüber einer Version im Benutzerordner.
Vorlagen von Microsoft:
Diese XLT-Dateien finden Sie in einem deutschsprachigen Office im Ordner %programfiles%\Microsoft Office\Templates.
Benutzervorlagen:
Selbst erstellte XLT-Dateien werden bei Windows XP im Ordner %userprofile\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates gespeichert. Bei Windows Vista und 7 finden Sie sie im Ordner %userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Sie können jede beliebige Excel-Datei in eine Vorlage umwandeln. Excel wechselt beim Befehl „Speichern unter“ automatisch in den „Templates“-Ordner, sobald Sie beim Dateityp „Mustervorlage“ beziehungsweise „Excel-Vorlage“einstellen.
Wichtig: Wenn Sie auf eine XLT-Datei im Windows-Explorer doppelklicken, laden Sie nicht etwa das Original, sondern nur eine Kopie. Wenn Sie eine Vorlagendatei zum Bearbeiten öffnen wollen, gehen Sie so vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die XLT-Datei, und wählen Sie im dann erscheinenden Menü die Option „Öffnen“. Alternativ ziehen Sie die XLT-Datei mit der Maus vom Windows-Explorer direkt ins Excel-Fenster.
2. Wann bringt Excel Vorlagen ins Spiel?
Excel orientiert sich immer an einer Vorlage, sobald Sie eine neue Arbeitsmappe anlegen. Es gibt zwei Methoden, neue Mappen zu erstellen:
Schaltfläche „Neu“: Bis Excel 2003 enthält dessen Standardsymbolleiste die Schaltfläche „Neu“. Nach einem Klick darauf wird der Benutzer nicht gefragt, ob er eine bestimmte Vorlage verwenden will. Trotzdem orientiert sich Excel an einem Vorbild: Es lädt eine neue Arbeitsmappe mit den Vorgaben der „Mappe.xlt“ (siehe Tipp 1). Ist diese nicht vorhanden, hält sich Excel an einige einfache Grundeinstellungen. Excel 2007 bietet die Schaltfläche „Neu“ normalerweise nicht mehr an. Sie können sie aber leicht in der Minisymbolleiste „Schnellzugriff“ aktivieren. Diese befindet sich rechts neben dem Office-Symbol. Über deren kleinen Pfeil finden Sie an oberster Stelle den Eintrag „Neu“. Wenn Sie ihn per Mausklick aktivieren, erweitern Sie den „Schnellzugriff“ um die Schaltfläche „Neu“. Dateien, die Sie über „Neu“ erstellen, erhalten einen Namen nach dem Muster „Mappe1.xls“, „Mappe2.xls“ und so fort und die Formatvorgaben der „Mappe.xlt“.
Menü „Datei, Neu“: Wenn Sie das Menü „Datei, Neu“ verwenden (Excel 2007: Office-Knopf, „Neu“), geht Excel davon aus, dass Sie nicht die Standardvorlage „Mappe.xlt“ als Basis für Ihre neue Datei verwenden möchten. Deshalb bietet es eine ganze Palette unterschiedlicher Vorlagen an. Wie die Vorlagen angezeigt und organisiert werden, hat sich in den Excel-Versionen 2000 bis 2007 stark geändert. Im Prinzip aber handelt es sich immer um für Excel mitgelieferte Vorlagen, um vorproduzierte Vorlagen des Benutzers und schließlich um Vorlagen, die es bei Microsofts Internetdienst „Office Online“ gibt. Sobald Sie sich für eine Datei entscheiden, übernimmt Excel alle Einstellungen der XLT-Basis in die neue Arbeitsmappe. Der Dateiname lautet automatisch wie die Vorlage, ergänzt um eine fortlaufende Zahl, also etwa „Rechnung1.xls“.
Art und Inhalt der Excel-Vorlagen
3. Welche fertigen Excel-Vorlagen gibt es?
Standardmäßig erscheint nach „Datei, Neu“ (Excel 2007: Office-Knopf, „Neu“) eine Auswahl an Vorlagen. Sie sind entweder bereits auf der Festplatte gespeichert oder liegen auf den Microsoft-Servern im Internet. Unter „Office Online“ finden Sie brauchbare Muster zu verschiedenen Kategorien, zum Beispiel Abrechnungen, Formulare, Listen, Kalender oder Zeitplaner. Die Mehrzahl der Vorlagen lässt sich auch mit älteren Programmversionen nutzen, oft schon ab Excel 97. Der kleinere Teil der Vorlagen besitzt das neuere XLTX-Format und setzt damit Excel 2007, das MS Office Compatibility Pack oder auch Open Office voraus.
Bei der Auswahl einer solchen Online-Vorlage arbeitet Excel 2007 direkt als Internet-Zugriffsprogramm, lädt und öffnet die gewählte Vorlage also automatisch. In älteren Versionen müssen Sie die Datei erst mit dem Internet-Browser bei Microsoft herunterladen und danach in Excel öffnen. Wenn Ihnen die Vorlage nützlich erscheint, können Sie sie mit „Speichern unter“ an der richtigen Stelle (siehe Tipp 1) ablegen. Kleiner Trick: Wählen Sie im „Speichern unter“-Fenster zunächst einen anderen Dateityp, und korrigieren Sie dann wieder zurück auf „Mustervorlage“. Dadurch wechselt Excel automatisch in den richtigen Ordner. Anspruchsvolle Vorlagen mit intelligenten Formeln und Makrofunktionen sind meist kostenpflichtig (siehe etwa www.vorlagen.de). Bei relativ preiswerten oder kostenlosen Sammlungen handelt es sich oft nur um Textmuster oder einfache Beispielrechnungen, die als Excel-Datei (XLS) vorliegen.
4. Was kann eine Vorlage alles speichern?
Eine Excel-Vorlage kann alles enthalten – von allgemeinen Programmoptionen (Symbolleisten, Gitternetzlinien, Spaltenüberschriften, Laufleisten, Zoomfaktor ...) über voreingestellten Text, Farben, Hintergrundbild und Formatierungen bis hin zu Formeln, Befehlsschaltflächen und Makros. Hier eine Reihe einfacher Beispiele:
Sicherungskopie und weitere Standardvorgaben: Standardmäßig legt Excel keine Sicherungskopie der Arbeitsmappen an. Bei Bedarf müssen Sie das für jede Datei einzeln einstellen: „Speichern unter, Extras, Allgemeine Optionen“. Speichern Sie hingegen eine „Mappe.xlt“ im XLStart-Ordner (siehe Tipp 1) mit der Option „Sicherungsdatei erstellen“, gilt dies fortan für alle neuen Standarddateien. Weitere Vorgaben, die Sie der „Mappe.xlt“ mitgeben können, sind Standardschrift, Zoomfaktor, ein farbiges Blattregister oder eine Standardfixierung der ersten Zeile und Spalte (dazu Zelle „B2“ markieren und in älterem Excel „Fenster, Fenster fixieren“ wählen, unter Excel 2007 „Ansicht, Fenster fixieren“).
Kennwortschutz: Eher unbekannt ist der Weg, Excel-Mappen schon in der Vorlage per Kennwort zu schützen. Er führt über „Speichern unter, Extras, Allgemeine Optionen, Lese-/Schreibkennwort“. Über die Schaltfläche „Weitere“ definieren Sie einen Verschlüsselungstyp. Machen Sie das besser nur einmal, und vergeben Sie ein sicheres „Lese-/Schreibkennwort“. Danach speichern Sie die Datei als „Excel-Vorlage“ im Templates-Ordner (siehe Tipp 1). Vergeben Sie dabei einen eindeutigen Namen wie „Mit_Kennwort.xlt“. Zu schützende Dateien legen Sie anschließend mit „Datei, Neu“ und Auswahl dieser Vorlage an.
Formatvorgaben: In einer Excel-Vorlage können Sie etwa festlegen, dass alle Zahlen standardmäßig auf zwei Kommastellen gerundet werden sollen. Öffnen Sie eine neue Datei, und markieren Sie das gesamte leere Blatt. Danach verwenden Sie das Menü „Format, Zellen“ (Version 2007: „Start, Zahl“) und dort „Zahl“ sowie neben „Nachkommastellen“ die Vorgabe „2“. Danach speichern Sie die Datei als „Mustervorlage (*.xlt)“. Ein weiteres Formatbeispiel finden Sie als „Zebra AddIn“. Diese Vorlage nutzt eine bedingte Formatierung, um die Tabellen mit wechselnden Zellfarben übersichtlicher zu gestalten.
Funktionsgedächtnis: Excel-Formeln sind oft mühsam zu erarbeiten und trotzdem schnell wieder vergessen. Wenn Sie diese in einer Gebrauchstabelle vergraben, stehen die Chancen schlecht, sie später wiederzufinden. Auch das ist ein Fall für eine Vorlage, in die Sie alle komplizierteren Formeln, eventuell auch Makros kopieren und jederzeit an zentraler Stelle vorfinden.
Makros: Eine Vorlage übergibt auch enthaltene Makros an eine neue Datei, sofern unter „Extras, Makros, Sicherheit“ höchstens die Stufe „Mittel“ gewählt ist (Excel 2007: Office-Startknopf, „Excel-Optionen, Vertrauensstellungscenter“). Als Beispiel finden Sie die Vorlage "Index.xlt“, die Sie in den Vorlagenordner speichern können. Die Makros dieser Vorlage erledigen eine einfache Dateiverwaltung, die Sie über die Schaltfläche „Neu einlesen“ starten.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation PC-Welt.