Electronic Banking sowie Software für elektronische Rechnungen ermöglichen die schnelle Verarbeitung von Kontoauszügen. Das spart Zeit und Geld. So weit die Theorie. Doch für Zeitungen ist das Zahlungs-Management generell und damit auch das E-Billing keine leichte Sache. "Bei unserem Geschäft lässt sich nur der Teilbereich Privatkunden gut über Lastschriften verwalten", erklärt Stefan Hartling, Leiter der Geschäftsbuchhaltung der Presse-Druck- und Verlags-GmbH (PDV) in Augsburg. "Bei Geschäftskunden geht das meist nur über Rechnung. Dies betrifft sowohl das Zeitungsabonnement als auch die Anzeigen."

Invoice-Kontrolle mit maschineller Unterstützung

Für Unternehmen wie die PDV ist es demnach wichtig, das Forderungsmanagement möglichst effektiv zu überprüfen. Bei dem Unternehmen gehen jährlich mehrere hunderttausend Rechnungen an die Kunden. Die "Augsburger Allgemeine Zeitung" ist dabei mit Abstand der größte Geschäftszweig. Zusammen mit der "Allgäuer Zeitung" erreicht die PDV mit ihren beiden Produkten jeden Tag rund 910.000 Leser in Bayern. Dass die Invoice-Kontrolle nur mit maschineller Unterstützung funktioniert, leuchtet ein. Bankbelege müssen elektronisch den offenen Posten zugeordnet werden. Die entscheidende Frage ist dabei, wie genau diese Zuordnung von Rechnungsnummern in der Praxis läuft. Es geht um die "Trefferquote" des Systems.

Wilken-Modul "E-Banking" erkennt Rechnungsfehler

Die PDV arbeitet in der Finanzbuchhaltung seit mehr als 20 Jahren mit dem Ulmer Softwarehersteller Wilken zusammen. Seit 2001 ist auch das Modul "E-Banking" im Einsatz. Allerdings hatte die Lösung nicht von Beginn an das Gesicht von heute. "Wir haben mit zahlreichen Wünschen und Bedarfsanforderungen auf das Wilken-System großen Einfluss genommen", schildert Hartling die Kooperation in der Softwareentwicklung. Dem Chefbuchhalter zufolge galt es, spezielle Algorithmen zu erarbeiten, die möglichst viele Treffer erzeugen, weil es zahlreiche Fehlerquellen gibt. Solche Fehlerquellen sind zum Beispiel Zahlendreher oder unvollständige Rechnungsnummern.

Bankdaten "online" suchen und buchen

Wilken-Programmierer und PDV-Mitarbeiter erarbeiteten deshalb gemeinsam eine Reihe von Identifikationsmöglichkeiten. Beispielsweise können Kunden mehrere gleichzeitig bezahlte Rechnungen in den Varianten Re 123000, Re 123001, Re 123002 oder Re 123000-2 angeben. In allen Fällen erkennt das E-Banking-System die Zahlung: "Bis zu 90 Prozent aller Zahlungseingänge werden durch das System automatisch verarbeitet." Auf Wunsch der PDV entwickelte Wilken zudem einen vollautomatischen Buchungsablauf bei Lieferanten wie der Deutschen Telekom. Für die manuelle Zuordnung der verbleibenden Nichttreffer steht eine Bearbeitungsmaske zur Verfügung, in der gleichzeitig die Bankdaten ersichtlich sind und "online" in der Buchhaltung gesucht und dann gebucht wird. Auch hier brachten beide Seiten ihre Erfahrungen in die gemeinsame Entwicklung des Bearbeitungsprozesses ein.

Finanzbuchhaltung in komplexer IT-Systemlandschaft

Die Presse-Druck- und Verlags-GmbH hat sich in den vergangenen Jahrzehnten neben dem zentralen Zeitungsgeschäft neue Tätigkeitsfelder erarbeitet. Zusammen mit der rt1. media group (Radio, Fernsehen) sowie den Sparten Logistik und Druck ("Financial Times Deutschland", "Bayernkurier" etc.) ist die weitverzweigte "Mediengruppe Pressedruck" entstanden. Ein einheitliches IT-System gibt es nicht. "Durch die Vielzahl der Gesellschaften hat sich nach und nach ein recht komplexes System entwickelt", erklärt Hartling. "Wilken ist für uns ein wichtiger Partner, weil in der Finanzbuchhaltung sämtliche Daten der Vorsysteme zusammenlaufen." Beispielsweise die Lohn- und Gehaltsabrechnung von festen und freien Mitarbeitern. Aber auch die Auftragsabwicklung der Logistiksparte und das Radio- und Fernsehgeschäft, die eigene Fakturierungssysteme haben, werden in der Wilken-Finanzbuchhaltung verarbeitet. Neben der Finanzbuchhaltung mit E-Banking und der Anbindung des Vertriebsmoduls hat die PDV auch noch das Wilken-Controlling im Einsatz, das vorrangig als Kostenstellenrechnung genutzt wird.