AIs VGH im vergangenen Herbst aus dem Firmenverbund der Weidmüller GmbH, Detmold, ausschied, zog das Unternehmen einen dicken Schlußstrich unter seine Informationstechnik. Parallel zur geschäftlichen Neuorientierung mußte es seine IT-Struktur ersetzen. Unter der Firmenbezeichnung Klippon hatte der Handelsbetrieb nicht nur im selben Gebäude residiert wie die Wiener Weidmüller-Niederlassung, sondern auch deren DV-Equipment mitgenutzt.
Mit dem Abschluß der Inventur, also am 7. Januar dieses Jahres, sollte VGH ein neues Zentralgebäude beziehen und seine eigene IT-Struktur unterhalten. Lediglich die vor anderthalb Jahren beschafften Pentium-PCs durften mit umziehen. Je ein Datenbank- und Anwendungs-Server sowie die ISDN-Vernetzung mit den Niederlassungen in Linz, Graz und Dornbirn waren neu zu installieren. Darüber hinaus übernahm der Finanz- und Verwaltungschef Gerhard Pecher die Aufgabe, eine neue Applikationsumgebung auszuwählen.
Das ehemalige Mutterunternehmen, die Weidmüller GmbH, ist in erster Linie ein Fertigungsbetrieb. Im Mittelpunkt der IT-Umgebung steht dort das Produktionsplanungs- und -steuerungssystem "Triton" von Baan, das auch die kommerziellen Anwendungsbereiche abdeckt. Für einen Handelsbetrieb wie VGH mußte eine solche Lösung unbefriedigend bleiben.
Gesucht war vielmehr ein Applikationspaket, das die Vertriebs- und Verwaltungsebene abdeckte sowie schnell einzuführen war. Nach einem Besuch auf der "Systems 96" sowie einer Reihe von Telefonaten mit Referenzkunden unterschiedlicher Anbieter stießen Pecher und seine Mitarbeiter auf das Produkt "Navision" vom gleichnamigen Hersteller.
Das in Dänemark entwickelte Anwendungssystem erfreut sich wachsender Beliebtheit bei mittelständischen Betrieben, die sich keine Individuallösung leisten wollen, aber nicht bereit sind, in umfangreiche, teure und monolithische Standardapplikationen zu investieren. Die Partnerschaft zwischen dem Software-Anbieter und dem Hardwarehersteller Hewlett-Packard hat ebenfalls zur Akzeptanz des Produkts beigetragen. Allerdings hat Navision ein Handicap: seine proprietäre Datenbank. Doch diesen Nachteil empfinden kleinere Unternehmen als weniger störend.
Pecher nennt vor allem die Flexibilität und leichte Anpaßbarkeit als Kriterien für die Navision-Entscheidung. Bei den Gesprächen mit anderen Anwenderbetrieben habe er, so seine eigenen Worte, "gemerkt, daß sich einige Unternehmen ihrer Software anpassen mußten. Mit Navision war es umgekeht: Unsere Vorstellungen ließen sich eins zu eins verwirklichen."
Wie Marketing-Leiter Günther Heel erläutert, verschafft sich VGH seine Wettbewerbsvorteile dadurch, daß es schnell und verbindlich Auskunft über technische Details und Endpreise geben kann und in der Lage ist, bestellte Ware innerhalb von 24 Stunden auszuliefern. Dazu müssen Einkauf, Verkauf und der für die Beratung zuständige technische Innendienst aber jederzeit wissen, welche Artikel in welchen Mengen wo verfügbar sind und zu welchem Preis sie an welche Kunden abgegeben werden können. Das wiederum bedingt, daß Informationen über Wareneingänge, Lagerbestände, Aufträge und Teillieferungen sowie die jeweils gültigen Konditionen auf Knopfdruck präsent sind.
Das Preis- und Konditionsgefüge bei VGH arbeitet nicht nur mit gestaffelten Rabatten, sondern auch mit befristeten Aktionen oder projektbezogenen Preisen. Trotzdem benötigen die VGH-Mitarbieter nach Angaben des Unternehmens heute nur die Kundennummer und den gewünschten Artikel, um quasi auf Knopfdruck den gültigen Preis abzurufen. Änderungen und Ergänzungen am Preissystem ließen sich anbringen, ohne auf das Gesamtsystem durchzuschlagen.
Entscheidend für die Auslieferungsgeschwindigkeit ist eine effiziente Lagerverwaltung. VGH unterscheidet in jeder der vier Niederlassungen zwischen Sperr-, Haupt-, Kommissionier- und Transitlager, von denen einige real exisitieren, andere virtueller Natur sind. Diese engmaschige Lagerverwaltung mußte speziell für VGH in Navision abgebildet werden. Sie ermöglicht es dem Handelsunternehmen, seine Lagerbestände über alle Niederlassungen hinweg abzurufen. Das ist deshalb wichtig, weil der Direktverkauf ab Lager einen hohen Anteil am Gesamtgeschäft ausmacht.
Mit der Navision-Software sind insgesamt 65 PC-Arbeitsplätze in allen vier Niederlassungen ausgestattet. Die Anwender in Linz, Graz und Dornbirn stehen via ISDN-Standleitung in Kontakt mit einem Anwendungs-Server aus dem Hause Hewlett-Packard (HP), der unter Windows NT läuft und auf einen Unix-betriebenen Datenbank-Server aus der HP-9000-Familie zugreift.
In die Realisierungsphase trat das Projekt erst Ende November. Bis dahin hatten die VGH-Mitarbeiter die Anforderungen an das neue System herausgearbeitet und für die Programmierung aufbereitet, um anschließend einen Zeit- und Kostenplan zu erstellen.
Auf dieser Grundlage vergab das Unternehmen Aufträge an unterschiedliche Dienstleistungsunternehmen. Die Projektverantwortung sowie die Programmierung der Unternehmensspezifika übertrug es der KNK Systemlösungs GmbH, Kiel; das Navision-Know-how steuerte die Analytics Informationssysteme GmbH bei, deren Grazer Niederlassung auch den lokalen Softwaresupport leistet.
Anfang Dezember begann KNK mit der Progammierung. Zusätzliche Anforderungen und Verbesserungsvorschläge wurden weitgehend "im Flug" umgesetzt. Die Altdaten - beispielsweise für 11000 Kunden, mehr als 60000 Artikelsätze und die offenen Posten der Finanzbuchhaltung - waren fast alle zum Stichtag in das neue System übertragen. Nach einer Testphase von einem einzigen Tag nahm das System am 7. Januar den Echtbetrieb auf. Gekostet hat es umgerechnet etwa 850000 Mark.
Unvermeidliche Einschränkungen
Selbstverständlich brachte der gedrängte Zeitplan gewisse Einschränkungen mit sich. Beispielsweise setzt VGH nicht die jüngste, unter Windows 95 lauffähige Navision-Version "Financials" ein, sondern das DOS-basierte Vorgängersystem. Wie Pecher erläutert, arbeiteten die Pentium-PCs bei Weidmüller als komfortable Terminals, verfügten also noch nicht über Windows 95. Um das Projekt nicht zu überfrachten, stellte VGH die Umrüstung zunächst zurück. Voraussichtlich im kommenden Jahr wird das Unternehmen ein separates Projekt auflegen, das den Umstieg auf Navision Financials zum Ziel hat.
Bereits realisiert und praxiserprobt sind hingegen unterschiedliche Automatismen. So prüft das System einmal in der Stunde, welche Aufträge neu eingetroffen sind und ob die bestellte Ware ausgeliefert werden kann. In diesem Fall faßt es die Artikel auf einem Kommissionsschein zusammen, der im Lager abgearbeitet wird. Automatisch erfolgt auch die Umbuchung vom Haupt- in das Kommissionierlager.
Zudem nimmt die Software den Mitarbeitern die lästige Rechnungsstellung ab. Von acht Uhr abends an durchforstet sie alle Aufträge nach dem Gesichtspunkt, welche Rechnungen sie daraus generieren kann. Wird sie fündig, so stößt sie sogar den Druckvorgang in der jeweiligen Filiale an. Laut Pecher lassen sich derzeit etwa 90 Prozent der VGH-Rechnungen auf diese Weise erledigen. Und das sind immerhin rund 100000 Stück im Jahr.
In einer weiteren Ausbaustufe plant VGH, das Navision-Modul für den Datenaustausch im Edifact-Standard einzuführen. Mit Hilfe dieser UN-Norm hofft das Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen zu seinen großen Lieferanten schneller und effektiver abwickeln zu können.
Das Unternehmen im Überblick
Bis zum September des vergangenen Jahres war das Unternehmen, das heute Van Geel Systems & Heller (VGH) heißt, unter der Firmenbezeichnung Klippon ein Teil der Weidmüller-Gruppe, Detmold. Dieser Firmenverbund produziert und vermarktet Produkte im engsten Umfeld elektrischer Schaltschränke. Klippon hatte aber sein Produktspektrum beständig in Richtung Endabnehmer ausgeweitet. Im Rahmen einer Konzentration auf das Kerngeschäft verkaufte die Weidmüller GmbH deshalb den Groß- und Einzelhändler an den Privatmann Eduard Heller, der wiederum eine Minderheitsbeteiligung (sechs Prozent) an das niederländische Unternehmen Van Geel Systems veräußerte. Heute betreut VGH etwa 10000 Kunden, vornehmlich aus dem produzierenden Gewerbe sowie Elektriker und andere Handwerker. Das Gesamtangebot umfaßt 50000 Artikel, von denen rund 16000 regelmäßig im Lager vorrätig sind. Die 75 Mitarbeiter an den vier über Österreich verteilten Standorten wollen im laufenden Jahr einen Umsatz von rund 260 Millionen Schilling (umgerechnet 37 Millionen Mark) erwirtschaften.