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In 23 Prozent der Unternehmen kommt Software zur Mitarbeiterüberwachung zum Einsatz, dabei wurde die Software in sechs Prozent der Unternehmen während der Pandemie eingeführt, besagt eine Untersuchung der Bewertungsplattform Capterra. 14 Prozent davon wusste nicht, ob ihre Firma sie überwachte, 16 Prozent der überwachten Mitarbeiter wurden nicht über die Überwachung informiert. Capterra-Senior-Analystin Ines Bahr schlussfolgert, dass Arbeitgeber keinen Wert darauf legen, das Thema Mitarbeiterüberwachung transparent zu behandeln.
"Die Belegschaft kann profitieren"
Firmen setzen eigenen Angaben Überwachungssoftware ein, um Überstunden zu vermeiden, Aufgaben fair aufzuteilen, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden sowie besonders fleißige Mitarbeiter zu identifizieren und zu belohnen. "Die Belegschaft kann von der Überwachung des Zeitmanagements und Arbeitslastmanagements profitieren, während die Überwachung von Computeraktivitäten (immerhin von 27 Prozent der Unternehmen genutzt) oder die Überwachung des Arbeitsbereichs (13 Prozent) sehr in die Privatsphäre der Mitarbeiter eingreift," gibt Bahr zu bedenken.
Sie hat fünf Empfehlungen zusammengestellt, wie Arbeitgeber bezüglich der Überwachung ihrer Mitarbeiter kommunizieren können:
Unternehmen informieren aktiv über die verschiedenen Arten von personenbezogenen Daten, die sie sammeln. Hierbei ist wichtig, alle Prozesse zu berücksichtigen (Datenerhebung während der Rekrutierung oder des Onboardings).
Unternehmen sollten die Zeiten angeben, in denen sie verschiedene Arten von Daten erfassen, und darauf hinweisen, wann die Datenerfassung kontinuierlich oder passiv erfolgt.
Die Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, welche Geräte, Kanäle und Plattformen ihr Arbeitgeber für die Datenerfassung verwendet.
Weiterhin hat der Arbeitgeber die Aufgabe, festzulegen und auch zu kommunizieren, welche Funktionen oder Rollen Zugang zu den personenbezogenen Daten haben.
Es ist wichtig, dass das Unternehmen maßgeschneiderte Mitteilungen verbreitet, in denen es den Zweck der Datenerfassung angibt.
"Mangelnde Kommunikation kann dazu führen, dass Mitarbeiter das Schlimmste über die Verwendung der durch Überwachung gesammelten Daten durch ihr Unternehmen annehmen", so Bahrs Erfahrung. Die Umfrage wurde an 1422 Teilnehmer versandt, von denen 716 für die Teilnahme ausgewählt wurden. Von diesen Teilnehmern gaben 158 Mitarbeiter an, mit Software am Arbeitsplatz überwacht zu werden.