„WER MITTWOCHS einen Spoiler bestellt hat, will sicher sein, ihn am Wochenende einbauen zu können, und nicht am Freitag feststellen, dass er ein BMW- statt des gewünschten Alfa-Teils erhalten hat“, verdeutlicht Markus Tolnai, IT-Verantwortlicher bei der DTS GmbH in Fichtenberg, die Rahmenbedingungen für E-Business im Autozubehörhandel.
Kaum Anpassung nötig
Diese Garantie war bei der alten IT-Lösung nur mit Mühe zu gewährleisten. Sie musste stark modifiziert werden, weil sie die Anforderungen eines Versandhändlers nur unzureichend abdeckte. Der schwäbische Autozubehörhändler konzentriert sich ausschließlich auf das Versandgeschäft. Beliefert werden Endkunden, die per Telefon, Fax oder Internet bestellen, sowie etwa 30 Handelspartner, die eigene Läden betreiben. „Nach den Erfahrungen mit einer Software, die an unseren Bedarf erst grundlegend angepasst werden musste“, so Tolnai weiter, „sollte die neue Software von Grund auf passen.“
Auf der Suche nach der passenden Lösung wurde man bei SoftM fündig. Die benötigten Funktionalitäten sind im Wesentlichen im Standardsoftwareumfang enthalten. So lassen sich beispielsweise sehr komplexe Preis- und Konditionenermittlungen in Vertrieb und Einkauf abbilden. Eine andere wichtige Funktion für DTS: das Retouren-Management. Die Integration einfacher Fertigungsaufträge mit einstufiger Fertigungsstückliste inklusive Prozessüberwachung wird bei DTS benötigt, um den Kunden komplette Radsätze in den jeweils gewünschten Kombinationen von Felgen und Reifen liefern zu können.
Als kleines Unternehmen (25 Mitarbeiter) ohne eigene IT-Abteilung ist es für DTS wichtig, dass die Lösung aus einer Hand stammt. „Wenn alle betriebswirtschaftlichen Anwendungen in einem integrierten System zur Verfügung stehen“, erläutert Tolnai, „entfällt zum einen der Integrationsaufwand. Und zum anderen ergibt sich die Möglichkeit, die betrieblichen Abläufe durchgängig und transparent zu gestalten.“ SoftM Suite wurde bei DTS mit Modulen für Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Lager und Einkauf installiert. Die Einführung dieser Komplettlösung erfolgte im Herbst 2001 in weniger als drei Monaten. Dabei wurde auch die Hardware gewechselt: Von einem PC-Server stieg DTS auf IBM ISeries (Modell 270) um.
ERP als Basis für E-Business
Das neue IT-System dient nun als Basis für weitere Optimierungen. So wurden Anfang 2003 die E-Business- Module von SoftM Suite eingeführt, um die verschiedenen Vertriebskanäle zu unterstützen.
Der Online-Shop (www.dtsshop. de), über den Endkunden bei DTS bestellen können, erhielt eine Verfügbarkeitsanzeige. Basierend auf aktuellen Informationen aus dem ERP-System wird zu jedem Artikel die Lieferfähigkeit mit Ampelfarben eingeblendet. Grün zeigt an, dass der Artikel im Lager vorrätig ist (Zustellung per Post innerhalb 48 Stunden), bei Gelb wird eine Anzeige mit der entsprechenden Kalenderwoche eingeblendet, in der die Lieferung erfolgen kann; Rot bedeutet, dass kein konkreter Liefertermin genannt werden kann. Wenn der Kunde einen oder mehrere Artikel in den Warenkorb legt und bestellt, wird automatisch ein Auftrag erzeugt, der dann bis zur Kommissionierung und Rechnungstellung im ERP-System bearbeitet wird. In gleicher Weise wurde der Funtech- Shop (www.fun-tech.de), in dem DTS kostengünstige Eigenmarken über das Internet vertreibt, in das ERP-System integriert.
Amortisation in weniger als einem Jahr
Eine wesentliche Arbeitserleichterung und Serviceverbesserung haben die E-Business-Module im Call-Center gebracht. Denn dadurch konnte das externe Call- Center vollständig eingebunden werden. Dieses übernimmt die Auftragsannahme außerhalb der normalen Bürozeiten und gewährleistet so den 24x7-Service von DTS. Das externe Call Center kann jetzt Verfügbarkeiten online prüfen und den Status einer Bestellung (Tracking) abfragen.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht besteht der Hauptnutzen der neuen E-Business-Lösung darin, dass die Bestellungen im Call- Center, die 40 Prozent des Auftragsvolumens ausmachen, jetzt direkt im System eingegeben werden, statt per E-Mail an den Vertriebsinnendienst zu gehen. Dadurch entfällt die früher übliche Doppelbearbeitung dieser Aufträge, und aufgrund der höheren Prozess-Sicherheit schlägt auch die Reduktion der Retouren um zehn Prozent positiv zu Buche. Unter dem Strich amortisieren sich die Investitionen in Software und Beratung für die E-Business-Installation rund 80 000 Euro) bereits innerhalb von zehn Monaten.