Top-Tools für die Desktop-Suche

Bis vor wenigen Jahren war es noch recht einfach, auf der Festplatte seines Rechners Ordnung zu halten: Es gab ein Verzeichnis, in dem sich die Textdokumente befanden, und die Nachrichten wurden wohlgeordnet im Ordner der E-Mail-Anwendung abgelegt. In der Zwischenzeit dürften die PCs und Notebooks der meisten Anwender mit Festplatten ausgestattet sein, deren Speicherkapazität in den Terabyte-Bereich hinein- oder auch über diesen hinausreicht. Hinzu kommt eine fast unüberschaubare Anzahl unterschiedlicher Dateitypen für unterschiedliche Text-, Bild- und Musikformate.

Selbst gut strukturierte und ordentliche Mitmenschen verlieren da schnell mal die Übersicht, und so taucht schnell die Frage auf: "Wo war denn gleich noch mal die Datei mit…..". Gut, dass es Software in Form von Desktop-Suchmaschinen gibt, die in diesen Fall helfen kann. Wir stellen neben Standardsuchmaschinen auch einige interessante Alternativen für den Desktop vor, deren vornehmliche Aufgabe darin besteht, wirklich alle Dateien wiederzufinden.

Wer in unserem Artikel den "Champion" der Suchmaschinen schlechthin - Google - vermisst, soll sich nicht wundern: Auch wir setzen zwar die Google Desktop-Suche durchaus noch auf einigen Systemen ein, aber Google selbst hat die Lösung Google Desktop und damit auch die lokale Suchmaschine für den Desktop im September 2011 leider endgültig eingestellt. Die Software ist aber auf einschlägigen Download-Seiten nach wie vor zu finden.

Auf den folgenden Seiten finden Sie ausführliche Beschreibungen mit Stärken und Schwächen der ausgewählten Tools. Unsere Bilderstrecke gibt Ihnen einen schnellen Überblick.

Windows 8.x: Eingebaute Suche

Die Windows-Systeme sind schon eine ganze Zeit mit einer integrierten Suche ausgestattet, die aber mindestens bis zu den XP-Systemen nicht besonders glänzen konnte: Zu unpräzise, eine sehr langsamen Indexierung und eine völlig überflüssige Animation mit Comic-Figuren trugen nicht zur Beliebtheit dieses Windows-Programms bei. Erst mit Windows Vista und vollständig mit den Verbesserungen unter Windows 7 gelang es Microsoft, eine gut zu nutzenden und schnelle Suche in das Desktop-Betriebssystem zu integrieren. Mit dem aktuellen Betriebssystem Windows 8 wurde diese Suche noch einmal erweitert und vor allen sehr viel weitgehender in die neue Oberfläche integriert.

Vorteile der integrierten Windows-Suche:

• Direkt in das Windows-8-System integriert - keine zusätzliche Software/Installation nötig, der Index wird vom Betriebssystem aufgebaut.

• Eignet sich hervorragend dafür, auch alle Standardprogramme und installierten Anwendungen auf dem Windows-System zu finden: Wer sich gerade unter Windows 8 schwer tut, beispielsweise die Computerverwaltung zu finden, gibt den Begriff direkt an der Kacheloberfläche ein. Zumeist wird dann bereits nach wenigen Buchstaben die gewünschte Anwendung oder Einstellung angezeigt.

• Die Integration in die neue Oberfläche des Explorerserleichtert unter Windows 8 auch die traditionelle Suche im Dateisystem deutlich.

Nachteile der integrierten Windows-Suche:

• Gerade die neue Art und Weise, wie die Suche von der Kacheloberfläche gestartet und eingesetzt wird, ist für viele Nutzer - vor allen Dingen wenn sie von alten XP-Systemen migrieren müssen - zu Anfang sehr ungewohnt und teilweise auch schwer verständlich.

Fazit: Microsoft hat spätestens mit Windows 7 seine Hausaufgaben in Sachen Desktop-Suche gut gemacht und bei den aktuellen Windows-8-Systemen die Suchoptionen noch besser mit dem Betriebssystem verknüpft: Das Finden von Dateien gelingt relativ mühelos und schnell. Als besonderer Vorteil der in Windows integrierten Suche muss hervorgehoben werden, dass mit ihrer Hilfe ebenso schnell auch in Untermenüs versteckte Einstellungen zu finden sind. Wer nicht jeden Tag sehr komplexe Suchmuster eingibt und keine zusätzliche Software installieren will, der liegt mit dieser Desktop-Suche genau richtig. Nutzer, die im Explorer suchen wollen, werden es zudem zu schätzen wissen, dass durch die kontext-sensitiven Menüs nun sofort alle Suchoptionen zur Verfügung stehen.

Mac OS X: Integrierte Suche mit Spotlight

Auch die Macintosh-Systeme von Apple besitzen seit dem Release Mac OS X 10.4 (Tiger) mit Spotlight eine direkt ins Betriebssystem integrierte Desktop-Suche. Bemängelten die Mac-Anwender zu Anfang noch, dass die Suche nicht regelmäßig alle Bereiche der Festplatte erfasste, scheinen diese Probleme unter den aktuellen Versionen des Apple-Betriebssystems gelöst zu sein.

Vorteile beim Einsatz von Spotlight:

• Nahtlos ins Betriebssystem integrierte Software.

• Arbeitet schnell und ist einfach zu bedienen.

• Findet nicht nur Texte und Dateien sondern auch Systemprogramme, Schriften und andere Daten.

• Findet Ergebnisse in unterschiedlichen Kategorien - der Anwender kann wählen, in welchen Kategorien das Programm sucht und in welcher Reihenfolge es diese absuchen soll.

Nachteile beim Einsatz von Spotlight:

• Wie es unter der Mac OS-Oberfläche typisch ist, sind die Einstellmöglichkeiten spartanisch: Der Anwender kann nur bei der Reihenfolge der Kategorien entscheiden und Verzeichnisse ausschließen.

• Lokalisierung hört bei den Suchparametern auf: Wer mit Verknüpfungen arbeiten will muss beispielsweise "AND" beziehungsweise "OR" verwenden.

• Ein Neuaufsetzen des Index oder ein Abstellen der Indexierung (um Ressourcen zu sparen) funktioniert nur über die Unix-Kommandozeile.

Fazit: Grundsätzlich hat auch Apple die Suche mit Hilfe von Spotlight gut ins Betriebssystem integriert. Wer nur hin und wieder sucht und keine allzu komplexen Suchregeln eingeben muss, wird mit Hilfe dieser Software alles finden: Warum allerdings bei dieser ansonsten so grafisch orientierten Oberfläche keine Möglichkeit integriert wurde, Suchfilter einfach zusammenzuklicken, bleibt unverständlich. Für interessierte Mac-Anwender, hier noch die Befehle (zur Ausführung werden Administratorrechte benötigt!) zum Abschalten beziehungsweise Wiedereinschalten der Indexierung:

mdutil -i off /
mdutil -i on/

Und es gibt sie doch: Erweiterung und Ergänzungen für Spotlight

Bei unserer Recherche zu diesem Bericht sah es zunächst so aus, als gäbe es zwar sehr viele Lösungen, die eine Desktop-Suche auf Windows-Systemen ermöglichen, aber keine Programme außer Spotlight, die diese Aufgabe für das Mac OS übernehmen. Zwar gab es den Google Desktop mitsamt seiner integrierten Suche auch für diese Plattform, aber wie bereits erwähnt hat Google dieses Programm komplett eingestellt. Nach längerer Suche haben wir zwei Angebote der Luxemburger (!) Firma Houdah Software ausfindig gemacht, die mit HoudahSpot und Tembo zwei sinnvolle Erweiterungen für die Desktop-Suche auf den Mac-Systemen zur Verfügung stellt.

Vorteile von HoudahSpot und Tembo:

• Beide Apps ergänzen und erweitern die Möglichkeiten der Spotlight-Suche um zusätzliche Möglichkeiten

• HoudahSpot fungiert als erweitertes Frontend für Spotlight und ermöglicht es so, sehr viel komplexere Suchen schnell und einfach zusammenzustellen.

• Zudem erlaubt es diese Software, die Dateien und Suchergebnisse mittels eigener Tags zu sortieren und zu kategorisieren.

• Tembo arbeitet zwar auch mit der Spotlight-Engine, stellt aber eine komplette eigene Desktop-Suche in deutscher Sprache zur Verfügung.

• Tembo gruppiert die Suche sehr übersichtlich und arbeitet sowohl mit der Mail als auch mit iChat und Safari zusammen.

Nachteile HoudahSpot und Tembo:

• Beide Applikationen sind kostenpflichtig und werden nur als Testversionen angeboten (HoudahSpot nur 15 Tage).

• HoudahSpot steht nur in englischer Sprache zur Verfügung.

• Tembo benötigt mindestens Mac OS X in der Version 10.6.6 während HudahSpot bereits mit der Version 10.5 (Leopard) zusammenarbeitet.

Fazit: Beide Anwendungen arbeiten zuverlässig und schnell auf dem Mac und lassen sich, wie es auf dieser Plattform üblich ist, sehr einfach und rasch installieren. Gerade HoudahSpot ergänzt Spotlight um die Fähigkeiten, die aus dem gut zu gebrauchenden Suchprogramm ein wirklich mächtiges Tool machen - schade, dass diese Lösung im Moment nur in Englisch zu haben ist.

Klein, schnell & effizient: TheSearchMan

Das erste frei verfügbare Werkzeug, das wir hier im Rahmen unserer Toolstrecke präsentieren, trägt den Namen TheSearchMan und kann mit Fug und Recht als der "schnelle, kleine Flitzer" unter den Desktop-Suchmaschinen bezeichnet werden: Nicht nur, dass die RAR-Datei zum Download nur eine Größe von nur 36 KByte aufweist, auch das Programm an sich glänzt mit Minimalismus, ohne die wichtigsten Funktionen missen zu lassen.

Die kostenlose Version wird von der Firma Hulbee nicht mehr angeboten und auch nicht weiter unterstützt oder gepflegt.

• Sehr kleines, schnelles Programm, das ohne weitere Installation direkt aus der .exe-Datei heraus startet (kann so auch gut direkt vom USB-Stick gestartet werden).

• Arbeitet sowohl mit als auch ohne Indexierung schnell.

• In unseren Tests fand es die gesuchten Begriffe und Dateien deutlich schneller als die Windows-Suche - auch ohne einen Index zu verwenden.

• In den Suchergebnissen kann direkt weitergesucht werden - sehr gut dazu geeignet, um detailliert nach einzelnen Begriffen in Textdateien zu suchen.

Nachteile des Einsatzes von TheSearchMan:

• Sehr antiquierte Oberfläche.

• Wenig zusätzliche Informationen, dieses Werkzeug ist wirklich ausschließlich zum Suchen gedacht.

• Wird leider scheinbar nicht mehr weiterentwickelt (letzte Einträge auf Blog sind von 2009).

Fazit: Auch wenn dieses frei erhältliche Tool wie es scheint nicht mehr weiterentwickelt wird - es ist eines der besten Suchwerkzeuge, das wir auf unseren Windows-Desktops zum Einsatz gebracht haben. Keine andere Software arbeitet so schnell, wobei TheSearchMan diese Aufgabe auch ohne Index bewältigt. Zudem sprechen der geringe Systembedarf und die Installation via "Drag & Drop" für sich: Diese Software kann auf dem Netbook wie auf dem Corporate Desktop schnell zum Einsatz kommen und bekommt unsere absolute Empfehlung.

Schnell und mächtig: Copernic Desktop Search (CDS)

Es wird wohl keine Aufzählung von Desktop-Suchmaschinen geben, in der nicht die Lösung Copernic Desktop Search zu finden ist. Der kanadische Hersteller bietet seine Software sowohl in einer freien Home-Version als auch in einer kostenpflichtigen Professional- und Corporate-Version an.

Vorteile von Copernic Desktop Search:

• Schnelle Suche mit hoher Trefferrate (wir konnten im Test Dateien wiederfinden, die von den meisten anderen Produkten "übersehen" wurden).

• Intuitiv und gut zu bedienende voll lokalisierte Oberfläche

• Gute Integration in das Windows-Betriebssystem möglich.

• Unterstützt und integriert sehr viele Mail-Programme in die Suche.

Nachteile von Copernic Desktop Search:

• Lokalisierung bleibt leider an der Oberfläche - wird die Hilfe ausgewählt, landet der Anwender wieder auf englischen Hilfetexten. Da der Anbieter aus Frankreich ist, stehen im Zweifelsfall allerdings auch noch französische Hilfetexte bereit.

• Die freie Version ist doch deutlich eingeschränkt - so kann diese nicht auf Netzwerklaufwerken suchen und schränkt die Suche auf insgesamt 75.000 Dateien ein.

Fazit: Es gibt keinen Zweifel: Die Ergebnisse der Desktop-Suchmaschine sind tadellos und weder an Geschwindigkeit noch an der Bedienung der Software gibt es etwas auszusetzen. Wer allerdings wirklich alle Vorteile dieser guten Lösung ausnutzen will, sollte sich für die Professional- oder auch Corporate-Lösung entscheiden, denn dann kann sie alle Vorteile auch im Firmenumfeld ausspielen. Zudem wird die Anzeige der Suchergebnissen dann nicht mehr durch die Werbung für die Vollversion eingeschränkt.

"Back to the Roots": FileSearchEX

Es scheint immer noch eine ganze Reihe von Anwendern zu geben, die mit der "alten Art" der Suche besser zurecht kamen, wie sie standardmäßig auf den Windows-Systemen bis hin zu Windows XP angeboten wurde. Nur so lässt es sich erklären, dass beispielsweise mit FileSearchEX ein Werkzeug angeboten wird, das diesem "klassischen" Suchfeature nachgebildet ist.

Vorteile von FileSearchEX:

• Klar strukturierte Oberfläche mit leicht zu bedienenden Elementen.

• Trotz des "nostalgischen" Ansatzes ist es dem Hersteller gelungen, die Software nahtlos in die Windows-7-Oberfläche zu integrieren.

• Sucht schnell und zuverlässig auch auf Netzwerklaufwerken.

Nachteile von FileSearchEX:

• Keine freie Software - nach einer Trial-Phase müssen auch Privatanwender einen (geringen) Betrag zahlen, bekommen dafür aber auch nur die "minor updates" für ein Jahr.

• Software ist komplett in Englisch (hat aber keine Probleme mit Umlauten).

Fazit: Der Anbieter Goff Concepts wirbt auf seiner Webseite mit einer "no nonsense"-Suchanwendung - und das trifft sicher zu. Hier wurde die klassische Oberfläche der Suche aus den XP-Systemen nahtlos auf die Windows-7/8-Rechner übertragen. Schnelligkeit und Bedienbarkeit der Lösung sind ebenfalls in Ordnung. Wer also diese Art der Suche auf dem Desktop bevorzugt, findet hier seine Lösung.

Die etwas andere Oberfläche: HulbeeDesktop Free

Schon die hier von uns vorgestellte kleine Auswahl an Desktop-Suchmaschinen zeigt, dass gerade für die Windows-Systeme eine schier unüberschaubare Menge an unterschiedlichen Lösungen zu finden ist. Bleibt für Anbieter und Entwickler die Frage, wie sie sich voneinander differenzieren, denn das Finden der gewünschten Dateien klappt im Prinzip bei allen Produkten. Als Alternative verbleiben dann beispielsweise noch Aussehen und Bedienung des Programms, die wie bei HulbeeDesktop Free auch einmal ganz anders als üblich gestaltet werden können. Leider hat sich die Schweizer Hulbee AG dazu entschlossen, nur noch die kostenpflichtige Pro-Version ihrer Deskktop-Suche anzubieten und weiter zu entwickeln. Da die alte freie Version aber noch wie vor gut funktioniert, haben wir hier auch auf das Angebot unserer Kollegen von der PC Welt verlinkt, die dieses nützliche Programm nach wie vor zum kostenlosen Download bereitstellen.

Vorteile des Einsatzes von HulbeeDesktop Free:

• Leichte Bedienung auch für ungeübte Benutzer durch eine Oberfläche, die sich sehr an einen Browser anlehnt.

• "DataCloud" bietet gute Visualisierung der Suchergebnisse

• Bei gefundenen Dokumenten werden kurze Ausschnitte angezeigt, das erleichtert die Auswahl des richtigen Treffers enorm.

• Steht vollständig in deutscher Sprache zur Verfügung.

Nachteile des Einsatzes von HulbeeDesktop Free:

• Die kostenlose Version wird von der Firma Hulbee nicht mehr angeboten und auch nicht weiter unterstützt oder gepflegt.

• Die Oberfläche im Comic-Stil ist sicher nicht jedermanns Sache und passt nicht in ein Firmenumfeld. Dort sollte eine Windows-Anwendung gewissen Standards der Bedienung folgen.

• Der Aufbau des ersten Index dauerte auf unseren Testsystem ziemlich lange - andere Anwendungen konnten in diesem Zeitraum bereits erste Ergebnisse anzeigen.

• In der kostenlosen Version werden keine externen Festplatten durchsucht.

Fazit: Wer sich an der Oberfläche im etwas ungewöhnlichen Stil nicht stört, findet hier eine Desktop-Suchmaschine, die gerade von eher unerfahreneren Anwendern leicht zu bedienen sein dürfte. Die Anzeige der Suchbegriffe in Form einer DataCloud hat uns ebenso wie die Vorschau in Form kurzer Ausschnitte aus den gefunden Dokumenten sehr gut gefallen: Beides erleichtert den Umgang mit den Treffern deutlich. Für "altgediente" Windows-Profis ist die Oberfläche hingegen eher ein Grund, diese Lösung nicht einzusetzen. Wirklich gestört hat uns nur, dass der Aufbau des ersten Index so lange dauerte. Danach waren die Suchergebnisse allerdings vollkommen in Ordnung. Der Anbieter stellt die Software auch nach wie vor in einer kostenpflichtigen Professional-Version zur Verfügung, die dann unter anderem neben einer ungenauen Suche mittels Fuzzylogik auch eine Einbindung der Nachrichten aus Lotus Mail anzubieten hat. (sh/wh)