Tools für den Knowledge-Worker

Für den Begriff Knowledge-Worker existieren unterschiedliche, je nach Ausprägung mehr oder weniger zutreffende Übersetzungen: Häufig bekommt man Begriffe wie Wissens- oder auch "Kopfarbeiter" präsentiert. Diese Übersetzungen zeigen recht deutlich, um was es bei dieser Thematik geht: Um das Wissen, das in den Köpfen der Mitarbeiter ist und das am besten allen anderen Kollegen in der Firma auch zur Verfügung stehen sollte. Ebenso dreht es sich dabei um die Verarbeitung der vielen anderen Wissensquellen, die heute im "Informationszeitalter" bereitstehen. Selbst für die "Solo-Arbeiter", deren primäres Streben sicher nicht daran besteht, ihren reichen Schatz an Wissen zu verteilen, bleibt ein Problem bestehen: Wie organisiere ich diese vielfältigen Wissensquellen sinnvoll und zudem so, dass ich nicht nur suchen sondern auch finden kann?

Hier soll und kann die IT helfen: Es existiert eine sehr große Zahl unterschiedlichster Programme, die dem Anwender bei diesen Problemen helfend zur Seite stehen können. Wir haben uns umgeschaut und dabei festgestellt, dass Programme aus ganz unterschiedlichen Kategorien bei der Verwaltung des Wissens zum Einsatz kommen können: Das Spektrum reicht von einfachen "elektronischen Zettelkästen" über Collaboration-Programme bis hin zu Intranet- und Cloud-Lösungen. Wir haben aus diesem Riesenangebot eine subjektive Auswahl getroffen, und stellen hier einige unterschiedliche Ansätze und die dafür vorhandenen Programme vor.

Eine eigene Wissensbasis in der Cloud aufbauen
Schon mit der freien Version von Alfresco stehen 10 GByte an Speicherplatz bereit, die mit beliebig vielen Kollegen geteilt werden können.

Das Wissen liegt in den unterschiedlichsten Dokumenten „begraben“
Mit der Cloud-Lösung von Alfresco können die gängigen Office-Dateien direkt im Browser dargestellt, durchsucht und auch bearbeitet werden.

Vorbildliche Installation
Während die Software cleverKM auf das Windows-8-System gelangt, werden automatisch die richtigen Versionen der benötigten Datenbank heruntergeladen und installiert.

Ein etwas gewöhnungsbedürftiges Farbschema
Die Wissensdatenbank cleverKM folgt in ihrer Oberfläche weder bei den Farben noch bei der Bedienung den gängigen Windows-Konventionen.

Schnell einen neuen Eintrag anlegen
Grundsätzlich wirft die Bedienung der Software cleverKM keine Fragen auf – das Anlegen von Einträgen und/oder Verzeichnissen erklärt von allein.

Ganz im „Look & Feel“ von Windows 8
Auch mit OneNote hat Microsoft in der aktuellen Version den Schwenk hin zu der reduzierten Windows-Oberfläche vollzogen.

Enge Verzahnung
Auch das Werkzeug OneNote ist in der Version 2013 sehr eng mit dem Online-Speicher Skydrive verbunden, was die Verwaltung der Wissensdatenbank deutlich erleichtert.

Komplett im Tablet-Look
Wer die hier gezeigte kostenlose OneNote-App unter Windows 8 verwendet, kann mit ihrer Hilfe seine Datenbank auf dem Skydrive auch ohne Office 2013 verwenden.

Keine Angst vor anderen Betriebssystemen
Für OneNote steht auch eine Android-App bereit, die zwar etwas eingeschränkt in ihren Möglichkeiten ist, aber den Zugriff auf die Daten gewährt.

Umfangreiche Verwaltung und Ablage
Evernote kann auf vielen Plattformen eingesetzt werden, wenn auch der Stand der hier gezeigte Windows-Version nicht immer dem aktuellen Stand der Apps auf den mobilen Geräten entspricht.

Gut strukturiert
Die Evernote-App auf einem Android-Gerät (hier unter Android 4.2) ermöglicht nicht nur das Abspeichern von Texten, sondern kann unter anderem auch mit Fotos und Audioaufnahmen umgehen.

Hilfedateien auch in deutscher Sprache
Gerade bei freien Apps ist auf den mobilen Geräten nicht selbstverständlich, dass wie hier bei Evernote auch Hilfestellungen in Deutsch angeboten werden.

Ein Flash-Plugin macht es möglich
Wer sein Wissen mit Hilfe von Mindmaps verwalten möchte, kann diese beim Tool Mindjet auch direkt im Browser bearbeiten und verwalten.

Arbeiten auf dem Tablet
Gerade die sehr visuelle Mindmap-Methode eignet sich sehr gut für den Einsatz auf einem Tablet. Bei der hier gezeigten Android-App von Mindjet wurden leider nicht alle Farben richtig dargestellt, was aber der guten Bedienbarkeit keinen Abbruch tat.

Mehr als nur Mindmaps erstellen
Mit der Online-Version, die nun fester Bestandteil der Mindjet-Lösung ist, können auch Aufgaben erstellt, betreut und verteilt werden.

Literaturverwaltung als moderne Wissensverwaltung
Die Anwendung Mendeley verlangt auch in der Standalone-Variante immer eine Anmeldung bei der Web-Seite des Anbieters.

Schnell die eigenen Dokumente verwenden
Die Literaturverwaltung Mendeley erlaubt ein leichtes Arbeiten mit Quellen und unterstützt die Einarbeitung durch entsprechende Tutorials in englischer Sprache.

Arbeiten mit PDF-Dokumenten
Wie von den kommerziellen Adobe-Produkten bekannt, können die Anwender auch bei der freien Software Mendeley ihre PDF-Dateien mit entsprechenden Anmerkungen und Notizen versehen.

Wissen in der Cloud gelagert: Alfresco

"Der Zugriff auf Inhalte sowie das Speichern und Freigeben von Inhalten…", so umschreiben die Macher der Lösung Alfresco die Möglichkeiten ihres Programms. Die englische Firma Alfresco Software Limited bietet das auf einer Open-Source ECM-Lösung aufsetzende Paket sowohl als Cloud-Lösung als auch als sogenannte Enterprise Edition zur Installation auf dem eigenen Server an. Wir haben einen Blick auf die in der Startversion kostenfreie Cloud-Lösung geworfen.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von Alfresco?

• Einfach zu handhabende Cloud-Lösung, die es schnell ermöglich, ein privates Netzwerk mit bis zu 10 GByte Speicherplatz kostenlos zu verwenden.

• Tutorials erleichtern den Einstieg und zeigen beispielsweise, wie mit der Lösung ein Workflow aufgebaut werden kann.

• Flexibles Arbeiten und Einbindung unterschiedlicher Dokumenttypen direkt im Browser. Der Zugriff ist auch mit mobilen Geräten von Apple möglich.

Welche Nachteile gibt es bei Alfresco?

• Die Daten werden auf der Amazon-Cloud (AWS - Amazon Web Services) abgelegt, deren Standort - trotz aller SafeHarbour-Zertifikate - sich in den Vereinigten Staaten von Amerika befindet.

• Eine AES (Advanced Encryption Standard) 256-Bit-Verschlüsselung für die Daten steht erst in der kostenpflichtigen Version der Lösung zur Verfügung.

Fazit: Grundsätzlich haben uns Bedienung und Möglichkeiten der Alfresco-Lösung gut gefallen: Anwender finden hier eine gut strukturierte und leicht zu bedienende Cloud-Lösung, mit der sie ihr Wissen und ihre Dokumente verteilen und verwalten können. Die freie Cloud-Version ist sicher ein guter "Test-Einstieg", um so festzustellen, ob die Lösung den eigenen Bedürfnissen genügt, um dann vielleicht sogar die "On-Premise"-Version auf dem eigenen Server zu installieren.

Klar strukturiert: cleverKM

Während es sich bei der zuvor geschilderten Anwendung um eine Lösung handelte, die auf die Zusammenarbeit im Team und über das Web ausgerichtet ist, stellen wir mit cleverKM nun eine Software mit einer etwas anderen Zielrichtung vor: Hier geht es darum, alle Informationen und das persönliche Wissen in einer Datenbank nach eigenen Vorstellungen an einem Ort strukturiert abzulegen.

Welche Vorteile der Einsatz von cleverKM bieten kann:

• Vollständig in deutscher Sprache gehaltene Software, die gut strukturiert und einfach zu bedienen ist und im Test auch unter Windows 8 problemlos funktionierte.

• Software installiert automatisch die benötigten richtigen Softwarepakete wie etwa die SQL-Datenbank Compact-Edition.

• Es können beliebig viele Datenbanken angelegt werden.

Was uns an cleverKM nicht so gut gefallen hat:

• Testversion arbeitet standardmäßig für einen sehr begrenzten Zeitraum von 10 Tagen, in denen der Anwender zudem bei jedem Start mit einer entsprechenden Werbung bedacht wird. Allerdings kann durch Angabe einer E-Mail-Adresse ein Schlüssel für 30 Tage angefordert werden, der auch die Werbung ausblendet.

• Oberfläche folgt nicht unbedingt den gängigen Windows-Standards, wenn es um die Bedienung geht und bietet nur rudimentäre Einstellmöglichkeiten.

• Durch die Verwendung SQL-Server Compact-Edition kann eine Datenbank nicht größer als 4 GByte werden.

Fazit: Wer seine ganz unterschiedlichen Daten und damit die gesammelten Informationen und sein Wissen an einem Ort lagern will, findet hier eine gute Lösung, die einfach aufgebaut und gut strukturiert ist. Auch die Tatsache, dass die Software sich problemlos unter Windows 8 betreiben lässt (obwohl nur Windows 7 angegeben wird), spricht für die Lösung. Wir würden uns nur wünschen, dass es dem armen Anwender möglich wäre, die grelle, orange Farbe der Oberfläche zu verändern.

Das unbekannte Microsoft-Werkzeug: OneNote 2013

Kenner der Microsoft Office-Suite, wissen es schon seit Jahren: Auch der große Softwarehersteller aus Redmond stellt nicht den "großen" SharePoint-Server bereit, wenn es um Collaboration oder Wissens-, Dokumenten- und Informationsmanagement geht. Mit der Software OneNote steht eine Software bereit, die diese Aufgaben auch im kleineren Maßstab, aber ebenso vernetzt und über Plattformen hinweg leisten kann. Das trifft ganz besonders auch auf die aktuelle Version OneNote 2013 zu, die sich allerdings zum Zeitpunkt unseres Tests noch im Preview-Stadium befand.

Was OneNote leisten kann:

• Die Anwendung war bereits in den Vorgängerversionen 2007 und 2010 grundsätzlich auf den Betrieb auf einem Tablet ausgerichtet - mit Windows 8 kann sie endlich entsprechend gut eingesetzt werden.

• Kann natürlich gut mit allen Microsoft-Office-Dateitypen umgehen, bietet aber auch die Möglichkeit andere Datentypen wie PDF oder auch ganze Web-Seiten in der Datenbank abzulegen. Apps für Android und iOS ermöglichen auch den mobilen Zugriff auf das gesammelte Wissen.

• Der Notizbuchcharakter erleichtert das Anlegen und Finden von Notizen, Daten bis hin zu Videos und Sprachaufzeichnungen.

Welche Nachteile tauchen beim Einsatz von OneNote auf?

• Die Möglichkeit über Plattformgrenzen hinweg zu arbeiten, endet leider bei OS X - obwohl die Anwender im Netz seit Jahren danach rufen, bewegt sich Microsoft hier nicht. Nur über die Web-Anwendungen von Skydrive oder Office 365 ist es möglich, von einem Apple-System unter OS X aus auf eine solche Wissensdatenbank zuzugreifen.

• Für die Kacheloberfläche von Windows 8 steht eine freie App im Windows Store bereit, die aber ebenso wie die Android- und iOS-App nur ein eingeschränktes Feature-Set zu bieten hat.

Fazit: Auch wenn Microsoft bei OneNote ungewohnt zurückhaltend nur von einem "digitalen Notizbuch" redet - die Software bietet viele Möglichkeiten, sein Wissen einfach und übersichtlich zu strukturieren. Glücklicherweise haben die Entwickler beim Wechsel auf die Version 2013 nicht wieder das Dateiformat von OneNote geändert (wie sie es noch beim Wechsel von der Version 2003 zu 2007 taten), so dass auch Anwender mit dieser Version weiterarbeiten können, die OneNote schon länger nützen. Dadurch, dass OneNote auch als Web-App auf Skydrive bereitsteht, ist es problemlos möglich, sich zunächst einmal einen Überblick zu verschaffen, wie diese Software arbeitet.

Evernote, Mindjet und Mendeley

Auf allen Plattformen daheim: Evernote

Zu den Anwendungen, die auf fast allen unseren Testgeräten zu finden sind, gehört unter anderem auch die Software Evernote. Von vielen Anwendern nur als App gesehen, die ihre Notizen auf allen Geräten synchron hält, eignet sich diese Software gut dafür, dass eigene Wissen zu verwalten - gerade was das Plattform-übergreifende Arbeiten angeht, bietet Evernote weitaus flexiblere Möglichkeiten als es beispielsweise OneNote kann.

Was kann Evernote leisten?

• Flexible Software, die schon in der freien Version viele Möglichkeiten zum Speichern und Verwalten der unterschiedlichsten Daten bietet.

• Lösung steht auf fast allen Plattformen mit den meisten Features bereit.

• Verknüpfung mit anderen Programmen (wie Einbindung in Outlook) erleichtert das Sammeln der Informationen.

Was gefällt uns nicht so gut bei Evernote?

• Der volle Funktionsumfang vor allen Dingen für die Teamarbeit steht erst in der kostenpflichtigen Evernote Business Version zur Verfügung. Einzelpersonen benötigen beispielsweise für die Verwendung von Offline-Notizbüchern die ebenfalls kostenpflichtige Premium-Version.

• Die Ausrichtung auf den mobilen Markt führt dazu, dass die aktuellste Evernote-Version zunächst meist nur für die iOS-Geräte bereitgestellt wird - gerade die PC-Versionen hinken bisher zumeist etwas hinterher.

Fazit: Es gehört zu den großen Vorteilen von Evernote, dass für viele Zwecke - auch in Bezug auf das Wissensmanagement - bereits die kostenfreie Version ausreichen kann. Flexibilität und Stabilität sowie die breite Unterstützung der verschiedenen Plattformen machen diese Software zu einem echten Tipp für die einfache Verwaltung von Informationen und Wissen.

Der etwas andere Weg: Mindjet

Immer wenn sich die Diskussion um das Wissensmanagement dreht, kommt die Sprache nach einer gewissen Zeit auf den Einsatz des sogenannten Mind Mappings: Eine gerade in Amerika sehr verbreitete Methode, um Daten, Informationen und vor allen Dingen auch Denkprozesse zu visualisieren. Menschen, die etwas eingehender damit befasst haben, schwören häufig auf die Art der Wissensverwaltung und nutzen entsprechende Werkzeuge auf ihren Rechnern. Zu den bekanntesten Tools aus diesem Bereich gehört die gleichnamige Lösung der Firma Mindjet. War die Lösung bis Mitte des letzten Jahres noch in die Bereich "Connect" für den Online-Bereich und "MindManager" für das Arbeiten auf dem PC unterteilt, so hat der Hersteller diesen beiden Linien nun vereint - und stellt seit diesem Zeitpunkt leider auch keine freie Version der Software mehr bereit.

Was kann die Mindjet-Lösung leisten?

• Wer bereits einmal mit Mindmaps gearbeitet hat, wird schnell mit der Software sowohl in der Online- als auch in der Desktop-Version zurechtkommen: Sie bietet eine sehr gute und genau Umsetzung dieser Technik für den Computer.

• Die Online-Version arbeitet mittels Flash-Plugin mit den meisten modernen Browsern zusammen und kann so auch auf vielen Plattformen eingesetzt werden. Der Hersteller bietet auch Apps für Android und iOS an, die sich auf Tablets (wir haben ein Google Nexus 7 verwendet) gut bedienen lassen.

• Neben den "Standard-Mindmaps" bietet die Software online auch die Möglichkeit, Aufgaben zu verwalten und mit den Maps zu verknüpfen.

Was uns an der Software nicht gefallen hat…

• Wer nur gelegentlich einmal mit einer Mindmap arbeitet, wird sich vor allen Dingen an dem hohen Preis der Lösung stören: Eine Einzelperson muss bereits mehr als 200 Euro für eine Jahreslizenz zahlen. Der Hersteller bietet leider keine freie Variante mehr an, so dass sich viele Nutzer dann lieber entsprechenden Free- und Shareware-Angeboten wie Freemind oder Freeplane zuwenden werden.

• Das Flash-Plugin der Online-Version neigt manchmal dazu, den Browser zum "Aufhängen" zu bringen - zwar haben wir dabei nie Daten verloren, aber von einem reibungslosen Arbeiten kann man da leider auch nicht reden.

• Die Farben der im Browser angelegten Mindmaps wurden in der Android-App teilweise falsch dargestellt.

Fazit: Es ist unbestritten: Wer in seiner Firma das Mindmapping als Methode verwendet, um das Wissen und seine Planungen im Griff zu behalten, der sollte unbedingt einen Blick auf diese Lösung werfen: Nach wie vor dürfte es kaum eine Software geben, die das Mindmapping-Prinzip so konsequent umsetzt und dabei zudem auch nahtlos in Office-Programme integriert. Alle anderen Anwender, die nur mal in diese Methode des Wissensmanagement "hineinschnuppern" wollen, raten wir dazu, zunächst einmal die 30-Tage-Testversion der Lösung ausprobieren. Dann können Sie immer noch entscheiden, ob dies der Weg für Sie ist, Ihr Wissen zu verwalten.

Nicht nur für Wissenschaftler geeignet: Mendeley

Nicht erst durch mehr oder weniger misslungene Doktorarbeiten diverser Politiker ist bekannt, dass es beim wissenschaftlichen Arbeiten unbedingt notwendig ist, das vorhandene Wissen und die entsprechenden Quellen zu sortieren und richtig zu benennen. So ist dann auch die Verwaltung der verwendeten Literaturquellen mit erheblichem Aufwand verbunden. Auch für diesen Bereich des Wissensmanagements existieren Lösungen, von denen wir hier die freie Lösung Mendeley vorstellen: Denn nicht nur angehende Wissenschaftlicher suchen ihr Wissen in den unterschiedlichen Literaturquellen.

Vorteile beim Einsatz von Mendeley:

• Schnell installierte und einfache zu bedienende Lösung, die als Standalone-Anwendung (immer mit Anmeldung) oder im Browser betrieben werden kann.

• Software arbeitet hervorragend mit PDF-Dateien zusammen: So kann der Anwender seine Literaturquellen auch mit entsprechenden Notizen und Anmerkungen versehen.

• Arbeitet unter Windows, Linux, Mac OS X oder in einem Browser. Eine App für iOS wird ebenfalls angeboten.

Nachteile bei der Verwendung von Mendeley:

• Die Software steht ebenso wie die Online-Seite nur in englischer Sprache bereit. Die im Web verfügbare Bibliothek der Mendeley-Anwender besteht ebenfalls zu einem sehr großen Teil aus englischsprachigen Artikeln.

• Auch das Standalone-Programm arbeitet nur online: Mendeley bildet eine Gemeinschaft im Netz, in der nach Möglichkeit, die entsprechenden Unterlagen zur Verfügung gestellt werden sollen. Hier muss der Nutzer genau darauf achten, welche Texte er wirklich online der Gemeinschaft zur Verfügung stellen will.

Fazit: Für Anwender, die große und umfangreiche Arbeiten mit vielen verschiedenen Quellen zu bearbeiten haben, lohnt sicher ein Blick auf diese Literaturverwaltung: Hier können sehr viele Quellen leicht und einfach verwaltet werden. Besonders gut hat uns dabei der einfache Umgang mit den PDF-Dateien gefallen. Wer lieber mit einer rein deutschsprachigen Lösung arbeiten möchte, kann die Verwendung des ebenfalls freien Zettelkastens in Erwägung ziehen, den wir an anderer Stelle bereits einmal vorgestellt haben. (ph)