Neben Wikis stoßen mittlerweile auch Blogs auf ein wachsendes Interesse in Unternehmensabteilungen. Sie sehen in solchen leichtgewichtigen und leicht zu bedienenden Anwendungen eine neue Option, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern transparenter und effizienter zu machen. Ein Beispiel hierfür gab jetzt der TK-Konzern Bell Canada unseren Kollegen von "CIO Asia". Dort ist mittlerweile ein Enterprise Blog im Einsatz, in dem die über den Kontinent verteilten Angestellten je nach Interessen neue TK-Services und -Produkte diskutieren und sich bei ihrer täglichen Arbeit organisieren (siehe auch den Beitrag "Herausforderung Enterprise 2.0").
Flucht vor dem CC-Sturm
Laut Eugene Roman, Group President Systems and Technology bei Bell Canada, komme es manchmal zu regelrechten "Jam Sessions" in den Arbeitsgruppen. Er sieht den Erfolg von Blogs auch in einem, bisher nicht offen eingestandenen Problem: Der Austausch von E-Mails ist immer weniger für die Kommunikation und ein Projekt-Management geeignet. Statt eines "CC-Sturms" (CC für Kopie) per E-Mail suchen daher Anwender nach anderen kollaborativen Ansätzen. Dies ist auch etablierten Herstellern wie IBM und Microsoft nicht entgangen. Sie erweitern daher ihre bisherigen Collaboration-Lösungen durch Web-2.0-Techniken wie etwa Blogs. Beispiele sind "Lotus Connections" und ein Blog-Template für "Microsoft Office Sharepoint Portal Server".
Evangelisten und Euphemismen
Doch damit ein Unternehmens-Blog Erfolg hat, ist einiges Fingerspitzegefühl gefragt - nicht zuletzt, weil man jahrelange E-Mail-Nutzer für eine neue Arbeitsweise gewinnen muss. Ebenso ist es schwer, Blogs und ihren Netzwerkeffekt der IT-Abteilung schmackhaft zu machen. Letztere war bisher für den Aufbau der Kommunikationsinfrastruktur verantwortlich und bevorzugte dabei meist einen Top-Down-Ansatz. Blogs hingegen werden vor allem von deren Benutzern gestaltet und weiterentwickelt. Es ist also viel Überzeugungsarbeit zu leisten (siehe auch "Blogs und Wikis erfolgreich im Unternehmen einsetzen")
Neben einer leistungsfähigen Blog-Software müssen daher Mitarbeiter im Unternehmen gefunden werden, die sich zu "Evangelisten" aufbauen lassen, rät Eugene Roman. Dies sei nötig, weil Blogs bisher ein Image-Problem haben, ergänzt Suw Charman, Beraterin für Social-Software-Projekte. "Die Leute denken bei Blogs immer noch in erster Linie an persönliche Tagebücher und Marketing-Instrumente, obwohl es mittlerweile sehr nützliche Anwendungen für Unternehmen gibt".
Für Sicherheit sorgen
Um nicht gleich die Pferde scheu zu machen, rät daher Bell-Canada-Manager Roman, das Wort Blog zu vermeiden und einen Euphemismus zu verwenden. Wichtig für ein gutes Gelingen sei es auch, von Anfang an Fragen zur Sicherheit und zu rechtlichen Aspekten (Compliance) zu klären. Bell Canada entschied sich diesbezüglich, den Blog nicht zu hosten, sondern hinter der eigenen Firewall zu implementieren und externen Nutzern einen VPN-Zugang einzurichten (VPN= Virtual Private Network).
Klein anfangen
Wie in vielen Softwareprojekten so sollten auch Blogs schrittweise auf- und ausgebaut werden. "Gute Blogs zeichnen sich dadurch aus, dass sie eine virale Wirkung haben". Gelingt es eine kleine Anwendergruppe zu überzeugen, wird diese die übrigen Mitarbeiter im Unternehmen zu mitmachen bewegen.
Hilfe für E-Mail-Süchtige
Blog-Befürworter sollten die Nutzung von E-Mail für die Kommunikation nicht grundsätzlich verteufeln. Ein Brücke zwischen den Welten lässt sich mit Hilfe einer andere Technik bauen: Real Simple Syndication (RSS). So ist es heute bei Bell Canada üblich, dass Manager beim Start eines Blog-Jams, den gewünschten Teilnehmenr per RSS eine Einladung in ihre Mailboxen schicken. In dieser Nachricht steht drin, dass der Empfänger innerhalb von 48 Stunden zu dem Thema Stellung nehmen muss. Dadurch wird es schwerer, die Einladung zu ignorieren.
Tag It or Bag It
Mitarbeitern die Nutzung der Editier-Werkzeuge von Blogs zu erläutern, ist laut Roman die leichtere Übung, da diese oft einem einfachen Textverarbeitungswerkzeug entsprechen. Schwieriger ist es hingegen, die Leute daran zu gewöhnen, ihre Kommentare immer zu indizieren (Tagging). Dies ist wichtig, weil es sonst schwer wird, die Inhalte später zu suchen. Tags sollten so gewählt werden, dass sie gut zur Unternehmensorganisation passen. "Sie können beispielsweise Tags vergeben, die sich auf eine Person, eine Vetriebsmannschaft, eine Region oder ein Produkt beziehen". Nur wenn Blogs eine angemessene Taxonomie haben, lassen sie sich effizient nutzen und durchsuchen (siehe auch den Beitrag "Tipps für ein erfolgreiches Enterprise 2.0" (as)