Zusammenarbeit im Team wird schnell unübersichtlich, je mehr Mitglieder in die Kommunikation einbezogen werden müssen. Arbeitsdokumente, Kontaktdaten und erarbeitetes Wissen wechseln meist per E-Mail die Empfänger. Oft ist dieser Austausch so komplex, dass der aktuelle Status ebenso unklar ist wie die Zuständigkeiten. Ein solches Durcheinander sollen Social-Business-Plattformen verhindern. Sie vereinen mehrere Werkzeuge wie Customer-Relationship-Management (CRM), Dokumenten-Management Systeme (DMS), Microblogging oder Wiki für das Wissens-Management sowie die Kommunikation in einer Lösung und binden auch Beteiligte ein, die nicht vor Ort mitarbeiten.
Vorteile von Social-Business-Plattformen
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Orts- und zeitunabhängig,
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gesteigerte Flexibilität,
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Kombination mehrerer Werkzeuge in nahezu allen Lösungen,
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Kostenreduktion,
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kürzere Dienstwege und kollaboratives Arbeiten,
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langfristige Speicherung von Wissen.
Treffpunkt Social Business
Auf dem Markt existieren bereits zahlreiche Lösungen für das Social Business, die klare und einfache Arbeitsprozesse versprechen. Eine Auswahl relevanter Angebote wird im Folgenden kurz vorgestellt und auf die vier bereits erwähnten Leistungsmerkmale untersucht werden. Dabei wird aufgrund der besseren Vergleichbarkeit stets die Cloud-Variante der Lösungen näher betrachtet. Die Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
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Produkt |
SaaS-Version |
Preisstruktur |
Mindestnutzer |
max. Nutzer |
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Bitrix24 |
Bitrix24 Standard |
99 €/Monat bis 199€/Monat |
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unbegrenzt |
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Jive |
Jive Essentials |
12 $ je Nutzer/Monat |
25 Nutzer, Jahresvertrag erforderlich |
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Podio |
Podio Teams |
9 $ je Nutzer/Monat |
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SharePoint |
SharePoint Online |
P1: 2,50 € je Nutzer/Monat P2: 5,70 € je Nutzer/Monat |
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Yammer |
Yammer Enterprise |
3 $ je Nutzer/Monat |
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xelos.net |
xelos.net team |
8,32 € je Nutzer/Monat |
5 Nutzer |
50 Nutzer |
SharePoint Online (Office 365)
"SharePoint Online" ist eine Lösung des amerikanischen Anbieters Microsoft, die den Fokus auf die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten legt.
1. Dokumenten-Management
Bei SharePoint Online steht das Bearbeiten von Office-Dokumenten im Vordergrund, welches Hand in Hand mit dem Office-Paket geht. Hierin werden Texte oder Tabellen erstellt und dann in der SharePoint-Cloud gespeichert - dank der Office Web Apps auch ohne eine lokale Office-Installation nur innerhalb des Browsers. Darüber hinaus können Dateien per Drag and Drop im Browser oder mit Microsofts SkyDrive in eine Dokumentenbibliothek hochgeladen werden.
Die Verwaltung von Dokumenten ist on- und offline möglich. Ferner können Dateien direkt im Browser angezeigt und mit Teammitgliedern sowie externen Personen geteilt werden. Diese können die Dokumente bearbeiten, wobei die Versionierung sicherstellt, dass der jeweilige Status nachvollziehbar ist. Bei der Suche nach einem Dokument bedient sich die Lösung einer Volltextsuche.
2. CRM
CRM ist bei SharePoint Online nicht integriert. Hier steht als optionale Lösung MS Dynamics zur Verfügung. Die SharePoint-Plattform bietet nur in Kombination mit Outlook eine klassische Adressverwaltung.
3. Wissens-Management
SharePoint Online unterstützt die Wissenssammlung per Wikis, die in der Anwendung als Team-Website angelegt und bei Bedarf um eine eigenständige Seitenbibliothek zur besseren Orientierung ergänzt werden. Dies ist für Teams und auch für Unternehmens-Wikis möglich, in denen das gesamte Know-how einer Organisation inklusive Anhängen und Dateien abgelegt und gespeichert werden kann. Des Weiteren dienen Blogs und Communities zur Wissensvermittlung.
4. Kommunikation
Kurze Dienstwege sichert in SharePoint Online zum Beispiel die Möglichkeit des Microbloggings, bei dem Nutzer Elemente in einem Newsfeed posten oder an Unterhaltungen teilnehmen. Sichtbar wird der Beitrag für alle Personen im Unternehmensnetz, kann aber auch nur an eine festgelegte Gruppe gepostet werden. Eine Antwortmöglichkeit ist direkt im Newsfeed gegeben. Weiter wird der Austausch unter SharePoint Online per Chat und in Foren sowie die Möglichkeit von Kommentaren in Dateien und Dokumenten und Beiträgen im Newsfeed begünstigt. Das Versenden von E-Mails wiederum ist über das angebundene Outlook sowie per Webmail möglich.
Exkurs: Yammer
Yammer soll als weitere Microsoft-Lösung nur kurze Betrachtung finden, kann es doch direkt in SharePoint Online integriert werden. Dies ergibt Sinn, da das Hauptaugenmerk des Tools mit Microblogging, Chats, Foren und Kommentarfunktionen vor allem auf die Kommunikation abzielt. In Verbindung mit SharePoint allerdings können dort abgelegte Dokumente direkt auf Yammer diskutiert werden. Außerdem ist das in Yammer enthaltene Mitgliederverzeichnis um die komplette DMS-Funktionalität aus SharePoint sowie um Tools zum Wissens-Management erweiterbar. Wer Yammer als alleinige Lösung nutzt, bekommt eine Kommunikationsplattform insbesondere für den Austausch zwischen Unternehmen und Partnern. Weitergehende Aspekte der Zusammenarbeit werden allerdings nur in Kombination mit SharePoint abgebildet.
xelos.net team
Entwickelt von der Blueend Web:Applications AG aus Wiesbaden, deckt "xelos.net team" viele Einsatzszenarien insbesondere für kleine bis mittelständische Unternehmen ab.
1. Dokumenten-Management
xelos.net team bietet Anwendern ein integriertes DMS, in dem das Erstellen, Ablegen, Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ebenso wie eine Versionierung möglich sind. Dabei können zudem Aufgaben verwaltet und zu jedem Dokument erstellt werden. Die Option, offene oder geschlossene Projekträume anzulegen, erlaubt es, Externe in Projekte einzubinden, um langwierige Abstimmungsprozesse per E-Mail, Telefon oder Meetings zu verringern. Jeder Gruppe steht dabei eine spezielle Mitgliederverwaltung zur Verfügung, über die Zugriffsrechte auf bestimmte Inhalte vergeben und gesteuert werden können.
2. CRM
xelos.net team beinhaltet derzeit kein CRM - ein komplettes CRM-Modul mit Kampagnen-Management ist lediglich in der zu installierenden Software "xelos.net business" verfügbar.
3. Wissens-Management
Auch xelos.net team bietet ein Wiki für das unternehmenseigene Wissens-Management. Es stellt unter anderem einen InPlace-Editor für direktes Bearbeiten von Inhalten auf der Benutzeroberfläche, einen WYSIWYG-Editor sowie eine Exportfunktion für Wiki-Seiten bereit, wobei auch hier die Rechtevergabe durch den Administrator möglich ist.
4. Kommunikation
Bereits auf der Startseite zeigt der Activity Stream Nutzern alle Änderungen, Neueinträge oder individuellen Gruppennachrichten an, die von Relevanz sind. Anwender können dabei ihren Kollegen, Gruppen oder bestimmten Dokumenten folgen. Zudem besteht die Option, Neuigkeiten, Statusmeldungen oder Fragen via Microblogging direkt an das Team zu posten, auf die im Stream geantwortet werden kann. Ein Messenger bietet in xelos.net team neben der Eins-zu-eins-Chat-Funktion die Möglichkeit eines Gruppendialogs. Auch das Anlegen von Foren ermöglicht einen Austausch. Ein Webmail ist mit xelos.net team nicht gegeben.
Jive Essentials
Der US-amerikanische Hersteller Jive Software legt den Schwerpunkt seiner Lösungen auf die Ablage und Verwaltung von Inhalten beziehungsweise Dokumenten mit sozialen Aspekten.
1. Dokumenten-Management
Jive gilt als die marktführende Software für die Social Collaboration. "Jive Essentials" verfügt über ein integriertes DMS, in dem die Erstellung, das Bearbeiten und auch die Versionierung sowie Speicherung von Dokumenten möglich ist. Ebenfalls können Anhänge und Dokumente an verschiedenen Stellen wie in Gruppen, Aufgaben oder in E-Mails als Anhang beigefügt werden. Durch die nahtlose Anbindung an Google Drive können die Daten bei Bedarf ebenfalls mit anderen Nutzern geteilt werden. Wer möchte, kann außerdem auch einen externen Speicherplatz angeben, auf dem Dokumente abgelegt werden.
2. CRM
Jive Essentials verzichtet auf ein integriertes CRM und gibt lediglich Zugriff auf das Mitgliederverzeichnis.
3. Wissens-Management
Hinsichtlich des Wissens-Managements hält sich Jive zurück, indem alleine die Erstellung eines Wikis dafür angeboten wird. Auch hier sind lediglich Umwege über zentral abgelegte Dokumente, per Blog oder Projekt- und Arbeitsgruppen mögliche Alternativen.
4. Kommunikation
In Jive Essentials sind Funktionen wie Blogs, Chats, Foren, Kommentare sowie Posts direkt im Activity Stream und der Austausch in Gruppen enthalten und sorgen für eine Beschleunigung der Kommunikation. User können ebenfalls bestimmten Personen, Gruppen und Inhalten folgen und somit bei für sie relevanten Prozessen auf dem Laufenden bleiben oder sich bei Bedarf einschalten.
Podio Teams
Podio ist ein Angebot des US-amerikanischen Unternehmens Citrix, das vor allem die Arbeit mit strukturierten Informationen erleichtern soll.
1. Dokumenten-Management
"Podio Teams" verfügt über kein eigenes DMS-System. Es erlaubt aber, Dokumente und Dateien an Nachrichten oder in einem anderen Umfeld wie zum Beispiel in Projektgruppen, Chats, an Aufgaben oder auch an Kontakte anzuhängen. Dies kann zum einen per E-Mail geschehen, zum anderen in Verbindung mit verschiedenen externen Diensten. Dazu zählen unter anderem Dropbox, GoogleDocs und SkyDrive. Dokumente werden im System per Volltextsuche ausfindig gemacht.
2. CRM
Jeder, der sich mit seiner Firmen-E-Mail-Adresse an Podio Teams anmeldet, wird automatisch dem entsprechenden Netzwerk zugeordnet und mit seinen Daten im Mitgliederverzeichnis gespeichert. Darüber hinaus hat der Einzelne die Möglichkeit, eine eigene Kontaktliste anzulegen. Dank einer zusätzlich installierbaren CRM-App kann außerdem das Lead-Management verwaltet und organisiert werden.
3. Wissens-Management
Podio Teams bietet Nutzern weder ein Wiki noch ein CMS an. Damit ist das Wissen wieder nur über individuelle, jedoch funktional standardisierte "Apps" möglich.
4. Kommunikation
Die Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten ist in speziell dafür angelegten Gruppen möglich. Gruppen- oder Einzel-Chats können sowohl mit Video, Ton oder klassisch in Textform abgehalten werden. Auch die Activity Streams, die Statusnachrichten sowie Kommentare und Likes zulassen, beschleunigen den Austausch. Webmail wurde in die Plattform ebenfalls integriert und ermöglicht so auch den Austausch mit Externen bei gleichzeitigem Zugriff auf Gesprächshistorien und im System abgelegte Dokumente.
Bitrix24 Standard
Bitrix ist ein 1998 gegründetes Unternehmen mit Hauptsitz in Kaliningrad, Russland. Die Lösung fokussiert sich stark auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen.
1. Dokumenten-Management
Mit "Bitrix24 Standard" können für eine Gruppe relevante Dokumente in die Bibliothek der Plattform per Bitrix24.Drive oder WebDAV geladen, zur Bearbeitung freigegeben und dort gemeinsam angepasst werden. Änderungen sind in Echtzeit im Activity Stream sichtbar und per Änderungshistorie nachvollziehbar. Außerdem können Dateien über die interne Suche gefunden werden. Ferner können Nutzer ihre persönlichen Dokumente nur für die eigenen Augen uploaden oder sie bestimmten Kollegen zur Verfügung stellen.
2. CRM
Das CRM in Bitrix24 Standard erlaubt die Verwaltung von Kontakten, Aufträgen und Leads. Diese werden entweder manuell eingepflegt, aus Datenquellen importiert oder automatisch auf dem Portal gesammelt, beispielsweise bei Anfragen über das Kontaktformular der Website. Hieraus lassen sich wiederum Kontaktgruppen erstellen, für die verschiedene Marketing-Instrumente und Werbekampagnen verwendet werden. Berichte, Rechnungen, E-Mails sowie Anrufe sind ebenfalls direkt aus dem CRM heraus möglich.
3. Wissens-Management
Bitrix24 Standard verzichtet auf separate Lösungen zum Wissens-Management. Abgedeckt werden kann es über Umwege wie Arbeitsgruppen, die dann jedoch nur den an einem Projekt beteiligten Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Ansonsten muss das Dokumenten-Management und das Teilen und Bearbeiten innerhalb des Activity Streams greifen.
4. Kommunikation
Die Standardversion von Bitrix24 ermöglicht den internen Austausch unter anderem durch den Instant Messenger, Gruppen-Chat, Anrufe und Video-Calls, IP-Telefonie, durch Microblogging und über Arbeitsgruppen. Mit einem Extra-Tool "Kommunikation" können Teams außerdem gemeinsam an Aufgaben oder Dokumenten arbeiten.
Fazit
Ganz gleich für welche Social-Business-Plattform sich ein Unternehmen entscheidet: Stößt diese bei den Nutzern nicht auf Akzeptanz, führt das Projekt schlimmstenfalls zu einer Verlangsamung der Arbeitsgeschwindigkeit. Daher sollten die ersten Überlegungen den Fragen gelten, "Was benötigen wir?" und "Welche Lösungen nutzen wir noch?". Je nach Prioritätenliste lohnt sich nicht nur der Vergleich der Kosten, sondern vor allem auch der Blick auf die Nutzerfreundlichkeit sowie in den Leistungskatalog über die hier erwähnten Module hinaus. So bieten einige Lösungen beispielsweise auch Kalender, Event- oder Aufgaben-Management, was je nach Abteilung hilfreich oder gar erforderlich sein kann. Sind aber zum Beispiel Sonderfunktionen wie Reisekostenerfassung, Urlaubs-Management oder Zeiterfassung oder auch eine individuelle Anbindung an bestehende Systeme gewünscht, lohnt ein Blick auf die größeren Versionen der jeweiligen Tools. Hier bieten einige Anbieter ebenfalls die Möglichkeit, diese zu hosten und betreiben. (pg)