"Die heutige Bedeutung und Größe der Wikipedia ist der beste Beweis für das Potenzial für Wikis", heißt es in einem Beitrag über Unternehmens-Wikis von Pumacy Technologies, einem Anbieter für Wissens-, Prozess- und Innovationsmanagement. Auch Unternehmen können von Wikis profitieren, auch wenn das Wikipedia-Prinzip nicht eins zu eins übertragen werden sollte. Die Rahmenbedingungen müssen an das Unternehmen, Unternehmenskultur und Organisationsstruktur angepasst werden. Welche Lösung dafür die richtige ist, müsse je nach Anwendungsfall entschieden werden, schreiben die Autoren in ihrem Beitrag zu Unternehmens-Wikis.
Der Einsatz eines Wikis im Unternehmen bewirkt eine aktive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und hilft bei der Analyse, der Strukturierung, der Erweiterung und dem Transfer von Wissen, Erfahrungen, Kompetenzen und Netzwerken innerhalb des Unternehmens, heißt es im Beitrag von Pumacy Technologies. Darüber hinaus sollen Wikis auch den Prozess des informellen Lernens unterstützen.
- Confluence
Confluence ist nach Meinung der Autoren des Beitrags das populärste kommerzielle Firmenwiki. Zu den Stärken von Confluence zählt, dass es sehr weit verbreitet ist und bereits in vielen Unternehmen eingesetzt wird und dass es über einen Rich-Text-Editor verfügt, der den Funktionalitäten von Microsoft Word sehr ähnlich ist. Zur Software gehört außerdem eine Suchmaschine, die das Durchsuchen aller Inhalte - auch von Anhängen - ermöglicht. - Dokuwiki
DokuWiki konzentriert sich auf die Kernfunktionen eines Wikis und soll deshalb sehr einfach zu bedienen sein. DokuWiki ist insbesondere für die Entwicklung von Dokumentationen konzipiert. Wegen der niedrigen serverseitigen Systemanforderungen eignet es sich für kleine bis mittelgroße Wikis. Die Zielgruppe dieser Lösung sind vor allem Arbeitsgruppen, Entwicklerteams und kleine Firmen. Eine Stärke ist die Zugangsverwaltung, sie ermöglicht für das gesamte Wiki, einzelne Bereiche und Seiten, sowie für Benutzergruppen und Einzelnutzer Zugriffsrechte zu definieren. - Drupal Wiki
Drupal Wiki unterstützt einfaches Erstellen von Inhalten, für die Speicherung benötigt es eine Datenbank. Darüber hinaus sind viele gute Diskussionsmöglichkeiten wie Blogs, Foren und Diskussionsseiten integriert. Laut Pumacy Technologies verfügt Drupal Wiki über ein ausgereiftes Rechtemanagementsystem, die Suchfunktionalität ist ausgebaut und ermöglicht auch das Durchsuchen von Anhängen. Zu weiteren Funktionalitäten gehören ein Dokumenten-Managementsystem und Projekträume. - MediaWiki
Die populärste Wiki-Software ist nach Meinung der Beitragsautoren MediaWiki, die Open-Source-Lösung wird ständig weiterentwickelt. Hervorzuheben sind bei MediaWiki die hohe Benutzerfreundlichkeit und das lesbare Design. Charakteristisch sind laut Pumacy Technologies Diskussionsseiten, die jedem Artikel beigefügt sind, und eigene Benutzerseiten für alle angemeldeten Benutzer. Allerdings gibt es Nachteile beim Unternehmenseinsatz: Die vorhandene Rollenverwaltung soll sehr rudimentär sein und sich auf drei Gruppen von Usern beschränken (anonyme, angemeldete Benutzer und Administratoren). Der Ausbau vom Rollenverwaltungssystem und Zugriffsbeschränkungen ist nur durch Erweiterungen möglich. - TWiki
TWiki wurde hauptsächlich in Perl entwickelt und benötigt für die Speicherung von Inhalten keine Datenbank. Alle Inhalte werden direkt in Dateien gespeichert, was jedoch zu Sicherheitsproblemen führen kann. TWiki soll eine einfache Benutzerrechteverwaltung bieten, die auch eine simple Einbindung von externen Usern gestattet, und die Lösung ermöglicht die Versionierung von abgelegten Inhalten. Nachteil sehen die Beitragsautoren allerdings darin, dass die TWiki-Community nach der Teilung der Community und der Entstehung von Foswiki kleiner und weniger aktiv geworden ist. Die Weiterentwicklung erfolge deshalb auch eingeschränkt. - Foswiki
Foswiki ist aus der Abspaltung der TWiki-Community entstanden und eine Weiterentwicklung der TWiki-Plattform. Als Stärke von Foswiki und TWiki bezeichnet Pumacy Technologies die einfache Programmierung von Anwendungen mithilfe von Metadaten. Die Funktionalitäten ähneln denen von TWiki. - Microsoft SharePoint 2010
Als achte Lösung haben die Beitragsautoren Microsoft SharePoint 2010 in ihre Aufzählung aufgenommen. Diese Software ist streng genommen kein eigenständiges Wiki, sondern eine Enterprise Collaboration Platform mit der Möglichkeit, darin Wikis einzurichten. Sie raten davon ab, nur aufgrund der Wiki-Funktionalität SharePoint einzurichten. In einer SharePoint-Umgebung kann man nicht nur Wikis für einzelne Teams sondern auch für das gesamte Unternehmen einrichten. Darüber hinaus soll sich das Rechtesystem sehr differenziert konfigurieren lassen.
Experten halten den Einsatz vor allem in Organisationen für sinnvoll, die eine wissensintensive Arbeit ausführen und bei denen die Mehrzahl der Mitarbeiter über einen Zugang zu einem Rechner verfügt. Die Unternehmensgröße spielt dabei keine Rolle - Wikis können sowohl in kleineren Teams als auch abteilungsübergreifend eingesetzt werden. Generell funktioniert das aktive Arbeiten mit einem Wiki besser bei flachen Hierarchien und in einer möglichst offenen Unternehmenskultur.
Es gibt viele unterschiedliche Wiki-Tools, die speziell für den Einsatz in Unternehmen konzipiert sind. Die Lösungen reichen von einfachen Produkten die sich auf wichtige Features konzentrieren bis zu mächtigen Softwaresystemen, die viele Funktionen beinhalten und damit weit über die ursprünglichen Wiki-Kernfunktionen hinausgehen. Pumacy Technologies empfiehlt als Hilfestellung für die Auswahl das Vergleichsportal WikiMatrix, auf dem sich die Eigenschaften von zahlreichen Wiki-Softwarelösungen vergleichen lassen.