Um sich erfolgreich auf einem Markt mit wachsender Konkurrenz zu behaupten, muss ein Unternehmen so effizient wie möglich sein. "Früher oder später wird jedes Unternehmen scheitern, das nicht effizient aufgestellt ist", sagt Laurie McCabe, Vize-Präsident KMU-Analysen beim Marktforschungsunternehmen AMI-Partners. Gerade für kleinere und mittelgroße Unternehmen ist Effizienz das A und O, weil ihre Ressourcen im Vergleich zu globalen Unternehmen begrenzt sind, ergänzt McCabe.
Unternehmen, die Netzwerk-Technologie richtig einsetzen, arbeiten effizienter, senken ihre Kosten, steigern die Kundenzufriedenheit und heben sich von der Konkurrenz ab. Lesen Sie dazu diese zehn Tipps:
So wird Ihr Unternehmen effizienter
Zehn Tipps für Mittelständler
Unternehmen, die Netzwerk-Technologie richtig einsetzen, arbeiten effizienter, senken ihre Kosten, steigern die Kundenzufriedenheit und heben sich von der Konkurrenz ab. Lesen Sie dazu diese zehn Tipps:
Tipp 2: Zugang gewähren
Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen sicheren und konsistenten Zugang zu Informationen. Ihr Vorteil gegenüber größeren Konkurrenten: Sie können schneller auf veränderte Geschäftsbedingungen reagieren.
Tipp 2: Zugriff erleichtern
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem beliebigen Ort aus auf das Netzwerk zugreifen. Um auch auf Reisen produktiv sein zu können, müssen Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus an benötigte Ansprechpartner, Daten und Informationen herankommen können.
Tipp 3: Prozesse aufbauen
Bauen Sie effiziente Geschäftsprozesse mit Ihren Partnern auf. Manche große Unternehmen setzen für eine Geschäftsbeziehung sichere und effiziente Prozesse voraus. Um die Geschäftsanforderungen Ihrer Partner zu erfüllen, brauchen Sie ein sicheres und stabiles Netzwerk.
Tipp 4: Zusammenarbeit verbessern
So wird die Zusammenarbeit ein Leichtes. Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten und Kunden steigert die Effizienz und senkt dabei gleichzeitig die Kosten. Ein intelligentes Netzwerk eröffnet Ihrem Unternehmen viele Vorteile - in Form von interaktiven Kalender- und Videokonferenzfunktionen, Unified Communications und anderen Technologien, die eine reibungslose Zusammenarbeit unterstützen.
Tipp 5: Erreichbarkeit sicherstellen
Entgangene Anrufe bedeuten Verzögerungen im Projekt, verpasste Chancen und Umsatzeinbußen. Mit einer netzwerkbasierten Sprach- und Datenlösung haben Ihre Mitarbeiter eine Rufnummer, die gleichzeitig auf mehreren Geräten klingelt. So erreichen die Kunden gleich beim ersten Anruf den richtigen Ansprechpartner.
Tipp 6: Kundenkommunikation optimieren
Verbessern Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden. Ein schneller und kompetenter Service ist der beste Weg, um Ihre Kunden zufriedenzustellen. Die Verknüpfung des Netzwerk-Telefonsystems mit einer Customer Relationship Management (CRM)-Lösung verbessert die Kundenkommunikation enorm.
Tipp 7: Reisezeiten minimieren
Minimieren Sie unproduktive Reisezeiten. Ein Großteil des Zeitaufwands für Geschäftsreisen bleibt ungenutzt und geht damit für Ihr Unternehmen verloren. Eine Netzwerk-basierte Telefonlösung mit Video- und Webkonferenz-Anwendungen nutzt diese Zeit und spart jene Kosten ein, die Sie bisher für Reisen zu Meetings und Trainings aufgewendet haben.
Tipp 8: Provider einschalten
Manchmal ist es besser, die Netzwerkadministration einem Managed-Service-Provider zu überlassen. Ein Managed-Service-Provider entlastet Ihre IT-Mitarbeiter, die sich so auf andere IT-Projekte konzentrieren und ihre Zeit effizienter nutzen können.
Tipp 9: Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen
Verbessern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Alte Telefonsysteme und langsame Netzwerke frustrieren Ihre Mitarbeiter und ärgern Ihre Kunden. Solche Umstände können sogar zum Auftreten von Burn-out-Symptomen beitragen - und sie wirken sich negativ auf die Fluktuation ihrer Mitarbeiter aus.
Tipp 10: Technologieplan entwickeln
Entwickeln Sie einen langfristig ausgelegten Technologieplan. Der Austausch veralteter Hardware stört den Arbeitsfluss und kann die Geschäftsaktivitäten sogar zum Stillstand bringen. Sie können solche Ausfälle vermeiden, indem Sie kurz- und langfristige Geschäftsziele festlegen und eng mit einem Netzwerkhersteller zusammenarbeiten, um die passenden Technologien zu installieren.
Tipp 1: Zugang gewähren
Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen sicheren und konsistenten Zugang zu Informationen. Ihr Vorteil gegenüber größeren Konkurrenten: Sie können schneller auf veränderte Geschäftsbedingungen reagieren. Doch Sie können diesen Vorteil schnell verlieren, wenn Ihr Unternehmensnetzwerk öfter ausfällt, schwerfällig oder nicht hinreichend gesichert ist. Über ein sicheres und stabiles Netzwerk, basierend auf intelligenten Routern und Switches, geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf alle Informationen und Hilfsmittel, die Sie benötigen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.
Tipp 2: Zugriff erleichtern
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem beliebigen Ort aus auf das Netzwerk zugreifen. Um auch auf Reisen produktiv sein zu können, müssen Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus an benötigte Ansprechpartner, Daten und Informationen herankommen können. Mit Virtual Private Networks (VPNs) können Ihre Mitarbeiter auch außerhalb des Büros arbeiten und profitieren dabei von einem sicheren Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk.
Teamarbeit verbessern
Tipp 3: Prozesse aufbauen
Bauen Sie effiziente Geschäftsprozesse mit Ihren Partnern auf. Manche große Unternehmen setzen für eine Geschäftsbeziehung sichere und effiziente Prozesse voraus. Um die Geschäftsanforderungen Ihrer Partner zu erfüllen, brauchen Sie ein sicheres und stabiles Netzwerk.
Tipp 4: Zusammenarbeit verbessern
So wird die Zusammenarbeit ein Leichtes. Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten und Kunden steigert die Effizienz und senkt dabei gleichzeitig die Kosten. Ein intelligentes Netzwerk eröffnet Ihrem Unternehmen viele Vorteile - in Form von interaktiven Kalender- und Videokonferenzfunktionen, Unified Communications und anderen Technologien, die eine reibungslose Zusammenarbeit unterstützen.
Tipp 5: Erreichbarkeit sicherstellen
Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Rufnummer an jeden beliebigen Ort hin mitzunehmen. Entgangene Anrufe bedeuten Verzögerungen im Projekt, verpasste Chancen und Umsatzeinbußen. Mit einer netzwerkbasierten Sprach- und Datenlösung haben Ihre Mitarbeiter eine Rufnummer, die gleichzeitig auf mehreren Geräten klingelt. So erreichen die Kunden gleich beim ersten Anruf den richtigen Ansprechpartner. Ihre Mitarbeiter können von jedem Ort aus über einen einzigen Posteingang ihre E-Mails, Voicemail-Nachrichten und Faxe abrufen.
Tipp 6: Kundenkommunikation optimieren
Verbessern Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden. Ein schneller und kompetenter Service ist der beste Weg, um Ihre Kunden zufriedenzustellen. Die Verknüpfung des Netzwerk-Telefonsystems mit einer Customer Relationship Management (CRM)-Lösung verbessert die Kundenkommunikation enorm. Wenn ein Kunde anruft, erscheint automatisch ein Pop-up Fenster mit den Kundendaten auf dem IP-Telefon, dem PC oder auf beiden.
Acht Fehler in der Kommunikation
Diese Kommunikationsfehler sollten Sie vermeiden
Was Sie in Gesprächen und Debatten tunlichst unterlassen sollten, um Fehlinformationen, Konflikte und Imageschäden zu vermeiden.
Fachchinesisch benutzen
Mit technischem Fachjargon um sich zu werfen, ist der größte Fehler, den IT-Verantwortliche in Gesprächen mit Nicht-IT'lern machen können. Viele Experten können nicht richtig einschätzen, wie tief das eigene Fachwissen geht und wo im Gegenzug das Fachwissen des Gegenübers endet. Hier kann es schnell zu Missverständnissen und Kommunikationsstörungen kommen.
Technische Probleme beklagen
Wer in der Team- oder Vorstandssitzung über technische Probleme im Rechenzentrum oder anderen Unternehmensstellen klagt, darf sich nicht wundern, wenn diese Beschwerden Irritation und Unsicherheit auslösen. Kollegen, die nicht mit den beschriebenen Interna vertraut sind, verstehen in einem solchen Fall oft nur "Der hat massive Probleme, die er nicht in den Griff bekommt." Natürlich müssen IT-Probleme auch im großen Kreis thematisiert werden dürfen, das jedoch besser in einer sachlichen Art und Weise, die jeder verstehen und nachvollziehen kann.
Wie ein Verkäufer reden
Manager, die bislang mit einem Business-Hintergrund tätig waren, und IT-Führungspositionen übernehmen, sprechen ihre neuen Untergebenen in einem aufgeblasenen Ton an und wirken dabei häufig wie Verkäufer, die die neueste Kollektion heiße Luft präsentieren.
Keine Fragen stellen
Gute CIOs stellen sinnvolle Fragen und hören auf die Antworten. So gelangen oft neue Aspekte in die Diskussion. Dazu werden die Kollegen eingebunden und die Beziehung zwischen Manager und Team gestärkt. Warum viele IT-Verantwortliche anders vorgehen? Sie haben (meist unbegründet) Angst, als unwissend und inkompetent dazustehen.
Niemanden einbinden
Gut ausgebildete CIOs sind überzeugt von ihren eigenen Ideen, welche Techniken sich wie am besten implementieren lassen. Viele vergessen darüber jedoch, dass auch die gesamte IT-Abteilung und der Vorstand womöglich noch eigene Ideen haben. Wenn CIOs ihre eigenen Vorstellungen ohne Rückfrage durchdrücken, verärgern sie deshalb viele Kollegen - selbst, wenn es die beste und richtige Wahl war.
Ängste schüren
Wenn der Vorstand überzeugt werden muss, das IT-Budget aufzustocken, diese oder jene Anschaffung oder Migration vorzunehmen, neigen manche CIOs dazu, in ihrer Argumentation zu übertreiben oder zu simplifizieren. Wenn neue Server angeschafft werden sollen, hört sich das dann so an: "Wenn wir bis kommende Woche nicht zehn neue Server im Schrank stehen haben, bricht der ganze Laden zusammen!"
Den Wertbeitrag nicht herausstellen
Viele CIOs betonen, wie wichtig die Unternehmens-IT ist. Die Vorstände verstehen aber häufig nicht, was die IT konkret zum unternehmerischen Erfolg beiträgt. Deshalb sollten IT-Verantwortliche in Präsentationen und Diskussionen immer noch einen Schritt weitergehen, als nur in den eigenen Grenzen zu argumentieren.
Mit PowerPoint einschläfern
Zu viele Folien, zu viele Nichtigkeiten. Effiziente Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie sich auf die wichtigsten Infos konzentrieren, die das zuhörende Publikum direkt betreffen. Im besten Fall kann gänzlich auf PowerPoint verzichtet werden - gute Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie von selbst im Gedächtnis haften bleiben und nicht durch eine Armada von Aufzählungspunkten.
Reisezeiten verkürzen
Tipp 7: Reisezeiten minimieren
Minimieren Sie unproduktive Reisezeiten. Ein Großteil des Zeitaufwands für Geschäftsreisen bleibt ungenutzt und geht damit für Ihr Unternehmen verloren. Eine Netzwerk-basierte Telefonlösung mit Video- und Webkonferenz-Anwendungen nutzt diese Zeit und spart jene Kosten ein, die Sie bisher für Reisen zu Meetings und Trainings aufgewendet haben. Anstatt wertvolle Zeit auf der Straße zu vergeuden, können Sie mit Hilfe intelligenter Technologien Zeit sparen und diese für Ihre Arbeit nutzen.
Tipp 8: Provider einschalten
Setzen Sie auf einen Managed-Service-Provider. Ist die Netzwerkadministration für Ihre Mitarbeiter nicht reine Zeitverschwendung? Manchmal ist es besser, die Netzwerkadministration einem Managed-Service-Provider zu überlassen. Ein Managed-Service-Provider entlastet Ihre IT-Mitarbeiter, die sich so auf andere IT-Projekte konzentrieren und ihre Zeit effizienter nutzen können.
Tipp 9: Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen
Verbessern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Alte Telefonsysteme und langsame Netzwerke frustrieren Ihre Mitarbeiter und ärgern Ihre Kunden. Solche Umstände können sogar zum Auftreten von Burn-out-Symptomen beitragen - und sie wirken sich negativ auf die Fluktuation ihrer Mitarbeiter aus. Wenn Ihnen wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter produktiv und zufrieden sind, sollte Ihr Unternehmen ein sicheres, stabiles und schnelles Netzwerk etablieren.
Zwölf Tipps zur Mitarbeiterführung
So klappt die Zusammenarbeit in der Firma
Damit es im Unternehmen "funktioniert", sollten Führungskräfte einige Regeln befolgen. Stefan Bald stellt sie vor.
Tipp 1
Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeitergespräche und bereiten Sie sich gut darauf vor.
Tipp 2
Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu; achten Sie auch auf leise Zwischentöne.
Tipp 3
Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern realistische Ziele.
Tipp 4
Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern auch, warum das Erreichen der Ziele für das Unternehmen/Ihren Bereich wichtig ist.
Tipp 5
Sprechen Sie mit ihnen auch darüber, wie sie diese erreichen können und welche Schritte hierfür nötig sind.
Tipp 6
Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern auch, was sie brauchen, damit sie die vereinbarten Ziele erreichen und die übertragenen Aufgaben erfüllen können.
Tipp 7
Denken Sie stets daran, dass Sie als Führungskraft für die Leistung Ihrer Mitarbeiter verantwortlich sind. Ihre Leistung wird an der Leistung Ihrer Mitarbeiter gemessen. Setzen Sie diese deshalb so ein, dass sie ihr Potenzial entfalten können.
Tipp 8
Kontrollieren Sie regelmäßig, ob Ihr Mitarbeiter sich noch auf dem richtigen Weg zum Erreichen der (Zwischen-)Ziele befinden.
Tipp 9
Würdigen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter angemessen.
Tipp 10
Kritisieren Sie ein registriertes Fehlverhalten zeitnah, damit sich dieses nicht zu einem Verhaltensmuster verfestigt.
Tipp 11
Äußern Sie Kritik jedoch stets unter vier Augen - speziell wenn sie auch persönliche Verhaltensmuster des Mitarbeiters betrifft.
Tipp 12
Machen Sie Ihren Mitarbeitern nie (finanzielle) Zusagen, von denen Sie nicht sicher wissen, dass Sie diese auch hundertprozentig einhalten können.
Tipp 10: Technologieplan entwickeln
Entwickeln Sie einen langfristig ausgelegten Technologieplan. Der Austausch veralteter Hardware stört den Arbeitsfluss und kann die Geschäftsaktivitäten sogar zum Stillstand bringen. Sie können solche Ausfälle vermeiden, indem Sie kurz- und langfristige Geschäftsziele festlegen und eng mit einem Netzwerkhersteller zusammenarbeiten, um die passenden Technologien zu installieren. (oe)
Weitere Informationen und Kontakt:
Autor: Stanimira Koleva, Commercial und Small-Business Director für Cisco Europa, Cisco Systems GmbH, Am Söldnermoos 17, 85399 Hallbergmoos, Tel.: 0911 93399284, Internet:
www.cisco.de/mittelstand