So schafft man eine wirklich digitale Organisation

Dass die Welt sich im Wandel befindet, ist nicht Neues, die mit der Geschwindigkeit und inhärenten Komplexität einhergehenden Herausforderungen allerdings schon. Globalisierung, Digitalisierung und - nicht zu vergessen - der demografische Wandel konfrontieren Entscheider mit einer Vielzahl an Herausforderungen auf unterschiedlichen Ebenen. Während manch einer lediglich einen sanften Druck verspürt, in absehbarer Zeit mal die ein oder andere Kurskorrektur zu vollziehen oder gänzlich neue Wege zu beschreiten, fühlen sich andere mit dem Rücken an der Wand. Die großen Fragen nach der Nachhaltigkeit des eigenen Geschäftsmodells, dem Disruptions-Potential von neuen Technologien für die eigene Branche, der eigenen Innovationsfähigkeit und der zukunftsfähigen Gestaltung der eigenen digitalen Organisation beschäftigen die Entscheider.

Ausgangslage

In vielen Bereichen wächst der Wettbewerbsdruck durch globale Konkurrenz, gesunkene Einstiegsbarrieren und geänderte Rahmenbedingungen. Hierbei spielen häufiger neue digitale Vertriebskanäle und technologischer Fortschritt eine Rolle. Geänderte Kundenanforderungen sorgen für einen Wandel der Märkte und zunehmenden Druck auf Unternehmen.

Diese Anforderungen betreffen sowohl die Produkte als auch die Art der Ansprache im Bereich der Kundenkommunikation. Der Ruf nach “smarten” Produkten, die sich leicht mit vorhandener Technik (IoT, Smart Home, Smartphone Apps) verbinden lassen, wird immer lauter. Die Toleranzschwelle für schlechte User Experience wird immer niedriger. Die Erwartungen des Kunden an seine Customer Journey steigen.

Dies fängt mit relevanter Werbung an. Relevanz bedeutet hierbei nicht nur zielgruppengerecht, sondern zunehmend auch zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und möglicherweise auch stark auf den Kunden zugeschnitten bis hin zu personalisiert. Der Kunde wünscht eine ganzheitliche Experience, möglichst an allen Touchpoints. Er interessiert sich höchstwahrscheinlich nicht für die interne Organisationsstruktur hinter der Marke, mit der er kommuniziert.

Mit Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge wird die Welt zunehmend vernetzter und es entstehen große Datenmengen, die nutzbar gemacht werden wollen. Die flexible Provisionierung von Rechenkapazitäten und Ressourcen in der Cloud ist im Mainstream angekommen. APIs sind zunehmend auf dem Vormarsch, sei es innerhalb eines Unternehmens, als Schnittstelle zu Partnern oder als Public-API. Neben den technischen Herausforderungen gibt es aber vor allem in diesen Bereichen häufig ein Kompetenzvakuum, das gefüllt werden will. Hierzu wird sich gerne auch am internationalen Arbeitsmarkt bedient und auf externe Dienstleister zurückgegriffen.

Die Anforderungen an die Software-Tools mit denen gearbeitet wird, wandeln sich. Die Mitarbeiter sind im Alltag einen gewissen Komfort und eine nutzerfreundliche User Experience gewöhnt. Vor allem die jüngere Generation tut sich schwer damit, am Arbeitsplatz auf den gewohnten Komfort zu verzichten. Das haben einige Softwareanbieter verstanden und bieten entsprechende Lösungen an. Man spricht daher auch von einer stattfindenden Consumerization von Business Anwendungen. Aber auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Partnern verlangt nach zeitgemäßen Kollaborationslösungen.

Mitarbeiter sehen sich zunehmend damit konfrontiert, sich an die technologischen Veränderungen am Arbeitsplatz anzupassen. Lebenslanges Lernen ist das Stichwort. Dies ist aber nicht die einzige Herausforderung für Mitarbeiter. Neue Tools und mobile Geräte (Laptops, Smartphones etc.) ermöglichen eine oftmals eigenverantwortliche flexible Gestaltung der Arbeit hinsichtlich Zeit und Ort. Always-On ist das neue Normal. Bewusstes Abschalten ist allerdings auch immer häufiger zu beobachten.

Handlungsfelder

Um den Anforderungen an diese zunehmend digitale sich verändernde Welt gerecht zu werden, gilt es verschiedene Überlegungen anzustellen und die passenden Lösungsansätze für den jeweiligen Kontext zu finden. Hierbei können die im folgenden aufgezeigten Handlungsfelder lediglich eine grobe Orientierung geben.

Technologie

Im Handlungsfeld Technologie geht es um die Bereiche Infrastruktur und Software und die möglichen Optionen sowie dem Verständnis welche Rolle (Kostenfaktor vs. Enabler) ihr beigemessen wird. Die Frage nach dem Betrieb von Anwendungen im eigenen Rechenzentrum in der Cloud und/oder einem Hybrid- oder Multi-Cloudansatz folgend, muss natürlich ebenso gestellt werden, wie die nach der Governance.

Mit wachsenden Datenbergen wächst auch die Verantwortung. Compliance & Security sicherzustellen ist wichtig, kann allerdings auch, wenn die Prozesse nicht stimmen, zu einem echten Hindernis werden und so die Agilität und Innovationsfähigkeit negativ beeinflussen. Entscheider stehen hier vor der Herausforderung, Prozesse aufzusetzen, die der Verantwortung gerecht werden und gleichzeitig effizient und schnell sind.

Für die Auswahl der richtigen technischen Lösungen ist, um eine produktive Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit Externen zu ermöglichen, insbesondere der Aspekt der Benutzbarkeit zu berücksichtigen. Für Anwendersoftware liegt hierin ein wichtiger Anknüpfungspunkt um Schatten-IT zu begrenzen. Aber auch bei technischen Tools und Lösungen ist dies relevant. Mittlerweile hat sich der Begriff Developer-Experience herausgebildet, welcher insbesondere im Kontext von APIs der Notwendigkeit nach einer hohen Benutzbarkeit Ausdruck verleiht. Die Wahl der richtigen Technologien hat maßgeblichen Einfluss auf die Agilität und Produktivität innerhalb der Organisation und ist daher besonders wichtig.

Business Modell & Portfolio

Während einige Geschäftsmodelle einer Gefahr der Disruption unterliegen, bieten sich in vielen Bereichen auch große Chancen. So tun sich beispielsweise in den Bereichen Platformen, APIs und datengetriebene Geschäftsmodelle neue Möglichkeiten auf. Ratsam ist daher, einen realistischen Blick auf das eigene Unternehmen zu haben und aktiv nach neuen Wegen zu suchen, das eigene Portfolio zu erweitern bzw. anzupassen.

Data-Driven Decision Making

Die größten Datenberge sind nichts wert, wenn man nichts damit anfangen kann. Daher benötigt es neben den richtigen Technologien auch Experten wie Data Scientists, die den Umgang mit großen Datenmengen beherrschen. Neben Big Data Analytics und klassischer Business Intelligence, kommt vermehrt auch Predictive Analytics zum Einsatz. Um aus den Daten, so diese denn erst einmal aufbereitet sind, auch einen Mehrwert zu ziehen, bedarf es zusätzlich der Möglichkeit und Kompetenz aus den Daten Erkenntnisse zu ziehen und aufgrund dieser Entscheidungen zu treffen. Dies stellt vielmals eine wesentliche Herausforderung dar.

Organisation

Wie die digitale Organisation auszusehen hat, hängt von vielerlei Faktoren ab. Die passenden Strukturen zu haben, kann entscheidend sein für die Erreichung der Ziele. So profitieren Unternehmen wie Amazon ("Two Pizza Team") von teilweise flachen Hierarchien und kleinen Teams, die weitestgehend unabhängig voneinander eigenständig agieren.

Oftmals unterscheidet sich die Struktur auch innerhalb der unterschiedlichen Bereiche eines Unternehmens. So können die für die jeweiligen Aufgaben und Ziele passenden Strukturen jeweils von Fall zu Fall gewählt werden. Die Einbettung von kleinen agilen Teams in komplexere möglicherweise stark hierarchische Strukturen allein reicht nicht. Hierbei muss auch das Zusammenspiel entsprechend durchdacht sein, denn wenn die Abhängigkeiten zu groß sind und die agilen Teams zu sehr durch schwerfällige Prozesse eingebremst werden, ist nichts gewonnen.

Unternehmenskultur

Dem Thema Unternehmenskultur kommt in letzter Zeit mehr Aufmerksamkeit zu. Das mag daran liegen, dass es in direktem Zusammenhang mit anderen populären Themen steht. So ist die Unternehmenskultur z.B. ein wichtiger Aspekt beim Thema Work Life Balance. Herrscht im Unternehmen eine Anwesenheitskultur oder sind flexible Arbeitsmodelle möglich oder erwünscht? Für Unternehmen geht es um zweierlei: Zufriedenheit und Produktivität der eigenen Mitarbeiter auf der einen Seite, die Möglichkeit im Konkurrenzkampf um stark nachgefragte Kräfte zu bestehen auf der anderen Seite.

Ein weiteres wichtiges Thema stellt sich im Umgang mit erhöhter Diversität zum Beispiel die Schließung des Bedarfs an Fachkräften durch Zuwanderung dar. Aber auch, ob es eine Kultur des fortwährenden Lernens und voneinander Lernens, möglicherweise auch durch Fehler, gibt und wie diese Kultur gelebt wird, ist zu klären. Unternehmen sollten sich gut überlegen, welche Werte sie vertreten, was sie als Unternehmen ausmacht und wie die Unternehmenskultur gelebt werden kann.

Leadership

Die digitale Organisation verlangt nach einem angepassten Führungsstil. Zentrale Herausforderungen zeigen sich im Umgang mit einer diversen Belegschaft sowie in einem komplexen Umfeld mit externen Mitarbeitern, Team-Mitgliedern an unterschiedlichen Standorten und Partnern. Mitarbeiter im Home-Office dürfen nicht isoliert werden. Die Förderung und Entwicklung von Mitarbeitern wird zunehmend wichtiger. Es muss darauf geachtet werden, dass Fortbildung stattfindet und Mitarbeiter nicht vom Fortschritt abgehängt werden. Außerdem gilt es eine gesunde Balance zu finden, zwischen Arbeits- und Privatleben. Dies einerseits als Selbstschutz aber auch zum Schutz der Mitarbeiter. Weiterhin stellt der Umgang mit der zunehmenden Komplexität in dem Zusammenhang eine Herausforderung dar.

Kundenorientierung

Um den steigenden Anforderungen z.B. in Bezug auf die User Experience und Integrationsmöglichkeiten der Kunden gerecht zu werden, braucht es eine starke Kundenorientierung. Dies betrifft auf der einen Seite das Portfolio, auf der anderen Seite die komplette Customer Journey. Es lohnt sich hierbei ein Blick auf populäre Methodiken wie A/B-Testing und Customer Journey Mapping zu werfen. Gerade das Erreichen eines einheitlichen Auftretens und der Umgang mit relevanten Daten verlangt vielen Unternehmen einiges ab.

Zusammenfassung

Ein Wandel findet statt. Es stellt sich die Frage inwieweit man ihn gestalten kann und welche neuen Möglichkeiten sich bieten. Ein ganzheitlicher Blick auf die Organisation sowie die Entwicklung eines Zielbilds für die wirklich digitale Organisation ist notwendig. Die Definition von klaren Zielen, die durch die digitale Organisation erreicht werden sollen, sowie die Entwicklung und Pflege einer vorwärtsgewandten Unternehmenskultur sollten nicht versäumt werden. (mb)