Sharepoint - ein einfaches DMS

Für Unternehmen häufen sich die Gründe, über die Einführung eines Enterprise-Content-Managements (ECM) nachzudenken. Zum einen wäre da das Chaos bei der Ablage von Papierdokumenten und elektronisch gespeicherten Informationen sowie die wachsenden Ansprüche an eine moderne Projekt- und Teamarbeit (Collaboration-Funktionen). Zum anderen steigen die rechtlichen Anforderungen und die Belastung der E-Mail-Infrastruktur durch intensiven Mail-Verkehr. Da ECM-Lösungen von Spezialanbietern oft schon aufgrund der Lizenzkosten das Budget von kleinen und mittelständischen Unternehmen sprengen, fällt logischerweise das Augenmerk auf die Produktpalette von Microsoft als Alternative.

Microsoft adressiert mit dem 2001 eingeführten "Sharepoint Portal Server" folgende Anwendungsszenarien aus den Bereichen Collaboration:

• Einfaches elektronisches Dokumenten-Management (Lowend-EDM),

• Web-Content-Management,

• elektronische Formulare,

• Workflow und

• Portale.

Die Architektur des "Sharepoint Server 2007" unterscheidet sich von anderen ECM-Produkten erheblich, weil kostenlose Erweiterungen des Windows-Betriebssystems - nämlich die Windows Sharepoint Services (WSS) - die Grundlage für Content-Management-Funktionen liefern. Diese Services stellen dem Tool wichtige Grundfunktionen wie etwa Metadatenverwaltung, Versionierung und Check-in/-out zur Verfügung. Auch die Workflow-Funktionen basieren auf einer für alle Microsoft-Produkte gemeinsamen Grundfunktionalität. Hier kann Sharepoint auf die Windows Workflow Foundation (WWF) zurückgreifen, die jeder Nutzer als kostenfreie Komponente des .NET Frameworks 3.0 herunterladen kann.

Gute Integration mit MS Office

Ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal der Sharepoint-Lösung ist die gute Integration von Microsoft Office 2007. Das hat für die Office-Anwender einige Vorteile:

• Outlook: Sharepoint-Listen lassen sich einfach per Konfigurationsmenü in Outlook einbinden und sind damit auch offline verfügbar.

• Infopath: Sharepoint Server 2007 kann Browser-fähige Infopath-Formulare erzeugen. Damit können Nutzer Formulare verarbeiten, ohne dass spezielle Software installiert werden muss. Dies gilt sowohl für Anwendungen im Extranet als auch im Internet.

• Excel: Es gibt Schnittstellen zu Excel-Services und -Web-Services. Zudem besteht die Möglichkeit, Excel-Arbeitsblätter im Browser darzustellen.

Deutsche ECM-Anwender interessieren sich besonders für Funktionen für die Archivierung, elektronische Aktenverwaltung, Verwaltung großer Dokumentenmengen sowie Postkorb- und Cold-Anwendungen (Computer Output on Laserdisk). Dafür bietet Microsoft im Sharepoint-Standardprodukt wenig Unterstützung.

Word 1.0 für MS-Dos
Im September 1983 kommt Version 1.0 von Microsoft Word für MS-DOS auf den Mark. Es ist die erste Textverarbeitung, die sich in weiten Teilen mit einer Maus bedienen lässt.

Excel 1.0 für Mac
Januar 1985: Microsoft Word 1.0 für Macintosh und Word 2.0 für DOS erscheinen. Im September desselben Jahres wird Excel 1.0 für Macintosh veröffentlicht.

Excel 1.0 für Mac
Die Tabellenkalkulation wurde eigens für die gegenüber dem PC bessere Performance des Mac entwickelt. Dafür wartet Excel u.a. mit der Möglichkeit auf, Spreadsheets untereinander zu verlinken. Darüber hinaus ist die Applikation kompatibel zu IBMs Lotus 1-2-3.

Word 3.0
Im September 1986 kündigt Microsoft Works für Macintosh an, das Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank-, Kommunikations- und Bildzeichnungstools in einem Programm vereint. Im Oktober 1986 erscheinen Word 3.0 für Macintosh und DOS parallel Version 2.0 wurde ausgelassen.

PowerPoint 2.0 für Mac
Juli 1987: Microsoft übernimmt Forethought, den Entwickler von PowerPoint, für 1,4 Millionen Dollar. Im September 1987 kündigt der Konzern PowerPoint 1.0 für Macintosh an. In dessen erstem Verkaufsjahr erzielt Microsoft mit ihm einen Umsatz von einer Million Dollar. Ab Mai 1988 wird schon der Nachfolger PowerPoint 2.0 für Mac ausgeliefert.

Office 1.0
Im Juni 1989 kommt die erste Version von Office für Macintosh sowohl auf Disketten als auch auf CD-ROM heraus. Es besteht aus dem neuen Word 4.0, aus Excel 2.2 und Powerpoint 2.01. Das Release ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur nahtlosen Integration verschiedener Applikationen in eine Suite.

Word 2.0
PowerPoint 2.0 für Windows wird im Mai 1990 angekündigt. Es ist die erste Windows-Version, die verschiedene Farbgebungen zulässt. Im Oktober 1990 erscheint Office 1.0 für Windows - integriert sind Excel 2.0, Word 2.1 und PowerPoint 2.0. Mit 1,18 Milliarde Dollar Umsatz wird Microsoft zur ersten Software-Firma, die mehr als eine Milliarde Dollar Umsatz in einem einzigen Jahr erzielt. Im Januar 1991 kommt Excel 3.0 für Windows – die erste Version, die sich über Toolbars bedienen lässt. Word 2.0 für Windows kommt im Oktober 1991 und integriert erstmalig Drag-und-Drop-Prinzipien.

Access 1.0
August 1992: Office 3.0 für Windows ist verfügbar – mit PowerPoint 3.0, Word 2.0 und Excel 4.0. Im November 1992 auf der COMDEX kündigt Microsoft die Datenbanksoftware Access 1.0 an. Das vollrelationale Database Management System (DBMS) bietet Zugang zu Datensätzen, auf ihre Benutzerfreundlichkeit hin geprüfte Tools und einen robusten Entwicklungszyklus.

Access 1.0
Im September 1993 verkauft sich Access zum millionsten mal. Im November kommt Office 4.0, das neben neuen Versionen von Word und Excel auch On-Screen-Schritt-für-Schritt-Anleitungen enthält. Ende 1993 gibt es weltweit mehr als zehn Millionen Word-Anwender. Im Mai 1994 schlägt Access 2.0 für Windows erstmals eine Brücke zwischen Anwendern und Entwicklern. Zur gleichen Zeit kommt Office 4.3 Professional für Windows, in das Access 2.0 integriert ist.

Office 95
Office 95, im August 1995 auf den Markt, ist das erste Softwarepaket für Windows, das aus 32-Bit-Applikationen besteht. Zum ersten Mal überhaupt sind alle Office-Programme zur selben Zeit auf dem gleichen Entwicklungsstand und tragen gleiche Versionsnummern. Bis Ende 1995 nutzen mehr als 30 Millionen Anwender weltweit Microsoft Excel. Im April 1996 wird Exchange Server 4.0 als Upgrade von Microsoft Mail 3.5 veröffentlicht.

Outlook 97
Anfang 1997 wird Outlook 97 veröffentlicht. Noch im März erscheint Exchange Server 5.0 – das Programm führt die Verwaltung webbasierender E-Mails über den Internet-Zugang von Exchange ein. Office 97 wird im selben Jahre zur meist verkauften Business-Software der PC-Geschichte. In weniger als einem Jahr werden mehr als 20 Millionen Office-Lizenzen vertrieben. Im November 1997 zieht Clippy, die berühmt-berüchtigte Office-Büroklammer, als kleiner Helfer bei Word ein.

SharePoint Server 2001
Im Oktober 2000 erscheint Exchange Server 2000. Die Suite vereint E-Mail, Sprach- und Faxfunktionen. Im März 2001 kommt Microsoft Office SharePoint Portal Server 2001, mit dem sich Unternehmensportale mit Funktionen für Dokumenten- und Enterprise-Content-Management sowie Collaboration bauen lassen. Im Mai 2001 startet Office XP, im Oktober 2003 folgt Office 2003 mit Office SharePoint Portal Servers 2003.

Exchange Server 2003
Mit Exchange Server 2003 wirft Microsoft erstmalig das ausgediente Puzzle-Logo vorheriger Titel über Bord. Die Kooperationssoftware kommt im September 2003 in den Handel. Sie verfügt über eine Reihe neuer Filterfunktionen und unterstützt den mobilen Zugang zu Outlook. Es liegt den inzwischen umbenannten Windows-Small-Business-Server-Paketen in den Versionen Standard und Premium bei.

Office 2007
Mit Office 2007 wagt Microsoft im Januar 2007 einen großen Schritt. Die neue Benutzeroberfläche „Ribbon“ löst gemischte Reaktionen aus, das Design wird geliebt und gehasst. Trotz ausführlicher Betatests erscheint der Release inkonsequent: In den enthaltenen Versionen von OneNote, Publisher und Outlook fehlt die Ribbon-Leiste - dort hält sie erst Jahre später Einzug. Trotz zunehmender Konkurrenz durch Gratis-Produkte wie OpenOffice bleiben die Absatzzahlen stabil.

Office 2010 und Office 2010 Mac
Im Juni 2010 kommt Office 2010 in die Läden, Office 2011 für Macintosh folgt im Oktober. Erstmals werden reduzierte Programmteile der Software, sogenannte Office Web Apps, gratis zur Verfügung gestellt. Je nach Version enthält Office 2010 Programme wie Access, Publisher, OneNote oder PowerPoint. Die eigentliche Versionsnummer 13.0 wurde dabei aufgrund der negativen Konnotation der Zahl übersprungen; Microsoft gab der Suite einfach die Versionsnummer 14.0.

Office 2013
Mit einer an das Design von Windows 8 angepassten Oberfläche kommt Office 2013 im Januar des Jahres in die Läden. Die neue Office-Suite ist für die Bedienung mit Touchscreens optimiert und mit der Integration von Microsoft OneDrive lassen sich nun alle Dokumente in der Cloud abspeichern. Die Synchronisation mit einem lokalen Speicher erlaubt aber auch den Zugriff auf Daten ohne Internet-Verbindung. Skype und das Unternehmensnetzwerk Yammer sind Teil der Suite.

Dritthersteller helfen aus

Vor allem decken die Lösungen nicht die Anforderungen an eine "revisionssichere Langzeitspeicherung" von Dokumenten gemäß GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ausreichend ab. Da Microsoft die Software jedoch offen konzipiert hat, haben Solution-Provider die Produktlücken an vielen Stellen mit Eigenentwicklungen geschlossen. Dadurch fallen allerdings zusätzliche Kosten für Lizenzen, Customizing, Training etc. an. Wer auf diese Weise zu einem vollwertigen Dokumenten-Management kommen möchte, sollte das Gesamtkonzept frühzeitig auf seine Investitions- und Betriebskosten prüfen. Der Sharepoint Server ist kein Ersatz für ein Dokumenten-Management-System (DMS), bietet aber an anderen Stellen Funktionen, die dem klassischen DMS fehlen.

Microsoft lockt mit ECM-Funktionen

Dieses Jahr wird es von Microsoft interessante Neuigkeiten zum Thema Enterprise-Content-Management (ECM) geben: Zum einen wird der Hersteller die neue Sharepoint-Version 2010 auf den Markt bringen, zum anderen steht "Exchange 2010" kurz vor der Freigabe.

Bisher gab es zwischen Exchange und einem ECM-System nur Berührungspunkte, wenn eingehende E-Mails in traditionellen DMS-Anwendungen abgelegt wurden. Die gestiegenen rechtlichen Anforderungen und eine zunehmende Belastung der Mail-Infrastruktur sind die wichtigsten Gründe für die E-Mail-Archivierung. Diesen Markt haben sich die klassischen DMS-Anbieter und einige Spezialanbieter bislang untereinander aufgeteilt.

Microsoft positioniert sich in diesem Umfeld mit Exchange 2010 neu. Die kommende Version unterstützt einfache und preiswerte Speichermedien. Damit entfällt die Aufgabe, E-Mails aus Kostengründen von teuren Speicherlösungen zu kostengünstigen Medien zu verschieben. Zudem bekommt Exchange 2010 ein neues Replikationsverfahren, das es erlaubt, auch mit einfachen Storage-Techniken eine ausreichende Datensicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten.

E-Mail-Archivierung mit Exchange

Die Einführung der Database Availability Group (DAG) wertet den Exchange Server ebenfalls auf. Sie ermöglicht es, Mail-Datenbanken zu spiegeln und flexibel auf mehrere Server zu verteilen. Kopien der Mail-Bestände lassen sich auf mehrere Server verteilen, so dass Backups entfallen. Damit wären sogar aufwendige Raid-Technik und teure SAN-Speicher verzichtbar.

Erstmals reagiert Microsoft auf die Aufbewahrungspflicht: Exchange 2010 bietet Archivpostfächer, in die sämtliche E-Mail-Objekte automatisch und unveränderbar kopiert werden. Der Anwender kann zwar weiterhin in seinem Postfach E-Mails löschen oder verändern. Die Eingriffe werden jedoch protokolliert, und berechtigte Personen können bei Bedarf auf die Originale zugreifen sowie die Historie des Dokuments verfolgen.

Dieses Konzept deckt sicher nicht alle Anforderungen an die E-Mail-Archivierung ab. Um organisatorische und gesetzliche Anforderungen bezüglich der Aufbewahrung zu erfüllen, reichen die Exchange-Bordmittel jedoch aus. In jedem Fall löst Exchange 2010 die PST-Dateien ab, die bislang beim Auslagern von E-Mails erstellt wurden.

Besser suchen mit Sharepoint

Die neue Sharepoint-Version bringt unter anderem folgende Verbesserungen:

• Überarbeitete Benutzeroberflächen (Multifunktionsleiste/Ribbons wie bei Microsoft Office 2007);

• erweiterte Workflow-Funktionalität und neue Werkzeuge zur Workflow-Modellierung;

• reichhaltigere Wiki-Funktionen;

• bessere Einbindung von Fremddaten via Business Data Catalog (BCS);

• Unterstützung für Hochverfügbarkeit (High Availability);

• überarbeitete Backup- und Recovery-Funktionen;

• Bibliotheken sollen nun auch für eine große Anzahl von Objekten geeignet sein;

• neue Schnittstellen für Ajax, Silverlight und LINQ (Language Integrated Query).

Microsoft hat versichert, dass die neue Version auch vorherige Sharepoint-Ausführungen unterstützt. Dennoch müssen kundenspezifische Anwendungen wohl angepasst werden. Der Aufwand dürfte kleiner ausfallen als beim Upgrade des Sharepoint Server 2003 auf die Version 2007, weil die Architektur unverändert bleibt.

Sharepoint 2010 enthält eine gegenüber der Vorgängerversion verbesserte interne Search-Engine. Die Suchfunktion des Sofwareherstellers Fast, den Microsoft im Jahr 2008 übernommen hat, wird jedoch nur in der Enterprise Edition integriert. Viele Anwender dürfte zudem die angekündigte Internet-Version von Sharepoint interessieren. Damit sollen sich öffentliche Web-Auftritte besser betreiben lassen.

Ausgereiftes Collaboration-Tool

Microsoft bietet mit dem Sharepoint Server und den dazugehörenden Basistechniken ausgereifte Funktionen für die unternehmensweite Teamarbeit. Dazu stellt die Software leistungsfähige Suchfunktionen, ein integriertes, aber rudimentäres DMS und Web-Content-Management sowie Portalfunktionen bereit. Anwender mit ausgeprägten Anforderungen an klassische DMS-Funktionen werden mit dem Sharepoint Server nicht weit kommen, es sei denn, sie ergänzen die Microsoft-Lösungen um Produkte von Drittanbietern. (jha)

Tabelle: Was ein klassisches DMS besser kann

Dokumenten-Management: Was Sharepoint kann - und was nicht

Merkmal	Klassisches DMS	Sharepoint Server 2007
Persönliche/lokale Ablage, freie Ablage, Ad-hoc-Strukturen	Nein	Ja
Geordnete (geführte) Ablage	Ja	Untypisch
Blog, Wiki, Diskussionsforen, Feeds	Untypisch	Ja
Collaboration: Teamkalender, virtuelle Teamräume, persönliche Dashboards	Untypisch	Ja
Objekttyp "Akte", hierarchische Aktenstrukturen, Aktenmodellierung, Aktenplanverwaltung	Ja	Nein, nur einfache Ordner
Erfassungskomponenten für Papier-Eingangspost: Scan- und Indexieranwendungen	Ja	Nein, nur bei Einsatz von Drittanbieter-Komponenten
Cold: Erfassungskomponenten für Host-generierte Dokumente, Listen und Reports inklusive Einrichtungswerkzeugen, Index-Parser, gegebenenfalls spezifische Viewer und Formatkonverter	Ja	Nein
Import- und Export-Werkzeuge für Dokumente und Metadaten	Ja	Nein
OCR/ICR-Integration zur Indexextraktion und Dokumentenklassifizierung	Häufig (oft OEM)	Nein, nur bei Einsatz von Drittanbieter-Komponenten
Systemseitige Komponenten zur Sicherstellung der unveränderbaren Archivierung (wirksamer Schutz gegen unzulässige Manipulation)	Ja	Nein, nur bei Einsatz von Drittanbieter-Komponenten
Workflow "lite": Postkorbfunktionen für Szenarien der frühen Erfassung, Einzel- und Gruppenpostkorb	Ja	Erfordert Programmierung auf Basis der Windows Workflow Foundation (WWF)
Workflow "fortgeschritten": BPM-Komponente mit Prozessmodellierungswerkzeugen	Häufig	Erfordert Programmierung auf Basis der Windows Workflow Foundation (WWF)
Portalfunktionen zur Einbindung von externen Informationsquellen	Nein	Ja
Web-Content-Management, Web-Redaktionssystem für Inter-, Intra- und Extranet	Untypisch	Ja
Schnittstellen zur Retrieval- und Output-Integration mit Standardanwendungen (SAP, Microsoft Navision, ADP Paisy etc.)	Häufig, teilweise Drittanbieterkomponenten	Erfordert Programmierung auf Basis des Business Data Catalog (BDC)
Multiformat-Dokumenten-Viewer für die visuelle Reproduktion einer zunehmenden Vielfalt von Dokumentenformaten (inklusive DTA-, Ascii- und XML-Objekten), die sich ohne Stylesheets oder Parser-Funktionen von normalen Benutzern nicht mehr lesen lassen	Häufig	Nein, nur bei Einsatz von Drittanbieter-Komponenten
Offline-Clients mit Synchronisation	Häufig	Vollständiger Offline-Client nur bei Einsatz von Drittanbieter-Komponenten
Enterprise Search (Volltextsuche in "fremden" Content-Quellen wie E-Mail, Dateisystem, Websites etc.)	Selten	Ja