Am Beispiel des Softwareunternehmens Administration Intelligence AG (AI AG) wurde von den IBIS-Labs, einer Forschungskooperation der IBIS Prof. Thome AG und der Universität Würzburg, überprüft, ob die neue On-Demand-Lösung SAP Business ByDesign die speziellen Anforderungen eines Dienstleistungsunternehmens erfüllt und was bei der Einführung der SAP-Lösung berücksichtigt werden sollte.
SAP-Lösung bildet Prozesse zuverlässig ab
"Der Funktionsumfang der neuen SAP-Lösung ist für kleine bis mittlere Dienstleistungsunternehmen völlig ausreichend", erläutert Andreas Hufgard, Leiter der IBIS-Labs, eines der zentralen Testergebnisse. "Die meisten Anforderungen und Prozesse können problemlos und zuverlässig über die On-Demand-Lösung abgebildet werden." Viele Elemente seien zwar nicht so tief strukturierbar, wie dies in der SAP Business Suite mögliche wäre. Dafür gäbe es mit diversen Erweiterungen oder dem Worflow-Konzept in SAP Business ByDesign viele Reserven, mit denen auch individuelle Prozesse flexibel abgedeckt würden. Auch die Analysemöglichkeiten wie das Kunden-Factsheet oder das Collaboration Window stellten einen schnellen Prozesseinstieg sicher und seien benutzerfreundlich aufbereitet.
Schwächen in der Organisationsmodellierung
Überzeugend fiel laut Heiko Schinzer, Vorstand der AI AG, in der Analyse auch die Bandbreite an Funktionen und Prozessen aus, die SAP Business ByDesign bietet. Im Rahmen des Evaluierungsprojektes sei es gelungen, innerhalb des Standards der neuen ERP-Lösung in kurzer Zeit ein Produktivsystem einzurichten, das auch die individuellen Anforderungen abbildete. Diese Bandbreite konnte das IBIS-Team eigenen Angaben zufolge im Rahmen des Praxistests auf die leistungsfähige Business-Konfiguration der SAP-Lösung zurückführen, die eine problemlose Systemeinführung sicherstellte. Nur bei der Organisationsmodellierung meldeten die Tester Verbesserungsbedarf. Diese bot zwar sehr viele Möglichkeiten, aber deren Auswirkungen auf das operative System waren mitunter im Praxistest nicht nachvollziehbar.
Schweres Handling der On-Demand-Lösung Business ByDesign
Konnte im Verlauf des Pilotprojektes SAP Business ByDesign bei der Konfiguration der Standardfunktionalitäten überzeugen, stellten die IBIS-Experten hingegen fest, dass die SaaS-Lösung außerhalb des Standards nicht so einfach handhabbar ist. Dies gilt insbesondere bei einer Systemerweiterung oder Integration von Fremd- oder Partnerlösungen. Gerade für Dienstleistungsunternehmen, die in der Regel Service-Center und Kundenportale betreiben, sind solche Erweiterungen jedoch unverzichtbar. Denn ein reibungsloser Datenaustausch zwischen ihrer eigenen IT- Infrastruktur und den IT-Systemen ihrer Kunden ist dadurch erforderlich. "An jenen Stellen der neuen SAP-Lösung sollte SAP nachbessern", gibt Hufgard zu verstehen. "Erforderlich wäre es, dass externe Lösungen mit der gleichen Sicherheit integriert werden können, wie sich die SAP-Lösung im Standard konfigurieren lässt." Anwenderunternehmen hätten so auch für den Fall einer Systemergänzung ein sicheres Gefühl und SAP ein weiteres, gutes Argument, warum Unternehmen in diese Lösung investieren sollten.
Prozesse außerhalb des Standards später anpacken
Aus den gewonnnen Testergebnissen hat das IBIS-Team Empfehlungen abgeleitet, die Unternehmen bei der Einführung von SAP Business ByDesign unterstützen. So sollten sich die Projektverantwortlichen, die schnell und sicher einen möglichst breiten Lösungsumfang umsetzen wollen, erst einmal auf die Einführung der benötigten Standardfunktionalitäten beschränken. Sämtliche Prozesse, die außerhalb des Standards liegen, kämen demnach sukzessive in einer zweiten Projektphase an die Reihe. Auf diese Weise können die Verantwortlichen die strategische Entscheidung, ob eine Insellösung abgeschafft und in SAP integriert oder als Stand-alone-Lösung weiter betrieben wird, in aller Ruhe treffen.