Robotic Process Automation wird zur Einstiegstechnologie

Unternehmen, die Robotic Process Automation (RPA) nutzen, profitieren von mehr Effizienz, geringeren Kosten und einer schnellen Amortisierung ihrer Investitionen. Das ist das Resümee einer aktuellen Umfrage des IT-Dienstleisters Reply. Dabei, so ein weiteres Ergebnis der Studie, stehen viele Nutzer noch am Anfang und wollen ihre Aktivitäten sukzessive intensivieren. So schreiben rund 90 Prozent der Umfrageteilnehmer, die RPA-Lösungen bereits einsetzen oder an der Schwelle einer RPA-Implementierung stehen, ihnen eine große oder sogar sehr große Bedeutung zu; selbst für die Hälfte der RPA-Novizen hat das Thema eine hohe Relevanz.

Im Rahmen der Studie wurden 59 Vertreter aus über 30 Unternehmen mit einem Umsatz von größtenteils über einer Milliarde Euro befragt - die Mehrheit davon (87 Prozent) kommt aus Europa), 60 Prozent aus der DACH-Region. Wie Stefan Gössel, Managing Partner bei Strategieberatung Leadvise Reply, berichtet, ist RPA seit vergangenem Jahr gerade in Deutschland stark im Kommen. So gebe es mittlerweile Dax-30-Unternehmen, die über 1000 Softwareroboter im Einsatz haben. Und wenngleich sich derzeit generell eher größere Unternehmen stärker mit dem Thema befassen, ist sich Gössel sicher, dass RPA in den nächsten Monaten auch in den Mittelstand geht.

Egal ob groß oder klein - das vorherrschende Interesse der Unternehmen an robotergestützter Automatisierung ist Gössel zufolge der Wunsch nach mehr Effizienz. Daneben erhofften sich viele Kunden durch den Einsatz von RPA auch qualifiziertere Aussagen, da die Ergebnisse etwa im Kundenservice messbar werden.

Effizientere Prozesse, niedrigere Kosten

Dies deckt sich weitgehend mit den Ergebnissen der Umfrage. Dieser zufolge versprechen sich die Initiatoren und Anwender - in der Regel Vertreter des Managements oder Abteilungsleiter - durch den Einsatz von Softwarerobotern vor allem eine insgesamt höhere Produktivität (90 Prozent), niedrigere Prozesskosten (83 Prozent) sowie eine steigende Qualität im Hinblick auf Prozesse (64 Prozent) und Datenverarbeitung (53 Prozent). Letzteres, so der Hinweis von Reply-Mann Gössel, sei wiederum eine Voraussetzung für den Einsatz von KI im Unternehmen. Als weitere Motive wurden die Entlastung der eigenen Mitarbeiter (47 Prozent), ein verbessertes Serviceangebot, aber auch zusätzliche Wertschöpfungsoptionen und Risikominderung angeführt.

Diese Vorteile kommen den Anwendern zufolge vor allem in den Bereichen Finanzen und Business Operations zum Tragen. Potenzielle Nutzer, die noch am Anfang stehen, erwarten sich jedoch auch einen konkreten Nutzen für ihre IT und den Service. Dabei geht es knapp der Hälfte der Befragten vor allem darum, den Anschluss an den Wettbewerb in der jeweiligen Branche zu halten. Ein weiteres Drittel sieht in RPA-Lösungen die Chance, handfeste Vorteile gegenüber der Konkurrenz zu generieren und damit Wettbewerber hinter sich zu lassen.

Einbindung in die Gesamtstrategie

Wichtig ist dabei nicht nur die praktische Umsetzung entsprechender Pläne und Projekte, sondern auch ihre Einordnung in den Gesamtrahmen des jeweiligen Unternehmens. Der Umfrage zufolge werden RPA-Lösungen zurzeit vor allem taktisch eingesetzt - 53 Prozent nutzen sie für die Automatisierung einzelner Prozesse. Um das gesamte Potenzial von RPA zu erschließen, bedarf es laut Reply jedoch einer Integration in die Unternehmens- bzw. Geschäftsstrategie - erst damit ließen sich viele der genannten Ziele erreichen. Dies ist bereits bei knapp 40 Prozent der Umfrageteilnehmer der Fall, die in RPA-Lösungen mehr als "nur" ein taktisches Instrument sehen.

Die Aussicht, zusätzliche Vorteile im Wettbewerb zu generieren, lässt RPA zu einer attraktiven Option werden. So plant die Mehrheit der Befragten, ihre aktuellen Budgets in den kommenden drei Jahren deutlich zu erhöhen - allerdings in einem übersichtlichen Rahmen bis zu 250.000 Euro (45 Prozent). Budgets über eine Million Euro sind laut Studie dagegen selten anzutreffen - hauptsächlich bei großen Unternehmen mit RPA-Erfahrung.

Dabei amortisieren sich die Projekte dem Vernehmen nach in relativ kurzer Zeit: Zwei Drittel der Unternehmen mit etablierten RPA-Lösungen gaben an, dass sich die Investitionen in RPA bereits innerhalb eines Jahres rentierten. Auch die Implementierungszeit ist laut Reply-Manager Gössel überschaubar. In einem aktuellen Use-Case sei ein Kunde vor der Entscheidung Near Shore oder RPA gestanden, berichtet er. Letztendlich habe er als Voraussetzung für den Auftrag an Reply die Auflage gemacht, dass die RPA-Lösung innerhalb von vier Wochen implementiert werde - was tatsächlich auch geschafft wurde.

"Die Herausforderung bei der Einführung einer RPA-Lösung ist es, die zu automatisierenden Prozesse vollständig zu definieren", erklärt Gössel. Dazu bedarf es eventuell eines Process Mining, um festzustellen, was abläuft. Häufig komme es dabei zu einer "Analyse-Paralyse", etwa, wenn sich herausstellt, dass es - wie in einem anderen realen Fall - von einem als einfach beschriebenen Prozess im Kundenservice 96 Varianten gebe. Ansonsten würden erfahrene Kunden einen neuen Softwareroboter in einem halben Tag einrichten, so Gössel. Dieser lasse sich dann beliebig per Knopfdruck replizieren, etwa für das Abarbeiten von Bestellungen bei Sonderaktionen.

Aktives Change Management erforderlich

Damit RPA-Lösungen ihre Vorteile voll ausspielen können, müssen die Implementierungsmaßnahmen allerdings über rein technische und organisatorische Aspekte hinausgehen. Ein wichtiges Kriterium ist laut Reply etwa die Akzeptanz bei den Mitarbeitern - denn sie werden künftig in bestimmten Bereichen Aufgaben an Software-Roboter abgeben, um auf anderen Gebieten eine höhere Wertschöpfung erzielen zu können.

Hier empfiehlt der IT-Dienstleister Reply, Mensch und Roboter in ein stimmiges Gesamtkonzept einzubinden: es geht um nicht weniger als eine gezielte strategische Integration von Menschen und Robotern. Ein professionelles Change-Management muss dabei zwingend weit oben auf der Agenda stehen. Immerhin gaben knapp 70 Prozent der Anwender in der Umfrage an, sie verfügen bereits über ein spezielles Center of Excellence, das sich auch diesen Aufgaben mit der erforderlichen Kompetenz widmet.

Ebenfalls bewährt haben sich externe Berater, bei denen es auf Implementierungs-Know-how ebenso ankommt wie auf technische Expertise - und die dieses Wissen an interne Mitarbeiter weitergeben. Was die ausgewählte RPA-Lösung angeht, zeigte sich in der Umfrage, dass der Markt trotz BluePrism als führenden Anbieter (32 Prozent) noch sehr fragmentiert ist. Als wichtigste Auswahlkriterien wurden (in dieser Reihenfolge) niedrige Lizenzkosten, Skalierbarkeit, das Erfüllen geschäftlicher Anforderungen und ein geringer Implementierungsauswand genannt.

Insgesamt zeigt die Studie, dass RPA vor allem in ihrer Eigenschaft als erweiterbare Plattform mit moderaten Einstieghürden und kurzen Amortisierungszeiten einen guten Einstieg in die digitale Transformation von Unternehmen bildet. Zudem lässt sie sich durch zukünftige Einbindung weiterer Technologien wie KI (Künstliche Intelligenz) oder Process Analytics einfach ausbauen.

Darüber hinaus sei es etwa mittels einer Kombination von RPA und Machine Learning - anderswo auch Cognitive Automation genannt - möglich, die Arbeit von Sachbearbeitern zu unterstützen und einfache Entscheidungen zu fällen, erklärt Reply-Manager Gössel. Andere Beispiele dafür, wie man als Antwort auf den Fachkräftemangel und den "War for Talents" eine Art "Digital Workforce" bilden könne, seien Integrationen von RPA mit einem Chatbot oder Sprachassistenten. Aktuell herrsche hier noch eine klare Trennung, so Gössel: "ML-Systeme erkennen Trends, Software-Roboter erfüllen Aufträge."