Briefe, Faxdeckblätter, Einladungen, Traktandenlisten: Der Büroalltag ist geprägt von immer gleichen Schriftstücken, die sich lediglich im Inhalt unterscheiden. Einige Anwender erstellen jedes Dokument von Grund auf neu – und machen sich damit das Leben künstlich schwer. Noch verbreiteter ist die Unsitte, ein bestehendes Dokument zu öffnen, den alten Inhalt zu überschreiben und die Datei unter einem anderen Namen zu sichern. Das klingt zuerst ganz praktisch, doch das Risiko ist hoch: Täglich gehen so unzählige Originaldokumente verloren, weil sie nicht unter einem anderen Namen gesichert, sondern reflexartig mit dem allseits beliebten Speicherbefehl Ctrl+S überschrieben werden.
Abhilfe naht: Solcher Ärger lässt sich mit Vorlagen (Templates) elegant umschiffen. Darunter versteht man leere Dokumenthüllen, die nahezu vollständig aufgebaut sind und jeweils einen bestimmten Zweck erfüllen. Sie müssen lediglich noch mit den individuellen Inhalten bestückt werden, wie zum Beispiel mit der Empfängeradresse und den Angaben zu gelieferten Waren.
Drei Möglichkeiten gibt es, um an diese nützlichen Helfer heranzukommen: Sie erstellen die Templates selbst, greifen auf die mit Office gelieferten Vorlagen zurück oder bedienen sich hemmungslos bei den zahlreichen, kostenlosen Vorlagen auf der Microsoft-Homepage.
Hinweis: Die folgenden Beispiele haben wir mit Office 2003 durchgeführt. Sie funktionieren ähnlich in anderen Versionen der Software.
Eigene Vorlagen erstellen
Sobald es sich abzeichnet, dass ein Dokument mehr als einmal benötigt wird, sollten Sie eine Vorlage daraus machen. Eine solche Datei unterscheidet sich optisch von einem herkömmlichen Dokument. Sie trägt sowohl ein anderes Icon als auch eine andere Dateiendung (z.B. *.dot). Noch wichtiger ist jedoch, dass eine Vorlage immer als Kopie geöffnet wird, die Sie anschließend unter einem anderen Namen sichern müssen. Damit wird verhindert, dass das Original überschrieben und verschandelt wird.
Das Erstellen eigener Vorlagen gehört zu den einfachsten Übungen. Gestalten Sie zuerst ein Dokument, das sämtliche Stammelemente enthält – also jene Teile, die sich nicht ändern sollen. Das kann zum Beispiel Ihre Absenderadresse auf dem Faxdeckblatt sein, das Firmenlogo und die dazu passende Schrift in PowerPoint oder das Spesenformular in der Tabellenkalkulation Excel. Alles kommt in Frage.
Wählen Sie anschließend Datei/Speichern unter und im Einblendmenü "Dateityp" den Eintrag Dokumentvorlage. Der Pfad zum Speicherort wird automatisch in C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzername]\Anwendungsdaten\ Microsoft\Vorlagen geändert. Dort taucht die Vorlage in Zukunft bei den Standardvorlagen von Office auf B. Die eigenen Vorlagen lassen sich sogar in Unterordner verstauen, die später in der Office-Vorlagendialogbox als Reiter dargestellt werden.
Vorlagenumzug
Der ellenlange Pfad zu den Office-Templates erweist sich in der Praxis als Hindernis mit Datenverlustpotenzial. Das beginnt schon damit, dass Windows das Verzeichnis "Anwendungsdaten" ausblendet. Wenn Sie per Windows-Explorer an Ihre Vorlagen herankommen möchten, müssen Sie das Verzeichnis zuerst sichtbar machen: Wählen Sie im Windows-Explorer den Befehl Extras/Ordneroptionen. Klicken Sie danach auf den Reiter Ansicht und aktivieren Sie unter "Versteckte Dateien und Ordner" die Option "Alle Dateien und Ordner anzeigen".
Der Zugriff auf den Ordner "Anwendungsdaten" ist außerdem unabdingbar, wenn von den liebevoll handgeschusterten Vorlagen eine Sicherheitskopie erstellt werden soll. Viele Nutzer ignorieren beim Backup alles, was sich außerhalb ihres Benutzerverzeichnisses "Eigene Dateien" befindet – und damit auch die gut versteckten Vorlagen.
Die Lösung ist simpel: Verschieben Sie den Ordner mit Ihren Templates einfach in das Verzeichnis "Eigene Dateien". Starten Sie danach Word und wählen Sie Extras/Optionen/Speicherort für Dateien. Klicken Sie auf den Eintrag Benutzervorlagen und anschließend auf Ändern, um die verschobenen Vorlagen im Verzeichnis "Eigene Dateien" auszuwählen. Wenn Sie Word verlassen, werden Sie gefragt, ob Sie die Vorlage Normal.dot anpassen und überschreiben möchten – tun Sie dies.
Jetzt ist es ein Leichtes, beim nächsten Backup auch alle selbst gemachten Office-Vorlagen mit zu speichern. PowerPoint und Excel übernehmen den neuen Speicherort übrigens automatisch. Mitgelieferte Vorlagen: Sie müssen nicht jede Vorlage vom Reißbrett weg neu erstellen. Bei der Installation von Microsoft Office werden eine ganze Menge Vorlagen mitgeliefert, und zwar im Verzeichnis C:\Programme\Microsoft Office\ Templates. Von dort aus lassen sie sich von jedem Benutzer am PC direkt in der jeweiligen Anwendung öffnen. Ein Beispiel: Wählen Sie in Excel Datei/Neu. Das Programm blendet den Aufgabenbereich "Neue Arbeitsmappe" ein (falls nicht, wählen Sie Ansicht/Aufgabenbereich).
In diesem Panel klicken Sie unter "Vorlagen" auf den Link "Auf meinem Computer", um alle Excel-Vorlagen anzuzeigen. Die Anzahl der Vorlagen variiert mit dem Programm. Excel bringt es gerade einmal auf fünf, während Word und PowerPoint mit einigen Dutzend Vertretern ins Rennen geschickt werden.
Sie alle sind jedoch nur Vorlagen für eine Vorlage: Die mitgelieferten Musterdokumente schneidern Sie am besten zuerst auf die eigenen Bedürfnisse zu und sichern diese anschließend als neues Template, etwa nachdem das eigene Firmenlogo integriert wurde.
Microsofts Schatzkästchen
Doch Microsoft hat noch eine Menge Pfeile im Köcher. Die besten Vorlagen hat sich die Firma nämlich für die Website Office Online aufgehoben (die je nach Land unterschiedlich ist). Um an diese heranzukommen, klicken Sie beim Anlegen eines neuen Dokuments im "Aufgabenbereich" auf den Link Vorlagen auf Office Online B oder rufen im Internet Explorer diese Webadresse auf – das läuft auf dasselbe hinaus. Klicken Sie anschließend im Browser auf den Reiter Vorlagen. Ab hier lautet das Motto: "Willkommen im Schlaraffenland!" Im Kasten "Durchsuchen von Vorlagen" finden Sie unzählige Vorlagen zu verschiedensten Themen. Und als wäre das nicht genug, fördert der Link "Weitere Kategorien" noch mehr Aufgabengebiete ans Tageslicht.
Ganz einfach gibt Microsoft seine Vorlagen aber nicht preis: Der Zugriff ist nur mit Windows XP oder höher möglich. Als Browser darf allein der Internet Explorer ran. Wenn Vorlagen für Office 2007 heruntergeladen werden, muss zudem als Erstes ein ActiveX-Steuerelement installiert werden. Es achtet darauf, dass sich nur legale Office-2007-Installationen gütlich tun. Sind alle Kriterien erfüllt, werden die Vorlagen mit einem Klick auf die Taste Download geladen und in der jeweiligen Anwendung geöffnet.
Einige Vorlagen lassen sich 1:1 verwenden, andere müssen zuerst angepasst werden. Diese können Sie danach als neue Vorlage speichern.
Stichwort ActiveX-Steuerelement: Eine von Microsoft entwickelte Technologie, die das Ausführen von Programmen direkt auf einer Webseite erlaubt. Sie funktioniert aber nur mit dem Internet Explorer.
Sprachvorteile
Die Auswahl an Templates lässt sich noch weiter vergrößern. So werden in der deutschen Kategorie "Adressen" drei Vorlagen gelistet. In der amerikanischen Fassung sind es acht, während die Franzosen (und auch die französischsprachige Schweiz) mit lediglich zwei Vorlagen zufrieden sein müssen. Wer mit einer Fremdsprache keine Mühe hat, findet so zusätzliche Schätze. Für die Mitarbeiter in international agierenden Unternehmen lohnt sich der Länderwechsel auch, um sich die manuelle Lokalisierung der Vorlagen zu ersparen.
Hilfe von oben
Einige komplexere Vorlagen enthalten Hilfetexte. Diese werden eingeblendet, sobald Sie das Template herunterladen und öffnen. Allerdings muss dazu eine Einstellung geändert werden, die sehr gut versteckt ist: Öffnen Sie Word oder Excel und wählen Sie Extras/ Optionen/Allgemein. Klicken Sie auf die Taste Dienstoptionen. Greifen Sie nun in der Spalte "Kategorie" zum Eintrag Onlineinhalte und markieren Sie in der rechten Spalte die Option "Vorlagenhilfe automatisch anzeigen, wenn verfügbar". Ab sofort werden nach dem Download die Hilfethemen zur Vorlage eingeblendet – falls welche verfügbar sind.
Spezialfall PowerPoint
Hinter den Vorlagen für Word und Excel steht die Idee, ein leeres Gefäß mit eigenen Inhalten zu füllen. Das gilt eigentlich auch für die PowerPoint-Templates. Doch nicht selten kommt es umgekehrt: Eine existierende Präsentation soll nachträglich mit dem Design einer schicken Vorlage aufgepeppt werden – schließlich sind nicht alle PowerPoint-Anwender auch Grafiker.
Laden Sie als Erstes die gewünschte Power-Point-Vorlage auf Ihren Rechner. Sobald sich diese in PowerPoint öffnet, speichern Sie die Datei als Vorlage. Öffnen Sie nun die bestehende Präsentation und wählen Sie im Aufgabenbereich den Befehl Foliendesign. In der Auflistung erscheint auch die heruntergeladene Vorlage. Klicken Sie rechts davon auf das Einblendmenü und bestimmen Sie, ob Sie das Design auf alle oder nur auf die ausgewählten Folien anwenden möchten.
Wird ein Design mit dieser Technik auf eine bestehende Präsentation übertragen, passen sich nicht nur die Hintergründe, sondern auch die Titel und Untertitel an – zumindest sollten sie das. Falls die Schriften nicht wollen, wie sie müssten, wurden wahrscheinlich die PowerPoint-eigenen Platzhalter für Titel und Untertitel (Bullets) ignoriert. Sie erkennen eine solche falsch aufgebaute Präsentation sofort, wenn Sie am linken Fensterrand auf den Reiter Gliederung klicken. In einer korrekt gestalteten Präsentation sehen Sie jetzt die Titel und Untertitel.
Eine leere Gliederung B zeigt hingegen, dass sich der Anwender über PowerPoints Logik hinwegsetzen wollte. Deshalb muss in diesem Fall zuerst die richtige Struktur hergestellt werden.
Vorlagen für alle
Falls Sie jetzt noch unschlüssig sind, ob Sie von Office-Vorlagen profitieren können, werfen Sie am besten einen Blick auf Ihre eigene lokale Dokumentensammlung. Jeder Dokumenttyp, der mehrfach vorhanden ist, schreit förmlich nach einer Vorlage. Denn sie helfen, Zeit zu sparen, und reduzieren Fehlerquellen. Vor allem aber vermitteln sie Ihnen das gute Gefühl, unglaublich effizient zu arbeiten.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation PC-Tipp.