Immer mehr Mitarbeiter wollen auch im Büro nicht mehr auf ihr iPhone, das iPad oder ihre anderen modernen Endgeräte verzichten. Während es noch vor kurzem undenkbar war, dass die IT-Abteilung fremde Systeme und Geräte in ihrer IT-Infrastruktur überhaupt duldet, sind private Geräte heute auf dem Vormarsch. Sogar das Europaparlament will die Abgeordneten mit iPads ausstatten. Die "Consumerisierung" der IT am Arbeitsplatz ist faktisch nicht mehr aufzuhalten: Über zwei Drittel aller Consumer-Geräte werden nicht nur für private Zwecke, sondern auch geschäftlich genutzt. Nicht zuletzt die Verbreitung von Social Media führt dazu, dass die Grenzen zwischen privat und dienstlich immer weiter verschwimmen.

Bring your own PC
Firmen und Angestellte können vom Einsatz privater iPads & Co. im Büro profitieren. Lesen Sie hier, was zu beachten ist.

IT-Security:
Welche Sicherheits-Parameter gelten für die privaten Geräte? Welche Art der Verschlüsselung wird eingesetzt?

Lizenzen und Software:
Zentrale Softwarebeschaffung oder Eigenbezug der Software durch den Mitarbeiter, eventuell über Home Use-Programme (wie beispielsweise Microsoft Home Use Program)?

Den Business Case für BYoPC richtig rechnen:
Wie hoch sind die Zusatzkosten für die Virtualisierung und den Ausbau der Server? Was kostet BYoPC insgesamt (Total Cost of Ownership)?

Prüfung und Update der IT-Richtlinien:
Pflichtbestandteile der neuen UOD-Richtlinie sind Verantwortlichkeiten, Regelungen zu Wartung, Ersatz und Leihgeräte und Bestimmungen zum finanziellen "Zuschuss" (bei Ausscheiden des Mitarbeiters rückzahlbares Darlehen oder "verlorener Zuschuss", jährliche Beteiligung des Arbeitgebers).

Datenschutzrecht:
Einsicht, Nutzungs- und Zugriffsrechte des Arbeitgebers auf die privaten Geräte explizit regeln, die Grenzen des Beschäftigtendatenschutzes einhalten!

Steuerrecht:
Anschaffung des PC als Werbungskosten oder Anrechnung des geldwerten Vorteils bei Überlassung von Firmen-Software zu privater Nutzung?

Unternehmen sparen bis zu 40 Prozent Anschaffungskosten

Daher überlegen immer mehr Firmen neue Modelle für den kostengünstigen Einkauf von IT und starten Pilotprogramme, wie etwa Procter & Gamble. Teilweise finanzieren Unternehmen wie Citrix, EMC und Kraft Foods bereits die Anschaffung privater Geräte mit Zuschüssen in der Größenordnung von bis zu 1500 Euro für das IT-Equipment, das dann auch in der Firma verwendet werden darf (und soll).

Diese Art der IT-Beschaffung kann erheblich zur Zufriedenheit der Nutzer beitragen und auch Kosten senken. Laut Gartner können Firmen so bis zu 40 Prozent der Anschaffungs- und Unterhaltskosten sparen, die sie für den Notebook-Kauf aufwenden müssten. Aus Sicht des Unternehmens erwünschter Nebeneffekt: Die Mitarbeiter sind auch außerhalb der regulären Arbeitszeit erreichbar.

Sicherheitskonzept an BYoPC-Modell anpassen

Selbstverständlich müssen beim "BYoPC-Modell" die sich aufdrängenden Fragen der IT-Sicherheit beantwortet werden. Hier können im Sinne der notwendigen IT-Security Desktop-Virtualisierung und Terminal-Lösungen den Spagat zwischen privater und dienstlicher Nutzung erleichtern. Wichtige Unternehmensdaten und sensible personenbezogene Daten müssen natürlich auch auf den privaten PCs verschlüsselt werden. Eine bestimmte Mindestausstattung der privaten Geräte ist daher ebenso ein Muss wie der Einsatz standardisierter Software.

IT-Compliance und Datenschutz beachten

Der wirtschaftlich interessante und zukunftsgerichtete Business Case für "Bring your own PC" muss jedoch auch mit den Juristen und Steuerberatern abgeklärt werden. Denn die notwendige Trennung zwischen Firmendaten und privaten Daten ist auch bei diesem Modell eine Pflicht, die aus IT-Compliance und Datenschutz resultiert. Selbst wenn der PC dem Mitarbeiter gehört, muss der Arbeitgeber jederzeit Zugriff auf die unternehmenswichtigen Informationen haben.

Hier müssen in Einklang mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) rechtssichere Konzepte für die revisionssichere Archivierung und entsprechende Einsichtsrechte des Arbeitgebers erarbeitet werden. Das BDSG sieht hier derzeit in Paragraf 32 Grenzen vor, die nicht überschritten werden dürfen.

Zudem soll das Datenschutzrecht vollständig überarbeitet und wohl Mitte 2011 sogar ein eigenständiges Beschäftigtendatenschutzgesetz geschaffen werden. Es liegt auf der Hand, dass alte Betriebsvereinbarungen oder IT-Richtlinien die Anschaffung privater IT-Geräte durch den Mitarbeiter nicht regeln. Auch diese Policies müssen daher überarbeitet werden.

IMEXchange 2 - Exchange-Synchronisation für Fortgeschrittene
"IMExchange 2" von RERLSoft erlaubt es iPhone- und iPad-Nutzern, auch Notizen und Aufgaben mit ihrem Outlook-Konto zu synchronisieren.

IMEXchange 2 - Exchange-Synchronisation für Fortgeschrittene
"IMExchange 2" von RERLSoft erlaubt es iPhone- und iPad-Nutzern, auch Notizen und Aufgaben mit ihrem Outlook-Konto zu synchronisieren.

Adobe Ideas - digitaler Skizzenblock
Adobe bietet mit "Ideas" einen kostenlosen Skizzenblock für iPhone und iPad an. Die Funktionen sind schnell beschrieben: Als Grundlage der Zeichnung kann der Nutzer entweder ein leeres Blatt oder eine Bilddatei als Hintergrund nutzen. Außerdem lassen sich die Grundfarben eines Fotos extrahieren und für eine Zeichnung verwenden.

Worktimes - Geregelt arbeiten
Die App "Worktimes" von Made FM hilft Selbständigen und Angestellten bei der Einhaltung der Regelarbeitszeiten.

Worktimes - Geregelt arbeiten
Zur Nutzung muss der Anwender einfach die vorgegebene Stundenzahl eingeben und anschließend die angefallenen Arbeitsstunden und -pausen eintragen.

Memonic - Offline Notizen nachschlagen
Das Online-Notizbuch Memonic des Schweizer Startups Nectoon hilft dabei, digitales Wissen - egal ob Text, Bild, Video oder Ton - strukturiert zu archivieren.

Memonic - Offline Notizen nachschlagen
Mit iPhone oder iPad kann der Nutzer mit einer speziellen App sogar von unterwegs auf Memonic und somit auf seine gespeicherten Inhalte zugreifen. Alle Daten werden auf das Gerät synchronisiert, damit Sie die Memos auch dann lesen können, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind.

Mailer - Besser mailen
Kann Funktionen, die das native Mail-Programm von Apple nicht unterstützt: Mail von Christian Fries.

Wikipanion - Wikipedia-Inhalte mundgerecht aufbereitet
"Wikipanion" von Robert Chin nutzt den kompletten Inhalt von Wikipedia, verpackt in eine komfortable Leseumgebung. Zwar lässt sich Wikipedia im Safari-Browser ebenfalls sehr gut benutzen, die kostenlose App bietet jedoch zusätzlichen Komfort durch Lesezeichen sowie eine seitliche Navigation zum schnellen Anwählen der Überschriften einzelner Einträge.

Mocha VNC - Fernzugriff via Smartphone
Für iPhone und iPad gibt es neben der Bezahl- auch eine kostenlose Lite-Version. Hier fehlen jedoch u. a. wichtige Zusatztasten (Bild).

Mocha VNC - Fernzugriff via Smartphone
"Mocha VNC" von Mochasoft ermöglicht es Smartphone-Nutzern, über das Gerät eine Remote-Verbindung zu ihrem Mac oder PC herzustellen.

Citrix Receiver - Citrix-Zugang via iPad
Mit der kostenlosen App Citrix Receiver. stehen die vom Administrator zur Verfügung gestellten PC-Applikationen remote auf dem iPad zur Verfügung.

Air Video - Videos aufs iPad streamen
Mit "Air Video" von inMethod lassen sich Videos direkt vom PC oder Mac auf das iPhone oder - besser - iPad streamen. Dabei ist sowohl die Größe als auch das Dateiformat irrelevant.

FTP on the Go - FTP-Zugriff vom iPhone aus
"FTP on The Go" von Headlight Software ist ein funktionsreicher FTP-Client, der auch SFTP unterstützt. Man kann damit Daten auf das iPhone laden oder auf einen Server stellen. Dateien und Ordner lassen sich löschen und Rechte ändern.

FTP On The Go - FTP-Zugriff vom iPhone aus
Man kann damit Daten auf das iPhone laden oder auf einen Server stellen. Dateien und Ordner lassen sich löschen und Rechte ändern.

iPhone-App OffMaps - Günstig offline navigieren
Praktisch zur Orientierung sind Offline-Karten, wie sie die App "OffMaps" zur Verfügung stellt. Um die Anwendung sinnvoll zu nutzen, lädt man bereits zuhause oder über das Hotel-WLAN passende Karten des Open-Streetmap-Projekts plus einen entsprechenden "Guide" zur Navigation auf sein Gerät.

Worktimes - Arbeitszeiten erfassen
"Work Times" ist ein Arbeitszeiterfassungssystem für Selbständige und Angestellte, die feste Wochenarbeitszeiten einhalten müssen. Will man Arbeitsstunden in Rechnung stellen, gibt es bessere Programme. Die angefallenen Arbeitsstunden kann man bequem eingeben, eine Pause wird auf Wunsch automatisch abgezogen.

Simplenote - Notizen verwalten
Mit dem kostenlosen Tool "Simplenote" können Nutzer bequem Notizen zwischen iPhone/iPad, Mac-Rechner und einem Web-Dienst (Anmeldung erforderlich) synchronisieren.

Flugsuche - Bequem via iPhone Flüge suchen
Das kostenlose Programm "Flugsuche" basiert auf dem Web-Dienst Swoodoo, der die wichtigsten Anbieter von Flugreisen nach günstigen Angeboten durchsucht.

CalPrint for iPad
"CalPrint" von EuroSmartz Ltd. eignet sich nicht nur zum Ausdrucken eines Kalenders...

CalPrint for iPad
...der Nutzer eines iPhones oder iPads kann damit auch bestehende Kalendereinträge (Exchange, iCal, Google Kalender etc.) besser einsehen und bearbeiten.

Atomic Browser - Alternativ browsen
Der kostenlose "Atomic Web Browser" Lite lässt fünf Tabs zu, die in stets sichtbaren Tab-Registern angezeigt werden. Die Font-Größe ist einstellbar, ebenso ist ein Fullscreen-Modus möglich.

Remote Desktop - Remote-Zugriff auf den PC
Das kostenlose "Remote-Desktop"-App von MochaSoft erlaubt das Ansteuern von Rechnern mit Windows XP Professional, Windows Vista oder Windows 7. Die "Home Edition" von Vista und Windows 7 wird nicht unterstützt.

Viber Media
Die App "Viber" von Viber Media erlaubt kostenlose VoIP-Telefonate über iPhone und iPad.

Viber iPhone
Das Besondere daran ist die "angereicherte" Kontaktliste und die Integration von Push Notifications.

PlainText
Die kostenlose App "PlainText" von Hog Bay Software erleichtert es mobilen Nutzern, unterwegs Texte zu schreiben und via "Dropbox" zu synchronisieren.

Wer haftet bei Ausfall oder Verlust?

Dabei muss auch verabredet werden, wer bei einem Ausfall oder Defekt der privaten Hardware haftet. Dies bedeutet, dass vor der Anschaffung privater IT genau geregelt werden muss, wie die Wartung der privaten Geräte durchgeführt wird, ob und auf welchem Wege also vom Arbeitgeber Ersatz beschafft werden muss, ob eventuell Leihgeräte für die Ausfallzeit bereitgehalten werden und wer für den Verlust eines Gerätes letztlich haftet.

Denn normalerweise muss ein Betriebsmittel dem Mitarbeiter kostenfrei zur Verfügung gestellt werden, und ein Ausfall dieser Arbeitsmittel fällt in das Risiko der Firma. Hier kann ein Rundum-Sorglos-Paket eine Option sein; Hardwareanbieter offerieren bereits seit geraumer Zeit BYoPC-Betreibermodelle, die auch Szenarien für den Ausfall privater Geräte beinhalten.

Der Zuschuss des Arbeitsgebers zum privaten PC muss auch steuerlich betrachtet werden. Hier stellt sich die Frage, inwieweit der gewährte geldwerte Vorteil zu versteuern ist oder ob der Betrag, der gegebenenfalls über dem Zuschuss des Arbeitgebers liegt, sogar als Werbungskosten geltend gemacht werden kann. Geregelt werden muss schließlich auch, wem die möglicherweise ebenfalls privat angeschaffte Software (etwa Apps) bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gehört oder ob ein Zuschuss zum Gerät nur als Darlehen gewährt wird und demgemäß in Raten zurückzuzahlen ist, sollte das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet werden.

Checkliste für Consumer IT am Arbeitsplatz

• IT-Security: Welche Sicherheits-Parameter gelten für die privaten Geräte? Welche Art der Verschlüsselung wird eingesetzt?

• Lizenzen und Software: Zentrale Softwarebeschaffung oder Eigenbezug der Software durch den Mitarbeiter, eventuell über Home Use-Programme (wie beispielsweise Microsoft Home Use Program)?

• (Un-)Managed Client und die Trennung zwischen geschäftlich und privat: Wie kann zwischen geschäftlichen und privaten Daten unterschieden werden, wie passt diese Mischnutzung in das Information-Management (Stichwort Archivierungskonzept) und wie erfolgt die Synchronisation? Kann eine Partitionierung bei der notwendigen Trennung helfen?

• Den Business Case für BYoPC richtig rechnen: Wie hoch sind die Zusatzkosten für die Virtualisierung und den Ausbau der Server? Was kostet BYoPC insgesamt (Total Cost of Ownership)?

• Prüfung und Update der IT-Richtlinien: Pflichtbestandteile der neuen UOD-Richtlinie sind Verantwortlichkeiten, Regelungen zu Wartung, Ersatz und Leihgeräte und Bestimmungen zum finanziellen "Zuschuss" (bei Ausscheiden des Mitarbeiters rückzahlbares Darlehen oder "verlorener Zuschuss", jährliche Beteiligung des Arbeitgebers).

• Datenschutzrecht: Einsicht, Nutzungs- und Zugriffsrechte des Arbeitgebers auf die privaten Geräte explizit regeln, die Grenzen des Beschäftigtendatenschutzes einhalten!

• Steuerrecht: Anschaffung des PC als Werbungskosten oder Anrechnung des geldwerten Vorteils bei Überlassung von Firmen-Software zu privater Nutzung?

Cloud Computing Checkliste
Wenn Fachbereiche ohne Wissen der IT Cloud-Services beschaffen, entsteht früher oder später eine "Schatten-IT". Hier erfahren Sie, wie Sie die Datensicherheit im Unternehmen erhöhen und dieser Schatten-IT entgegenwirken können. Hierzu sollten die Verantwortung und Aufgaben der Cloud-Strategie, Unternehmensleitung und IT-Abteilung klar geregelt sein.

Die zentrale Cloud-Strategie …
legt fest, wie eine Private Cloud im Unternehmen organisiert wird.

Die zentrale Cloud-Strategie …
bestimmt, welche SaaS-Anwendungen aus der Public Cloud beziehbar sind.

Die zentrale Cloud-Strategie …
regelt, wie virtuelle Server in Public Clouds zu nutzen sind (Stichwort IaaS).

Die zentrale Cloud-Strategie …
definiert die Zuständigkeiten der Abteilungen bei der Bestellung von Cloud-Leistungen und Vertragsverhandlungen.

Die zentrale Cloud-Strategie …
enthält Vorgaben für Datenschutz und Datensicherheit bei der Cloud-Nutzung.

Die zentrale Cloud-Strategie …
untersagt den Mitarbeitern den eigenmächtigen Einsatz von Cloud-Services.

Die Unternehmensleitung muss …
IT-Richtlinie im Unternehmen erlassen und für die Umsetzung sorgen.

Die Unternehmensleitung muss …
das nötige Know-how zu Cloud-Verträgen im Unternehmen sicherstellen - durch Schulungen, Entwicklung von Standards und Musterregelungen.

Die Unternehmensleitung muss …
das Zusammenwirken der Abteilungen bei Vertragsverhandlungen koordinieren.

Die IT-Abteilung schließlich …
erarbeitet ein detailliertes Sicherheitskonzept für die Unternehmens-IT und prüft es laufend.

Die IT-Abteilung schließlich …
untersucht die Möglichkeiten zur Einbindung von Cloud-Services in Unter-nehmens-IT.

Die IT-Abteilung schließlich …
berät die Unternehmensleitung bei der Entwicklung der Cloud-Strategie und deren Umsetzung.

Die IT-Abteilung schließlich …
wirkt an Verhandlungen zu SaaS- und Cloud-Verträgen mit, prüft laufend deren Einhaltung, löst auftretende Probleme.

Die IT-Abteilung schließlich …
schult Mitarbeiter aller Abteilungen zu Datensicherheit.