Praxisworkshop zur neuen, besseren Owncloud

Linux- wie Windows-Nutzer, die ordentlich Speicherplatz für Dokumente und Fotos im Internet suchen, können zwischen zahlreichen kostenlosen Angeboten wählen. Dropbox, Google Drive, Amazon Cloud oder Microsoft One Drive stehen bereit und sind auch unter Linux mehr oder weniger komfortabel zu benutzen. Wem der Gedanke nicht behagt, seine Daten auf einem Server in der USA abzulegen, kann mit Owncloud seinen eigenen Webspeicher einrichten. Und der muss nicht unbedingt in der Cloud liegen, denn das Programmpaket kann auf heimischen Rechnern oder auch auf lokalen NAS-Geräten, wie zum Beispiel von Synology, installiert und eingerichtet werden. Die Entwickler haben inzwischen die neunte Ausgabe veröffentlicht. Wir zeigen Ihnen, was sich getan hat und wie Sie Fotos, Dokumente und Ereignisse sicher über das Internet synchronisieren.

Office-Dokumente in Owncloud online bearbeiten und ansehen

Die Entwickler haben die Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung von Dateien und insbesondere von Office-Dokumenten stark überarbeitet. Damit wird Owncloud auch für kleinere Arbeitsgruppen oder Firmen interessant, die nicht in kommerzielle Plattformen wie Sharepoint von Microsoft investieren wollen oder solche Funktionen nur gelegentlich benötigen. Um Office-Dokumente online bearbeiten zu können, müssen Sie die dazu passende App zunächst aktivieren. Melden Sie sich als Administrator bei Owncloud an. Klicken Sie in der linken oberen Ecke der Oberfläche auf das Programmsymbol und nutzen Sie aus dem Menü den Eintrag "Apps". Blättern Sie in der Liste bis zum Eintrag "Documents". Mit einem Klick auf "Aktivieren" fügen Sie die Funktionen hinzu.

Wenn Sie wollen, können Sie die Nutzung der App auch auf bestimmte Nutzergruppen beschränken. In diesem Fall aktivieren Sie zunächst die entsprechende Option und tragen den Namen der Gruppe ein. Weitere Arbeiten sind nicht erforderlich. Wenn Sie nun ein Textdokument im ODT-Format anklicken, öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Es ist dabei möglich, mit mehreren Personen parallel am gleichen Text zu arbeiten.

Über die Markierungen rechts und links vom Dokument lässt sich verfolgen, wer gerade daran arbeitet und welche Überarbeitungen vorgenommen werden. Owncloud bietet ein ausgewähltes Set an Funktionen für die Bearbeitung der Dokumente an. Über die Symbol- und Werkzeugleiste am oberen Rand formatieren Sie den Text nach Wunsch. Außerdem finden Sie dort auch die Möglichkeit, Kommentare direkt im Text abzulegen. Formatierungen und Kommentare bleiben für alle Nutzer, die offline mit der Datei arbeiten wollen, sichtbar.

Explizit speichern müssen Sie in der Owncloud nicht, denn das erledigt das System automatisch. Owncloud legt nach dem Bearbeitungsschritt eine Version an. Doch dazu gleich mehr. Für die parallele Bearbeitung der gleichen Datei müssen Sie das Dokument mit anderen Benutzern oder Gruppen teilen. Das können Sie direkt über die Dateiliste erledigen oder bei einem bereits geöffneten Dokument. Klicken Sie dazu einfach auf die auch aus anderen Programmen bekannte Schaltfläche für das Teilen, und geben Sie den Namen des anderen Bearbeiters ein. Owncloud blendet Ihnen eine Liste passender Nutzer ein. Hier markieren Sie den gewünschten Eintrag. Bei der Vergabe der Rechte ist es natürlich notwendig, dass Sie dem Teammitglied das Recht zur Bearbeitung einräumen.

Zur Owncloud gehört auch ein integrierter Betrachter für PDF-Dateien. PDF-Dateien, die Sie hochladen, lassen sich so direkt einsehen. Mit einem Klick auf eine Datei öffnet sich der Betrachter automatisch, der einige grundlegende Funktionen umfasst wie etwa eine Seitenvorschau und Darstellung des Inhaltsverzeichnisses. Dazu nutzen Sie, wie aus anderen Programmen gewohnt, die linke Seitenleiste. Außerdem können Sie die Datei drucken oder lokal speichern.

Wenn Sie mit Textdateien arbeiten, benötigen Sie keine weitere Software. Das Format lässt sich direkt online bearbeiten und in der Dateileiste legen Sie mit einem Klick auf das Pluszeichen auch direkt eine neue Datei an. Gehören Sie zu den Freunden des Markdown-Formats? Der integrierte Editor beherrscht die Syntax dieses besonderen Textformats. Das Ergebnis können Sie also mit den bekannten Tools lokal dann in unterschiedliche Ausgabeformate konvertieren

Mit Tags und Kommentaren Ordnung in der Owncloud schaffen

Damit die Nutzer einer Owncloud-Installation den Überblick über den aktuellen Stand von Dateien und Dokumenten behalten, wurde eine Reihe von Funktionen integriert, die Metadaten anbieten, also Informationen zu den Dokumenten. Diesen Abschnitt erreichen Sie am schnellsten, wenn Sie in der Dateiliste auf die drei Punkte neben einem Dokument klicken. Nutzen Sie dort das Kommando "Details". So öffnen Sie eine Seitenleiste auf der rechten Seite, deren unterer Abschnitt die Informationen zur Verfügung stellt. Der wichtigste Abschnitt ist der Aktivitäten-Feed. Denn dort werden die verschiedenen Bearbeitungsschritte protokolliert. Sie können damit verfolgen, wann die Datei angelegt oder bearbeitet wurde, außerdem verfolgen Sie hier die Kommentare anderer Benutzer. Über den Abschnitt "Teilen" setzen Sie für andere Nutzer der gleichen Installation das Recht, das Dokument zu sehen und zu bearbeiten. Der Abschnitt "Versionen" liefert dagegen einen Überblick über den Bearbeitungsstand.

Über Tags bringen Sie Ordnung in die Dateien. Dazu tragen Sie die Schlagwörter in das Feld am rechten Rand der Detailansicht ein. Das System hilft bei der Einhaltung von einheitlichen Bezeichnungen, insofern es hier automatisch Vorschläge anbietet, wenn Sie die Anfangsbuchstaben eines bereits bekannten Schlagworts eintragen. In der linken Navigationsleiste der Dateiliste finden Sie die Suchfunktion für Tags. Tragen Sie dort die Schlagwörter ein, nach denen gesucht werden soll. Durch die Eingabe immer weiterer Schlagworte schränken Sie die Auswahl weiter ein.

Kalender aktivieren und teilen

Ob Arbeitsgruppe, Verein oder Familie: Ein zentraler Kalender wird schnell zu einer überaus angenehmen Selbstverständlichkeit. Als Administrator der Installation aktivieren Sie die Funktion über den Abschnitt "Apps", wie bereits für die Bearbeitung von Office-Dokumenten beschrieben. Damit erhält jeder Nutzer des Systems einen individuellen Kalender. Damit er zum Gruppenkalender werden kann, wird am besten ein neuer Kalender angelegt und mit den Mitgliedern geteilt.

Wer als Administrator mit Gruppen arbeitet, kann sich bei solchen Verwaltungsarbeiten viel Zeit sparen. Klicken Sie als Administrator in der oberen Navigation auf Ihren Namen und wählen Sie aus dem Menü "Benutzer" aus. Eine Gruppe können Sie jederzeit nachträglich, aber auch beim Anlegen eines Benutzers definieren. Dazu klicken Sie entweder in der Benutzerliste auf das Listenfeld unter "Gruppen" oder nutzen das Feld am oberen Rand beim Anlegen eines Benutzers. Im Feld finden Sie dann die Funktion zum Anlegen der Gruppe. Haben Sie Nutzer und Gruppen angelegt, rufen Sie mit einem Klick auf den Pfeil am linken oberen Rand das Menü auf und entscheiden sich dort für "Kalender". Über das Pluszeichen in der linken Navigation legen Sie einen neuen Kalender an. Vergeben Sie einen Namen und eine Farbe und warten Sie einen Moment, bis der Eintrag angelegt wurde. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche für das Teilen und tragen Sie entweder die Namen der Mitglieder ein, die den Kalender sehen sollen, oder den Namen der Gruppe. Owncloud hilft Ihnen beim Ausfüllen.

Wenn die anderen Personen ebenfalls Termine im Kalender eintragen dürfen, müssen Sie zusätzlich die Option "can edit" aktivieren. Das Eintragen von Terminen erfolgt ganz intuitiv: Klicken Sie dazu einfach in den Kalender und füllen Sie die Felder in der Maske aus. Dort steht Ihnen auch die Liste der Kalender zur Verfügung, um festzulegen, in welchen Kalender Sie den Eintrag ablegen wollen. Weiterführende Funktionen wie Erinnerungen, Wiederholungen oder die Einladung weiterer Teilnehmer finden Sie nach einem Klick auf "Mehr".

Clients, Drittprogramme oder Apps mit der Owncloud nutzen

Zum adäquaten Ersatz von Dropbox & Co wird Owncloud durch den Einsatz der offiziellen Apps für andere Geräte. Auf der Homepage des Projekts finden Sie unter "Produkte" zum einen die Clients für den Desktop. Es werden Programme für Linux, Windows und Mac-OS X angeboten. Diese integrieren sich nach der Installation in das System und stellen die Synchronisation von Verzeichnissen des Servers mit dem lokalen System sicher.

Ebenfalls im Angebot sind Apps für mobile Systeme. Diese richten Sie über die App-Stores der Hersteller ein. Alles, was Sie dabei wissen müssen, sind Benutzername, Passwort und natürlich die URL zu Ihrer Installation. Wenn Sie auf einen zentralen Kalender mit dem Mobiltelefon oder dem Desktop zugreifen wollen, nutzen Sie am besten die Möglichkeit, einen externen Kalender zu abonnieren. Dazu benötigen Sie eine URL und diese zeigt Ihnen das System auf Wunsch direkt an. Wechseln Sie einfach in das Modul "Kalender" und klicken Sie den betreffenden Kalender an. Mit einem Klick auf das Zahnrad ("Einstellungen") erfahren Sie anschließend die URL. Diese müssen Sie dann dem externen Kalenderprogramm mitteilen.

Das alles funktioniert üblicherweise reibungslos, es sei denn, Sie verwenden ein Gerät von Apple. Die Nutzerforen sind voller Hilferufe von Anwendern, bei denen die Einrichtung der externen Daten nicht funktioniert - trotz der Verwendung der besonderen URL für Apple-Geräte, die Owncloud anzeigt. Hier scheint Apple regelmäßig Bugs und Verschlimmbesserungen an seinen Betriebssystemen hinzuzufügen. Am nervenschonendsten ist der Einsatz von Apps von Drittanbietern. Hier genügt in der Regel einfach das Eintragen der URL zur ICS-Datei. Dann klappt es auch mit Apple. Funktional können Sie Ihre Owncloud-Installation durch den Einsatz von Apps erweitern. Das birgt aber immer gewisse Risiken, da sich die meisten davon noch im experimentellen Stadium befinden. Als Administrator wechseln Sie in den Bereich "Apps" und klicken auf das Zahnrad. Aktivieren Sie dort die Anzeige von experimentellen Einträgen und blättern Sie anschließend durch die Kategorien. Damit vergrößern Sie den Funktionsumfang noch einmal beträchtlich.

Mit anderen Instanzen zusammenarbeiten

Eine hochinteressante Möglichkeit ist die Zusammenarbeit mit anderen Owncloud-Instanzen - "Federation" genannt. Dazu müssen Sie als Administrator zunächst eine solche Zusammenarbeit ermöglichen. Unter den Apps ist dazu die Aktivierung der Federation-App notwendig. Als Administrator wechseln Sie danach wieder in die Einstellungen der Installation. Suchen Sie hier nach dem Abschnitt "Federation". Dort können Sie über die Schaltfläche "Trusted OwnCloud Servers" die URL zu einer anderen Installation eintragen. Achten Sie darauf, dass Sie den Nutzern auch das Empfangen und das Senden von Freigaben erlauben. Sind diese Grundvoraussetzungen erfüllt, können Sie Nutzern einer anderen Owncloud-Installation Dokumente und Ordner freigeben. Dazu nutzen Sie die gewohnten Dialoge für das Teilen. Hier geben Sie dann lediglich den Benutzer in der Form "Nutzer@URL" ein. Das System erkennt die entsprechende Instanz und ergänzt den Nutzernamen um den Zusatz "(Remote)".

(PC-Welt)