Text mit Effekten versehen
Mit Texteffekten wie Schatten, Konturen oder Spiegelungen können Sie das Aussehen Ihres Textes beeinflussen und auf diese Weise für Aufmerksamkeit beim Betrachter sorgen.
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Profis beschränken sich beim Formatieren professionell aussehender Dokumente auf wenige Schriftarten, Farben und Stile. Dadurch wirken Dokumente sauber, ruhig und lesefreundlich. Bei Ihren für private Zwecke erstellten Word-Dokumenten können Sie sorglos Wichtiges mit knalligen Effekten hervorheben. Auf diese Weise wird jedes Wort zum Hingucker. Markieren Sie als Erstes den gewünschten Text mit der Maus. Word bündelt sämtliche erweiterte Texteffekte auf dem Menüband "Start" im Ausklappmenü "Texteffekte und Typografie", das Sie mit einem Klick auf das blaue "A" öffnen.
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Das Ausklappmenü enthält im oberen Bereich 15 vordefinierte Texteffekte, die sich mithilfe eines Klicks auf die Vorschau auf den markierten Text anwenden lassen.
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Mit den Befehlen "Kontur", "Schatten", "Spiegelung" sowie "Leuchteffekt", die nach einem Klick auf das "A" unterhalb der Vorschau erscheinen, können Sie nach Belieben eigene Effektvarianten gestalten. Markieren Sie etwas Text, klicken Sie auf das "A", im Folgenden auf "Kontur" und wählen Sie im Aufklappmenü "Stärke" die Option "1 Pt." (1 Punkt) für eine deutliche Textumrandung aus.
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Damit die Kontur aus Schritt 3 sichtbar wird, gehen Sie wieder in das Untermenü "Kontur" und klicken eines der Farbfelder an. Bei noch markiertem Text öffnen Sie das Untermenü "Schatten" und entscheiden sich für eine Schattenvariante, die Word im Anschluss daran zur Kontur hinzufügt. Probieren Sie nun noch aus, wie sich eine "Spiegelung" und ein "Leuchteffekt" auf den Text auswirken. Möchten Sie alle Effekte wieder entfernen, dann klicken Sie einfach auf "Start" und in der Gruppe "Formatvorlagen" auf "Standard".
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Wörter, Zeilen und Absätze lassen sich in Word mit Linien versehen und einrahmen. Markieren Sie Text oder setzen Sie den Mauszeiger in einen Absatz und klappen Sie unter "Start" das Rahmensymbol rechts vom Fülleimer auf. Danach sehen Sie alle Linienvarianten.
Aufzählungszeichen einsetzen
Ähnlich wie Nummerierungen helfen auch Aufzählungszeichen beim Strukturieren von Listen und Absätzen. Wir zeigen Ihnen auf dieser Seite ein paar Kniffe, mit denen Sie Aufzählungen optisch aufwerten.
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Um eine Liste mit Aufzählungszeichen zu erstellen, klicken Sie auf der Registerkarte "Start" auf den Pfeil rechts vom Symbol "Aufzählungszeichen". Wählen Sie das gewünschte Zeichen aus. Word setzt vor den aktuellen Absatz sogleich das erste Zeichen. Jedes Mal, wenn Sie beim Schreiben die Enter-Taste drücken, platziert Word wieder ein Aufzählungszeichen am Zeilenanfang.
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Mit der Autokorrektur lassen sich Aufzählungen sehr schnell eintippen. Geben Sie dazu das Zeichen ein, das die Basis Ihrer Aufzählung bilden soll, beispielsweise ein Sternchen (*), den kleinen Buchstaben "O" (o), einen oder zwei Bindestriche (-/ --) oder Kombinationen mit dem Größerzeichen (> / -> / =>).
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Drücken Sie die Tab-Taste oder die Leertaste, schreiben Sie Ihren Text und drücken Sie anschließend die Enter-Taste. Word wandelt daraufhin den Absatz in eine Aufzählung um und beginnt die Folgezeile automatisch mit dem ausgewählten Zeichen. Gut zu wissen: Für eine Aufzählung mit dem klein geschriebenen O-Buchstaben als Aufzählungszeichen müssen Sie immer die Tab-Taste drücken, die Leertaste funktioniert in diesem Fall nicht.
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Als Blickfang können Sie für Ihre Aufzählungen auch Zeichen aus einer Windows-Symbolschriftart wie "Wingdings" oder "Symbol" einsetzen. Diese Schriften enthalten einen großen Fundus an unterschiedlichen Schriftzeichen. Klicken Sie auf dem Menüband "Start" auf den Pfeil neben dem Symbol "Aufzählungszeichen", auf "Neues Aufzählungszeichen definieren" und auf "Symbol". Klicken Sie sodann doppelt auf das Wunschzeichen und auf "OK".
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Möchten Sie ein Logo als Aufzählungszeichen verwenden, gehen Sie einfach im Dialog "Neues Aufzählungszeichen definieren" aus Schritt 4 auf "Bild -> Aus einer Datei" und wählen Sie das Logo aus. Bestätigen Sie noch mit "Öffnen" und "OK".
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Kopf- und Fußzeilen erscheinen bei mehrseitigen Dokumenten auf jeder Seite und sorgen so für ein einheitliches Erscheinungsbild. Sie eignen sich gut für Briefköpfe, Firmen- oder Vereinsnamen oder Überschriften.
Kopf- und Fußzeilen einfügen
Kopf- und Fußzeilen erscheinen bei mehrseitigen Dokumenten auf jeder Seite und sorgen so für ein einheitliches Erscheinungsbild. Sie eignen sich gut für Briefköpfe, Firmen- oder Vereinsnamen oder Überschriften.
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Kopf-und Fußzeilen erstellen Sie am besten in der Ansicht "Seitenlayout", die Sie auf der Registerkarte "Ansicht" aktivieren. Klicken Sie nun einfach auf der Registerkarte "Einfügen" auf "Kopfzeile" oder "Fußzeile" - je nachdem, was Sie benötigen. Word bietet Ihnen dann zahlreiche Layoutvorschläge an. Für eine Kopf-oder Fußzeile ohne weitere Formatierung wählen Sie "Leer".
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Jetzt sehen Sie oberhalb (Kopfzeile) oder unterhalb (Fußzeile) des Dokumentes den Platzhalter "[Hier eingeben]". Tippen Sie an dieser Stelle Ihren Text ein. Wenn Sie keine weitere Formatierung für den Text festlegen wollen, kehren Sie mit einem Doppelklick auf den normalen Text oder auf das Symbol "Kopf-und Fußzeile schließen" zum Haupttext zurück. Ein Doppelklick auf die Kopf-oder Fußzeile bringt Sie später wieder dorthin.
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Den Text in der Kopf-und Fußzeile können Sie wie jeden anderen Text formatieren. Markieren Sie dazu den Text und verwenden Sie die Formatierungsmöglichkeiten aus der aufklappenden Mini-Palette oder die Befehle auf der Registerkarte "Start".
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Solange Sie sich im Bereich der Kopf-oder Fußzeile befinden, zeigt Word die Registerkarte "Kopf-und Fußzeilentools Entwurf" an. Hier finden sich alle wichtigen Bearbeitungsfunktionen. Um etwa ein Logo einzufügen, klicken Sie auf "Bilder" und wählen eine Grafik aus.
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Häufig soll die Kopf-und Fußzeile auf der ersten Seite des Dokuments nicht auftauchen, weil Sie das Deckblatt anders gestalten möchten. Aktivieren Sie dann die Option "Erste Seite anders". Darunter sehen Sie "Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich". Damit aktivieren Sie wechselnde Kopf-und Fußzeilen.
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Mit den Schaltflächen "Vorherige" und "Nächste" springen Sie zwischen den Kopf-und Fußzeilen auf geraden und ungeraden Seiten hin und her. Einmal angelegte Kopf-und Fußzeilen lassen sich auch leicht wieder löschen. Die entsprechenden Befehle dazu lauten "Kopfzeile -> Kopfzeile entfernen" und "Fußzeile -> Fußzeile entfernen".
Seitenzahlen einsetzen
Bei längeren Dokumenten vereinfachen Seitenzahlen die Handhabung - nicht nur beim Sortieren der gedruckten Seiten, sondern auch beim Lesen und Diskutieren über das Dokument.
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Mithilfe des Befehls "Einfügen -> Seitenzahl" macht Word Ihnen das Hinzufügen einer Seitennummerierung überaus leicht. Ein Klick auf die Schaltfläche genügt, um ein Ausklappmenü mit Angaben zur Position der Seitenzahlen zu öffnen.
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Wählen Sie zunächst mit einem Klick aus, welche Stelle Sie für die Seitenpaginierung bevorzugen - Seitenanfang, Seitenende oder Seitenrand. In der Regel ist das "Seitenende" eine empfehlenswerte Platzierung. Word verwendet übrigens Kopf-und Fußzeilen zum Einfügen der Seitennummern in das Dokument. Mit dem Befehl "Seitenzahlen entfernen" ganz unten im Menü können Sie einmal eingefügte Seitenzahlen bei Bedarf wieder löschen.
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Im Untermenü "Seitenende" stehen neben einer einfachen Seitenzahl zahlreiche ansprechende Formatierungen zur Auswahl. Scrollen Sie über den Balken rechts oder mit dem Mausrad nahezu bis ans Ende der Auswahlliste. Hier finden Sie mehrere Vorlagen der vor allem bei Geschäftsdokumenten populären Paginavariante "Seite X von Y".
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Natürlich können Sie die Seitenzahlen auch individuell formatieren. Hierzu klicken Sie zunächst auf "Seitenzahl" und anschließend im Ausklappmenü auf "Seitenzahlen formatieren". Am wichtigsten ist die Einstellung des Nummerierungstyps, den Sie mittels Klick auf den Pfeil nach unten hinter "Zahlenformat" einstellen.
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Soll auf der ersten Seite keine Seitenzahl ausgegeben werden, klicken Sie doppelt auf die Seitenzahl im Dokument und setzen bei "Kopf-und Fußzeilentools -> Entwurf" einen Haken vor "Erste Seite anders".
Mit Formatvorlagen arbeiten
Formatvorlagen leisten Ihnen gute Dienste, wenn Sie Ihrem Dokument zeitsparend ein durchgängiges Erscheinungsbild geben möchten - egal, ob bei längeren Schriftstücken oder Briefen.
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Word bringt auf der Registerkarte "Start" im Bereich "Formatvorlagen" bereits eine Vielzahl von Formatvorlagen mit, beispielsweise für Überschriften, Untertitel oder Hervorhebungen. Zur Anwendung einer Vorlage genügt es, den Cursor in einen Absatz zu setzen und auf den Namen der gewünschten Vorlage zu klicken.
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Für eine erweiterte Übersicht aller mitgelieferten Formatvorlagen klicken Sie auf den Pfeil rechts neben "Formatvorlagen". Sollte nichts Passendes dabei sein, können Sie eine Vorlage nach Ihren Bedürfnissen ändern oder schnell neue Vorlagen erstellen. Sie sparen sich dadurch unnötige Klickarbeit, außerdem sind spätere gestalterische Änderungen viel einfacher durchzuführen.
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Details zu den in einer Vorlage verwendeten Formatierungen zeigt Word an, wenn Sie den Mauszeiger im Formatvorlagen-Aufgabenbereich auf einen Eintrag setzen, ohne ihn anzuklicken.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie im Menü "Ändern". Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie einige Einstellungen wie eine andere Schriftart oder -größe direkt festlegen können.
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Über die Schaltfläche "Format" erreichen Sie ein Ausklappmenü mit weiteren Formatoptionen, zum Beispiel für Schriftart oder Absatz. Hier bietet Word Ihnen viele Formateinstellungen zur Auswahl an. Interessant ist beispielsweise die Möglichkeit, über "Rahmen" eine Absatzumrandung mit oder ohne Schatteneffekt einzustellen. Nach einem Klick auf "OK" übernimmt Word Ihre Änderungen für alle Textteile, denen Sie die betreffende Formatvorlage zugewiesen haben (siehe Schritt 1).
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Eine eigene Formatvorlage ist schnell erstellt. Am einfachsten geht es, wenn Sie Text markieren, der bereits nach Ihren Vorstellungen formatiert ist (Schriftart, Größe, Farbe, Absatzabstände, Einrückungen und so weiter). Word übernimmt dann Ihre Formatierungen in die Vorlage. Klicken Sie auf der Registerkarte "Start" auf den Pfeil neben "Formatvorlagen" und im nächsten Fenster unten links auf das Symbol "Neue Formatvorlage". Geben Sie nachfolgend im Feld ganz oben einen aussagekräftigen Namen für die Vorlage ein.
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Prüfen Sie anhand der Vorschau im Fenster, ob die neue Vorlage Ihren Vorstellungen entspricht. Eventuelle Änderungen an der Formatierung nehmen Sie unten links über das Ausklappmenü "Format" vor. Bestätigen Sie mit "OK". Ihre neue Formatvorlage ist nun einsatzbereit und erscheint im Vorlagenkatalog.
Bilder und Formen hinzufügen
Peppen Sie Ihre Dokumente grafisch auf, indem Sie attraktive Bilder und Formen als Blickfang hinzufu?gen. Damit verleihen Sie ihnen ein professionelles Aussehen und erleichtern das Erfassen des Inhalts.
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Platzieren Sie den Mauszeiger an jener Stelle im Dokument, wo das Bild erscheinen soll, und gehen Sie oberhalb des Menübands auf "Einfügen". Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf das Icon "Bilder".
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Im Dialog "Grafik einfügen" navigieren Sie links zum Speicherort der gewünschten Bilddatei, bevor Sie diese im rechten Fensterbereich per Mausklick auswählen und die Aktion mit "Einfügen" bestätigen.
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Wenn Sie mit dem Pfeilsymbol rechts neben "Einfügen" das Ausklappmenü öffnen, haben Sie die Wahl unter drei Optionen: "Einfügen" überträgt eine Kopie des Bildes in das Dokument. "Mit Datei verknüpfen" legt eine Verknüpfung zur Originaldatei an (wodurch Änderungen an der Datei übernommen werden). Und "Einfügen u. Verknüpfen" bietet eine Kombination aus beidem.
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Nach dem Einfügen und/oder Verknüpfen erscheint das Bild in einem Rahmen innerhalb des Dokuments. Der Rahmen verfügt über mehrere runde Bearbeitungspunkte. Durch Ziehen der Punkte an den Ecken bei gedrückter Maustaste vergrößern oder verkleinern Sie das Bild proportional. Verschieben Sie die mittleren Bearbeitungspunkte, stauchen oder strecken Sie die Grafik.
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Mithilfe des runden Pfeilsymbols über dem Bildrahmen können Sie das Motiv in einem beliebigen Winkel drehen. Wenn Sie währenddessen zudem die Umschalttaste gedrückt halten, erfolgt die Bildrotation genau in 15-Grad-Schritten.
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Wenn Sie die Bildparameter präziser anpassen möchten, dann öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf das Bild und "Größe und Position" den Dialog "Layout". Hier können Sie Höhe, Breite, Drehung und Skalierung nummerisch eingeben.
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Durch einen Klick auf das Icon "Layoutoptionen", das sich neben der oberen rechten Rahmenecke befindet, lässt sich festlegen, wie der Rahmen mit dem umgebenden Text interagiert.
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Im Ausklappmenü der "Layoutoptionen" finden Sie sieben Optionen für das Zusammenspiel zwischen Bild und Text. Standardmäßig ist "Mit Text in Zeile" eingestellt, wodurch der Text am unteren rechten Bildrand beginnt. Für attraktivere Layouts entscheiden Sie sich für eine der sechs Varianten unter "Mit Textumbruch". Damit positionieren Sie das Bild in einem quadratischen Rahmen, der auf unterschiedliche Weise vom Text umflossen wird. Im Beispielbild unten sorgt die Option "Quadrat" dafür, dass der Text in gleichem Abstand rechts neben und unterhalb des Bildes läuft.
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Um Ihre Dokumente mit Symbolen wie Kreisen, Sternen, Pfeilen, Sprechblasen oder Bannern zu verzieren, greifen Sie auf die "Formen" von Word zurück. Diese finden Sie im gleichnamigen Ausklappmenü im Bereich "Einfügen". Wählen Sie aus den thematisch gegliederten Formen die gewünschte aus und ziehen Sie diese bei gedrückt gehaltener Maustaste im Dokument auf.
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Formen verfügen über die gleichen Bearbeitungspunkte, die Sie für Bildrahmen in Schritt 4 kennengelernt haben. Darüber hinaus finden Sie im Menü "Zeichentools -> Format" eine Vielzahl von Fülleffekten, Rändern und Schatten zum Aufpeppen der Grafiken.
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Alternativ zu den Formen können Sie auch Symbole in Ihr Dokument einfügen. Mithilfe von "Einfügen -> Symbole" öffnen Sie ein Fenster, das Hunderte von verschiedenen, aufwendig gestalteten Icons aus Dutzenden Themenbereichen wie beispielsweise "Personen", "Kommunikation" oder "Tiere" von den Office-Servern herunterlädt und bereitstellt. Größe, Position und Farbe der Symbole können Sie wie bei Bildrahmen und Formen frei verändern.
Ansprechende Layouts gestalten
Für Dokumente in professionellem Layout brauchen Sie kein ausgewiesenes Satzprogramm - Word gibt Ihnen alle Werkzeuge an die Hand, die Sie zum Gestalten von optisch gelungenen Materialien brauchen.
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Zunächst einmal schaffen Sie sich im Registerbereich "Ansicht" eine professionelle Arbeitsumgebung für den präzisen Satz, indem Sie die Checkboxen "Lineal" und "Gitternetzlinien" aktivieren. So können Sie stets die korrekten Maße einhalten und Objekte mithilfe des engmaschigen Gitterrasters exakt ausrichten.
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Professionelle Layoutprogramme arbeiten mit Textkästen und Bildrahmen - das kann Word auch. Indem Sie den Text auf mehrere einzelne Kästen verteilen, genießen Sie mehr Flexibilität bei der Gestaltung und Anordnung der einzelnen Elemente. Füllen Sie eine Word-Seite mit Text, dann wählen Sie "Einfügen -> Textfeld" und entscheiden sich zunächst einmal für die Variante "Einfaches Textfeld". Nun erscheint ein frei positionierbares Textfeld innerhalb Ihres neuen Dokuments.
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Ersetzen Sie im folgenden Schritt den Beispieltext im Feld durch Ihren eigenen Text und passen Sie die Größe des Rahmens an, indem Sie die runden Bearbeitungspunkte verschieben. Das Feld lässt sich bei gedrückt gehaltener Maustaste frei im Dokument verschieben, wobei es den vorhandenen Text verdrängt. Im Beispiel ziehen Sie den Rahmen über die gesamte Textbreite und füllen ihn mit einer Überschrift in der Schriftgröße 28 Punkt. Mithilfe der Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur können Sie das Feld exakt ausrichten. Noch präziser gelingt Ihnen das, wenn Sie während des Verschiebens die Strg-Taste gedrückt halten.
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Standardmäßig haben Textfelder einen weißen Hintergrund und eine schwarze Umrandung. Um den enthaltenen Text ohne Hintergrund und Umriss darzustellen, wechseln Sie per Mausklick auf "Zeichentools" in das zugehörige Menüband und wählen unter "Fülleffekt" die Option "Keine Füllung" sowie unter "Formkontur" die Variante "Keine Kontur". Schon scheint die Überschrift frei über dem Text zu schweben. Wollen Sie einen ausgefüllten Textkasten erstellen, dann können Sie hier natürlich die Füll-und Konturfarbe Ihrer Wahl einstellen.
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Im Zeichentools-Menübereich "WordArt-Formate" können Sie sich gestalterisch so richtig austoben. Im Vorlagenbereich finden Sie jede Menge attraktive, vorgefertigte Schrifteffekte. Möchten Sie den Look selbst bestimmen, stellen Sie Effekt, Farbe, Schatten, Verlauf oder Spiegelung in den Menüs "Textfüllung", "Textkontur" und "Texteffekte" nach Ihrem eigenen Geschmack ein.
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Textkästen lockern das Layout innerhalb von großen Textblöcken auf, was der Lesbarkeit zugutekommt und zudem für eine attraktive Gesamtwirkung sorgt. Im Ausklappmenü "Einfügen -> Textfeld" lässt sich unter vielen vordefinierten Feldformatierungen wie der Variante "Einfaches Zitat" auswählen. Auch dieses Feld verdrängt den umlaufenden Text. Damit die Abstände zwischen Text und Feld in jeder Richtung identisch ausfallen, richten Sie den Kasten mit den Pfeiltasten exakt aus.
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Abschließend garnieren Sie Ihr Layout noch mit einem importierten Digitalfoto. Im Dialog "Einfügen -> Bilder" haben Sie die Möglichkeit, die gewünschte Datei auszuwählen.
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Passen Sie die Bildgröße durch das Verschieben der Bearbeitungspunkte an den Ecken des Bildrahmens an und klicken Sie auf das Icon "Layoutoptionen" neben der oberen rechten Ecke des Bildrahmens. Wählen Sie im Menü die Option "Eng", wodurch die Textverdrängung durch den Bildrahmen aktiviert wird.
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Spendieren Sie Ihrem Foto anschließend einen runden Rahmen, an dessen Kontur sich der Text anschmiegt. Im Fachjargon spricht man dabei von "Formsatz". Klicken Sie dazu im Menüband "Bildtools -> Format" im Auswahlbereich "Bildformatvorlagen" auf den runden Rahmen "Abgeschrägtes Oval, schwarz", der an der Unterseite mit einem schönen Schatten versehen ist.
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Verschieben Sie nun den Bildrahmen im Dokument nach unten links und richten Sie ihn so aus, dass die Abstände zum jeweiligen Zeilenbeginn über die ganze Bildhöhe hinweg identisch sind. Mitunter müssen Sie die Bildgröße ein wenig anpassen, damit die Übergänge zwischen Bild und Text schön gleichmäßig ausfallen.
Serienbriefe erstellen
Sie möchten eine Einladung zur Geburtstags- oder Hochzeitsfeier, ein Mailing an Kunden oder ein Rundschreiben an Vereinsmitglieder herausschicken? Nichts leichter als das mit der Serienbrieffunktion von Word.
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Als Grundlage für Ihr Mailing brauchen Sie eine Datei mit den Namen und Adressen aller Empfänger. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Mitgliederliste im Excel-oder Access-Format handeln, doch Sie können auch in Word ganz einfach eine solche Liste anlegen. Wählen Sie hierzu die Funktion "Einfügen -> Tabelle", gefolgt von "Tabelle einfügen". Geben Sie eine "Spaltenanzahl" von "6" vor und wählen Sie für die "Zeilenanzahl" die Anzahl der Empfänger+1 für die Titelzeile.
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Füllen Sie die erste Zeile mit den folgenden Spaltentiteln: "Anrede", "Vorname", "Nachname", "Adresse", "PLZ" und "Ort". Diese Daten reichen für den Adresskopf eines Anschreibens. In die darunterliegenden Zeilen fügen Sie jetzt die entsprechenden Adressdaten ein.
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Speichern Sie die Datei unter einem aussagekräftigen Namen wie "Mitgliederliste.docx" und erzeugen Sie im Anschluss daran mit "Datei -> Neu" ein neues Dokument.
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Damit Sie den Brief nicht von Grund auf neu gestalten müssen, greifen Sie im Dialog "Neu" auf die Vorlage "Anschreiben" zurück. Diese enthält alle erforderlichen Felder für Ihren Serienbrief und wird ganz einfach mit einem Klick auf "Erstellen" in Word geöffnet.
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Überschreiben Sie die Mustertexte im Dokument mit Ihren eigenen Daten und formulieren Sie Ihr Anschreiben im mittleren Bereich des Briefes. Ein Klick auf das Feld "Datum" lässt einen Kalender in Word erscheinen, aus dem Sie das aktuelle Datum auswählen können.
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Nun schalten Sie Word in den Serienbriefmodus. Aktivieren Sie hierzu das Register "Sendungen" und klicken Sie nachfolgend im Bereich "Seriendruck starten" auf "Briefe".
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Jetzt sagen Sie Word, wo es die Adressdaten finden kann. Klicken Sie auf das Icon "Empfänger auswählen" und entscheiden Sie sich für die Option "Vorhandene Liste verwenden". Navigieren Sie danach im Dialog "Datenquelle auswählen" zur zuvor gespeicherten Word-Tabelle und laden Sie diese mit einem Klick auf "Öffnen".
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Löschen Sie den vorhandenen Adressblock und setzen Sie den Cursor nunmehr an den Anfang des neuen Blocks. Daraufhin klicken Sie auf die Funktion "Seriendruckfeld einfügen". Im dazugehörigen Ausklappmenü wählen Sie zunächst den Eintrag "Anrede". Das entsprechende Feld wird von Word automatisch als Platzhalter in zwei umgekehrte Anführungszeichen gesetzt.
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Konstruieren Sie als Nächstes aus den verfügbaren Feldern einen Adressblock, der folgendermaßen aufgebaut ist: "Anrede", "Vorname" und "Nachname" in der ersten Zeile, "Adresse" in der zweiten Zeile und "PLZ" plus "Ort" in Zeile drei.
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Damit die Begrüßungszeile im Brief unabhängig vom Geschlecht des Empfängers stets korrekt formuliert wird, stellen Sie den Cursor an die Position, wo die Begrüßungszeile erscheinen soll und öffnen im Menü "Regeln" die Option "Wenn...dann...sonst". Definieren Sie nun die folgende Regel: "Wenn Feldname gleich Frau, dann diesen Text einfügen": "Sehr geehrte Frau". "Sonst diesen Text einfügen": "Sehr geehrter Herr". Hinter dem neuen Bedingungsfeld geben Sie, durch ein Leerzeichen getrennt, noch das Feld "Nachname" ein.
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Jetzt aktivieren Sie die Funktion "Vorschau Ergebnisse" und blättern dann mithilfe der Pfeiltasten durch die verschiedenen Anschreiben der Serie. Damit ist Ihr Serienbrief bereit zum Druck über die Funktion "Fertig stellen und zusammenführen -> Dokumente drucken".
Fußnoten für Schule, Uni & Beruf
Fußnoten sind kleine, hochgestellte Ziffern hinter einem Begriff mit einer Erklärung am Seitenfuß, also am Ende einer Seite. Damit belegen Sie als Autor, woher Sie Ihre Informationen haben.
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Setzen Sie den Cursor genau an die Stelle im Text, an der die Fußnote erscheinen soll - normalerweise ist das direkt hinter einem Wort. Achten Sie bitte darauf, dass hinter dem Wort kein Leerzeichen steht, das die Fußnote unschön abtrennen würde. Klicken Sie als Nächstes auf der Registerkarte "Verweise" auf "Fußnote einfügen". Schneller geht es mit der Tastenkombination Strg-Alt-F.
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Word schreibt nun die hochgestellte Ziffer 1 als Verweis hinter das Wort und springt direkt in den Fußnotenbereich, der durch eine kurze Linie vom restlichen Text getrennt ist. Geben Sie hier den gewünschten Fußnotentext ein. Ist er länger als eine Zeile, bricht Word den Text automatisch auf eine neue Zeile um.
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Ein Doppelklick auf das Fußnotenzeichen bringt Sie zum Ausgangspunkt im Dokument zurück. Jetzt können Sie weiterschreiben und bei Bedarf zusätzliche Fußnoten einfügen. Um eine fortlaufende Nummerierung und deren Anpassung kümmert sich Word automatisch.
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Das Zahlenformat für die Fußnoten und eine Reihe weiterer Einstellungen bündelt der Dialog "Fuß-und Endnoten", den Sie auf der Registerkarte "Verweise" mit einem Klick auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Gruppennamen "Fußnoten" öffnen.
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Zum Löschen einer Fußnote markieren Sie einfach die Fußnotenziffer hinter dem Wort und drücken anschließend die Entf-Taste.
(PC-Welt)