Seit den Anfängen von Excel verweigerte uns Microsoft Werkzeuge, um Tabellen schön zu machen – und das mit einer Hartnäckigkeit, die schon böse Absichten vermuten lässt. Charts verströmten den Muff von Windows 98. Die angebotenen Farbmuster machten die Tabellen quietschbunt. Selbst wer ein wenig Kreativität mitbringt, konnte an der Gestaltung einer Excel-Tabelle verzweifeln. Doch das ist seit Office 2007 Vergangenheit. Mit Office 2007 wurde die Darstellung von Schriften, Grafiken und ganzen Dokumenten dramatisch verbessert.
Das Geheimrezept heißt "Designs". Das ist eine Funktion, die aus jeder Tabelle ein sauber gestaltetes Dokument macht – auf Knopfdruck. "Designs" empfehlen, wie Sie Farben, Schriften und Effekte stilsicher kombinieren. Wenn Sie zum Beispiel die Farbe für ein Kästchen ändern möchten, schlägt Ihnen Excel an oberster Stelle die Farbtöne vor, die zum entsprechenden "Design" gehören. Greifen Sie zu den Schriften, erscheinen zuerst die Kombinationen, die am besten passen. Schwer zu glauben, aber wahr:
Wer sich an die folgenden Vorschläge hält, wird mit professionell gestalteten Dokumenten belohnt. "Designs" umfassen aber nicht nur Schriften und Farben, sondern alle Elemente einer Excel-Arbeitsmappe, also Tabellen, Diagramme und grafische Formen. Der Clou: Wenn Sie sich später für ein anderes "Design" entscheiden, werden sämtliche Elemente neu eingefärbt. Doch es kommt noch besser: Jedes "Design" gilt ausnahmslos auch für Word-Dokumente, Power-Point-Präsentationen und sogar für Mailvorlagen in Outlook. Sie können sich also darauf verlassen, dass Ihre Tabellen wunderbar mit Ihren Berichten und Präsentationen harmonieren. Trotzdem sind die "Designs" nicht in Stein gemeißelt. Wenn Sie zum Beispiel eines finden, das punkto Farbgebung dem Erscheinungsbild Ihrer Firma entspricht, aber die falschen Schriften verwendet, lässt es sich mit wenigen Klicks ändern.
Am Anfang steht das Design
Die Zuweisung des gewünschten "Designs" ist eine der ersten Aktionen, die Sie bei einer neuen Tabelle durchführen sollten. Wenn Sie die folgenden Tipps am PC nachvollziehen möchten, können Sie eine "nackte" Word-2007-Vorlage herunterladen. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste von Excel auf das Register Seitenlayout und danach auf die Schaltfläche Designs A. Office blendet 20 Symbole ein, die bereits einen Vorgeschmack auf die verschiedenen Farb- und Schriftkombinationen liefern B. Wählen Sie eines aus, das Sie anspricht. Das Ergebnis ist ernüchternd, denn es ändert sich nur die Schriftart. Doch das war erst der Anfang.
Als Tabelle formatieren
Die meisten Tabellen ziehen sich nicht über Tausende von Zellen hin, sondern sind relativ kompakte Gebilde. Um die Lesbarkeit mit wenigen Klicks zu verbessern, markieren Sie zuerst alle Zellen der Tabelle. Klicken Sie nun in der Multifunktionsleiste auf das Register Start A, und danach auf Als Tabelle formatieren B. Ein Drop-down-Menü öffnet sich, das den ausgewählten Bereich radikal umgestaltet: Titel werden eingefettet, Linien zwischen den Zellen gezogen und Zeilen abwechselnd eingefärbt. Wählen Sie nun eine Formatierung und die gewünschte Farbe C. Es öffnet sich ein Dialog D. Da die erste Zeile unserer Markierung die Spalten beschreibt, lassen wir die Option "Tabelle hat Überschriften" eingeschaltet. Dadurch wird die Titelzeile stärker betont.
Anschließend ändert sich gleich eine ganze Menge. Die Tabelle wird eingefärbt, die Titel werden hervorgehoben und durch Dropdown-Menüs ergänzt A. Mit Letzteren lässt sich der Inhalt einer Spalte filtern. Zudem taucht in der Multifunktionsleiste das Register Entwurf auf B. Hier lässt sich die Farbgebung ändern C. Außerdem können Sie die erste und letzte Spalte markieren und "Ergebniszeile" ankreuzen D. Eine automatisch generierte Ergebniszeile E berechnet danach das Total der Tabellenwerte.
Die Tabelle wird zwar in einem Streich gestaltet, lässt sich aber immer noch einfach erweitern: Klicken Sie auf den kleinen Anfasser in der rechten unteren Ecke F und ziehen Sie ihn nach rechts oder nach unten. Excel vergrößert die Tabelle inklusive Formatierung. Dabei wiederholt es den Anfang der Tabelle, diese Werte lassen sich jedoch leicht löschen und ändern.
Auf einem Arbeitsblatt können Sie auch mehrere solcher Tabellen anlegen. Markieren Sie einfach einen anderen Bereich und wählen Sie dieselbe oder eine andere Farbgebung (etwa, um zwei Sportmannschaften zu unterscheiden). Nachdem die Tabelle eingekleidet ist, können Sie sich um die Details kümmern, nämlich um die Gestaltung individueller Zellen. Das ist mit Excel 2007 ebenfalls ein Vergnügen.
Zellen auszeichnen
Markieren Sie in unserer Beispieltabelle in der rechten Spalte "Saldo" die Zellen mit den Werten A. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Start und danach auf Zellenformatvorlagen B. Excel fährt eine ganze Batterie an Gestaltungsvorschlägen auf, von denen sich die meisten punkto Farbgebung und Schriftart an das gewählte "Design" anlehnen. Besonderes Augenmerk verdient die Kategorie "Titel und Überschriften" C, die im Getümmel fast untergeht. Mit ihr wird festgelegt, welche Zellen als Titel dienen. Das wiederum wirkt sich je nach "Design" eventuell auf die Schriftart aus.
Jedes neue "Zellenformat" löscht das bestehende, doch das muss nicht sein: Wählen Sie zum Beispiel für die Spalte "Saldo" einen 60-prozentigen Akzent D. Öffnen Sie das Menü mit den "Zellenformaten" ein zweites Mal. Halten Sie die Shift-Taste gedrückt und klicken Sie auf das Zahlenformat "Währung" E. Excel ändert jetzt das Zahlenformat, ohne die vorherige Farbe aufzuheben. Um die Gestaltung einer Zelle rückgängig zu machen, wählen Sie Standard F.
Die Farbe macht's
Mit den Funktionen "Als Tabelle formatieren" und "Zellenformatvorlagen" werden Ihnen jeweils Schriften und Farben angeboten, die zum anfangs gewählten "Design" passen. Nachdem Sie alle Zellen wunschgemäß formatiert haben, spielt die "Designs"-Funktion ihre Möglichkeiten voll aus. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Seitenlayout und danach auf die Schaltfläche Designs. Wenn Sie die Maus über die verschiedenen Vorlagen bewegen, wird das Erscheinungsbild der Tabelle laufend im Hintergrund verändert.
"Designs" basieren auf Farbempfehlungen – eine der wertvollsten Gestaltungshilfen. Soll zum Beispiel die Textfarbe in der Spalte "Saldo" geändert werden, markieren Sie alle gewünschten Zellen A. Klicken Sie nun in der Multifunktionsleiste auf das Register Start und anschließend auf das Drop-down-Menü mit den Textfarben B. Excel zeigt jetzt an erster Stelle die passenden Farben in verschiedenen Schattierungen C – erst danach folgen die Standardfarben oder die Möglichkeit, eine eigene Farbe zu definieren. Verwenden Sie nach Möglichkeit immer die Farben, die zum "Design" gehören.
Designs verändern
Vielleicht gefällt Ihnen ein "Design" ausgezeichnet – nur die zugehörigen Schriftarten stören Sie. In solchen Fällen sollten Sie die gewünschte Schrift nicht über das Schriftmenü hinter dem Register Start ändern; denn das wirkt sich nur auf die markierten Zellen aus. Klicken Sie stattdessen in der Multifunktionsleiste auf das Register Seitenlayout. Am linken Rand sehen Sie neben dem Menü "Designs" drei weitere sehr nützliche Drop-down-Menüs. Mit diesen ändern Sie Farbgebung, Schriftarten und Grafikeffekte.
Wenn Sie sich hier entschließen, eine andere Schriftart zu verwenden, bleiben die Farben und Effekte des gewählten "Designs" erhalten. Die Schriften ändern sich hingegen im gesamten Dokument, ohne dass Sie von Zelle zu Zelle pilgern müssen. Dasselbe gilt natürlich auch, wenn Sie stattdessen Farben oder Effekte anpassen.
Wir proben den Ernstfall
Wenn Sie Excel privat verwenden, werden Sie sehr wahrscheinlich mit einem der vorgefertigten "Designs" wunschlos glücklich. In einer Firma herrschen jedoch andere Gesetze: Es gilt, das Erscheinungsbild einzuhalten – sowohl was die Schriftwahl betrifft als auch die Hausfarbe. Trotzdem möchten Sie natürlich nicht auf stimmige Farbempfehlungen verzichten.
Zuerst geht es darum, die richtigen Farben zu finden. Schnappen Sie sich einen Briefbogen (auf dem die Firmenfarbe verwendet wird). Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Seitenlayout. Sie müssen sich gar nicht erst die Mühe machen, jetzt ein "Design" auszuwählen. Greifen Sie stattdessen zum Drop-down-Menü Farben A. Nehmen Sie eine Zusammenstellung mit einer Farbe, die der Firmenfarbe nahekommt. Wenn ein zurückhaltendes Braun verwendet wird, versuchen Sie z.B. Haemera.
Klicken Sie danach noch einmal auf das Dropdown-Menü Farben und wählen Sie Neue Designfarben erstellen B. Eine Dialogbox listet nun die Farben auf, die zu dem vorher gewählten Farbdesign gehören C. Klicken Sie auf die Farbe, nach der Sie gesucht haben. Greifen Sie zu Weitere Farben D und definieren Sie die Firmenfarbe so exakt wie möglich E. Klicken Sie auf OK, geben Sie der Farbe einen Namen F und drücken Sie auf Speichern. In Zukunft können Sie innerhalb dieses Farbdesigns auf die Farbe zurückgreifen, die der Firmenfarbe entspricht.
Bei den Schriften funktioniert die Sache sogar noch einfacher: Wählen Sie im Drop-down-Menü Schriftarten den Befehl Neue Designschriftarten erstellen. Definieren Sie anschließend die Schriftarten für Überschrift und Textkörper und geben Sie dem Schriftdesign einen Namen. Greifen Sie zu Speichern.
Designs speichern
Damit diese Änderungen auch von Dauer sind, klicken Sie ein letztes Mal auf das Drop-down-Menü Designs. Wählen Sie danach Aktuelles Design speichern. Geben Sie ihm einen Namen und speichern Sie das eigene "Design" im Ordner "Document Themes", den Ihnen Excel 2007 praktischerweise vorgibt. Von nun an können Sie in fast allen Office-Programmen darauf zugreifen, zum Beispiel auch in Word 2007.
Wenn Ihnen ein "Design" einer Tabelle eines Kollegen besonders gut gefällt, übernehmen Sie es ganz einfach: Öffnen Sie Ihr eigenes Dokument. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Seitenlayout und anschließend auf das Drop-down-Menü Designs. Wählen Sie nun den Befehl Nach Design suchen und danach die gewünschte Tabelle. Wenn Sie möchten, können Sie jetzt das "Design" auf Ihrem PC wiederum als Vorlage speichern. Da "Designs" für die gesamte Office-Suite gelten, klappt das auch mit Word- oder PowerPoint-Dokumenten.
Zum Schluss noch eine Herausforderung für wahre Tüftler: Auch in den Drop-down-Menüs Zellenformatvorlagen und Tabellenformatvorlagen finden Sie am unteren Ende Befehle, um eigene Vorlagen zu erstellen. In vielen Fällen reichen die Standardvorschläge von Excel, doch wer will, kann hier noch viel anpassen.
FAZIT
Die "Designs" von Office 2007 sind ein Meilenstein für die Dokumentgestaltung. Tabellen galten bislang als die hässlichen Entlein unter den Office-Dokumenten, doch mit Excel 2007 werden Microsofts Versäumnisse endlich mehr als wettgemacht.
Übrigens: In Office 2010/Excel 2010 verbessert Microsoft die gestalterischen Möglichkeiten deutlich.